《我國企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的階段性分析》2600字

我國企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的階段性分析綜述企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實現(xiàn)是一個長期的過程，分為不同的階段，每個階段都有特定的任務(wù)目標(biāo)。在企業(yè)進(jìn)行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，如果實施的先后順序不科學(xué)或者沒有選好切入點，就會造成企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作進(jìn)展緩慢，甚至出現(xiàn)前后工作不協(xié)調(diào)的情況，影響企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率。因此，為了明確企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各個階段的不同工作重點，幫助企業(yè)準(zhǔn)確定位當(dāng)前檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型所處階段，找出企業(yè)在此階段的現(xiàn)實狀況與理想狀況之間的差距，從而使企業(yè)能夠更有針對性地進(jìn)行檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，筆者在閱讀大量文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，借鑒軟件領(lǐng)域普遍應(yīng)用的比較典型的成熟度模型，構(gòu)建了企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型。需要說明的是，筆者構(gòu)建成熟度模型的初衷是為了展現(xiàn)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的階段性，并沒有針對企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型進(jìn)行專門研究，因此，本論文中提出的成熟度模型必然存在很多不足，在權(quán)威性方面也值得進(jìn)一步思考，這是本研究的其中一個局限所在，還有待進(jìn)一步的研究與論證。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的構(gòu)建思路和過程如圖3-1所示。首先，筆者根據(jù)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作內(nèi)容和成熟度模型的理論基礎(chǔ)確定企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的成熟度等級；其次，筆者將企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作內(nèi)容劃分為五大維度，確定每個維度下的關(guān)鍵過程域和關(guān)鍵活動；最后，結(jié)合確定下來的成熟度等級和關(guān)鍵過程域構(gòu)建企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型。圖3-1企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的構(gòu)建思路圖企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的成熟度等級企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容非常豐富，在結(jié)合王強(qiáng)王強(qiáng).企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型：實踐探索與理論框架[J].浙江檔案,2020(09):16-20.和蔡盈芳蔡盈芳.試論企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J].中國檔案,2020(08):70-71.提出的企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)容的基礎(chǔ)上，筆者將其歸納為以下五點：（1）建立健全企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系；（2）企業(yè)檔案資源的數(shù)字化；（3）企業(yè)檔案工作全業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化；（4）企業(yè)檔案工作管控模式的數(shù)字化；（5）王強(qiáng).企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型：實踐探索與理論框架[J].浙江檔案,2020(09):16-20.蔡盈芳.試論企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型[J].中國檔案,2020(08):70-71.能力成熟度模型是美國卡內(nèi)基梅隆大學(xué)軟件工程研究所在上個世紀(jì)80年代提出的，源自軟件開發(fā)管理領(lǐng)域，該模型將軟件開發(fā)劃分為五個成熟度等級，分別是：初始級、可重復(fù)級、已定義級、已管理級和優(yōu)化級周林興,韓永繼.檔案數(shù)據(jù)安全治理能力成熟度模型構(gòu)建研究[J].檔案與建設(shè),2020(07):24-27+19.。該模型在多個學(xué)科領(lǐng)域都有應(yīng)用，其科學(xué)性和實用性在實踐中也得到了檢驗。因此，筆者在這一模型的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作內(nèi)容，將企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型劃分為六個等級，分別是：最低級、次弱級、中等級、高等級、優(yōu)化級、完成級。處于檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不同階段的企業(yè)對應(yīng)著不同的等級，企業(yè)完成檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程實際上是由最低級到完成級的進(jìn)化過程。本文所構(gòu)建的企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的等級劃分如圖3-2周林興,韓永繼.檔案數(shù)據(jù)安全治理能力成熟度模型構(gòu)建研究[J].檔案與建設(shè),2020(07):24-27+19.圖3-2企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型等級圖企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的關(guān)鍵過程域和關(guān)鍵活動依據(jù)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容，筆者將企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型分為五大維度，分別是制度體系、檔案資源體系、業(yè)務(wù)流程、檔案利用服務(wù)、管控模式，每個維度下都確定了若干關(guān)鍵過程域和關(guān)鍵活動，如表3-1所示。其中，關(guān)鍵過程域是實現(xiàn)等級跨越必須解決的問題，關(guān)鍵活動是為解決問題而進(jìn)行的特有實踐。表3-1企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型的關(guān)鍵過程域和關(guān)鍵活動維度關(guān)鍵域關(guān)鍵活動制度體系工作規(guī)章層面的制度根據(jù)企業(yè)實際情況，結(jié)合國家、行業(yè)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作規(guī)章層面的制度。管理層面的制度根據(jù)企業(yè)實際情況，結(jié)合國家、行業(yè)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理層面的制度。業(yè)務(wù)規(guī)范層面的制度根據(jù)企業(yè)實際情況，結(jié)合國家、行業(yè)相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)規(guī)范層面的制度。檔案資源體系存量檔案資源的數(shù)字化購入檔案數(shù)字化需要的軟硬件設(shè)備，對現(xiàn)有存量檔案進(jìn)行數(shù)字化。增量檔案資源的電子化推行電子文件單軌制管理，新增電子文件僅以電子形式進(jìn)行管理。業(yè)務(wù)流程檔案工作業(yè)務(wù)流程的全數(shù)字化在檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間建立接口，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效連通，實現(xiàn)檔案工作全流程的數(shù)字化。檔案利用服務(wù)利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化對數(shù)字檔案資源進(jìn)行開發(fā)編研，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供檔案利用服務(wù)。利用服務(wù)知識化運用知識管理的相關(guān)理論方法對檔案信息進(jìn)行加工組織，為用戶提供有價值的知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的知識化。利用服務(wù)智能化運用大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)、用戶行為分析等技術(shù)，主動為用戶提供檔案服務(wù)，提高檔案服務(wù)的智能化水平。管控模式管控模式的數(shù)字化在業(yè)務(wù)流程全數(shù)字化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)對歸檔文件的在線質(zhì)量檢測和安全控制，實現(xiàn)對檔案工作人員工作績效的在線考核，實現(xiàn)檔案工作管控模式的數(shù)字化。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型成熟度模型企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在每個成熟度等級下都有不同的特征（如表3-2所示）和不同的工作任務(wù)（如圖3-3所示），企業(yè)可以通過自身實際情況和成熟度模型中理想狀況的對比，準(zhǔn)確定位目前所處等級，參照該等級下的工作任務(wù)采取針對性措施來促進(jìn)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。表3-2企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不同等級的特征成熟度等級維度最低級次弱級中等級高等級優(yōu)化級完成級制度體系缺少企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系或者制度體系不健全。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系較為健全。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系較為健全。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系較為健全。企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型制度體系較為健全。制度體系科學(xué)、詳細(xì)、規(guī)范。檔案資源體系紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案資源未實現(xiàn)全數(shù)字化。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案資源未實現(xiàn)全數(shù)字化。基本實現(xiàn)檔案資源全數(shù)字化?；緦崿F(xiàn)檔案資源的全數(shù)字化?；緦崿F(xiàn)檔案資源的全數(shù)字化。實現(xiàn)檔案管理單軌制，檔案資源完全數(shù)字化。業(yè)務(wù)流程檔案工作以手工和線下方式為主。引入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，部分簡單業(yè)務(wù)遷移到線上。完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能，大部分業(yè)務(wù)遷移到線上。完善數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能，嘗試在檔案管理系統(tǒng)與部分系統(tǒng)之間建立接口。在檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間建立起接口，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的互連互通，基本實現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化。實現(xiàn)企業(yè)檔案工作全業(yè)務(wù)流