貿(mào)易公司發(fā)票管理制度

?貿(mào)易公司發(fā)票管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一管理，包括發(fā)票的購買、開具、認(rèn)證、保管、核銷等工作。指導(dǎo)、監(jiān)督其他部門正確使用發(fā)票，對涉及發(fā)票的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核。定期對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的檢查工作。業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，負(fù)責(zé)按照規(guī)定向客戶開具發(fā)票或及時(shí)取得合法有效的發(fā)票。對取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、完整、合規(guī)，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的相關(guān)工作，如提供開票信息等。行政部門負(fù)責(zé)發(fā)票專用章的保管和使用，按照財(cái)務(wù)部門的要求進(jìn)行蓋章操作。配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的其他相關(guān)行政事務(wù)工作。二、發(fā)票的領(lǐng)購1.領(lǐng)購原則按需領(lǐng)購原則。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)量及發(fā)票使用情況，合理確定發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量和種類，確保發(fā)票供應(yīng)滿足業(yè)務(wù)需求，避免積壓或短缺。合規(guī)領(lǐng)購原則。嚴(yán)格按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序和要求，辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)，確保領(lǐng)購行為合法合規(guī)。2.領(lǐng)購流程財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員根據(jù)發(fā)票使用情況，填寫發(fā)票領(lǐng)購申請單，詳細(xì)注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息。發(fā)票領(lǐng)購申請單經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由發(fā)票管理人員攜帶相關(guān)證件（如稅務(wù)登記證、發(fā)票領(lǐng)購簿、購票員身份證明等）前往主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購發(fā)票時(shí)，發(fā)票管理人員要仔細(xì)核對發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)購申請單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通解決。領(lǐng)購發(fā)票后，發(fā)票管理人員要及時(shí)將發(fā)票交至公司發(fā)票專用倉庫妥善保管，并做好發(fā)票領(lǐng)購登記工作，記錄領(lǐng)購日期、發(fā)票種類、數(shù)量、起止號碼等信息。三、發(fā)票的開具1.開具范圍公司在銷售商品、提供勞務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)取得收入時(shí)，應(yīng)向付款方開具發(fā)票。2.開具要求必須按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文。民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。有實(shí)際需要的，也可以同時(shí)使用中外兩種文字。填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次內(nèi)容一致。具體要求如下：發(fā)票抬頭：應(yīng)填寫付款方全稱，不得填寫簡稱或錯(cuò)誤信息。如為個(gè)人，應(yīng)填寫個(gè)人姓名。納稅人識別號：付款方為企業(yè)的，應(yīng)準(zhǔn)確填寫其納稅人識別號；付款方為行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等非企業(yè)單位的，如稅務(wù)機(jī)關(guān)要求填寫納稅人識別號的，應(yīng)按照規(guī)定填寫。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱：應(yīng)按照實(shí)際銷售的貨物或提供的勞務(wù)、服務(wù)準(zhǔn)確填寫，不得填寫模糊或虛假內(nèi)容。如涉及多項(xiàng)貨物或勞務(wù)、服務(wù)的，應(yīng)分別填寫或匯總開具，并附詳細(xì)清單。規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額：應(yīng)按照實(shí)際交易情況準(zhǔn)確填寫，確保金額計(jì)算正確。金額合計(jì)應(yīng)與大寫金額一致。備注欄：根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫相關(guān)備注信息，如業(yè)務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目地址、運(yùn)輸工具及起止地點(diǎn)等，以便于稅務(wù)管理和業(yè)務(wù)追溯。3.開具流程業(yè)務(wù)部門在與客戶達(dá)成交易并確定需要開具發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)填寫開票申請單，注明開票信息（包括發(fā)票抬頭、納稅人識別號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額等）及業(yè)務(wù)詳細(xì)情況。開票申請單經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員收到開票申請單后，對開票信息進(jìn)行再次審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。審核通過后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)使用稅控設(shè)備（如防偽稅控系統(tǒng)、增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)等）進(jìn)行開具操作，確保發(fā)票的真實(shí)性和唯一性。發(fā)票開具完成后，由發(fā)票管理人員在發(fā)票記賬聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章，并按照規(guī)定進(jìn)行編號、登記。發(fā)票管理人員將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時(shí)送達(dá)客戶。四、發(fā)票的取得1.取得原則真實(shí)性原則。取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的合法有效憑證，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符，不得取得虛假發(fā)票。合法性原則。取得發(fā)票的渠道和方式應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定，不得通過非法手段獲取發(fā)票。及時(shí)性原則。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在交易發(fā)生后及時(shí)取得發(fā)票，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞給財(cái)務(wù)部門，確保發(fā)票的時(shí)效性。2.取得要求向銷售方取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)要求銷售方如實(shí)開具發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票上應(yīng)注明銷售方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。取得的發(fā)票應(yīng)字跡清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)要求銷售方重新開具。取得的發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性取得，并妥善保管。不得取得不符合規(guī)定的發(fā)票，如發(fā)票聯(lián)次不全、發(fā)票專用章加蓋不規(guī)范等。3.取得流程業(yè)務(wù)人員在采購商品、接受勞務(wù)或服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)主動(dòng)向銷售方索取發(fā)票。收到發(fā)票后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)首先對發(fā)票的基本信息（如發(fā)票號碼、開票日期、銷售方名稱、納稅人識別號、發(fā)票專用章等）進(jìn)行初步核對，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。業(yè)務(wù)人員對發(fā)票內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審核，檢查發(fā)票上的貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息是否與實(shí)際交易相符，發(fā)票備注欄是否填寫完整準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與銷售方溝通解決，要求其重新開具正確的發(fā)票。業(yè)務(wù)人員審核無誤后，在發(fā)票上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息，雙方簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，再次進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括發(fā)票的合法性、真實(shí)性、完整性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，要求其協(xié)調(diào)解決。五、發(fā)票的使用1.使用范圍公司取得的發(fā)票僅限于在本公司經(jīng)營范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得自行擴(kuò)大發(fā)票使用范圍。2.使用要求應(yīng)按照規(guī)定的用途使用發(fā)票，不得虛開發(fā)票。虛開發(fā)票是指為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，介紹他人開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。不得擅自損毀發(fā)票。如發(fā)票丟失、被盜、毀損等，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序辦理。3.使用監(jiān)督財(cái)務(wù)部門定期對公司發(fā)票使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)票開具的真實(shí)性、合規(guī)性以及發(fā)票使用范圍是否符合規(guī)定等。對發(fā)現(xiàn)的發(fā)票使用問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或按照公司規(guī)定進(jìn)行處罰。配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對公司發(fā)票使用情況的檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票使用資料，接受監(jiān)督管理。六、發(fā)票的保管1.保管責(zé)任公司設(shè)立發(fā)票專用倉庫，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保發(fā)票安全。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對發(fā)票保管工作負(fù)總責(zé)，定期檢查發(fā)票保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.保管要求發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專用倉庫內(nèi)，設(shè)置專門的存放設(shè)施，如文件柜、保險(xiǎn)柜等，確保發(fā)票存放有序，易于查找。發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，不得混放。同時(shí)，要建立發(fā)票存放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、起止日期、領(lǐng)購日期等信息，以便于核對和管理。對空白發(fā)票和已開具發(fā)票應(yīng)分別保管。空白發(fā)票要妥善保管，防止丟失、被盜、毀損；已開具發(fā)票的存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的期限保存，期滿后報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。發(fā)票專用倉庫應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保發(fā)票保管環(huán)境安全。發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，核對發(fā)票數(shù)量、號碼等信息是否與臺(tái)賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。3.保密措施發(fā)票保管人員應(yīng)對發(fā)票信息嚴(yán)格保密，不得泄露發(fā)票的存放地點(diǎn)、號碼、內(nèi)容等信息。非發(fā)票保管人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入發(fā)票專用倉庫，不得接觸發(fā)票。七、發(fā)票的核銷1.核銷范圍已開具的發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿以及作廢發(fā)票等需要按照規(guī)定進(jìn)行核銷。2.核銷流程發(fā)票保管人員定期對已開具發(fā)票的存根聯(lián)和發(fā)票登記簿進(jìn)行整理、核對，確保存根聯(lián)與發(fā)票登記簿記錄一致。按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的期限，將已開具發(fā)票的存根聯(lián)和發(fā)票登記簿裝訂成冊，并妥善保管。在規(guī)定的核銷期限屆滿后，填寫發(fā)票核銷申請表，注明發(fā)票種類、號碼、開具金額、開票日期、存根聯(lián)數(shù)量等信息。發(fā)票核銷申請表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審批。主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審批通過后，按照稅務(wù)機(jī)關(guān)要求進(jìn)行發(fā)票核銷操作，并將核銷結(jié)果反饋給公司財(cái)務(wù)部門。對作廢發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票上加蓋"作廢"字樣，并全聯(lián)次留存。定期對作廢發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核對，與已開具發(fā)票一并進(jìn)行核銷管理。八、發(fā)票的檢查與監(jiān)督1.內(nèi)部檢查財(cái)務(wù)部門定期組織對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票領(lǐng)購、開具、取得、使用、保管、核銷等各個(gè)環(huán)節(jié)。檢查方式可采用自查、互查等形式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并建立問題臺(tái)賬，跟蹤整改情況。對發(fā)票管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反發(fā)票管理制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查配合積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)對公司發(fā)票管理情況的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并將整改情況反饋給稅務(wù)機(jī)關(guān)。加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通與聯(lián)系，及時(shí)了解發(fā)票管理的最新政策和要求，確保公司發(fā)票管理工作符合法律法規(guī)規(guī)定。九、責(zé)任追究1.公司員工違反本發(fā)票管理制度，有下列情形之一的，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任：未按照規(guī)定領(lǐng)購、開具、取得、使用、保管發(fā)票的。虛開發(fā)票或取