財務(wù)憑證賬簿管理制度

財務(wù)憑證賬簿管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)憑證賬簿管理，規(guī)范財務(wù)核算行為，保證財務(wù)信息的真實性、準確性、完整性和及時性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財務(wù)憑證賬簿管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：財務(wù)憑證賬簿的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和財務(wù)會計準則的要求。2.真實性原則：財務(wù)憑證應(yīng)如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，賬簿記錄應(yīng)與憑證相符。3.完整性原則：財務(wù)憑證和賬簿應(yīng)涵蓋公司所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不得遺漏。4.及時性原則：財務(wù)憑證應(yīng)及時填制、審核和記賬，賬簿應(yīng)定期結(jié)賬和編制財務(wù)報表。5.保密性原則：財務(wù)人員應(yīng)對財務(wù)憑證賬簿等資料嚴格保密，防止信息泄露。二、財務(wù)憑證管理（一）憑證種類1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、出入庫單等，是證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的最初書面證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)。（二）原始憑證的填制與取得1.公司發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員必須及時取得或填制原始憑證，并確保其內(nèi)容真實、完整、準確。2.原始憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。3.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。4.凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。5.一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋"作廢"戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。6.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。7.職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。8.經(jīng)上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準機關(guān)名稱、日期和文件字號。（三）原始憑證的審核1.會計機構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負責(zé)人報告；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充。2.審核原始憑證的內(nèi)容包括：憑證的真實性、合法性、完整性、準確性、及時性和合理性。3.審核原始憑證的手續(xù)是否完備，各項簽章是否齊全。對手續(xù)不完備的原始憑證，應(yīng)退回經(jīng)辦人員補辦手續(xù)后再予以受理。（四）記賬憑證的編制1.記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，確保會計分錄正確、摘要清晰、金額準確。2.記賬憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證編號、填制日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或蓋章。3.記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。4.記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號，以便于查找和核對。采用通用記賬憑證的，可按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號；采用收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的，應(yīng)分別按現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行存款收款、銀行存款付款和轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)五類順序編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。5.填制記賬憑證時，應(yīng)當(dāng)對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。6.記賬憑證摘要應(yīng)簡潔明了，能準確概括經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于查閱和核對賬目。7.記賬憑證填制完成后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處劃線注銷。8.記賬憑證應(yīng)及時打印，并與所附原始憑證粘貼在一起，裝訂成冊。（五）記賬憑證的審核1.記賬憑證填制完成后，必須由稽核人員進行審核。審核的內(nèi)容包括：記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，會計分錄是否正確，摘要是否清晰，金額是否準確，所附原始憑證是否齊全、合法、有效，記賬憑證的各項簽章是否齊全等。2.審核人員如發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯誤，應(yīng)及時通知填制人員更正。如發(fā)現(xiàn)重大錯誤，應(yīng)及時報告財務(wù)負責(zé)人。三、財務(wù)賬簿管理（一）賬簿種類1.總賬：根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供總括核算資料的分類賬簿。2.明細賬：根據(jù)明細分類科目開設(shè)賬戶，用來分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供明細核算資料的分類賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.備查賬：對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿。（二）賬簿的啟用1.新賬簿啟用時，應(yīng)在賬簿扉頁上填寫"賬簿啟用表"，內(nèi)容包括：單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。記賬人員或會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員調(diào)動工作時，應(yīng)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章。2.啟用訂本式賬簿，應(yīng)當(dāng)從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁，應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼。另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。（三）賬簿的登記1.會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記賬簿。登記賬簿時，應(yīng)將記賬憑證的日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。2.登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復(fù)寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。下列情況，可以用紅色墨水記賬：按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)；在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負數(shù)余額；根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。3.各種賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷，或者注明"此行空白"、"此頁空白"字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。4.凡需要結(jié)出余額的賬戶，結(jié)出余額后，應(yīng)當(dāng)在"借或貸"等欄內(nèi)寫明"借"或者"貸"等字樣。沒有余額的賬戶，應(yīng)當(dāng)在"借或貸"等欄內(nèi)寫"平"字，并在余額欄內(nèi)用"θ"表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。5.每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明"過次頁"和"承前頁"字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明"承前頁"字樣。對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計"過次頁"的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)；對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計"過次頁"的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù)；對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。（四）賬簿的核對1.賬證核對：核對會計賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內(nèi)容、金額是否一致，記賬方向是否相符。2.賬賬核對：核對不同會計賬簿之間的賬簿記錄是否相符，包括總賬有關(guān)賬戶的余額核對，總賬與明細賬核對，總賬與日記賬核對，會計部門的財產(chǎn)物資明細賬與財產(chǎn)物資保管和使用部門的有關(guān)明細賬核對等。3.賬實核對：核對會計賬簿記錄與財產(chǎn)等實有數(shù)額是否相符。包括現(xiàn)金日記賬賬面余額與現(xiàn)金實際庫存數(shù)相核對；銀行存款日記賬賬面余額定期與銀行對賬單相核對；各種財物明細賬賬面余額與財物實存數(shù)額相核對；各種應(yīng)收、應(yīng)付款明細賬賬面余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位或者個人核對等。（五）賬簿的結(jié)賬1.結(jié)賬前，必須將本期內(nèi)所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部登記入賬。2.結(jié)賬時，應(yīng)當(dāng)結(jié)出每個賬戶的期末余額。需要結(jié)出當(dāng)月發(fā)生額的，應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明"本月合計"字樣，并在下面通欄劃單紅線。需要結(jié)出本年累計發(fā)生額的，應(yīng)當(dāng)在摘要欄內(nèi)注明"本年累計"字樣，并在下面通欄劃單紅線；12月末的"本年累計"就是全年累計發(fā)生額，全年累計發(fā)生額下應(yīng)當(dāng)通欄劃雙紅線，年度終了結(jié)賬時，所有總賬賬戶都應(yīng)當(dāng)結(jié)出全年發(fā)生額和年末余額。3.年度終了，要把各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一會計年度，并在摘要欄注明"結(jié)轉(zhuǎn)下年"字樣；在下一會計年度新建有關(guān)會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明"上年結(jié)轉(zhuǎn)"字樣。四、財務(wù)憑證賬簿的保管（一）保管期限1.原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為30年。2.總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿的保管期限為30年。3.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。4.月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年。5.年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。（二）保管要求1.財務(wù)憑證賬簿應(yīng)指定專人負責(zé)保管，確保存放安全，防止毀損、散失和泄密。2.財務(wù)憑證賬簿應(yīng)按照類別、年度、月份順序排列，便于查找和調(diào)閱。3.財務(wù)憑證賬簿應(yīng)存放在專用的檔案柜中，并保持干燥、通風(fēng)，防止受潮、發(fā)霉。4.財務(wù)人員因工作需要查閱財務(wù)憑證賬簿時，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人批準后方可查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將憑證賬簿帶出或外借。5.外部單位因工作需要查閱財務(wù)憑證賬簿時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負責(zé)人批準，并在財務(wù)人員的陪同下方可查閱。查閱時不得抄錄、復(fù)制憑證賬簿內(nèi)容。（三）銷毀程序1.保管期滿的財務(wù)憑證賬簿，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.財務(wù)憑證賬簿銷毀前，應(yīng)由財務(wù)部門提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明銷毀憑證賬簿的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。4.銷毀財務(wù)憑證賬簿時，應(yīng)由財務(wù)部門、審計部門等有關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀后將銷毀情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對財務(wù)憑證賬簿管理情況進行自查，確保憑證賬簿的填制、審核、登記、保管等工作符合本制度的要求。2.財務(wù)部門應(yīng)建立內(nèi)部審計機制，定期對