酒店采購預(yù)算管理制度

酒店采購預(yù)算管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店采購預(yù)算管理，合理安排采購資金，提高資金使用效益，確保酒店各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及采購業(yè)務(wù)的預(yù)算編制、執(zhí)行、控制與考核等工作。（三）基本原則1.預(yù)算法定原則：采購預(yù)算編制必須遵循國家法律法規(guī)和酒店內(nèi)部財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋酒店運(yùn)營所需的各類物資和服務(wù)采購，確保無重大遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：依據(jù)市場行情、歷史數(shù)據(jù)等，科學(xué)合理地預(yù)測采購需求和成本，保證預(yù)算數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。4.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)市場變化、經(jīng)營狀況等因素，適時(shí)對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，確保預(yù)算的合理性和有效性。5.效益優(yōu)先原則：以提高酒店經(jīng)濟(jì)效益為核心，優(yōu)化采購預(yù)算安排，降低采購成本。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)收集、整理各類物資和服務(wù)的采購需求信息，結(jié)合市場情況，提出采購預(yù)算建議。2.參與采購預(yù)算的編制工作，對(duì)預(yù)算中涉及的采購項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格等進(jìn)行詳細(xì)分析和審核。3.根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算，組織實(shí)施采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購質(zhì)量。4.定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)反饋預(yù)算執(zhí)行中的問題，并提出改進(jìn)措施。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定酒店采購預(yù)算管理制度和相關(guān)流程，指導(dǎo)各部門正確編制采購預(yù)算。2.審核各部門提交的采購預(yù)算草案，結(jié)合酒店財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營目標(biāo)，提出調(diào)整建議，匯總編制酒店年度采購預(yù)算。3.負(fù)責(zé)采購預(yù)算的資金安排，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全、合理使用。4.定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提供相關(guān)數(shù)據(jù)支持，為預(yù)算調(diào)整和考核提供依據(jù)。（三）使用部門1.根據(jù)本部門的經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)需求，詳細(xì)填報(bào)采購需求申請(qǐng)表，明確采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.參與采購預(yù)算的編制工作，對(duì)本部門提出的采購需求進(jìn)行合理性說明，配合采購部門和財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算編制工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)反饋使用過程中的問題，為采購預(yù)算的調(diào)整提供參考。（四）預(yù)算管理部門1.負(fù)責(zé)酒店采購預(yù)算的綜合管理工作，制定預(yù)算編制的總體要求和時(shí)間安排。2.組織協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作，確保采購預(yù)算編制工作順利進(jìn)行。3.對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期向酒店管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。4.根據(jù)酒店經(jīng)營情況和市場變化，提出采購預(yù)算調(diào)整的建議和方案，報(bào)酒店管理層審批。三、預(yù)算編制（一）編制依據(jù)1.酒店年度經(jīng)營目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，明確各部門的業(yè)務(wù)重點(diǎn)和采購需求。2.歷史采購數(shù)據(jù)，分析各類物資和服務(wù)的采購數(shù)量、價(jià)格變動(dòng)趨勢，為預(yù)算編制提供參考。3.市場調(diào)研信息，了解各類物資和服務(wù)的市場價(jià)格、供應(yīng)情況等，掌握市場動(dòng)態(tài)。4.酒店內(nèi)部庫存情況，結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)率和安全庫存要求，合理確定采購數(shù)量。（二）編制流程1.準(zhǔn)備階段預(yù)算管理部門制定采購預(yù)算編制通知，明確編制范圍、內(nèi)容、格式、時(shí)間要求等。采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等收集相關(guān)資料，如歷史采購數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報(bào)告、庫存清單等。2.申報(bào)階段使用部門根據(jù)本部門經(jīng)營活動(dòng)和業(yè)務(wù)需求，填寫采購需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、用途等信息，并提交至采購部門。采購部門對(duì)使用部門提交的采購需求申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性，結(jié)合市場情況，提出采購預(yù)算建議，包括采購項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、預(yù)計(jì)采購金額等，并反饋給使用部門。使用部門對(duì)采購部門反饋的預(yù)算建議進(jìn)行確認(rèn)和調(diào)整，如有異議，與采購部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后，將調(diào)整后的采購需求申請(qǐng)表及預(yù)算建議提交至財(cái)務(wù)部門。3.審核階段財(cái)務(wù)部門對(duì)各部門提交的采購需求申請(qǐng)表及預(yù)算建議進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、資金安排的可行性等。結(jié)合酒店財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營目標(biāo)，對(duì)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，提出審核意見。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財(cái)務(wù)部門與采購部門、使用部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，要求相關(guān)部門對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善。各部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行修改和補(bǔ)充，再次提交審核。經(jīng)多次審核無誤后，財(cái)務(wù)部門匯總編制酒店年度采購預(yù)算草案。4.審批階段酒店年度采購預(yù)算草案提交酒店管理層審批。管理層根據(jù)酒店經(jīng)營戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行全面審查和決策。如采購預(yù)算草案獲得批準(zhǔn)，由預(yù)算管理部門下達(dá)正式的采購預(yù)算指標(biāo)至各部門執(zhí)行。如未獲批準(zhǔn)，預(yù)算管理部門將審批意見反饋給相關(guān)部門，要求其重新編制采購預(yù)算。（三）編制內(nèi)容1.物資采購預(yù)算：包括食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程物資、設(shè)備配件等各類物資的采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購價(jià)格、采購時(shí)間等。2.服務(wù)采購預(yù)算：涵蓋酒店外包服務(wù)，如洗滌服務(wù)、保潔服務(wù)、餐飲外包、營銷策劃服務(wù)、維修保養(yǎng)服務(wù)等的采購預(yù)算，包括服務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)采購金額、服務(wù)期限等。3.采購費(fèi)用預(yù)算：包括采購人員的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、倉儲(chǔ)費(fèi)、檢驗(yàn)檢測費(fèi)等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算。四、預(yù)算執(zhí)行（一）采購申請(qǐng)1.使用部門如需采購物資或服務(wù)，應(yīng)按照酒店規(guī)定的采購申請(qǐng)流程，填寫采購申請(qǐng)單。采購申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，采購申請(qǐng)單提交至采購部門后，采購部門應(yīng)按照預(yù)算安排及時(shí)組織采購。對(duì)于超預(yù)算采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)將采購申請(qǐng)單連同詳細(xì)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)一并提交至預(yù)算管理部門和財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)酒店管理層批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)單后，應(yīng)對(duì)采購項(xiàng)目的必要性、合理性、采購方式等進(jìn)行審核。對(duì)于符合采購要求的申請(qǐng)，采購部門應(yīng)根據(jù)酒店采購管理制度，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購等，并按照相應(yīng)的采購流程進(jìn)行審批。2.采購審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和透明度。一般采購項(xiàng)目由采購部門負(fù)責(zé)人審批；重大采購項(xiàng)目或金額較大的采購項(xiàng)目需經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等多級(jí)審批。3.在采購審批過程中，審批人員應(yīng)重點(diǎn)審查采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購價(jià)格的合理性、采購質(zhì)量的保證措施等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求采購部門進(jìn)行整改或調(diào)整采購方案。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)單，按照既定的采購方式和流程組織實(shí)施采購。在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店采購管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購活動(dòng)的公平、公正、公開。2.采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取優(yōu)惠的采購價(jià)格和良好的服務(wù)條款。同時(shí)，要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格考察和評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.對(duì)于采購合同的簽訂，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定，確保合同條款明確、完整、合法，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門備案，作為財(cái)務(wù)核算和付款的依據(jù)。（四）采購驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)采購物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行仔細(xì)檢查和核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)或投入使用。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)定期對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保采購物資符合酒店經(jīng)營要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)反饋給采購部門和相關(guān)部門，采取相應(yīng)的處理措施。（五）采購付款1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定和酒店財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門在收到采購部門提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證（如采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等）后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。2.審核無誤后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購付款手續(xù)。對(duì)于貨到付款的采購項(xiàng)目，應(yīng)在驗(yàn)收合格后及時(shí)付款；對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和支付時(shí)間，確保資金安全。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購付款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆采購付款的金額、時(shí)間、供應(yīng)商等信息，便于跟蹤和管理采購資金的使用情況。五、預(yù)算控制（一）建立預(yù)算監(jiān)控機(jī)制1.預(yù)算管理部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)掌握各部門采購預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度、資金使用情況、采購項(xiàng)目完成情況等。2.建立預(yù)算執(zhí)行報(bào)告制度，各部門應(yīng)定期向預(yù)算管理部門報(bào)送采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，詳細(xì)說明本部門預(yù)算執(zhí)行情況、存在的問題及改進(jìn)措施等。3.預(yù)算管理部門通過數(shù)據(jù)分析、實(shí)地檢查等方式，對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大或存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通了解原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正。（二）設(shè)置預(yù)算預(yù)警指標(biāo)1.根據(jù)采購預(yù)算的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度，設(shè)置預(yù)算預(yù)警指標(biāo)，如采購金額偏差率、采購進(jìn)度偏差率等。2.當(dāng)采購預(yù)算執(zhí)行情況達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時(shí)，預(yù)算管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出預(yù)警通知，提醒其關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，采取有效措施控制預(yù)算偏差。3.相關(guān)部門收到預(yù)警通知后，應(yīng)分析預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況反饋給預(yù)算管理部門。（三）嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整1.采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意調(diào)整。如因市場變化、經(jīng)營狀況調(diào)整、不可抗力等因素確需調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)由相關(guān)部門提出，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并提交預(yù)算管理部門和財(cái)務(wù)部門審核。3.預(yù)算管理部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核后，提交酒店管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整方案作為采購預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。六、預(yù)算分析與考核（一）預(yù)算分析1.定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，全面評(píng)估采購預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性和執(zhí)行效果。分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購價(jià)格、采購進(jìn)度、預(yù)算偏差等方面。2.通過對(duì)比分析、趨勢分析、因素分析等方法，找出采購預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題和原因，如預(yù)算編制不準(zhǔn)確、市場價(jià)格波動(dòng)較大、采購管理不善等。3.根據(jù)預(yù)算分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，為優(yōu)化采購預(yù)算編制、加強(qiáng)采購管理、提高資金使用效益提供決策依據(jù)。預(yù)算分析報(bào)告應(yīng)提交酒店管理層和相關(guān)部門，作為管理決策的參考。（二）預(yù)算考核1.建立采購預(yù)算考核制度，對(duì)各部門采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括采購預(yù)算完成率、采購成本節(jié)