采購控制程序文件

1、采購控制程序文件1. 目的對采購物資的全過程進(jìn)行管理控制，以確保其符合公司采購流程及規(guī)定要求。2. 范圍適用于原材料、外購物料及服務(wù)等物資采購的控制。3職責(zé)3.1采購部負(fù)責(zé)組織對供應(yīng)商的評價(jià)工作，并提供合格供應(yīng)商一覽表，負(fù)責(zé)對各部門提出采購申請程序進(jìn)行把控。3.2項(xiàng)目部或申請部門負(fù)責(zé)提供采購需求說明或技術(shù)性文件。3.3采購部收集匯總編制月采購計(jì)劃報(bào)表，于次月1日前提交月采購計(jì)劃，每月5日前（含5日）提交上月采購報(bào)表。以上表格分公司采購人員制作后、提交至集團(tuán)采購部各區(qū)域負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核，待審核通過后，方可采購。3.4收貨部門及使用部門負(fù)責(zé)采購物料的檢驗(yàn)、驗(yàn)證。3.5倉庫負(fù)責(zé)按公司要求對采購物資進(jìn)

2、行管理（如配有倉庫此條有效）。4. 采購工作程序4.1采購需求文件及采購計(jì)劃4.1.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購需求文件，一般包括：名稱、數(shù)量、質(zhì)量要求、標(biāo)識方法、交貨方式及交貨期等；4.1.2采購申請文件分為三種：月度采購計(jì)劃申請、采購簽報(bào)申請、臨時物料采購申請。月度采購計(jì)劃：由需求部門申請后，發(fā)送至采購員處匯總，采購編制好月度采購計(jì)劃匯總表后，需由分公司財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字后，另發(fā)送至集團(tuán)采購部進(jìn)行申批，集團(tuán)采購部審核通過后方可進(jìn)行采購配送。簽報(bào)申請：即在公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)由申請部門發(fā)起需求，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人、集團(tuán)采購、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理、集團(tuán)辦公室、董事長批準(zhǔn)后方可采購。簽報(bào)申請一般用于固定資產(chǎn)、臨時采購超過

3、2000元標(biāo)準(zhǔn)時使用。臨時采購申請：即在月度計(jì)劃外采購（如：臨時進(jìn)場、開荒、特殊要求等），且采購金額未超過2000元的，需由申請或使用部門填寫臨時材料申請單，再由部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后方可執(zhí)行采購。具體操作請參考“采購流程圖”。4.2采購具體操作流程及要求4.2.1新進(jìn)場采購操作流程4.2.1.1新項(xiàng)目成立，分公司采購人員到崗后首先按項(xiàng)目需求，確定申請文件模式，項(xiàng)目的作業(yè)車輛采購，如：灑水車、洗掃車等，這些車輛采購一般需要供貨周期，確定好需求可直接走公司內(nèi)網(wǎng)OA簽報(bào)進(jìn)行申請，部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再發(fā)至集團(tuán)車輛管理部相關(guān)人員、財(cái)務(wù)、集團(tuán)辦公室、董事長依次批復(fù)后由集團(tuán)車輛管理部人員負(fù)責(zé)車輛采購事宜

4、。4.2.1.2新項(xiàng)目辦公家具及小型設(shè)備采購人員需進(jìn)行詢價(jià)比對，至少貨比三家，家具詢價(jià)內(nèi)容需提供圖片及材質(zhì)等信息；小型設(shè)備需提供相關(guān)參數(shù)；電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備需提供品牌及配置、保修條款等，京東采購是比對價(jià)格之一，以上詢價(jià)比對后，需走公司內(nèi)網(wǎng)簽報(bào)進(jìn)行申請，分公司采購在意見欄內(nèi)需說明詢價(jià)情況、付款方式及采購意見，報(bào)請集團(tuán)采購部審批，按流程審批完成后方可進(jìn)行采購，付款方式需采用月結(jié)對公轉(zhuǎn)賬，除網(wǎng)購?fù)?，其它均需簽定采購合同?.2.1.3新項(xiàng)目常規(guī)物料采購一般在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行采購配送，選擇供應(yīng)商應(yīng)按供應(yīng)商管理程序文件進(jìn)行操作，首次采購需在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行最少三家比對詢價(jià)（城市規(guī)模大最好五家），詢價(jià)內(nèi)容包括：單價(jià)、

5、是否含稅（專票或是普票，專票需注明抵扣稅點(diǎn)）、支付方式等。詢價(jià)完成后需走內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行簽報(bào)申請并報(bào)集團(tuán)采購部進(jìn)行審核，依次批復(fù)后方可進(jìn)行合作，并與供應(yīng)商簽定框架協(xié)議。4.2.1.4新項(xiàng)目費(fèi)用支付如房屋租金、油卡充值費(fèi)用等，均需走采購簽報(bào)申請。4.2.4.5采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，應(yīng)以合同訂貨、對公賬務(wù)往來為主，市場零星采購為輔原則，在合格供應(yīng)商一覽表內(nèi)選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.2.2常規(guī)采購、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購人員收到物料申請單后（需有部門經(jīng)理及分公司總經(jīng)理簽字），首先進(jìn)入ERP系統(tǒng)錄入訂單（具體操作參考采購ERP操作手冊），訂單打印后給直屬部門經(jīng)理簽字，簽字后傳真或掃描給供應(yīng)商(

6、原件采購按月裝訂存檔備查)，供應(yīng)商收到訂單后打印兩份，一份蓋章確認(rèn)與當(dāng)月送貨單一起送交我公司采購員，采購員登記采購合同臺賬，支付付款時需作為附件一并附在付款申請單中，另一份供應(yīng)商存檔備查。4.2.2.2 送貨單：供應(yīng)商需提供一式三聯(lián)的送貨單需蓋章（打印件最好），如果送貨直接到項(xiàng)目上，由項(xiàng)目接收人核實(shí)物料無誤后在送貨單上簽字，簽字后的送貨單一份留存項(xiàng)目，另一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)處； 送貨到倉庫則倉管人員核對無誤后在送貨單上簽字，簽字后一份留存?zhèn)}管人員，另一份與訂單一起配送（或郵寄）到分公司物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)處，送貨單是財(cái)務(wù)入庫及付款的依據(jù)，支付貨款時需作為附件一并附在付款申請

7、單中。4.2.2.3入庫單：物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)到供應(yīng)商提供我司項(xiàng)目或是倉管人員簽字后的送貨單后，需與訂單核對是否有誤，如果數(shù)量有誤需做訂單變更（后期訂單變更或因特殊情況可無需蓋章），也可以在訂單未關(guān)閉情況下找集團(tuán)采購做反審核處理，特殊情況也可以手動制作入庫單（具體操作可參考采購ERP操作手冊）；如果訂單與送貨單核對無誤，物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)在ERP系統(tǒng)將此張訂單下推成入庫單（具體操作參考采購ERP操作手冊），生成入庫單打印一式三份，物控（或采購）與倉管（如果有）與部門經(jīng)理簽字后，財(cái)務(wù)留一聯(lián)（蘭色）用于核對應(yīng)付入賬、物控（或倉管）一聯(lián)（白色）按月裝釘存檔，采購一聯(lián)（黃色）做為支付貨款附件附在付款申請單

8、中。4.2.2.4出庫單：材料入庫后，物控（或采購）將送到現(xiàn)場項(xiàng)目入庫材料出庫至各項(xiàng)目（出庫單可以用入庫單下推，也可手動制作出庫單，具體操作參考采購ERP操作手冊）；送貨到倉庫需要領(lǐng)用物料，則需打印出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)料人簽字后，物控留存一聯(lián)按月裝釘存檔備查，交財(cái)務(wù)一聯(lián)做成本核算，領(lǐng)料人一聯(lián)提交至倉管進(jìn)行出庫。4.2.3分公司采購大型施工、大型設(shè)備超過100萬元需走招投標(biāo)或竟?fàn)幮哉勁蟹绞竭M(jìn)行。首先填寫“招標(biāo)需求申請表”，按表上所需內(nèi)容進(jìn)行審批，提供招標(biāo)所需文件上報(bào)集團(tuán)采購部按招標(biāo)流程進(jìn)行采購。如100萬元以下采購，則視具體情況在分公司當(dāng)?shù)剡M(jìn)行招標(biāo)采購或是邀標(biāo)進(jìn)行“競爭性談判”，采購人員需提供“招

9、標(biāo)計(jì)劃表”“招標(biāo)邀請函”“招標(biāo)文件”等報(bào)備集團(tuán)采購部審核，招標(biāo)結(jié)果出來需上報(bào)集團(tuán)采購部，意見達(dá)成一致后需走內(nèi)網(wǎng)簽報(bào)審批進(jìn)行采購實(shí)施。4.2.4采購合同簽定4.2.4.1采購合同是按采購控制程序?qū)Σ少徦形锪霞胺?wù)進(jìn)行管理，各公司采購設(shè)備、工衣、施工勞務(wù)和臨時采購金額超過五萬元或有質(zhì)保金及售后服務(wù)條款的物品，必須簽訂采購合同。合同內(nèi)容包括單價(jià)（專票抵扣點(diǎn)）、供貨周期、付款方式（是否有質(zhì)保金）、售后條件等。4.2.4.2，經(jīng)集團(tuán)確認(rèn)常規(guī)物料采購合格的供應(yīng)商，分公司采購人員需與之簽定長期合作框架協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容需包含：服務(wù)承諾、付款條件、供貨要求等細(xì)節(jié)，具體可參考“集團(tuán)公司框架協(xié)議模版”。4.2.4.

10、3 采購合同審批程序按規(guī)定需簽定采購合同的隨采購簽報(bào)一起將合同提交審批。采購簽報(bào)之后簽訂合同的要在蓋章前將合同提交至集團(tuán)采購和法務(wù)審核。4.2.5采購物資的驗(yàn)收及檢驗(yàn)4.2.5.1采購物資、服務(wù)等驗(yàn)收及檢驗(yàn)，應(yīng)實(shí)行與采購職責(zé)相分離的原則。既采購人員不允許單獨(dú)驗(yàn)收，應(yīng)由使用部門或倉管員進(jìn)行驗(yàn)收或檢驗(yàn)。4.2.5.2當(dāng)物資檢驗(yàn)合格后，由項(xiàng)目部或倉庫保管員在送貨單上簽收，據(jù)此單清點(diǎn)入庫；4.2.5.3經(jīng)驗(yàn)收及或檢驗(yàn)不合格的物料，項(xiàng)目部或是倉管應(yīng)做好標(biāo)識，由采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)辦理退、換貨等相關(guān)手續(xù)。4.2.5.4大型機(jī)器設(shè)備及施工服務(wù)驗(yàn)收，需項(xiàng)目需用部門、采購人員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，各部門在接收單

11、上確認(rèn)簽字；如有問題需及時要求供應(yīng)商整改，至使驗(yàn)收合格確認(rèn)。4.2.6采購價(jià)格穩(wěn)定性及變動的相關(guān)說明4.2.6.1各分、子公司應(yīng)與選定合作供應(yīng)商簽定合同，合同一年一簽，合同中應(yīng)規(guī)定供應(yīng)商報(bào)價(jià)在合同有效期內(nèi)、價(jià)格不予變動。4.2.6.2對通過招標(biāo)、競爭性談判、單一來源及詢價(jià)采購方式確定的供應(yīng)商，通過雙方最終談判后，價(jià)格方面不予變動（采購部參與的議價(jià)過程應(yīng)該有相關(guān)記錄文件）。4.2.6.3對于市場上受整體行業(yè)影響因素而導(dǎo)致物品或物料在一定時期價(jià)格波動不穩(wěn)定，且價(jià)格起落較大的（如：電瓶、輪胎等）、價(jià)格不應(yīng)進(jìn)行鎖死，采購部應(yīng)依據(jù)市場行情及時了解掌握與收集市場信息并對價(jià)格進(jìn)行復(fù)核，以確保所需采購的物品或

12、物料價(jià)格在特殊情況下不高于市場供應(yīng)價(jià)格。4.2.6.4雙方供需合作期間，供應(yīng)商單方提出的調(diào)價(jià)申請、供應(yīng)商需要向采購方提出書面申請函并加蓋公章。采購部在接到供應(yīng)商的調(diào)價(jià)申請函后，應(yīng)在當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行價(jià)格復(fù)核并形成書面報(bào)告呈報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)逐級審批意見。待最終審批通過后，方可回復(fù)供應(yīng)商調(diào)價(jià)事宜（供應(yīng)商申請調(diào)價(jià)函及采購部市場核價(jià)調(diào)查意見及建議報(bào)告需存檔備案）。4.2.6.5價(jià)格遇市場階段性波動時，經(jīng)采購部核價(jià)后，浮動后的價(jià)格不應(yīng)高于當(dāng)時市場的供應(yīng)價(jià)格。采購部需定期進(jìn)行市場價(jià)格情行調(diào)查，以保障物品或物料價(jià)格始終處于平穩(wěn)，以充分保障公司利益。4.3供應(yīng)商的評定4.3.1供應(yīng)商評價(jià)內(nèi)容4.3.1.1評價(jià)供應(yīng)商的生產(chǎn)

13、能力、技術(shù)水平、服務(wù)能力；4.3.1.2對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估（一年二次），對其過往產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時度、價(jià)格、服務(wù)態(tài)度等幾個方面來評估打分，并填寫供應(yīng)商業(yè)績評價(jià)表，80分以下為不合格供應(yīng)商。4.3.1.3定期審核供應(yīng)商提供的材料是否過期、變更等，需及時更新。 4.3.2供應(yīng)商的選擇4.3.2.1采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的提名，摸底、調(diào)查初選工作，對供應(yīng)商的組織狀況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)狀況等進(jìn)行審查，并填寫供應(yīng)商評鑒表；供應(yīng)商能力考察評價(jià)表；4.3.2.2聯(lián)合管理部、品管部或項(xiàng)目部對其質(zhì)保能力進(jìn)行現(xiàn)場查看評審。4.3.3初選供應(yīng)商的檢驗(yàn)評定。4.3.3.1采購部對批量產(chǎn)品采購物料按采購技術(shù)要求，初選供應(yīng)商采

14、購樣品；并填寫供應(yīng)商審查表；4.3.3.2采購部對采購的樣品，按管理部及品質(zhì)部申請需求，做出結(jié)論并將結(jié)論作為評價(jià)依據(jù)，經(jīng)鑒定合格方可納入初選名單； 4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購部牽頭管理部確認(rèn)，樣品的數(shù)量視具體情況確定。4.3.34批量產(chǎn)品與零星產(chǎn)品常規(guī)物資采購以供應(yīng)商提供質(zhì)保書與合格證為準(zhǔn)；4.3.4供應(yīng)商的確定4.3.4.1評價(jià)后符合要求的供應(yīng)商經(jīng)管理部認(rèn)可，總經(jīng)理批準(zhǔn)，集團(tuán)采購部審核后，確定為合格供應(yīng)商；4.3.4.2采購部建立合格供應(yīng)商一覽表存檔，并且錄入供應(yīng)鏈系統(tǒng)；4.3.4.3采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商評價(jià)過程質(zhì)量記錄、資料的整理、保存，并建立合格供應(yīng)商檔案。4.3.5對供應(yīng)商的動態(tài)質(zhì)量控制。4.3.5.1為確保供應(yīng)商能長期，穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門每年對其進(jìn)行一次復(fù)審；4.3.5.2對供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，采購部要求限期整改。對不重視質(zhì)量或質(zhì)量問題無明顯改進(jìn)的供應(yīng)商，采購部以內(nèi)網(wǎng)郵件形式報(bào)備集團(tuán)采購部，經(jīng)過審批后取消其合格供應(yīng)商資格，從合格供應(yīng)商一覽表中去除，并通知相關(guān)職能部門。4.4對于同種采購物資盡可能選擇兩家或兩家以