食品公司用章管理制度

食品公司用章管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)。2.適用范圍本制度所指印章包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章以及其他專用章等。3.印章管理原則遵循"嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、專人保管、確保安全"的原則，確保印章使用合法、合規(guī)、合理，防止印章被盜用、冒用、濫用等情況發(fā)生。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制。刻制前，需填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章刻制單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量。新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章樣式備案，并將印章實(shí)物移交專人保管。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息通知公司各部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。印章啟用后，原印章如有需要廢止，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。三、印章的保管1.保管人員職責(zé)公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由行政部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要臨時(shí)委托他人保管，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息，確保印章使用情況可追溯。保管人員如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞等情況，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、補(bǔ)辦等，以防止印章被非法使用。2.保管要求印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、密碼箱等，并確保存放環(huán)境安全，防止印章受潮、損壞或被盜。印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或磨損情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并申請更換印章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需提前加蓋印章的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)，并在蓋章后對空白處進(jìn)行標(biāo)注或作廢處理。四、印章的使用1.使用流程申請：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明使用印章的事項(xiàng)、用途、使用期限等內(nèi)容，并按照公司審批流程提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審批。審批：審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項(xiàng)，確保申請事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理，并在《印章使用申請表》上簽署審批意見。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，需經(jīng)公司法定代表人審批。用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批通過的《印章使用申請表》后，應(yīng)仔細(xì)核對申請表上的審批意見、申請事項(xiàng)等信息，確認(rèn)無誤后，方可在文件上加蓋印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置恰當(dāng)。登記：印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)在印章使用登記臺賬上進(jìn)行登記，并將《印章使用申請表》存檔保管。2.使用范圍公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等；代表公司簽署重要文件、合同等；辦理公司相關(guān)資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等證照的年檢、變更等手續(xù)；以及其他需要加蓋公司公章的事項(xiàng)。合同專用章：專門用于簽訂公司各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。法人章：用于公司法定代表人在相關(guān)文件、合同等上的簽字確認(rèn)，或在辦理銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更等業(yè)務(wù)時(shí)使用。部門章：用于各部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的對外聯(lián)系文件，但不得用于簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)文件。其他專用章：根據(jù)公司實(shí)際需要刻制的專用章，如發(fā)票專用章、報(bào)關(guān)專用章等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用。3.禁止使用情況未經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)，不得擅自使用印章。不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁在非公司業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用印章。不得在與公司利益沖突或損害公司利益的文件、合同等上加蓋印章。五、印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等內(nèi)容，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)及時(shí)將印章停用的相關(guān)信息通知公司各部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。2.銷毀對于已停用且不再使用的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、停用日期、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)。行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保印章徹底銷毀。印章銷毀后，行政部門應(yīng)將銷毀證明及相關(guān)記錄存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.檢查內(nèi)容印章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管環(huán)境是否安全、印章存放是否規(guī)范等。印章使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用登記臺賬是否完整等。印章停用與銷毀情況，包括停用手續(xù)是否完備、銷毀程序是否合規(guī)等。3.違規(guī)處理對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告