保密用品管理制度

保密用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保密用品的管理，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露給公司造成損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實(shí)習(xí)生以及因工作需要接觸公司保密信息的外部人員（如供應(yīng)商、合作伙伴等）。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：采取有效的措施預(yù)防保密信息的泄露，加強(qiáng)員工保密意識教育，規(guī)范保密用品的使用和管理流程。2.分級管理原則：根據(jù)信息的敏感程度和重要性，對保密信息進(jìn)行分級，采取相應(yīng)級別的保密措施。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：使用保密用品的員工對所接觸的保密信息負(fù)有保密責(zé)任，確保保密用品的安全使用和妥善保管。二、保密用品的范圍（一）紙質(zhì)載體1.公司內(nèi)部文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、備忘錄等涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的紙質(zhì)文檔。2.印有公司保密標(biāo)識或標(biāo)明“機(jī)密”“秘密”等字樣的紙質(zhì)資料。（二）電子載體1.存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等存儲設(shè)備上的公司文件、數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫等涉及保密信息的電子資料。2.公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)中傳輸和存儲的涉及保密信息的電子文件。（三）辦公設(shè)備1.專門用于處理保密信息的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備。2.具有加密功能的通信設(shè)備，如加密手機(jī)、加密對講機(jī)等。（四）其他物品1.用于存放保密文件的保險柜、文件柜等。2.帶有公司保密標(biāo)識的筆記本、便簽紙、文件夾等辦公用品。三、保密用品的采購與發(fā)放（一）采購1.保密用品的采購由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商。2.采購的保密用品應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的保密要求，確保其質(zhì)量可靠、功能滿足保密需求。3.在采購保密用品時，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）發(fā)放1.保密用品的發(fā)放應(yīng)根據(jù)員工的工作需要和崗位保密級別進(jìn)行。對于涉及核心保密信息的崗位，應(yīng)發(fā)放更高等級的保密用品。2.員工領(lǐng)取保密用品時，需填寫《保密用品領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取日期、用品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。3.發(fā)放的保密用品應(yīng)進(jìn)行編號管理，以便于跟蹤和追溯。同時，應(yīng)建立保密用品發(fā)放臺賬，記錄發(fā)放情況。四、保密用品的使用（一）計(jì)算機(jī)使用1.涉及保密信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)專人專用，設(shè)置開機(jī)密碼和屏幕保護(hù)密碼，并定期更換。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，及時更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止計(jì)算機(jī)感染病毒和遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理和存儲公司保密信息。如需處理保密信息，應(yīng)使用公司內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)或采取安全的網(wǎng)絡(luò)隔離措施。4.計(jì)算機(jī)中的保密文件應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的地方，如異地存儲設(shè)備或公司服務(wù)器。5.員工離職時，應(yīng)及時刪除計(jì)算機(jī)中存儲的公司保密信息，并將計(jì)算機(jī)交回公司進(jìn)行檢查和清理。（二）移動存儲設(shè)備使用1.嚴(yán)禁使用未經(jīng)公司批準(zhǔn)的移動存儲設(shè)備存儲和傳輸公司保密信息。如需使用，應(yīng)向公司相關(guān)部門申請，并進(jìn)行登記備案。2.移動存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行殺毒和數(shù)據(jù)備份。3.移動存儲設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時從計(jì)算機(jī)中拔出，并妥善保管。嚴(yán)禁將移動存儲設(shè)備轉(zhuǎn)借他人使用。（三）辦公設(shè)備使用1.專門用于處理保密信息的辦公設(shè)備應(yīng)放置在安全的場所，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自使用。2.在使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備時，應(yīng)確保周圍環(huán)境安全，防止他人窺視。對于涉及保密信息的文件，應(yīng)采取加密打印、復(fù)印、傳真等措施。3.定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）紙質(zhì)文件使用1.涉及保密信息的紙質(zhì)文件應(yīng)在專門的文件柜或保險柜中存放，確保文件的安全。2.查閱和使用紙質(zhì)保密文件時，應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，并做好登記記錄。嚴(yán)禁將保密文件帶出辦公區(qū)域。如需帶出，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.復(fù)印、打印紙質(zhì)保密文件時，應(yīng)嚴(yán)格控制份數(shù)，并進(jìn)行登記。復(fù)印件和打印件應(yīng)按照原件的保密級別進(jìn)行管理。4.不再使用的紙質(zhì)保密文件應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄。（五）通信設(shè)備使用1.員工在使用具有加密功能的通信設(shè)備時，應(yīng)按照公司規(guī)定的操作流程進(jìn)行設(shè)置和使用，確保通信內(nèi)容的安全。2.嚴(yán)禁在普通通信設(shè)備上談?wù)摵蛡鬏敼颈Ｃ苄畔?。五、保密用品的保管（一）保管場?.保密用品應(yīng)存放在安全、保密的場所，如專門的文件庫、保險柜等。存放場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.對于電子存儲設(shè)備，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的地方，并遠(yuǎn)離磁場源和熱源。（二）保管責(zé)任1.員工對所領(lǐng)取的保密用品負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。2.如發(fā)現(xiàn)保密用品丟失、損壞或被盜，應(yīng)立即報(bào)告公司相關(guān)部門，并采取必要的措施，如掛失、追回等，以減少損失。同時，應(yīng)配合公司進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索和信息。（三）定期檢查1.公司應(yīng)定期對保密用品的保管情況進(jìn)行檢查，確保其安全可靠。檢查內(nèi)容包括保密用品的存放位置、使用狀態(tài)、保管記錄等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并記錄整改情況。六、保密用品的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保密期限或不再需要使用的保密用品，如紙質(zhì)文件、電子存儲設(shè)備等。2.因損壞、丟失等原因無法繼續(xù)使用的保密用品。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)保密文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對于電子存儲設(shè)備，應(yīng)采用格式化、消磁等方式進(jìn)行銷毀，確保存儲的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.對于其他保密用品，如帶有公司標(biāo)識的辦公用品等，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，采用合適的方式進(jìn)行銷毀。（三）銷毀流程1.由使用部門或保管人員填寫《保密用品銷毀申請表》，注明銷毀用品的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交公司相關(guān)部門審核。2.審核通過后，由公司指定的專人負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在《保密用品銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表存檔備案。七、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.公司保密制度和保密用品管理制度的講解，使員工了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.保密意識教育，提高員工對保密信息的敏感度和保護(hù)意識。3.保密技能培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)安全操作、文件加密方法、通信設(shè)備使用等，使員工掌握保密用品的正確使用方法和技巧。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織保密培訓(xùn)課程，邀請專業(yè)人員或公司內(nèi)部專家進(jìn)行授課。2.發(fā)放保密宣傳資料，如手冊、指南等，供員工自學(xué)。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件等渠道發(fā)布保密知識和案例，進(jìn)行在線培訓(xùn)和教育。（三）培訓(xùn)對象1.新入職員工必須參加公司組織的保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。2.對于涉及保密信息的崗位員工，應(yīng)定期進(jìn)行保密培訓(xùn)和教育，確保其保密意識和技能不斷提高。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司設(shè)立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對公司保密工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)日常保密工作的組織和協(xié)調(diào)。（二）檢查內(nèi)容1.保密制度的執(zhí)行情況，包括保密用品的采購、發(fā)放、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)。2.員工的保密意識和行為，如是否遵守保密規(guī)定、是否存在泄露保密信息的行為等。3.保密設(shè)施和設(shè)備的運(yùn)行情況，如計(jì)算機(jī)安全防護(hù)、文件存儲設(shè)備的安全性等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對公司保密工作進(jìn)行檢查，檢查周期為[具體時間周期]。2.不定期抽查：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室不定期對各部門的保密工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對特定的保密事項(xiàng)或重要活動，組織開展專項(xiàng)保密檢查，確保保密工作落實(shí)到位。（四）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個人限期整改。2.整改完成后，責(zé)任部門或個人應(yīng)提交整改報(bào)告，由保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室進(jìn)行復(fù)查。3.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、解除勞動合同等。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于在保密工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等。2.對及時發(fā)現(xiàn)和制止保密信息泄露行為，為公司挽回重大損失的員工，公司將給予特別獎勵。（二）處罰1.對于違反保密制度，泄露公司保密信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等。2.因員工泄露保密信息給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將