財務(wù)制度管理制度采購

財務(wù)制度管理制度采購?一、總則（一）目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，確保公司采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司資產(chǎn)安全，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會，公平對待每一個供應(yīng)商，公正地評價和選擇供應(yīng)商。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范采購流程，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購部門1.職責負責制定采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。負責采購成本的控制和分析，定期匯報采購工作情況。2.人員配備采購部門應(yīng)根據(jù)公司采購業(yè)務(wù)規(guī)模合理配備人員，包括采購經(jīng)理、采購專員等。采購經(jīng)理負責部門整體管理和采購策略制定；采購專員負責具體采購業(yè)務(wù)操作。（二）需求部門1.職責提出準確、詳細的采購需求，包括采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商篩選和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。參與采購合同的審核，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求。負責對采購物品進行驗收，對驗收結(jié)果負責。（三）財務(wù)部門1.職責參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的建議和支持。審核采購合同中的付款條款，確保付款安排合理、合規(guī)。負責采購資金的支付和核算，對采購成本進行分析和監(jiān)控。監(jiān)督采購活動的財務(wù)合規(guī)性，防范財務(wù)風險。（四）審計部門1.職責對采購活動進行定期或不定期審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性等。對采購合同、采購價格、采購成本等進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，維護公司利益。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際業(yè)務(wù)需求，提前編制采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額、時間等。2.采購部門對需求部門提交的采購預(yù)算草案進行匯總、審核和平衡，結(jié)合市場價格波動情況和公司資金狀況，編制公司年度采購預(yù)算。3.財務(wù)部門對采購預(yù)算進行審核，重點審核預(yù)算的合理性、資金來源的可靠性等，確保采購預(yù)算與公司財務(wù)預(yù)算相銜接。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務(wù)部門根據(jù)采購預(yù)算安排采購資金，對采購資金的使用進行監(jiān)控，確保資金專款專用。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法執(zhí)行，需求部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.采購部門對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，分析調(diào)整的必要性和合理性，提出調(diào)整建議。3.財務(wù)部門對預(yù)算調(diào)整申請進行財務(wù)審核，評估調(diào)整對公司財務(wù)狀況的影響。4.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)公司管理層審批后，采購部門按照調(diào)整后的預(yù)算組織采購活動。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單，重點考察供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平等。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。向供應(yīng)商索取相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書等，核實其合法性和有效性。對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進行樣品測試或小批量試用，評估其產(chǎn)品是否符合公司要求。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，了解其價格政策、付款方式、交貨期等條款，評估其合作條件是否優(yōu)惠。3.供應(yīng)商確定采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的各方面因素，確定合格供應(yīng)商名單。將合格供應(yīng)商名單報公司管理層審批后，納入公司供應(yīng)商檔案管理。（二）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門負責建立和維護供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、資質(zhì)證明文件、評估報告、合作記錄等。2.定期對供應(yīng)商檔案進行更新和完善，確保檔案信息的準確性和完整性。3.供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得隨意查閱和泄露。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價格變化等信息，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟詈捅碚茫缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改或淘汰處理。3.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進等活動，實現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需報公司管理層審批。（三）采購實施1.采購計劃制定采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購數(shù)量、采購價格等。2.采購方式選擇采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式。招標采購適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有較多潛在供應(yīng)商的項目；競爭性談判采購適用于招標后沒有供應(yīng)商投標、技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求等情況；詢價采購適用于采購物品規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情況。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購計劃向選定的供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或重要的采購項目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。4.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格履行合同約定，采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況。（五）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準備。2.需求部門按照采購合同和相關(guān)標準對采購物品進行驗收，重點驗收物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。3.驗收合格的，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認；驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。4.采購部門負責督促供應(yīng)商處理驗收不合格的問題，并跟蹤處理結(jié)果。（六）采購付款1.采購部門在采購物品驗收合格后，應(yīng)及時整理相關(guān)單據(jù)，如采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等，提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對采購單據(jù)進行審核，核實單據(jù)的真實性、合法性、完整性，以及采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性。3.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。對于貨到付款的，在驗收合格后及時付款；對于預(yù)付款項的，按照合同約定的比例和時間支付預(yù)付款；對于分期付款的，按照合同約定的分期時間和金額支付款項。4.采購付款應(yīng)嚴格按照公司財務(wù)審批流程進行，確保付款資金的安全。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)短缺等風險，可能導(dǎo)致采購成本上升、采購中斷等問題。2.質(zhì)量風險：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至導(dǎo)致客戶投訴、損失賠償?shù)取?.合同風險：采購合同條款不完善、執(zhí)行不嚴格等，可能引發(fā)合同糾紛，給公司帶來經(jīng)濟損失。4.內(nèi)部控制風險：采購流程中的審批環(huán)節(jié)不嚴格、監(jiān)督機制不完善等，可能導(dǎo)致采購舞弊、違規(guī)操作等問題。（二）風險評估1.采購部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員，對識別出的采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，將采購風險分為高、中、低三個等級。對于高風險等級的采購風險，應(yīng)制定重點應(yīng)對措施；對于中風險等級的采購風險，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施；對于低風險等級的采購風險，應(yīng)進行持續(xù)監(jiān)控。（三）風險應(yīng)對1.市場風險應(yīng)對加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制，在價格合適時進行采購。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對單一供應(yīng)商的過度依賴，降低供應(yīng)商壟斷風險。優(yōu)化采購計劃，合理安排庫存，應(yīng)對原材料供應(yīng)短缺風險。2.質(zhì)量風險應(yīng)對加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和審核，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，加強采購物品的檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商采取改進措施。3.合同風險應(yīng)對加強采購合同管理，制定規(guī)范的合同模板，確保合同條款完整、準確、合法。在簽訂合同前，組織相關(guān)人員對合同進行審核，重點審核合同的風險條款和違約責任條款。跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利執(zhí)行。4.內(nèi)部控制風險應(yīng)對完善采購內(nèi)部控制制度，明確采購流程各環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限，加強對采購審批環(huán)節(jié)的管理。建立采購監(jiān)督機制，定期對采購活動進行內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。加強對采購人員的培訓和教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，防范采購舞弊風險。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實現(xiàn)了采購成本的降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨準時率等，評估采購部門是否能夠及時、高效地完成采購任務(wù)。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、關(guān)系維護等工作是否到位，供應(yīng)商的合作滿意度是否較高。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部制度的要求，是否存在違規(guī)操作行為。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（如每月、每季度）對采購績效進行自我評估，填寫采購績效評估表，總結(jié)采購工作情況，分析存在的問題和改進措施。2.綜合評估：財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門參與采購績效的綜合評估，從不同角度對采購工作進行評價，提出意見和建議。3.供應(yīng)商評價：通過向供應(yīng)商發(fā)放調(diào)查問卷等方式，收集供應(yīng)商對公司采購部門的評價，了解供應(yīng)商的合作滿意度。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，