(企業(yè)管理課件)第五章控制.ppt

1、1,第五章 控 制 課程內(nèi)容精講,控制目標(biāo)與類型 制定控制標(biāo)準(zhǔn) 衡量實際工作 鑒定偏差并采取矯正措施,2,1. 控制的含義： 是監(jiān)視組織各方面的活動，保證組織計劃和實際運行狀況動態(tài)適應(yīng)的管理職能。 計劃和控制密不可分，計劃越是明確、全面和完整，控制的效果越好； 控制工作越是科學(xué)、有效，計劃越容易得到實施。 狹義的控制：按照計劃標(biāo)準(zhǔn)衡量計劃完成情況，針對出現(xiàn)的偏差采取糾正措施。 廣義的控制：還包括在必要時修改計劃標(biāo)準(zhǔn)，以使計劃更適合于實際情況。,3,2. 管理控制的目標(biāo)和特點： 在現(xiàn)代管理活動中，管理控制的目標(biāo)主要有兩個： 1）限制偏差的累積： 一般來說，工作中出現(xiàn)偏差是不可避免的。但小的偏差失

2、誤在較長時間里會積累放大并最終對計劃的正常實施造成威脅。因此有效的管理控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠及時地獲取偏差信息，及時采取有效矯正措施。 2）適應(yīng)環(huán)境的變化： 制定出目標(biāo)到目標(biāo)實現(xiàn)前，總是需要相當(dāng)一段時間。在這段時間，組織內(nèi)部的條件和外部環(huán)境可能會發(fā)生一些變化。需要構(gòu)建有效的控制系統(tǒng)，幫助管理人員預(yù)測和把握內(nèi)外環(huán)境的變化，并對由此帶來的機會和威脅作出正確、有力的反應(yīng)。,4,3. 管理控制的特點: 1）目的性： 管理控制無論是著眼于糾正執(zhí)行中的偏差還是適應(yīng)環(huán)境的變化，都是緊緊圍繞組織目標(biāo)的； 2）整體性： 包括兩層意思： 一是從控制的主體看，完成計劃和實現(xiàn)目標(biāo)是組織全體成員的職責(zé)， 二是從控制的對象看，

3、管理控制覆蓋組織活動的各個方面；,5,3）動態(tài)性： 組織不是靜態(tài)的，決定了控制標(biāo)準(zhǔn)和方法不可能固定不變，應(yīng)動態(tài)，以提高適應(yīng)性及靈活性； 4）人性： 管理控制本質(zhì)上是由人來執(zhí)行而且主要是對人的行為的控制。,6,4. 管理控制的基本類型： 根據(jù)控制信息獲取的方式與時點不同將管理控制劃分為 前饋控制、現(xiàn)場控制和反饋控制。,7,1）前饋控制（預(yù)先控制）： 在工作正式開始前對工作中可能產(chǎn)生的偏差進行預(yù)測和估計并采取防范措施，（如規(guī)章制度的制定）。 優(yōu)點： 可防患于未然； 針對計劃行動所依賴的條件進行控制，不針對具體人員，易于被員工接受并付諸實施。 缺點： 需要及時和準(zhǔn)確信息； 要求管理人員能充分了解前饋

4、控制因素與計劃工作的影響關(guān)系。,8,2）現(xiàn)場控制（同步或同期控制）： 工作進行中所實施的控制（如管理者親臨現(xiàn)場），主要有監(jiān)督和指導(dǎo)兩項職能： 監(jiān)督： 按預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)檢查工作； 指導(dǎo)： 針對工作中出現(xiàn)的問題，根據(jù)自己經(jīng)驗指導(dǎo)下屬改進工作，或與下屬共同商討矯正偏差的措施。 優(yōu)點： 有指導(dǎo)職能，有助于提高工作人員的工作能力及自我控制能力； 缺點： 受管理者時間、精力、業(yè)務(wù)水平的制約； 現(xiàn)場控制的應(yīng)用范圍較窄； 容易在控制者和被控制者之間形成對立情緒。,9,3）反饋控制（事后控制）： 在工作結(jié)束或行為發(fā)生之后進行的控制（不合格產(chǎn)品進行修理），注意力集中于工作或行為結(jié)果上，糾正今后活動。是實際管理工作中最常

5、用的控制類型。 優(yōu)點： 在周期性重復(fù)活動中，可以避免下次活動發(fā)生類似問題 消除偏差對后續(xù)活動過程的影響 可以提供員工獎懲的依據(jù)。 最大弊端： 實施矯正措施前，偏差、損失已產(chǎn)生。,10,5. 管理控制的過程與要素 管理控制的三步驟： 1）制定控制目標(biāo)，建立控制標(biāo)準(zhǔn)： 是控制工作得以開展的前提，是檢查和衡量實際工作的依據(jù)和尺度； 2）衡量實際工作，獲取偏差信息： 偏差信息是實際工作情況或結(jié)果與控制標(biāo)準(zhǔn)要求偏離的信息。 了解和掌握偏差信息，是控制工作的重要環(huán)節(jié)；信息是控制的前提和基礎(chǔ)。 3）分析偏差原因，采取矯正措施： 控制措施、對策、辦法的提出必須建立在對偏差原因進行正確分析的基礎(chǔ)上。,11,控制

6、工作的三項基本要素： 控制標(biāo)準(zhǔn)、 偏差信息、 矯正措施,12,13,6. 控制標(biāo)準(zhǔn)的實質(zhì)和要求： 1）標(biāo)準(zhǔn)是一種作為規(guī)范而建立起來的測量標(biāo)尺或尺度?？刂茦?biāo)準(zhǔn)是控制目標(biāo)的表現(xiàn)形式，是測定實際工作績效的基礎(chǔ)。 制定控制標(biāo)準(zhǔn)是控制工作的起點。（計劃工作） 2）有效控制標(biāo)準(zhǔn)基本特征（或要求）： 1）簡明性； 2）適用性； 3）一致性； 4）可行性； 5）可操作性； 6）相對穩(wěn)定性； 7）前瞻性。,14,1）確定控制對象： 通常選擇對實現(xiàn)組織目標(biāo)成果有重大影響的因素進行重點控制，需要考慮的因素主要有： 環(huán)境特點及其發(fā)展趨勢 資源投入 活動過程。 2）選擇關(guān)鍵控制點，考慮： 會影響整個工作運行過程的重要操

7、作與事項 能在重大損失出現(xiàn)之前顯示出差異的事項 若干能反映組織主要績效水平的時間與空間分布均衡的控制點，關(guān)鍵控制點的數(shù)量應(yīng)足夠。,7. 制定控制標(biāo)準(zhǔn)的過程和方法：,15,3）制定控制標(biāo)準(zhǔn)： 最為簡單的情況是，將計劃過程中形成的可考核的目標(biāo)直接作為控制的標(biāo)準(zhǔn)。但現(xiàn)實中更多的是需要通過一些科學(xué)的方法將某一計劃目標(biāo)分解為一系列具體可操作的控制標(biāo)準(zhǔn)。 控制標(biāo)準(zhǔn)分定量和定性兩類： 定量標(biāo)準(zhǔn)便于度量和比較， 主要分為 實物標(biāo)準(zhǔn)、 價值標(biāo)準(zhǔn)、 時間標(biāo)準(zhǔn)； 定性標(biāo)準(zhǔn)是難以確定的。,16,統(tǒng)計計算法（統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)）。 根據(jù)企業(yè)的歷史數(shù)字記錄或是對比同類企業(yè)的水平，運用統(tǒng)計學(xué)方法確定企業(yè)經(jīng)營各方面工作的標(biāo)準(zhǔn)。 利用統(tǒng)

8、計方法來確定預(yù)期結(jié)果。數(shù)據(jù)可能來自本企業(yè)和其他企業(yè)。 用歷史性統(tǒng)計資料作為某項工作確定標(biāo)準(zhǔn)具有簡便易行的好處，但是據(jù)此制定的工作標(biāo)準(zhǔn)可能低于同行業(yè)的卓越水平，甚至是平均水平； 因此在根據(jù)歷史性統(tǒng)計數(shù)據(jù)制定未來工作標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)考慮到行業(yè)的平均水平，并研究競爭企業(yè)的經(jīng)驗。,制定控制標(biāo)準(zhǔn)的方法：,統(tǒng)計計算法,經(jīng)驗估計法,工程法,17,經(jīng)驗估計法（經(jīng)驗標(biāo)準(zhǔn)）根據(jù)經(jīng)驗來建立標(biāo)準(zhǔn)。 要注意利用各方面的管理人員的知識和經(jīng)驗，科學(xué)綜合大家的判斷，制定出一個相對先進合理的標(biāo)準(zhǔn)。 工程方法（工程標(biāo)準(zhǔn)）： 工程標(biāo)準(zhǔn)是通過對工作情況進行客觀的分析，并以準(zhǔn)確的技術(shù)參數(shù)和實測的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)來制定的。,18,8. 衡量實際工作

9、成績應(yīng)注意的幾個問題,確定適宜的衡量方式,建立有效的信息反饋系統(tǒng),通過衡量成績，檢驗標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和有效性,19,1）確定適宜的衡量方式： 衡量的項目： 是衡量工作中最重要方面。實際衡量應(yīng)該圍繞構(gòu)成好績效的重要特征來進行，不能夠偏向那些易衡量的項目。 衡量的方法： )個人的親自觀察；)利用報表和報告 )抽樣調(diào)查；)召開會議。 在衡量實際工作成績時必須多種方法結(jié)合使用 衡量的頻度： 即衡量實績的次數(shù)或頻率，適宜的頻度取決于被控制活動的性質(zhì)、控制活動的要求。 衡量的主體： 誰來衡量？,20,2）建立有效的信息反饋系統(tǒng)： 對信息的要求： 信息的及時性： )信息收集要求及時； )信息的加工、檢索和傳遞工

10、作需要及時； 信息的可靠性： 可靠性首先來源于準(zhǔn)確，包括收集、傳遞等環(huán)節(jié)； 信息適用性： 提供盡量精煉又滿足控制要求的全部信息，信息不足和信息過多同樣有害。,3）通過衡量成績，檢驗標(biāo)準(zhǔn)的客觀性和有效性： 找出是否有標(biāo)準(zhǔn)本身的問題。,21,9. 鑒定偏差并采取糾正措施應(yīng)注意的問題：,22,9.1. 找出偏差產(chǎn)生的主要原因： 并非所有偏差都可能影響企業(yè)的最終成果。 首先判斷偏差的嚴(yán)重程度； 其次探討導(dǎo)致偏差產(chǎn)生的主要原因； 9.2. 確定矯正偏差措施的實施對象： 可能是： 組織的活動， 衡量的標(biāo)準(zhǔn)， 或是指導(dǎo)活動的計劃。 原因： 1）原先計劃和標(biāo)準(zhǔn)制定得不科學(xué)； 2）環(huán)境發(fā)生預(yù)料不到的變化，原來被

11、認(rèn)為正確的計劃不再適應(yīng)新形勢需要。,23,9.3. 選擇適當(dāng)矯正措施： 管理控制中的控制或矯正措施包括“糾偏”和“調(diào)適”兩類。 第一，對于因工作的失誤造成的問題， 控制工作主要是“糾偏”，即加強管理、監(jiān)督，確保工作與目標(biāo)的接近或吻合； 第二，若計劃目標(biāo)不切合實際， 控制工作主要是按實際情況修改計劃目標(biāo)； 第三，若組織的運行環(huán)境發(fā)生重大變化， 致使計劃失去客觀的依據(jù)，控制措施是啟動備用計劃或重新制定新計劃。,24,1）保持矯正方案雙重優(yōu)化： 判斷矯正方案的合適性需要考慮兩方面的要求：一是矯正工作的經(jīng)濟性;二是管理控制工作必須在滿足經(jīng)濟性要求的前提下，通過對各種可行矯正方案比較分析，選擇投入最少、

12、成本最小、解決偏差效果最好的方案. 2）充分考慮原先計劃實施的影響：追蹤決策，在制定和選擇追蹤決策方案時，需要充分考慮組織伴隨著初始決策的實施已經(jīng)消耗的資源和這種消耗對客觀環(huán)境造成的影響以及人員思想觀念的轉(zhuǎn)變問題。 3）應(yīng)急性矯正行動與永久性矯正行動并重 4）注意消除組織成員對糾偏措施的疑慮：要充分考慮和處理組織成員對擬采取矯正措施的各種態(tài)度，特別是消除執(zhí)行者的疑慮，避免發(fā)、方案實施時出現(xiàn)人為障礙。,25,9.4. 堅持有效控制的原則 1）控制應(yīng)該同計劃與組織相適應(yīng) 2）控制應(yīng)當(dāng)突出重點，強調(diào)例外 3）控制應(yīng)具有靈活性、及時性和經(jīng)濟性的特點 4）控制過程應(yīng)避免出現(xiàn)目標(biāo)扭曲問題 5）控制工作應(yīng)注

13、重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力,26,突出重點，強調(diào)例外： 控制要突出重點，管理者不可能面面俱到，要找出和確定最能反映或體現(xiàn)成果的關(guān)鍵因素加以控制。 控制也應(yīng)強調(diào)例外，管理者將控制重點著重于例外情況，可集中有限精力解決問題。 例外并不能僅靠偏差數(shù)值大小來確定，要考慮客觀實際情況。必須與控制關(guān)鍵問題的原則結(jié)合起來，注意關(guān)鍵問題上的例外。,27,具有靈活性、及時性、經(jīng)濟性： 靈活性： 控制系統(tǒng)能適應(yīng)主客觀的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用，與計劃一同變動； 及時性： 信息收集和傳遞必須及時，才能及時控制，否則不能起積極作用，反而會帶來消極影響。 堅持適度性，以便提高經(jīng)濟性： 從經(jīng)濟性角度考慮，控制系統(tǒng)不是越復(fù)雜

14、越好，控制力度也不是越大越好。,28,避免目標(biāo)扭曲： 在實際工作中，有關(guān)人員對手段的關(guān)注可能超過對實現(xiàn)組織目標(biāo)的關(guān)注，或者忘記了手段性措施是為實現(xiàn)組織目標(biāo)服務(wù)的，以致出現(xiàn)為遵守規(guī)定或完成預(yù)算而不顧實際控制效果的刻板、僵硬、扭曲。,29,注重培養(yǎng)組織成員的自我控制能力： 員工進行自我控制是提高有效性的根本途徑。 優(yōu)點： 有助于發(fā)揮員工的主動性、積極性和創(chuàng)造性； 可以減輕管理人員負擔(dān)，減少企業(yè)控制費用的支出； 有助于提高控制的及時性和準(zhǔn)確性。 但鼓勵和引導(dǎo)員工進行自我控制，并不意味對員工可以放任自流。 員工的工作目標(biāo)必須服從于組織的整體目標(biāo)，并有助于組織整體目標(biāo)的實現(xiàn)。,30,二、主要概念 控制： 根據(jù)既定的目標(biāo)與各種標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督查計劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)偏差，找出原因，采取措施，進行糾正，并根據(jù)已變化的情況對原有的設(shè)想、打算進行調(diào)整、以確保組織目標(biāo)的實現(xiàn)。 反饋控制： 用系統(tǒng)過去的情況來指導(dǎo)現(xiàn)在和將來的控制方式，它利用受控系統(tǒng)的輸出信息來防止已經(jīng)發(fā)生或即將出現(xiàn)的偏差繼續(xù)發(fā)展或今后再度發(fā)生。 前饋控制： 又可稱為指導(dǎo)將來的控制，即不斷利用最新的信息進行預(yù)測，并把預(yù)測的結(jié)果同所期望的結(jié)果進行比較，再根據(jù)比較的結(jié)果采取相應(yīng)的措施來調(diào)整投入及實施活動，以達到預(yù)期的結(jié)果。,31,三、知識點小結(jié) 1）企業(yè)員工的工作質(zhì)量和數(shù)量是決定經(jīng)營成果的重要因素，因此，必須使企業(yè)員