供銷部采購管理制度

供銷部采購管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司供銷部采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司供銷部所有采購活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)，嚴(yán)禁任何形式的不正當(dāng)交易。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，維護(hù)公司利益和形象。采購流程采購申請1.需求部門提交申請：各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至供銷部采購組。2.采購組審核：采購組收到《采購申請表》后，對(duì)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、準(zhǔn)確性以及是否符合公司采購政策和預(yù)算安排。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.特殊情況處理：對(duì)于緊急采購需求，需求部門可先電話通知采購組，采購組在接到通知后應(yīng)立即啟動(dòng)采購程序，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦《采購申請表》手續(xù)。供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商信息收集：采購組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會(huì)等，建立供應(yīng)商信息庫。信息內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購物資的類別和要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求其填寫公司基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量控制、價(jià)格體系、售后服務(wù)等方面的信息。3.實(shí)地考察：對(duì)于重要物資或新合作的供應(yīng)商，采購組應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備狀況、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等情況，評(píng)估其是否具備穩(wěn)定供應(yīng)符合質(zhì)量要求物資的能力。實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。4.供應(yīng)商評(píng)估：采購組根據(jù)供應(yīng)商提供的資料和實(shí)地考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。采用評(píng)分制進(jìn)行評(píng)估，設(shè)定各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重，計(jì)算出供應(yīng)商的綜合得分。根據(jù)綜合得分，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。5.供應(yīng)商名錄更新：采購組定期對(duì)供應(yīng)商信息庫進(jìn)行更新，根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商類別，并刪除不再合作或不符合要求的供應(yīng)商信息。同時(shí)，及時(shí)將新的合格供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄。采購合同簽訂1.采購訂單下達(dá)：采購組根據(jù)審核通過的《采購申請表》，選擇合適的供應(yīng)商，向其發(fā)送《采購訂單》。《采購訂單》應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同評(píng)審：對(duì)于金額較大或重要物資的采購合同，采購組應(yīng)組織法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等相關(guān)部門進(jìn)行合同評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，以及對(duì)公司利益的保障程度等。評(píng)審?fù)ㄟ^后，方可簽訂合同。3.合同簽訂：采購訂單經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后，雙方正式簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行，確保合同的有效性和可操作性。合同簽訂后，采購組應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤執(zhí)行。采購執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商備貨通知：采購組在簽訂合同后，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出備貨通知，要求其按照合同約定的時(shí)間和要求組織生產(chǎn)和備貨。同時(shí)，與供應(yīng)商保持密切溝通，了解備貨進(jìn)度，確保物資按時(shí)供應(yīng)。2.交貨跟蹤：采購組應(yīng)提前與供應(yīng)商確認(rèn)交貨時(shí)間和運(yùn)輸方式，并在交貨前定期跟蹤物資的生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向公司內(nèi)部相關(guān)部門通報(bào)。3.到貨驗(yàn)收：物資到貨前，采購組應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門核對(duì)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等是否與合同一致。驗(yàn)收合格后，填寫《物資驗(yàn)收單》；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，要求其換貨、補(bǔ)貨或退貨等。付款管理1.發(fā)票審核：采購組收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，發(fā)票金額與采購合同、驗(yàn)收單是否一致等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更正或重新開具發(fā)票。2.付款申請：采購組根據(jù)合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請表》，附上發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)審批付款：財(cái)務(wù)部門收到《付款申請表》后，對(duì)申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和資金安排進(jìn)行審批付款。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款情況反饋給采購組。采購風(fēng)險(xiǎn)管理市場風(fēng)險(xiǎn)1.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款或采用套期保值等方式，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購成本的影響。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握行業(yè)動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營情況。對(duì)于可能出現(xiàn)供應(yīng)短缺的物資，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，增加安全庫存或?qū)ふ姨娲?yīng)商，確保物資供應(yīng)不斷檔。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在選擇供應(yīng)商時(shí)，嚴(yán)格考察其信譽(yù)和履約能力。簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，及時(shí)采取措施，如要求其承擔(dān)違約責(zé)任、更換供應(yīng)商等。2.供應(yīng)商質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商質(zhì)量控制體系，加強(qiáng)對(duì)采購物資的檢驗(yàn)檢測。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的物資存在質(zhì)量問題，及時(shí)要求其整改或退換貨，并按照合同約定追究其質(zhì)量責(zé)任。內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)1.采購流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行采購流程，加強(qiáng)對(duì)采購各環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督。定期對(duì)采購流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，查找潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，確保采購流程的規(guī)范、高效運(yùn)行。2.人員風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立采購人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，激勵(lì)采購人員積極履行職責(zé)，防范采購人員因違規(guī)操作或失誤給公司帶來損失。采購監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.監(jiān)察部門監(jiān)督：公司監(jiān)察部門對(duì)采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督，受理供應(yīng)商及內(nèi)部員工的舉報(bào)投訴。對(duì)違反廉潔自律規(guī)定的行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理?？己酥笜?biāo)與方法1.考核指標(biāo)采購任務(wù)完成率：考核采購組是否按照公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和需求部門要求，按時(shí)完成采購任務(wù)。采購成本控制率：考核采購組是否通過合理的采購策略和談判技巧，有效降低采購成本，實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的對(duì)比情況。物資質(zhì)量合格率：考核采購物資的質(zhì)量是否符合合同約定和公司要求，質(zhì)量檢驗(yàn)合格的物資數(shù)量占采購物資總數(shù)量的比例。供應(yīng)商交貨及時(shí)率：考核供應(yīng)商是否按照合同約定的時(shí)間及時(shí)交貨，按時(shí)交貨的次數(shù)占總交貨次數(shù)的比例。合同執(zhí)行率：考核采購合同的簽訂、履行情況，合同條款的執(zhí)行是否到位，是否存在違約行為等。客戶滿意度：通過需求部門等相關(guān)部門的反饋，考核采購組的工作是否滿足公司內(nèi)部客戶的需求，客戶對(duì)采購工作的滿意程度。2.考核方法定期考核：采購組每月對(duì)各項(xiàng)考核指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成月度采購工作考核報(bào)告。公司每季度對(duì)采購組進(jìn)行一次全面考核，根據(jù)考核指標(biāo)完成情況進(jìn)行打分排名。不定期抽查：公司審計(jì)、監(jiān)察等部門不定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行抽查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購人員的工作紀(jì)律等。抽查結(jié)果作為采購組考核的參考依據(jù)。考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)采購組的考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的績效獎(jiǎng)金?？己私Y(jié)果優(yōu)秀的采購組，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；考核結(jié)果未達(dá)標(biāo)的采購組，扣減相應(yīng)的績效獎(jiǎng)金。2.人員晉升與崗位調(diào)整：考核結(jié)果作為采購人員晉升、崗位調(diào)整的重要依據(jù)。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、考核成績突出的采購人員，給予晉升機(jī)會(huì)或調(diào)整到更重要的崗位；對(duì)于考核不稱職的采購人員，進(jìn)行崗位調(diào)整或培訓(xùn)學(xué)習(xí)，如仍不能勝任工作，予以辭退。3.改進(jìn)措施制定：針對(duì)考核中發(fā)現(xiàn)的問題，采購組應(yīng)及時(shí)分析原因，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。通過持續(xù)改進(jìn)，不斷提高采購工作水平和質(zhì)量。采購檔案管理檔案分類1.采購申請檔案：包括各需求部門提交的《采購申請表》及相關(guān)審批文件。2.供應(yīng)商檔案：包括供應(yīng)商信息調(diào)查表、實(shí)地考察報(bào)告、供應(yīng)商評(píng)估記錄、供應(yīng)商名錄等。3.采購合同檔案：包括采購訂單、采購合同、合同評(píng)審記錄、合同變更記錄等。4.驗(yàn)收檔案：包括物資驗(yàn)收單、檢驗(yàn)檢測報(bào)告、質(zhì)量問題處理記錄等。5.付款檔案：包括付款申請表、發(fā)票、付款憑證等。6.其他檔案：如采購活動(dòng)中的會(huì)議紀(jì)要、往來函件、市場調(diào)研報(bào)告等與采購相關(guān)的資料。檔案整理與歸檔1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理與歸檔工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。2.及時(shí)整理：采購活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將各類采購文件資料進(jìn)行整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類編號(hào)。3.定期歸檔：每月末，檔案管理人員將整理好的采購檔案進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。檔案查閱與保管1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管