公司外修物資管理制度

公司外修物資管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外修物資管理，規(guī)范外修物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、維修、驗(yàn)收、保管及報(bào)廢等流程，確保外修物資的合理使用，降低維修成本，提高資產(chǎn)使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有用于外部維修的物資管理，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸車(chē)輛等各類固定資產(chǎn)及低值易耗品的外修物資管理。（三）管理原則1.歸口管理原則：外修物資管理工作由公司指定的部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理外修物資的各項(xiàng)事務(wù)。2.預(yù)算控制原則：外修物資的采購(gòu)、維修費(fèi)用等應(yīng)納入公司預(yù)算管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行外修物資管理活動(dòng)。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保外修物資的質(zhì)量符合公司要求，能夠滿足設(shè)備正常運(yùn)行和使用的需要。4.成本效益原則：在保證外修物資質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，優(yōu)化采購(gòu)、維修等環(huán)節(jié)，降低外修物資管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工（一）歸口管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善外修物資管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)外修物資的需求匯總、審核及采購(gòu)計(jì)劃的編制。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。4.負(fù)責(zé)外修物資采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行及跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)外修物資的運(yùn)輸、到貨驗(yàn)收、入庫(kù)保管等工作的組織和協(xié)調(diào)。6.負(fù)責(zé)外修物資維修過(guò)程的監(jiān)督和管理，參與維修質(zhì)量驗(yàn)收。7.負(fù)責(zé)外修物資的報(bào)廢鑒定、處置等工作的審核和管理。8.定期對(duì)外修物資管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出外修物資的維修需求，詳細(xì)填寫(xiě)外修物資維修申請(qǐng)單，說(shuō)明故障情況、維修要求等。2.配合歸口管理部門(mén)進(jìn)行外修物資的選型、技術(shù)交流等工作，提供技術(shù)支持和相關(guān)信息。3.負(fù)責(zé)外修物資維修后的試用和驗(yàn)收工作，及時(shí)反饋維修質(zhì)量問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)外修物資的日常保管和維護(hù)，確保物資的安全和完整。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核外修物資采購(gòu)計(jì)劃和費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)外修物資采購(gòu)、維修等費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)工作，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對(duì)外修物資管理費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)外修物資管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，確保外修物資管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。三、外修物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.使用部門(mén)根據(jù)設(shè)備運(yùn)行狀況、維修需求等，提前填寫(xiě)外修物資維修申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明外修物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、故障情況、預(yù)計(jì)維修時(shí)間等信息，并提交歸口管理部門(mén)。2.歸口管理部門(mén)收到維修申請(qǐng)單后，組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行審核，評(píng)估維修的必要性和可行性。對(duì)于復(fù)雜設(shè)備或重大維修項(xiàng)目，應(yīng)組織技術(shù)論證，確保維修方案合理。3.歸口管理部門(mén)根據(jù)審核結(jié)果，結(jié)合庫(kù)存情況，編制外修物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.歸口管理部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.根據(jù)外修物資的需求特點(diǎn)和采購(gòu)要求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出若干潛在供應(yīng)商。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審查，了解其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系等情況。3.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.歸口管理部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格變動(dòng)、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（三）采購(gòu)合同簽訂1.歸口管理部門(mén)與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同條款及預(yù)算金額，確保合同費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)且符合財(cái)務(wù)制度要求。審核通過(guò)后，按照公司合同審批流程進(jìn)行審批。3.采購(gòu)合同簽訂后，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)了解合同執(zhí)行情況，做好相應(yīng)的配合工作。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.歸口管理部門(mén)按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等要求。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.在物資到貨前，通知使用部門(mén)和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，歸口管理部門(mén)組織使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等符合要求。四、外修物資運(yùn)輸管理（一）運(yùn)輸方式選擇1.根據(jù)外修物資的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、交貨期等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式。運(yùn)輸方式包括公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸、水路運(yùn)輸?shù)取?.對(duì)于貴重、精密、易損的外修物資，應(yīng)優(yōu)先選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，并采取必要的防護(hù)措施，確保物資在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。（二）運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控1.在物資運(yùn)輸過(guò)程中，歸口管理部門(mén)應(yīng)與運(yùn)輸單位保持密切聯(lián)系，了解運(yùn)輸進(jìn)度和物資狀態(tài)。對(duì)于長(zhǎng)途運(yùn)輸或重要物資運(yùn)輸，可要求運(yùn)輸單位提供運(yùn)輸過(guò)程中的照片或視頻資料，以便及時(shí)掌握物資運(yùn)輸情況。2.如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、損壞等，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸單位協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，確保物資按時(shí)、安全到達(dá)目的地。（三）運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算1.外修物資的運(yùn)輸費(fèi)用由采購(gòu)方承擔(dān)。運(yùn)輸費(fèi)用應(yīng)按照采購(gòu)合同約定或?qū)嶋H發(fā)生金額進(jìn)行結(jié)算。2.歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)運(yùn)輸費(fèi)用的審核和報(bào)銷(xiāo)工作，確保運(yùn)輸費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。運(yùn)輸費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供運(yùn)輸發(fā)票、運(yùn)輸合同、運(yùn)輸清單等相關(guān)憑證。五、外修物資維修管理（一）維修委托1.歸口管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，將外修物資委托給選定的維修供應(yīng)商進(jìn)行維修。維修委托應(yīng)明確維修內(nèi)容、維修要求、維修期限、維修費(fèi)用等事項(xiàng)，并簽訂維修合同或協(xié)議。2.在維修過(guò)程中，歸口管理部門(mén)應(yīng)與維修供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解維修進(jìn)度和維修質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決維修過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）維修過(guò)程監(jiān)督1.使用部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)維修過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保維修工作按照維修合同或協(xié)議要求進(jìn)行，維修質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)督人員應(yīng)定期向歸口管理部門(mén)反饋維修情況。2.對(duì)于維修過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或需要變更維修內(nèi)容的情況，維修供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)與歸口管理部門(mén)溝通，經(jīng)同意后方可進(jìn)行調(diào)整。（三）維修質(zhì)量驗(yàn)收1.維修完成后，維修供應(yīng)商應(yīng)通知?dú)w口管理部門(mén)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員包括使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員。驗(yàn)收內(nèi)容包括維修質(zhì)量、性能指標(biāo)、外觀等方面。2.驗(yàn)收人員按照維修合同或協(xié)議要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)外修物資維修驗(yàn)收單。對(duì)于驗(yàn)收合格的外修物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的外修物資，應(yīng)要求維修供應(yīng)商重新維修，直至驗(yàn)收合格為止。（四）維修費(fèi)用結(jié)算1.維修費(fèi)用按照維修合同或協(xié)議約定進(jìn)行結(jié)算。維修供應(yīng)商應(yīng)在維修完成并驗(yàn)收合格后，提交維修費(fèi)用結(jié)算清單和發(fā)票。2.歸口管理部門(mén)對(duì)維修費(fèi)用結(jié)算清單進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用核算和報(bào)銷(xiāo)。六、外修物資驗(yàn)收與保管管理（一）到貨驗(yàn)收1.外修物資到貨前，歸口管理部門(mén)應(yīng)通知使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨時(shí)，驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的外修物資，驗(yàn)收人員在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的外修物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決退貨、換貨或補(bǔ)貨等問(wèn)題。（二）入庫(kù)保管1.外修物資驗(yàn)收合格后，由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)辦理入庫(kù)手續(xù)，按照物資類別、規(guī)格型號(hào)、存放地點(diǎn)等進(jìn)行分類存放，并建立物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商等信息。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的保管條件，確保物資存放安全、整潔、有序。對(duì)于有特殊保管要求的外修物資，如易燃易爆物品、精密儀器等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存外修物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）庫(kù)存物資管理1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用外修物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交歸口管理部門(mén)審批。2.歸口管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，開(kāi)具物資出庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照出庫(kù)單進(jìn)行發(fā)貨。物資出庫(kù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)領(lǐng)用部門(mén)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保物資發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存外修物資進(jìn)行清理，對(duì)于長(zhǎng)期積壓、損壞或已無(wú)使用價(jià)值的物資，應(yīng)及時(shí)提出處理意見(jiàn)，報(bào)歸口管理部門(mén)審核后進(jìn)行處置。七、外修物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)、已超過(guò)使用年限或因其他原因已無(wú)使用價(jià)值的外修物資，由使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理人員提出報(bào)廢申請(qǐng)，并填寫(xiě)外修物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.歸口管理部門(mén)組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定，核實(shí)物資的實(shí)際狀況，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于重大設(shè)備或價(jià)值較高的物資報(bào)廢，應(yīng)組織專家進(jìn)行論證。（二）報(bào)廢審批1.外修物資報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)鑒定通過(guò)后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保報(bào)廢處理的合理性和合規(guī)性。2.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的外修物資，由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織處置。（三）報(bào)廢處置1.報(bào)廢外修物資的處置方式包括報(bào)廢變賣(mài)、報(bào)廢回收等。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、拍賣(mài)等方式進(jìn)行報(bào)廢變賣(mài)，確保處置價(jià)格合理；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的報(bào)廢物資，可委托專業(yè)的廢品回收公司進(jìn)行回收處理。2.報(bào)廢處置過(guò)程中，應(yīng)做好記錄工作，包括處置時(shí)間、處置方式、處置價(jià)格、受讓方等信息。處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和管理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)外修物資管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、維修質(zhì)量、費(fèi)用支出等方面的情況。2.歸口管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)外修物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保外修物資管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1