貿(mào)易公司票據(jù)管理制度

?貿(mào)易公司票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的開具、使用、保管及核銷等行為，保證公司財務(wù)信息的準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在貿(mào)易業(yè)務(wù)活動中涉及的各類票據(jù)，包括但不限于發(fā)票（增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等）、收據(jù)、匯票、支票等。（三）基本原則1.合法性原則：票據(jù)的取得、開具、使用和保管必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)、合法，不得虛開、偽造票據(jù)。3.完整性原則：票據(jù)的各項(xiàng)內(nèi)容必須填寫完整、準(zhǔn)確，不得遺漏或涂改。4.及時性原則：應(yīng)及時開具、取得票據(jù)，并按規(guī)定及時進(jìn)行賬務(wù)處理和保管。二、票據(jù)的種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司與一般納稅人之間的貨物銷售、應(yīng)稅勞務(wù)及服務(wù)等業(yè)務(wù)，作為購買方抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。2.增值稅普通發(fā)票：用于公司與小規(guī)模納稅人、個人消費(fèi)者等之間的交易，作為記賬及報銷憑證。（二）收據(jù)1.內(nèi)部收據(jù)：用于公司內(nèi)部部門之間的往來款項(xiàng)結(jié)算，如員工借款、費(fèi)用報銷暫收款項(xiàng)等。2.外部收據(jù)：用于收取不屬于應(yīng)稅范圍的款項(xiàng)，如押金、定金等，作為收款證明。（三）匯票1.銀行匯票：由出票銀行簽發(fā)，由其在見票時按照實(shí)際結(jié)算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據(jù)。適用于同城或異地結(jié)算。2.商業(yè)匯票：由出票人簽發(fā)，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。按承兌人不同分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。（四）支票1.現(xiàn)金支票：只能用于支取現(xiàn)金。2.轉(zhuǎn)賬支票：只能用于轉(zhuǎn)賬。三、票據(jù)的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同或業(yè)務(wù)實(shí)際情況，填寫《票據(jù)開具申請表》，詳細(xì)注明開票單位、開票金額、開票內(nèi)容、收款單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將《票據(jù)開具申請表》提交至財務(wù)部門。財務(wù)人員對申請表內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性及款項(xiàng)的收付情況等。審核無誤后，按照稅務(wù)法規(guī)及公司財務(wù)制度規(guī)定開具相應(yīng)票據(jù)。3.增值稅專用發(fā)票開具時，財務(wù)人員應(yīng)確保開票信息與購買方提供的一般納稅人資格證明及稅務(wù)登記信息一致，認(rèn)真核對發(fā)票內(nèi)容，包括貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票開具內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。4.開具發(fā)票后，在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票聯(lián)交付給客戶。（二）開具要求1.字跡清楚，不得壓線、錯格。2.發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。3.按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。4.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文，民族自治地方可以同時使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。四、票據(jù)的取得（一）取得原則1.必須取得合法有效的票據(jù)，確保票據(jù)的真實(shí)性、完整性和合法性。2.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保取得發(fā)票的單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息準(zhǔn)確無誤，且與公司實(shí)際交易情況相符。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)生時，應(yīng)及時向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У钠睋?jù)。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在開票之日起360日內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣。2.取得發(fā)票后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票內(nèi)容，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)一致。3.業(yè)務(wù)人員將取得的票據(jù)及時傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)人員對票據(jù)進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理入賬手續(xù)。（三）特殊情況處理1.若取得的票據(jù)存在填寫錯誤、遺漏等情況，應(yīng)及時與開票方聯(lián)系，要求對方重新開具正確的票據(jù)。2.若因?qū)Ψ皆驘o法取得發(fā)票，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向公司報告，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采取其他合法有效的替代憑證進(jìn)行入賬處理，但應(yīng)確保替代憑證能夠證明業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合法性。五、票據(jù)的保管（一）保管責(zé)任1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司各類票據(jù)的統(tǒng)一保管。2.設(shè)立專門的票據(jù)保管崗位，由專人負(fù)責(zé)票據(jù)的日常保管工作。（二）保管要求1.票據(jù)應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的保險柜或?qū)Ｓ闷睋?jù)柜中。2.對不同種類、不同用途的票據(jù)應(yīng)分類存放，并建立票據(jù)登記簿，詳細(xì)記錄票據(jù)的種類、號碼、開票日期、金額、領(lǐng)用情況、核銷情況等信息。3.定期對票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如掛失止付、登報聲明等，以減少損失。（三）電子票據(jù)管理對于電子票據(jù)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。確保電子票據(jù)的存儲介質(zhì)安全可靠，并定期進(jìn)行備份。同時，應(yīng)建立電子票據(jù)的查閱、使用記錄，保證電子票據(jù)的使用軌跡可追溯。六、票據(jù)的使用（一）使用范圍1.發(fā)票應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容開具，不得虛開、代開發(fā)票。2.收據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得用于收取應(yīng)稅款項(xiàng)。3.匯票、支票等票據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的程序和用途進(jìn)行使用，確保資金的安全流轉(zhuǎn)。（二）使用規(guī)范1.業(yè)務(wù)人員在使用票據(jù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保票據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.不得擅自涂改、撕毀票據(jù)，如發(fā)現(xiàn)票據(jù)填寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行作廢處理，并妥善保管作廢票據(jù)。3.票據(jù)的使用應(yīng)遵循先領(lǐng)先用、順序使用的原則，不得跳號、重復(fù)使用。七、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時將已使用的票據(jù)存根聯(lián)或相關(guān)證明材料提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)人員對提交的票據(jù)存根聯(lián)或證明材料進(jìn)行審核，核對票據(jù)號碼、開票日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符。3.審核無誤后，在票據(jù)登記簿上進(jìn)行核銷記錄，并將已核銷的票據(jù)存根聯(lián)或證明材料按照會計檔案管理的要求進(jìn)行整理、歸檔保存。（二）核銷期限1.發(fā)票存根聯(lián)及發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.其他票據(jù)的核銷期限按照公司財務(wù)制度及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。八、票據(jù)的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.每月末，財務(wù)部門應(yīng)組織對票據(jù)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.每年年末，應(yīng)對全年的票據(jù)管理情況進(jìn)行一次清查。（二）盤點(diǎn)清查內(nèi)容1.核對票據(jù)的實(shí)際庫存數(shù)量與票據(jù)登記簿記錄是否一致。2.檢查票據(jù)的完整性，包括票據(jù)號碼是否連續(xù)、有無缺頁、破損等情況。3.核實(shí)已使用票據(jù)的核銷情況是否準(zhǔn)確，是否存在未及時核銷或違規(guī)使用的情況。（三）盤點(diǎn)清查結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并編制《票據(jù)盤點(diǎn)清查報告》，詳細(xì)說明差異情況及原因。2.對于盤盈或盤虧的票據(jù)，應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.根據(jù)盤點(diǎn)清查結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善票據(jù)管理制度，加強(qiáng)票據(jù)管理工作。九、票據(jù)相關(guān)人員職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況申請開具票據(jù)，并確保申請信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。2.及時向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У钠睋?jù)，并對取得票據(jù)的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.按照規(guī)定的流程和要求使用票據(jù)，并在業(yè)務(wù)完成后及時將票據(jù)存根聯(lián)或相關(guān)證明材料提交財務(wù)部門核銷。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)票據(jù)的開具、審核、保管及核銷等工作，確保票據(jù)的開具符合法律法規(guī)及公司財務(wù)制度的規(guī)定。2.對取得的票據(jù)進(jìn)行審核，辦理入賬手續(xù)，并定期對票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)清查。3.向業(yè)務(wù)部門提供票據(jù)管理相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，解答票據(jù)使用過程中的疑問。（三）公司管理層職責(zé)1.審批票據(jù)管理制度及相關(guān)流程，確保制度的合理性和有效性。2.對重大票據(jù)事項(xiàng)進(jìn)行決策，監(jiān)督票據(jù)管理工作的執(zhí)行情況。（四）其他人員職責(zé)1.票據(jù)保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定保管票據(jù)，確保票據(jù)的安全完整，不得擅自出借、轉(zhuǎn)讓票據(jù)。2.涉及票據(jù)開具、審核、使用等工作的其他人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保票據(jù)管理工作的規(guī)范、準(zhǔn)確。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對票據(jù)管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)部門定期對業(yè)務(wù)部門的票據(jù)使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計機(jī)關(guān)等外部部門對公司票據(jù)管理情況的檢查和監(jiān)督，如實(shí)提供相關(guān)資料，接受外部部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。十一、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定開具、取得票據(jù)。2.虛開、代開發(fā)票或偽造、變造票據(jù)。3.擅自涂改、撕毀票據(jù)或丟失、被盜票據(jù)未及時報告。4.未按規(guī)定保管票據(jù)，導(dǎo)致票據(jù)損壞、丟失或泄露。5.違規(guī)使用票據(jù)，如用于收取應(yīng)稅款項(xiàng)、跳