項(xiàng)目建設(shè)采購管理制度

項(xiàng)目建設(shè)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司項(xiàng)目建設(shè)采購活動(dòng)，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的科學(xué)性、合理性、公正性和透明度，提高采購效率，降低采購成本，保證項(xiàng)目建設(shè)物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目建設(shè)過程中的物資采購、工程服務(wù)采購等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益原則：在保證項(xiàng)目質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。5.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估和控制。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立項(xiàng)目建設(shè)采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策，審核采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同等重要事項(xiàng)。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部，作為項(xiàng)目建設(shè)采購的執(zhí)行部門。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選、評(píng)估和選擇供應(yīng)商。3.組織采購談判和簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購項(xiàng)目的實(shí)施，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。5.負(fù)責(zé)采購文件的編制、整理和歸檔。6.對(duì)采購過程中的問題進(jìn)行及時(shí)處理和反饋。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求，參與采購過程中的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項(xiàng)的支付。3.質(zhì)量部門：制定采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，參與采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，對(duì)不合格物資提出處理意見。三、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃編制1.需求部門根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度和實(shí)際需求，提前向采購部提交采購申請，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購部匯總各需求部門的采購申請，結(jié)合項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃編制完成后，需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。（二）采購預(yù)算編制1.采購部根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、稅費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購預(yù)算經(jīng)審核通過后，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。3.采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，需按原審批程序進(jìn)行申請和審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，邀請其參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。3.對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件。4.組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。實(shí)地考察可根據(jù)采購項(xiàng)目的重要性和復(fù)雜程度決定是否進(jìn)行。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購部負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)評(píng)估數(shù)據(jù)，組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，給出評(píng)估意見。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反合同約定的供應(yīng)商采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。五、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并提交給采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，對(duì)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。2.采購決策機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目情況和采購預(yù)算，對(duì)采購申請進(jìn)行審批。審批通過后，采購部方可開展采購工作。（三）采購實(shí)施1.采購部根據(jù)采購審批結(jié)果，制定采購方案，明確采購方式、采購時(shí)間、采購人員等。2.采購人員按照采購方案開展采購工作，如采用招標(biāo)采購方式，應(yīng)編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作；如采用詢價(jià)采購方式，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，收集報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比較和選擇。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購進(jìn)展情況，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）合同簽訂1.采購確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。審核通過后，方可簽訂采購合同。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資或服務(wù)到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗(yàn)收合格后，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供物資或服務(wù)。（六）付款結(jié)算1.采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購部應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請進(jìn)行審核，審核通過后按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。六、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、供應(yīng)商競爭較為充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。接收投標(biāo)文件，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行初步評(píng)審，篩選出符合要求的投標(biāo)供應(yīng)商。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。發(fā)布中標(biāo)公告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：對(duì)于金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。2.詢價(jià)程序：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購1.適用范圍：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。2.談判程序：成立談判小組，由采購代表和有關(guān)專家組成。制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判，向供應(yīng)商發(fā)出談判邀請書。組織談判會(huì)議，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)和商務(wù)談判。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目，采用單一來源采購方式。2.采購程序：填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)。報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批，經(jīng)審批通過后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部組織相關(guān)部門對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響和風(fēng)險(xiǎn)程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移等措施；對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取降低、分擔(dān)等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取監(jiān)控、接受等措施。2.在采購過程中，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)事件，確保采購工作的順利進(jìn)行。八、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購項(xiàng)目的合法性、