超市采購(gòu)品類管理制度

超市采購(gòu)品類管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范超市采購(gòu)品類管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)性、合理性和高效性，滿足顧客需求，提高超市經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于超市所有采購(gòu)品類的管理活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、生鮮、服裝、家電等各類商品的采購(gòu)。（三）基本原則1.以銷定采原則：根據(jù)市場(chǎng)銷售情況和顧客需求預(yù)測(cè)制定采購(gòu)計(jì)劃，確保商品供應(yīng)與銷售相匹配。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，保障顧客權(quán)益。3.成本控制原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購(gòu)流程、談判技巧等降低采購(gòu)成本，提高超市盈利能力。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和挑戰(zhàn)。二、采購(gòu)品類規(guī)劃（一）品類分析1.定期對(duì)超市各采購(gòu)品類進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)分析，包括銷售額、銷售量、銷售毛利、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)，了解各品類的銷售趨勢(shì)和市場(chǎng)需求變化。2.分析各品類在不同季節(jié)、節(jié)假日、促銷活動(dòng)期間的銷售特點(diǎn)，為采購(gòu)計(jì)劃提供參考依據(jù)。3.研究競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手同類品類的商品結(jié)構(gòu)、價(jià)格策略、促銷活動(dòng)等情況，找出自身優(yōu)勢(shì)和不足，制定差異化的采購(gòu)策略。（二）品類定位根據(jù)超市的市場(chǎng)定位、目標(biāo)顧客群體以及銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，對(duì)各采購(gòu)品類進(jìn)行定位。例如：1.高端品類：針對(duì)追求高品質(zhì)、高價(jià)格商品的顧客群體，提供國(guó)內(nèi)外知名品牌、高端產(chǎn)品線的商品，注重商品的品質(zhì)、設(shè)計(jì)和服務(wù)。2.中端品類：滿足大多數(shù)顧客日常消費(fèi)需求，以性價(jià)比高的商品為主，涵蓋主流品牌和自有品牌，注重商品的實(shí)用性和價(jià)格合理性。3.低端品類：為價(jià)格敏感型顧客提供經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的商品，重點(diǎn)關(guān)注低價(jià)、暢銷的大眾商品，以滿足基本生活需求。（三）品類規(guī)劃制定1.根據(jù)品類分析和定位結(jié)果，制定年度采購(gòu)品類規(guī)劃，明確各品類的采購(gòu)目標(biāo)、商品結(jié)構(gòu)調(diào)整方向、供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃等。2.采購(gòu)品類規(guī)劃應(yīng)具有前瞻性和靈活性，充分考慮市場(chǎng)變化趨勢(shì)和超市發(fā)展戰(zhàn)略，預(yù)留一定的調(diào)整空間，以適應(yīng)不同階段的經(jīng)營(yíng)需求。3.定期對(duì)采購(gòu)品類規(guī)劃進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，根據(jù)實(shí)際銷售情況、市場(chǎng)反饋以及行業(yè)動(dòng)態(tài)及時(shí)優(yōu)化規(guī)劃內(nèi)容，確保其有效性和適應(yīng)性。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.建立供應(yīng)商信息收集渠道，通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、同行交流等方式，廣泛收集潛在供應(yīng)商信息。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。3.對(duì)初選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，深入了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等，評(píng)估其是否具備與超市長(zhǎng)期合作的潛力。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、合作歷史、交易數(shù)據(jù)等內(nèi)容，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括商品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)供應(yīng)商各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行打分，并根據(jù)權(quán)重計(jì)算綜合得分，確定供應(yīng)商等級(jí)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多合作機(jī)會(huì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理，以激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高自身服務(wù)水平。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保合作有章可循。2.定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，及時(shí)傳達(dá)超市的采購(gòu)需求、銷售情況、市場(chǎng)反饋等信息，共同探討合作中存在的問題及解決方案，加強(qiáng)雙方的合作默契。3.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)受理供應(yīng)商的投訴和建議，對(duì)合理訴求要積極協(xié)調(diào)解決，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，保持良好的合作關(guān)系。四、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)需求預(yù)測(cè)1.結(jié)合歷史銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)趨勢(shì)、季節(jié)因素、促銷活動(dòng)計(jì)劃等信息，運(yùn)用科學(xué)的預(yù)測(cè)方法（如時(shí)間序列分析、回歸分析等），對(duì)各采購(gòu)品類的商品需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。2.組織相關(guān)部門（如銷售部門、市場(chǎng)部門、門店運(yùn)營(yíng)部門等）召開采購(gòu)需求預(yù)測(cè)會(huì)議，充分聽取各方意見和建議，對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)估和調(diào)整，確保需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和可靠性。3.根據(jù)采購(gòu)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，制定詳細(xì)的月度、季度和年度采購(gòu)計(jì)劃，明確各品類的采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、交貨地點(diǎn)等具體要求。（二）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃制定完成后，提交至采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性、與品類規(guī)劃的一致性等方面。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將采購(gòu)計(jì)劃提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，確保采購(gòu)資金的合理性和可行性。3.財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核通過后，采購(gòu)計(jì)劃提交至超市管理層進(jìn)行最終審批，管理層根據(jù)超市整體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行全面評(píng)估，做出審批決策。（三）采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇市場(chǎng)需求變化、供應(yīng)商問題、政策調(diào)整等因素導(dǎo)致原計(jì)劃無(wú)法順利執(zhí)行，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并根據(jù)實(shí)際情況提出采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整建議。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整建議需按照原審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施調(diào)整，確保采購(gòu)活動(dòng)始終圍繞超市經(jīng)營(yíng)目標(biāo)有序進(jìn)行。五、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門（如門店、倉(cāng)庫(kù)、銷售部門等）根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明所需商品的品類、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步審核，核實(shí)需求的合理性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)審核結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，通過郵件、電話、采購(gòu)系統(tǒng)等方式向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確訂單的各項(xiàng)條款和要求，如商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。3.在下達(dá)采購(gòu)訂單前，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商再次確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，確保雙方對(duì)訂單內(nèi)容理解一致，避免因信息溝通不暢導(dǎo)致的糾紛和損失。（三）采購(gòu)合同簽訂1.對(duì)于金額較大或采購(gòu)周期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障交易的合法性和規(guī)范性。2.采購(gòu)合同應(yīng)包含商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等主要條款，確保合同內(nèi)容完整、清晰、明確。3.采購(gòu)合同簽訂前，需提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)訂單和合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.定期與供應(yīng)商溝通采購(gòu)執(zhí)行情況，及時(shí)了解生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)解決，確保采購(gòu)任務(wù)順利進(jìn)行。3.對(duì)于緊急采購(gòu)訂單或重要采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)控，確保供應(yīng)商嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，必要時(shí)可安排專人駐廠監(jiān)督生產(chǎn)和發(fā)貨過程。（五）商品驗(yàn)收1.商品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門（如倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等）做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.商品到貨后，由驗(yàn)收人員按照采購(gòu)訂單和合同要求對(duì)商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一驗(yàn)收，確保商品符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和期限進(jìn)行操作，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證后，進(jìn)行初審，核實(shí)發(fā)票內(nèi)容與采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單是否一致。3.初審?fù)ㄟ^后，將發(fā)票及結(jié)算憑證提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審和付款審批。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)成本控制（一）價(jià)格談判1.采購(gòu)人員在采購(gòu)過程中應(yīng)積極與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，通過對(duì)比不同供應(yīng)商的價(jià)格水平、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)條款等因素，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)價(jià)格。2.談判前，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)，制定合理的談判策略和底線，做到心中有數(shù)。3.在談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)靈活運(yùn)用談判技巧，如強(qiáng)調(diào)長(zhǎng)期合作關(guān)系、批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力等，爭(zhēng)取降低采購(gòu)價(jià)格，同時(shí)也要注意維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，避免因價(jià)格談判過于激烈導(dǎo)致合作破裂。（二）成本分析與優(yōu)化1.定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本、損耗成本等方面，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和潛力點(diǎn)。2.通過與供應(yīng)商協(xié)商優(yōu)化采購(gòu)批量、交貨方式、付款周期等條款，降低采購(gòu)成本；同時(shí)，合理規(guī)劃庫(kù)存水平，減少庫(kù)存積壓和損耗，降低倉(cāng)儲(chǔ)成本。3.鼓勵(lì)采購(gòu)人員提出成本控制合理化建議，并對(duì)有價(jià)值的建議給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)全員參與成本控制的積極性和主動(dòng)性。（三）供應(yīng)商成本管理1.與供應(yīng)商共同探討成本降低的方法和途徑，引導(dǎo)供應(yīng)商優(yōu)化生產(chǎn)流程、提高生產(chǎn)效率、降低原材料采購(gòu)成本等，實(shí)現(xiàn)雙方成本的共同降低。2.對(duì)于成本控制效果顯著的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)或更多的合作機(jī)會(huì)，激勵(lì)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)成本管理水平。3.建立供應(yīng)商成本信息檔案，跟蹤供應(yīng)商成本變化情況，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)趨勢(shì)，及時(shí)了解商品價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，提前制定應(yīng)對(duì)策略，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的影響。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，如通過簽訂價(jià)格調(diào)整條款、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制等方式，保障采購(gòu)成本的相對(duì)穩(wěn)定。3.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)較大的采購(gòu)品類，適當(dāng)增加采購(gòu)渠道的多樣性，分散采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，避免過度依賴單一供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)措施。2.與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款，明確在供應(yīng)商出現(xiàn)違約、破產(chǎn)、停產(chǎn)等情況下雙方的責(zé)任和義務(wù)，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)超市采購(gòu)業(yè)務(wù)的影響。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，針對(duì)可能出現(xiàn)的供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)事件制定應(yīng)急預(yù)案，確保在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠迅速采取措施，保障超市商品供應(yīng)的連續(xù)性。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的審核和監(jiān)督，確保供應(yīng)商提供的商品符合超市質(zhì)量要求。2.建立完善的商品質(zhì)量檢驗(yàn)制度，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，對(duì)不合格商品堅(jiān)決不予入庫(kù)，并及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。3.對(duì)于因質(zhì)量問題給超市造成損失的供應(yīng)商，按照合同約定追究其責(zé)任，同時(shí)采取措施防止類似質(zhì)量問題再次發(fā)生。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)活動(dòng)涉及眾多法律法規(guī)，如合同法、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法、產(chǎn)品質(zhì)量法等，采購(gòu)人員應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.在采購(gòu)合同簽訂、執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求操作，避免因合同條款不明確、操作不規(guī)范等引發(fā)法律糾紛。3.定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行法律合規(guī)審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。八、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購(gòu)成本指標(biāo)：包括采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)總成本降低率、采購(gòu)費(fèi)用率等，衡量采購(gòu)部門在成本控制方面的績(jī)效。2.采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)：如商品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等，反映采購(gòu)商品的質(zhì)量水平。3.采購(gòu)效率指標(biāo)：采購(gòu)訂單處理周期、交貨準(zhǔn)時(shí)率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等，評(píng)估采購(gòu)部門的工作效率。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率等，考核采購(gòu)部門在供應(yīng)商管理方面的成效。5.服務(wù)指標(biāo)：內(nèi)部客戶滿意度、投訴處理及時(shí)率等，體現(xiàn)采購(gòu)部門對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量。（二）評(píng)估周期與方式1.采購(gòu)績(jī)效評(píng)估采用定期評(píng)估與不定期評(píng)估相結(jié)合的方式，定期評(píng)估周期為月度、季度和年度，不定期評(píng)估根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)進(jìn)行。2.評(píng)估方式包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)檢查、部門匯報(bào)等，通過多維度收集評(píng)估信息，確保評(píng)估結(jié)果的客觀、準(zhǔn)確。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升、榮譽(yù)證書等，激勵(lì)其繼續(xù)保持良好的工作業(yè)績(jī)。