保管合同管理制度

保管合同管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司保管合同的管理，保障公司資產(chǎn)安全，明確保管責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司與其他單位或個(gè)人簽訂的涉及公司資產(chǎn)保管的各類合同，包括但不限于倉庫保管合同、貴重物品保管合同、文件資料保管合同等。3.基本原則（1）合法性原則：保管合同的簽訂、履行應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。（2）明確性原則：合同條款應(yīng)清晰、明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。（3）責(zé)任性原則：明確保管方與公司的責(zé)任和義務(wù)，確保資產(chǎn)安全。（4）風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)保管合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估和防控。二、合同簽訂管理1.合同起草（1）根據(jù)實(shí)際需要，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草保管合同初稿。初稿應(yīng)包含合同雙方基本信息、保管資產(chǎn)詳細(xì)清單、保管期限、保管費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等主要條款。（2）涉及重要資產(chǎn)或金額較大的保管合同，必要時(shí)可聘請(qǐng)公司法律顧問參與起草或提供法律意見。2.合同審核（1）保管合同初稿完成后，先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等。（2）將業(yè)務(wù)部門審核后的合同提交給法務(wù)部門審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并提出修改意見。（3）審核通過后的合同提交給財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同中的費(fèi)用條款、支付方式、結(jié)算周期等內(nèi)容，確保財(cái)務(wù)核算和資金支付的準(zhǔn)確性。（4）最后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門審核意見，綜合考慮公司整體利益和風(fēng)險(xiǎn)狀況，做出最終審批決定。對(duì)于重大保管合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過。3.合同簽訂（1）經(jīng)審批通過的保管合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與保管方簽訂。簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審批后的版本一致，雙方簽字蓋章齊全，合同生效。（2）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔，并留存復(fù)印件供相關(guān)部門使用。同時(shí)，將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行跟蹤和查詢。三、保管資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)交付（1）公司應(yīng)在保管合同簽訂后，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，將保管資產(chǎn)交付給保管方。交付時(shí)，雙方應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)清點(diǎn)，并填寫資產(chǎn)交接清單。資產(chǎn)交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，雙方簽字確認(rèn)。（2）對(duì)于貴重物品或有特殊保管要求的資產(chǎn)，公司應(yīng)向保管方提供詳細(xì)的資產(chǎn)說明和保管要求，并要求保管方采取相應(yīng)的保管措施。2.資產(chǎn)保管期間管理（1）保管方應(yīng)按照合同約定的保管條件和方式，妥善保管公司資產(chǎn)。定期對(duì)保管資產(chǎn)進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)安全、完整。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)通知公司，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（2）公司有權(quán)對(duì)保管資產(chǎn)的保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，保管方應(yīng)予以配合。公司可定期或不定期派人到保管場(chǎng)所查看資產(chǎn)狀況，查閱相關(guān)保管記錄。（3）在保管期間，因保管方保管不善造成公司資產(chǎn)損失的，保管方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償范圍包括資產(chǎn)本身的價(jià)值損失、因資產(chǎn)損失給公司造成的其他直接損失等。具體賠償金額按照合同約定執(zhí)行。3.資產(chǎn)返還（1）保管合同期滿或提前終止時(shí)，保管方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式，將保管資產(chǎn)完好無損地返還給公司。返還時(shí)，雙方應(yīng)再次進(jìn)行資產(chǎn)清點(diǎn)，并填寫資產(chǎn)返還清單。（2）如保管資產(chǎn)存在損壞或短缺情況，保管方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。賠償金額未確定前，可暫由保管方留存一定金額的保證金作為擔(dān)保。待賠償事宜處理完畢后，多退少補(bǔ)。四、保管費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)保管合同應(yīng)明確約定保管費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)和支付方式。保管費(fèi)用的確定應(yīng)綜合考慮保管資產(chǎn)價(jià)值、保管期限、保管難度、市場(chǎng)行情等因素。2.費(fèi)用支付（1）公司應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式向保管方支付保管費(fèi)用。支付前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫費(fèi)用支付申請(qǐng)單，附上保管合同復(fù)印件、資產(chǎn)交付清單、資產(chǎn)返還清單等相關(guān)資料，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的費(fèi)用支付申請(qǐng)單，及時(shí)安排資金支付，并做好賬務(wù)處理。支付憑證應(yīng)妥善保存，作為財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。3.費(fèi)用調(diào)整如因市場(chǎng)行情變化、保管資產(chǎn)情況變動(dòng)等原因需要調(diào)整保管費(fèi)用的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門與保管方協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議的簽訂流程與原保管合同相同。五、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決1.違約責(zé)任（1）雙方應(yīng)嚴(yán)格履行保管合同約定的各項(xiàng)義務(wù)。如一方違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失等。（2）保管方未按照合同約定妥善保管資產(chǎn)，導(dǎo)致資產(chǎn)損壞、丟失的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)賠償責(zé)任。如因保管方原因給公司造成其他間接損失的，也應(yīng)一并予以賠償。（3）公司未按照合同約定支付保管費(fèi)用的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)逾期付款違約責(zé)任，如支付違約金等。2.爭(zhēng)議解決（1）在保管合同履行過程中，如雙方發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。雙方應(yīng)本著平等、互利、互諒的原則，積極溝通，尋求解決方案。（2）如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決爭(zhēng)議。選擇仲裁的，應(yīng)按照相關(guān)仲裁機(jī)構(gòu)的規(guī)則進(jìn)行仲裁；選擇訴訟的，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。六、合同變更與終止1.合同變更（1）在保管合同履行期間，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間等事項(xiàng)。（2）合同變更涉及到原合同審批流程的，應(yīng)按照原審批程序重新進(jìn)行審核和審批。2.合同終止（1）保管合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動(dòng)終止。（2）在合同履行期間，如出現(xiàn)下列情形之一的，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意提前終止合同的；因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同的。（3）合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定及本制度規(guī)定辦理資產(chǎn)返還、費(fèi)用結(jié)算、資料歸檔等相關(guān)事宜。七、檔案管理1.合同檔案收集業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂生效后，及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件收集整理，并移交公司檔案室。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批表、資產(chǎn)交接清單、資產(chǎn)返還清單、費(fèi)用支付憑證等資料。2.檔案整理與歸檔檔案室對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范。整理后的檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，并建立電子檔案索引，便于查詢和管理。3.檔案查閱與借閱（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保管合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。（2）因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。4.檔案保管期限保管合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，保管期限不得少于[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)保管合同的簽訂、履行、費(fèi)用支付等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同執(zhí)行的合規(guī)性、有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。2.日常業(yè)務(wù)檢查業(yè)務(wù)部門在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保管合同履行情況的檢查，及時(shí)掌握保管資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相