造價(jià)業(yè)務(wù)文件管理制度

造價(jià)業(yè)務(wù)文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)業(yè)務(wù)文件的管理，規(guī)范文件的形成、審核、審批、發(fā)布、使用、保管及修訂等流程，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和保密性，提高造價(jià)業(yè)務(wù)工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部造價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的管理，包括但不限于工程造價(jià)咨詢報(bào)告、工程預(yù)算書、工程結(jié)算書、成本分析報(bào)告、合同文件、往來函件等各類與造價(jià)業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。（三）職責(zé)分工1.造價(jià)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)造價(jià)業(yè)務(wù)文件的編制、收集、整理、審核和提交審批。對文件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要和審批意見，及時(shí)對文件進(jìn)行修訂和完善。2.質(zhì)量管理部門參與重要造價(jià)業(yè)務(wù)文件的審核，對文件的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。協(xié)助制定文件編制規(guī)范和審核標(biāo)準(zhǔn)，確保文件符合質(zhì)量管理要求。3.審批部門按照規(guī)定的審批流程，對造價(jià)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行審批，簽署審批意見。對文件的合規(guī)性、合理性和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，提出決策建議。4.文件管理部門負(fù)責(zé)造價(jià)業(yè)務(wù)文件的統(tǒng)一編號、登記、歸檔、保管和借閱管理。定期對文件進(jìn)行清查和整理，確保文件的安全和完整。按照保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行保密處理。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.工程造價(jià)咨詢報(bào)告類：包括各類建設(shè)項(xiàng)目的工程造價(jià)咨詢成果報(bào)告，如招標(biāo)控制價(jià)編制報(bào)告、投標(biāo)報(bào)價(jià)分析報(bào)告、竣工結(jié)算審核報(bào)告等。2.工程預(yù)算書類：涵蓋工程項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算等文件。3.工程結(jié)算書類：指工程竣工后編制的工程結(jié)算文件，包括結(jié)算匯總表、分部分項(xiàng)工程結(jié)算表、措施項(xiàng)目結(jié)算表等。4.成本分析報(bào)告類：針對工程項(xiàng)目成本構(gòu)成、成本控制情況等進(jìn)行分析的報(bào)告。5.合同文件類：與造價(jià)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同，如建設(shè)工程施工合同、造價(jià)咨詢服務(wù)合同等。6.往來函件類：在造價(jià)業(yè)務(wù)過程中與客戶、供應(yīng)商、相關(guān)部門等之間的往來信函、傳真、電子郵件等。7.其他文件類：上述類別未涵蓋的其他與造價(jià)業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。（二）文件編號1.文件編號采用統(tǒng)一格式，以便于識(shí)別和管理。編號規(guī)則如下：年份代碼：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如"23"表示2023年。業(yè)務(wù)類別代碼：根據(jù)文件分類設(shè)置，如"ZC"代表工程造價(jià)咨詢報(bào)告類，"YS"代表工程預(yù)算書類，"JS"代表工程結(jié)算書類，"CB"代表成本分析報(bào)告類，"HT"代表合同文件類，"WL"代表往來函件類，"QT"代表其他文件類。順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。2.示例：一份2023年形成的工程造價(jià)咨詢報(bào)告，編號為ZC23001；一份2022年的工程預(yù)算書，編號為YS22005。三、文件的編制與審核（一）編制要求1.造價(jià)業(yè)務(wù)文件應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行編制。2.文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)計(jì)算應(yīng)清晰、合理，文字表述應(yīng)規(guī)范、簡潔。3.編制人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉造價(jià)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)軟件工具。4.文件應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行編制，充分考慮項(xiàng)目特點(diǎn)、施工條件、市場價(jià)格等因素。（二）審核流程1.造價(jià)業(yè)務(wù)文件編制完成后，編制人員應(yīng)首先進(jìn)行自審，檢查文件內(nèi)容是否符合要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，格式是否規(guī)范統(tǒng)一。2.自審?fù)ㄟ^后，將文件提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)從項(xiàng)目整體情況出發(fā)，對文件的合理性、合規(guī)性和完整性進(jìn)行審核，提出審核意見。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后，文件應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文件與公司業(yè)務(wù)方向、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的一致性，以及文件對項(xiàng)目造價(jià)控制目標(biāo)的支持程度，簽署審核意見。4.對于重要的造價(jià)業(yè)務(wù)文件，還應(yīng)提交質(zhì)量管理部門進(jìn)行審核。質(zhì)量管理部門應(yīng)按照質(zhì)量管理體系要求，對文件的質(zhì)量進(jìn)行全面審查，提出質(zhì)量審核意見。四、文件的審批（一）審批原則1.造價(jià)業(yè)務(wù)文件應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批的文件不得發(fā)布和使用。2.審批人員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和涉及金額等因素，認(rèn)真履行審批職責(zé)，確保審批意見準(zhǔn)確、合理。3.審批過程應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，避免出現(xiàn)不合理的干預(yù)和偏袒。（二）審批流程1.一般造價(jià)業(yè)務(wù)文件的審批流程為：編制人員→項(xiàng)目負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→文件管理部門存檔。2.重要造價(jià)業(yè)務(wù)文件（如涉及重大項(xiàng)目、金額較大、對公司有重大影響等）的審批流程為：編制人員→項(xiàng)目負(fù)責(zé)人→部門負(fù)責(zé)人→質(zhì)量管理部門→公司分管領(lǐng)導(dǎo)→文件管理部門存檔。3.對于需要公司高層決策的造價(jià)業(yè)務(wù)文件，還應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)進(jìn)行審議，根據(jù)審議意見進(jìn)行修改完善后，再按照審批流程進(jìn)行最終審批。（三）審批意見處理1.審批人員應(yīng)在文件審批表上明確簽署審批意見，包括同意、不同意及修改意見等。2.編制人員應(yīng)根據(jù)審批意見對文件進(jìn)行修改完善，并將修改后的文件再次提交審批，直至審批通過。3.對于不同意的審批意見，編制人員應(yīng)與審批人員進(jìn)行溝通，了解具體原因，根據(jù)實(shí)際情況對文件進(jìn)行調(diào)整或重新編制，再次提交審批。五、文件的發(fā)布與使用（一）發(fā)布1.經(jīng)審批通過的造價(jià)業(yè)務(wù)文件，由文件管理部門按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。2.發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件印發(fā)、電子文件共享等，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和使用范圍選擇合適的發(fā)布方式。3.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)注明文件編號、發(fā)布日期、有效期等信息，確保文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）使用1.公司內(nèi)部各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限使用造價(jià)業(yè)務(wù)文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露文件內(nèi)容。2.使用文件時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與文件編制部門或文件管理部門溝通。3.對于涉及公司機(jī)密的造價(jià)業(yè)務(wù)文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，防止文件泄露。六、文件的保管與借閱（一）保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全和完整。2.造價(jià)業(yè)務(wù)文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和使用。3.文件管理人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清查和整理，對破損、褪色等影響文件質(zhì)量的情況及時(shí)進(jìn)行處理。4.對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（二）借閱1.因工作需要借閱造價(jià)業(yè)務(wù)文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交文件管理部門進(jìn)行審批。文件管理部門根據(jù)文件的保密級別和借閱申請人的權(quán)限進(jìn)行審批，簽署審批意見。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱期限及時(shí)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新，以及公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求的變化，造價(jià)業(yè)務(wù)文件需要進(jìn)行修訂。2.文件修訂的發(fā)起部門應(yīng)填寫文件修訂申請表，說明修訂的原因、內(nèi)容和要求等。3.修訂申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交文件管理部門進(jìn)行審核。文件管理部門審核同意后，安排相關(guān)人員進(jìn)行修訂。4.文件修訂完成后，應(yīng)按照文件編制與審核流程進(jìn)行編制、審核和審批，審批通過后進(jìn)行發(fā)布實(shí)施。5.文件管理部門應(yīng)及時(shí)更新文件清單和檔案，確保文件的有效性和一致性。（二）廢止1.當(dāng)造價(jià)業(yè)務(wù)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)予以廢止。2.文件廢止的發(fā)起部門應(yīng)填寫文件廢止申請表，說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息。3.文件廢止申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交文件管理部門進(jìn)行審核。文件管理部門審核同意后，在文件清單和檔案中注明廢止?fàn)顟B(tài)，并對廢止文件進(jìn)行妥善處理，防止誤使用。八、保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對造價(jià)業(yè)務(wù)文件中涉及的公司機(jī)密信息予以保密。2.機(jī)密信息包括但不限于項(xiàng)目成本數(shù)據(jù)、工程造價(jià)咨詢成果、客戶信息、商業(yè)秘密等。3.在文件的編制、審核、審批、發(fā)布、使用、保管及修訂等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.對于違反保密規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理1.公司對造價(jià)業(yè)務(wù)文件享有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，文件編制人員應(yīng)確保文件內(nèi)容不侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。2.在文件編制過程中引用他人資料的，應(yīng)注明出處，并獲得合法授權(quán)。3.對于公司自主研發(fā)或具有獨(dú)特價(jià)值的造價(jià)業(yè)務(wù)文件，應(yīng)及時(shí)申請知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對造價(jià)業(yè)務(wù)文件的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查文件編制、審核、審批、發(fā)布、使用、保管及修訂等流程是否合規(guī)，文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)加強(qiáng)對造價(jià)業(yè)務(wù)文件質(zhì)量的日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)對本部門員工使用造價(jià)業(yè)務(wù)文件的情況進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的正確使用和妥善