公司資料柜管理制度

公司資料柜管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料柜的管理，確保公司各類資料的安全、有序存放和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有資料柜的管理，包括但不限于辦公室、會(huì)議室、檔案室等場(chǎng)所的資料柜。（三）管理原則1.分類存放原則：資料應(yīng)按照類別、部門、時(shí)間等因素進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。3.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)資料柜的日常管理，明確其職責(zé)和權(quán)限。4.定期清理原則：定期對(duì)資料柜進(jìn)行清理，清除無用資料，保持資料柜的整潔和有序。二、資料柜的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按部門分類：根據(jù)公司的組織架構(gòu)，將資料柜分為各個(gè)部門專用，如行政部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、研發(fā)部等。2.按資料類型分類：文件資料：包括公司的各類文件、報(bào)告、通知、規(guī)章制度等。檔案資料：如合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。辦公用品：存放辦公所需的文具、耗材等。設(shè)備資料：關(guān)于公司設(shè)備的說明書、維修記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.部門編號(hào)：每個(gè)部門的資料柜統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)采用大寫字母表示部門名稱首字母，如行政部為"xZ"，財(cái)務(wù)部為"CW"等。2.資料柜編號(hào)：在部門編號(hào)后加上三位數(shù)字順序號(hào)，如行政部第一個(gè)資料柜編號(hào)為"xZ001"。3.分層編號(hào)：對(duì)于多層資料柜，在資料柜編號(hào)后加上"1""2"等表示層數(shù)，如行政部第二層資料柜編號(hào)為"xZ0012"。三、資料柜的使用與管理（一）資料柜的分配1.由行政部根據(jù)各部門的實(shí)際需求，統(tǒng)一分配資料柜。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料柜的管理，并將人員名單報(bào)行政部備案。（二）資料的存放1.分類存放：資料應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，同一類別的資料應(yīng)集中放置在一個(gè)或幾個(gè)相鄰的資料柜區(qū)域內(nèi)。2.標(biāo)識(shí)清晰：在資料柜內(nèi)和資料存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明資料的類別、名稱、日期等信息，便于查找。3.整齊有序：資料應(yīng)擺放整齊，不得隨意堆放，確保資料柜內(nèi)整潔有序。（三）資料的存取1.授權(quán)使用：只有經(jīng)授權(quán)的人員才能使用相應(yīng)的資料柜，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自開啟。2.登記制度：使用資料柜時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、資料名稱、使用目的等信息。3.及時(shí)歸還：使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還原位，并確保資料完整無缺。（四）資料的借閱1.借閱流程：借閱人填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱用途等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交資料柜管理人員辦理借閱手續(xù)。資料柜管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供資料，并在《資料借閱登記冊(cè)》上登記借閱信息。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，歸還時(shí)資料柜管理人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料完整無損。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）資料的保管1.安全防護(hù)：資料柜應(yīng)具備必要的安全防護(hù)措施，如門鎖、密碼鎖等，確保資料的安全。2.定期檢查：資料柜管理人員應(yīng)定期對(duì)資料柜進(jìn)行檢查，查看資料是否完好、存放是否有序等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.防潮防蟲：對(duì)于易受潮、易霉變、易生蟲的資料，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮防蟲措施，如放置干燥劑、防蟲藥品等。四、資料的清理與銷毀（一）清理周期1.資料柜管理人員應(yīng)每季度對(duì)資料進(jìn)行一次全面清理，清除無用資料。2.對(duì)于長(zhǎng)期不用或已過期的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。（二）清理標(biāo)準(zhǔn)1.無用資料：包括已失效的文件、重復(fù)的資料、無保存價(jià)值的記錄等。2.過期資料：超過規(guī)定保存期限的資料。（三）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：資料柜管理人員填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批流程：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式：對(duì)于重要資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于一般資料，可采用統(tǒng)一回收處理的方式。4.記錄備案：資料銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將記錄備案保存。五、資料柜管理人員職責(zé)（一）資料柜日常管理1.負(fù)責(zé)資料柜的日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保資料柜正常使用。2.定期對(duì)資料柜進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理資料柜存在的問題。（二）資料管理1.按照分類存放原則，對(duì)資料進(jìn)行整理、存放和標(biāo)識(shí)，確保資料有序管理。2.負(fù)責(zé)資料的存取、借閱登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，確保資料的安全和可追溯。（三）資料清理與銷毀1.組織實(shí)施資料的清理工作，按照清理標(biāo)準(zhǔn)和周期，清除無用資料。2.負(fù)責(zé)資料銷毀的申請(qǐng)、審批和實(shí)施工作，確保資料銷毀過程符合規(guī)定要求。（四）安全保密1.嚴(yán)格遵守公司的安全保密制度，確保資料柜內(nèi)資料的安全保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，要采取特殊的保密措施，防止資料泄露。（五）溝通協(xié)調(diào)1.與各部門保持良好的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解各部門資料管理需求，提供必要的支持和服務(wù)。2.對(duì)于資料管理過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決，確保資料管理工作順利進(jìn)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)資料柜的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料存放是否規(guī)范、登記制度是否執(zhí)行、資料是否安全等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核機(jī)制1.將資料柜管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)資料柜管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于資料柜管理工作存在問題的部門和個(gè)人，按照公司績(jī)效考核制度進(jìn)行相應(yīng)的扣分和處罰。