檔案管理課件

1、Archives management,2016,檔案管理的作用及意義,中心檔案管理工作情況匯報(bào),中心檔案管理實(shí)施方案,對(duì)歷史負(fù)責(zé), 為現(xiàn)實(shí)服務(wù), 替未來(lái)著想,檔案管理的作用及意義,三、個(gè)人對(duì)于檔案管理的認(rèn)知,1.辦公室的主要職責(zé)。 2.檔案管理是辦公室工作的重要組成部分。,二、檔案管理對(duì)于中心的重要作用,1.什么是檔案？ 2.檔案的作用是什么？ 3.檔案對(duì)于企業(yè)的重要性。,一、檔案管理的廣義意義,一、檔案管理的廣義意義,企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適

2、時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)； 另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各個(gè)有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。,企業(yè)的實(shí)物資產(chǎn)與數(shù)據(jù)資源就如同車之兩輪、鳥(niǎo)之兩翼，管理好、利用好企業(yè)數(shù)據(jù)資源，對(duì)提升工作效率和質(zhì)量、促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。,1.什么是檔案？,2.檔案的作用是什么？,3.檔案對(duì)于企業(yè)的重要性,1,2,辦公室工作為中心其他工作提供保障,檔案管理是辦公室工作的重要組成部分,檔案管理對(duì)于中心的重要作用,檔案管理工作的實(shí)質(zhì)就是更好的服務(wù)機(jī)關(guān)工作。 -國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)機(jī)關(guān)文書檔案工作管理辦法,個(gè)人對(duì)檔案管理工作的一些認(rèn)知,易于了解

3、全局,加強(qiáng)版的工作總結(jié),總結(jié)規(guī)律，提高效率,中心檔案管理工作情況匯報(bào),二、中心檔案制度執(zhí)行情況,一、硬件設(shè)施的完善,一、硬件設(shè)施的完善,檔案室面積擴(kuò)充，新增一組密集柜。,以前最多容納747卷，現(xiàn)可容納1432卷。 從15組密集柜增加到42組密集柜，共增加27組。,二、制度執(zhí)行情況,1.檔案范圍。 中心檔案是指中心在服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存和使用價(jià)值的 文字材料、數(shù)據(jù)、圖表、圖紙和影像資料。 主要包括：收發(fā)的公文、函件、證明、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同、會(huì)計(jì) 憑證和財(cái)務(wù)報(bào)表、干部職工檔案、房屋和土地檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、基建和 維修項(xiàng)目資料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙、重要及專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料、重要會(huì)議和重

4、要活動(dòng) 的影像資料等等。 中心現(xiàn)狀進(jìn)入中心檔案庫(kù)的有：收發(fā)的公文、函件、證明、會(huì)議紀(jì)要、 規(guī)章制度、會(huì)計(jì)憑證和財(cái)務(wù)報(bào)表、房屋和土地檔案、基建和維修項(xiàng)目資料、 項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙、重要及專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料、重要會(huì)議和重要活動(dòng)的影像資料等。 未進(jìn)入中心檔案庫(kù)的有：合同、干部職工檔案、設(shè)施設(shè)備檔案。,二、制度執(zhí)行情況,2.管理原則。 中心檔案實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范、分級(jí)管理、各負(fù)其責(zé)的原則。辦公室是中心檔案的綜合管理部門，負(fù)責(zé)中心行政綜合檔案的收集、整理、歸檔和保管，并對(duì)各處室（部）的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各處室（部）要指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的一系列方針、政策、規(guī)定，完成本部門檔案的收

5、集、整理、立卷、保管、移交和開(kāi)發(fā)利用等任務(wù)。 收集：這項(xiàng)工作各處室完成狀況甚佳，可從調(diào)檔案過(guò)程中體現(xiàn)。缺頁(yè)少頁(yè)狀況罕見(jiàn)。 整理、立卷：各處室獨(dú)立完成，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的方式方法，形成的檔案資料不利于查找。（整改） 移交：暫時(shí)未有移交的相關(guān)政策及規(guī)定。（整改）,二、制度執(zhí)行情況,3.檔案的保管。 除按規(guī)定干部職工檔案和財(cái)會(huì)檔案由相關(guān)職能部門保管外，中心各處室（部）各門類檔案均由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。各處室（部）歸檔完畢，應(yīng)將檔案整體移交給辦公室，并辦理移交登記手續(xù)，因工作需要留存的，自備重份或復(fù)印件。歸檔保管部門要根據(jù)檔案保管的要求，切實(shí)做好檔案的保管工作，定期組織人員對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，并采取有

6、效措施，保護(hù)檔案的安全。檔案庫(kù)（室）應(yīng)當(dāng)配備防火、防腐、防蛀、防潮、防盜等必要的安全設(shè)施。 中心現(xiàn)狀檔案室于2015年完成擴(kuò)建，后續(xù)將要對(duì)檔案室的6防進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注。,二、制度執(zhí)行情況,4.檔案的保密。 檔案工作人員要加強(qiáng)組織觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密和各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)守中心工作秘密。重要檔案要單獨(dú)保管，做到入柜加鎖，利用時(shí)不準(zhǔn)隨意擴(kuò)大借閱范圍。上級(jí)發(fā)來(lái)的機(jī)密和絕密文件，歸檔后應(yīng)嚴(yán)格借閱手續(xù)，不得翻印。 5.檔案的利用。 檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好檔案的提供利用工作，保證領(lǐng)導(dǎo)和工作的需要。借閱檔案應(yīng)經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿。 中心現(xiàn)狀：借閱檔案的人員以及次數(shù)

7、有限，目前并沒(méi)有相關(guān)違法規(guī)定的事例出現(xiàn)。但并沒(méi)有規(guī)范的借閱程序。,二、制度執(zhí)行情況,6.檔案的銷毀。 對(duì)保管期限已滿的檔案，經(jīng)辦公室鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的，在登記造冊(cè)基礎(chǔ)上，按要求由專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀。（2016年要對(duì)以往失去利用價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀，參照國(guó)資廳發(fā)（2010）28號(hào)關(guān)于印發(fā)的通知）。 中心現(xiàn)狀：并未有相關(guān)銷毀文件的有關(guān)制度、流程。,二、制度執(zhí)行情況,7.各處室（部）要依照本規(guī)定，結(jié)合工作內(nèi)容和特點(diǎn)，研究制定符合本部門工作需要的業(yè)務(wù)檔案管理制度，并報(bào)中心辦公室審核備案。中心所屬單位檔案管理工作依據(jù)本規(guī)定執(zhí)行。（需要進(jìn)一步與各處室檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。） 中心現(xiàn)狀：尚未完善。,傳達(dá)國(guó)資

8、委黨委委員、秘書長(zhǎng)閻曉峰在“大數(shù)據(jù)與檔案資源開(kāi)發(fā)利用”會(huì)議上的會(huì)議精神。,（一）檔案是企業(yè)信息資源的聚集地，必須加快數(shù)字化建設(shè)。,（二）檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲(chǔ)能池，必須推進(jìn)全方位利用。,（三）檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器，必須實(shí)施多元化轉(zhuǎn)型,有效開(kāi)展利用檔案資源，才能更好地融入中心、服務(wù)大局,（一）檔案是企業(yè)信息資源的聚集地， 必須加快數(shù)字化建設(shè)。,檔案是企業(yè)最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地，覆蓋了企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的所有內(nèi)容。長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)檔案管理思維所限，企業(yè)檔案管理普遍存在“重管理、輕使用”的現(xiàn)象。積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)資源海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析

9、，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，建立各種數(shù)據(jù)模型，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑸槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供多角度、全方位、有價(jià)值的服務(wù)，才能使檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。,（二）檔案是企業(yè)核心數(shù)據(jù)的儲(chǔ)能池， 必須推進(jìn)全方位利用。,一是傳承企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)，是載體與內(nèi)容的關(guān)系。 二是服務(wù)企業(yè)發(fā)展。通過(guò)對(duì)檔案資源的分析研究，把企業(yè)檔案中潛在的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，就能夠使檔案信息資源更好地服務(wù)中心工作、服務(wù)企業(yè)發(fā)展。 三是防控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為一種具有憑證意義的信息資源，具有輔助企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的信息價(jià)值。 四是維護(hù)企業(yè)權(quán)益。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中面臨著各種利益交織，可能產(chǎn)生各種糾紛,企業(yè)要想減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中

10、的麻煩與損失，就得在平素的企業(yè)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致的保存好，既有時(shí)效性又有真實(shí)性，較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，以有效維護(hù)自身權(quán)益，唯有如此才能在經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。,（三）檔案是企業(yè)改革發(fā)展的助推器， 必須實(shí)施多元化轉(zhuǎn)型,我們要以數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)利用為核心推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型： 一是由傳統(tǒng)管理向信息管理轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)檔案管理的流程是檔案的產(chǎn)生、檔案分類、檔案編目、檔案排序、檔案描述層級(jí)；并且傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。檔案信息化過(guò)程實(shí)際上也是指檔案管理模式從以存檔、管檔為主到以用檔為主的過(guò)程。 二是由封閉向開(kāi)放轉(zhuǎn)型。 三是由分散向集約轉(zhuǎn)型。 四是由保管向服務(wù)轉(zhuǎn)型。,

11、-摘自國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)文件的通知,【 我國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，明確今后數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)。下決心、花力氣去推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)?！?橫縱向比較,2016年工作重點(diǎn),長(zhǎng)期工作目標(biāo),輕工檔案管理實(shí)施方案,知己知彼,橫縱向比較,1-2月形成兩項(xiàng)基本方案； 3-4各部門形成檔案銷毀清冊(cè)，4月18日-4月28日進(jìn)行檔案銷毀工作； 7月底之前將2015年檔案歸檔完畢。,2016年工作重點(diǎn),針對(duì)檔案管理工作，形成輕工中心檔案管理培訓(xùn)機(jī)制； 對(duì)檔案室硬件設(shè)備設(shè)施的維護(hù)工作應(yīng)具體化責(zé)任化； 三年內(nèi)形成“輕工中心數(shù)字檔案室。,長(zhǎng)期

12、工作目標(biāo),一、橫縱向比較,（一）系統(tǒng)內(nèi)其他中心檔案管理基礎(chǔ)工作調(diào)研情況,一、橫縱向比較,（二）中心各處室檔案管理工作情況匯總,二、2016年度工作重點(diǎn),明確輕工機(jī)關(guān)服務(wù)中心檔案保管期限表； 明確輕工機(jī)關(guān)服務(wù)中心整檔范圍； 檔案裝具統(tǒng)一化。,各部門形成檔案核銷清冊(cè)，并于4月18日-4月28日進(jìn)行檔案銷毀工作。（檔案銷毀清冊(cè)）,參照新辦法新規(guī)定整理2015年度檔案，并于7月22日前將檔案交接辦公室。,兩項(xiàng)基本方案,檔案銷毀工作,2015年度檔案整理,1-2月份工作目標(biāo),3-4月份工作目標(biāo),7月份工作目標(biāo),（全宗）,原則：年度部門保管期限,檔 案 銷 毀 清 冊(cè) 審 批 表 該銷毀清冊(cè)銷毀檔案共計(jì) （卷件） 起止年度：