車輛油卡管理制度規(guī)定

車輛油卡管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司車輛油卡管理，規(guī)范油卡使用流程，降低車輛油耗成本，提高車輛使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備油卡的車輛。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司車輛油卡由[指定部門]統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理和充值。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和范圍使用油卡，確保油卡使用的合理性和合規(guī)性。3.成本控制原則：通過科學(xué)管理和監(jiān)控，降低車輛油耗，節(jié)約用油成本。二、油卡申請(qǐng)與發(fā)放（一）油卡申請(qǐng)1.車輛使用部門或駕駛員根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況，預(yù)估每月用油需求，填寫《油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油卡的金額、車輛牌號(hào)等信息。2.《油卡申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至[指定部門]。（二）油卡發(fā)放1.[指定部門]接到《油卡申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行核實(shí)，根據(jù)公司資金狀況和實(shí)際用油需求，確定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。2.如申請(qǐng)獲批，[指定部門]負(fù)責(zé)辦理油卡開戶及充值手續(xù)，并將油卡發(fā)放給車輛使用部門或駕駛員。3.油卡發(fā)放時(shí)，需填寫《油卡發(fā)放登記表》，記錄油卡卡號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人等信息，領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。三、油卡使用（一）使用范圍1.公司車輛在執(zhí)行公務(wù)過程中所需的燃油費(fèi)用支出。2.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，車輛用于應(yīng)急救援、搶險(xiǎn)救災(zāi)等特殊任務(wù)時(shí)的燃油費(fèi)用支出。（二）使用規(guī)定1.油卡僅限公司車輛使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛。2.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照車輛規(guī)定的油耗標(biāo)準(zhǔn)使用油卡，不得浪費(fèi)燃油。在加油時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員提供加油明細(xì)小票。3.加油明細(xì)小票應(yīng)詳細(xì)記錄加油時(shí)間、加油量、加油金額、加油站名稱及地址等信息。駕駛員應(yīng)在每次加油后及時(shí)將小票粘貼在《油卡使用登記表》相應(yīng)位置，并簽字確認(rèn)。4.如遇車輛故障、維修等特殊情況需要在非正規(guī)加油站加油，駕駛員應(yīng)事先向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可加油，但事后需補(bǔ)齊正規(guī)發(fā)票。5.禁止使用油卡為私人車輛加油，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，并處以油卡充值金額[X]倍的罰款，同時(shí)追回違規(guī)使用的油款。四、油卡充值與報(bào)銷（一）油卡充值1.[指定部門]應(yīng)定期對(duì)公司車輛油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)油卡余額和車輛預(yù)計(jì)行駛里程，合理安排油卡充值時(shí)間和金額。2.油卡充值由[指定部門]統(tǒng)一辦理，充值時(shí)應(yīng)核對(duì)油卡卡號(hào)、充值金額等信息，確保充值準(zhǔn)確無誤。3.充值完成后，[指定部門]應(yīng)及時(shí)更新油卡余額信息，并將充值憑證妥善保存。（二）油卡報(bào)銷1.駕駛員每月末應(yīng)將當(dāng)月所有加油明細(xì)小票整理齊全，并填寫《油卡使用報(bào)銷單》，詳細(xì)注明車輛牌號(hào)、加油日期、加油量、加油金額、行駛里程等信息。2.《油卡使用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至[指定部門]。3.[指定部門]對(duì)報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審核，核對(duì)加油明細(xì)小票與報(bào)銷單信息是否一致，檢查油卡使用是否符合規(guī)定。如審核無誤，在報(bào)銷單上簽字批準(zhǔn)，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。4.財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)予以退回。五、油卡盤點(diǎn)與監(jiān)控（一）油卡盤點(diǎn)1.[指定部門]應(yīng)定期對(duì)公司車輛油卡進(jìn)行盤點(diǎn)，確保油卡數(shù)量與記錄一致，油卡余額準(zhǔn)確無誤。2.盤點(diǎn)周期為[具體時(shí)間周期，如每月/每季度]，盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫《油卡盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄油卡卡號(hào)、余額、使用情況等信息。3.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失、被盜或余額異常等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行掛失，并查明原因，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）油卡監(jiān)控1.[指定部門]應(yīng)建立油卡使用監(jiān)控機(jī)制，通過定期分析車輛油耗數(shù)據(jù)、行駛里程等信息，監(jiān)控油卡使用情況是否正常。2.對(duì)于油耗異常偏高的車輛，應(yīng)及時(shí)通知車輛使用部門或駕駛員進(jìn)行原因排查，并要求提交書面報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)使用油卡的行為，應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行處理。3.公司鼓勵(lì)員工對(duì)油卡使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，一經(jīng)查實(shí)，將對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用油卡為私人車輛加油。2.將油卡轉(zhuǎn)借他人使用。3.偽造或篡改加油明細(xì)小票。4.故意浪費(fèi)燃油，導(dǎo)致油耗明顯高于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。5.其他違反本制度規(guī)定的油卡使用行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的駕駛員，給予警告處分，并責(zé)令其退還違規(guī)使用的油款。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的駕駛員，除退還違規(guī)油款外，還將處以油卡充值金額[X]倍的罰款，并視情節(jié)輕重給予降職、降薪、辭退等處理。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附