高速公路有限公司竣工文件材料立卷歸檔

1、高速公路有限公司竣工文件材料立卷歸檔管理辦法第一章 總 則第一條 目的為加強梧州至柳州高速公路竣工文件材料立卷歸檔管理工作，制定本辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于梧州至柳州高速公路建設工程文件材料的歸檔整理及建設工程檔案的驗收，專業(yè)工程按有關規(guī)定執(zhí)行。第三條 竣工文件的主要內容本辦法所稱的竣工文件是指建設工程自項目立項開始至竣工驗收整個過程中所形成的與工程有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存利用價值的各種形式和載體的文件。第四條 相關標準竣工文件的歸檔整理除執(zhí)行本辦法外，尚應執(zhí)行以下現(xiàn)行有關標準規(guī)定：（一）公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法（x運輸部：交辦發(fā)2001390號

2、）。（二）公路工程竣工驗收辦法（x運輸部：交公路發(fā)2004446號）。（三）科學技術檔案案卷構成的一般要求（國家技術監(jiān)督局：gb/t11822-2000）。（四）重大建設項目檔案驗收辦法（國家檔案局、國發(fā)改委：檔發(fā)20062號）。（五）x建設項目檔案管理登記辦法、x建設項目檔案專項驗收辦法和x檔案進館辦法（交辦發(fā)2007436號）。第二章 術 語第五條 建設項目指梧州至柳州高速公路項目，由業(yè)主、設計、施工、監(jiān)理按合同要求進行統(tǒng)一實施，并接受政府監(jiān)督的基本建設單位。第六條 建設工程文件在建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、建設單位文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖、設計執(zhí)行、

3、監(jiān)督檢查及竣工驗收文件等。第七條 工程準備階段文件工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。第八條 施工文件施工單位在工程施工中形成的反映工程質量狀況和施工管理過程的文件。第九條 監(jiān)理文件監(jiān)理單位在監(jiān)理過程中形成的反映監(jiān)理工作質量和監(jiān)理過程的文件。第十條 竣工圖工程竣工驗收時，由施工單位按規(guī)定的格式提供的真實反映工程項目施工結果的圖紙。第十一條 竣工驗收文件由承包人自檢評定、監(jiān)理抽檢評定、質量監(jiān)督部門驗收評定、交工驗收和竣工驗收活動中形成的文件。第十二條 建設工程檔案在項目建設中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等按規(guī)定形式整理的記錄材料。第十三條

4、 案卷由互相聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。第十四條 立卷按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。第十五條 歸檔文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷，按規(guī)定移交檔案管理機構。第三章 組織與職責第十六條 項目公司、勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位和監(jiān)督單位應當將本項目工程竣工文件材料的形成、立卷、歸檔工作納入各個環(huán)節(jié)和有關工作人員的職責范圍。各單位應有專人負責、配備相關設備、制定相應的管理制度，確保項目竣工文件材料真實可靠，形成、立卷、歸檔等工作符合要求。第十七條 項目公司的職責項目公司負責對竣工文件材料的形成、立卷、歸檔進行全面管理，履行以下職責：

5、（一）委托設計、施工和監(jiān)理時，在合同中明確本竣工文件材料的形成、整理、組卷和歸檔要求。（二）工程交工驗收前，組織由自治區(qū)檔案局、自治區(qū)x運輸廳檔案室、勘察、設計、施工、監(jiān)理等高速公路管理機構組成的工作小組，對竣工文件材料立卷、歸檔工作進行預驗收，并提出預驗收報告。（三）組織本工程交、竣工驗收的檔案驗收，請自治區(qū)檔案局、x運輸廳檔案室派員參加并提出該項目的工程檔案驗收報告。（四）負責協(xié)調和檢查勘察設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷、歸檔工作。（五）負責收集工程準備階段的所有文件，接收勘察、設計、施工、監(jiān)理和監(jiān)督單位立卷歸檔的合格的竣工文件。（六）負責編制竣工決算文件，接受各種審計

6、，并收集審計文件。（七）負責環(huán)境保護有關竣工文件的編制，接受環(huán)保驗收，并收集有關環(huán)保檢查、驗收文件。（八）負責編制建設執(zhí)行情況報告，提交竣工驗收時審查，并收集整理歸檔。第十八條 勘察設計單位的職責勘察設計單位應按設計合同要求，向項目公司提交合格的設計文件，進行設計交底，派設計代表在工程現(xiàn)場進行設計服務，及時處理設計和變更中出現(xiàn)的問題，主要履行以下職責：（一）應按規(guī)定收集和整理設計方案比較的有關文件。（二）按規(guī)定的格式和份數(shù)提交設計文件。（三）按規(guī)定的時間提交圖紙，對設計進行交底，派設計代表進行設計服務并收集整理設計服務活動的重要資料。（四）對設計變更進行處理并分析變更的影響，收集統(tǒng)計設計變更情

7、況的有關資料。（五）負責編制設計執(zhí)行情況報告，并提交竣工驗收時審查，交建設單位統(tǒng)一收集和移交。第十九條 監(jiān)理單位的職責監(jiān)理單位應按照監(jiān)理合同的要求，承擔施工監(jiān)理工作，審核施工單位編制的竣工文件，并收集整理監(jiān)理文件，主要履行以下職責：（一）收集整理反映監(jiān)理活動過程，能夠體現(xiàn)監(jiān)理工作在質量管理、安全管理、進度管理、費用管理、廉政建設、合同管理、文明施工和環(huán)境保護方面的工作質量的資料。（二）收集整理監(jiān)理抽檢評定資料，為驗收評定提供依據(jù)。（三）負責對施工資料形成、立卷、歸檔全過程進行監(jiān)理。（四）負責編制監(jiān)理執(zhí)行情況報告，提交竣工驗收時審查。（五）向建設單位移交合格的監(jiān)理文件。第二十條 施工單位的職責施

8、工單位負責施工文件、自檢評定資料和竣工圖的編制，提出施工執(zhí)行情況報告，履行以下責任：（一）收集整理反映施工活動過程的資料，包括施工準備、工序管理、中間檢查、各種報告、圖紙、聲像等資料。（二）對施工質量進行自檢評定，并按規(guī)定要求收集整理評定資料。（三）接受監(jiān)理單位的監(jiān)理，按規(guī)定要求對各種資料進行簽認。（四）負責編制施工執(zhí)行情況報告，交竣工驗收時審查，并移交給業(yè)主。（五）負責編制竣工圖，按規(guī)定的格式和份數(shù)提交合格的竣工圖紙。（六）及時提交各種合格的施工文件和竣工文件，配合做好驗收工作。第二十一條 監(jiān)督單位和檔案管理單位的職責按有關規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督單位進行驗收檢查評定后應提交驗收文件；檔案管理單位預驗

9、收檔案后應提出檔案認可文件。第四章 竣工文件材料的收集第二十二條 凡是反映與工程有關的重要活動，具有查考利用價值的各種載體的文件材料，都應收集齊全，歸入工程成套檔案，其具體范圍按公路工程竣工文件材料歸檔范圍及保管期限有關規(guī)定。第二十三條 竣工文件的收集應按合同單位的職責要求和規(guī)定內容進行，應為原件，收集原始手稿和打印稿，不得采用相互復印的資料，簽字蓋章方可歸檔；文件發(fā)至上級主管單位，建設單位為間接接收單位，且無抄送字樣時，可歸復印件。第二十四條 竣工文件的內容和深度必須符合國家有關勘察、設計、施工、監(jiān)理、驗收評定等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程的要求。第二十五條 原始記錄必須及時準確填寫，規(guī)定采用

10、統(tǒng)一表格填寫的原始記錄應采用專門的統(tǒng)一表格填寫，沒有規(guī)定表格時應采用通用記錄表格填寫。書寫材料應具有足夠的耐久性，可采用碳素墨水、藍黑墨水填寫，不得采用易褪色的書寫材料如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。原始記錄應有記錄、復核、計算等簽字。第二十六條 報告應根據(jù)原始記錄和規(guī)范要求，正確做出結論，采用計算機打印件，并有報告、審核、審批等簽字。反映情況的報告應有單位蓋章。第二十七條 各種匯總分析報告應與報告相對應，對情況進行科學、準確的分析或評價。第二十八條 質量評定資料應按單位工程、分部工程、分項工程收集，承包人的自檢評定資料應有足夠的頻率，監(jiān)理的獨立抽檢資料應滿足評定要求，與評定相關

11、的基本要求項目資料，應分類單獨收集。第二十九條 反映建設、設計、施工、監(jiān)理和驗收等過程活動的資料，按專業(yè)、內容分類，并按形成時間由各責任單位分別收集。第三十條 作為檔案保存的隱蔽工程照片應采用數(shù)字照相機照相，錄音、錄像文件應保證載體的有效性，長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。聲像材料整理時，應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄，要及時整理。篩選出來的照片對應刻錄成光盤，一式兩份，相片曬洗出來，一式兩套，并交監(jiān)理工程師驗收。第五章 竣工文件材料的整理第三十一條 歸檔文件的質量要求（一）工程文件必須真實、準確，與工程實際相符。（二）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔

12、，簽字蓋章手續(xù)完善。（三）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性高、耐久性好的紙張。（四）工程文件歸檔前，應檢查其內容和整理的形式，符合規(guī)范要求方可移交歸檔。第三十二條 立卷（一）竣工文件材料由項目業(yè)主組織勘察設計、施工、監(jiān)理等單位，根據(jù)x運輸部公路工程竣工驗收辦法所確定的竣工文件編制的具體分工，分別整理組卷。（二）竣工文件材料歸檔前，均需按要求由文件材料形成單位分別進行整理組卷。組卷應遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性的原則，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于查找利用，法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求，具體要求如下：1.征地拆遷文件、招標文件、投標文件及評標文件、承

13、包合同、合同談判和工程交、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件、工程決算及審計報告等有關文件材料應分別由x主管部門和建設單位根據(jù)文件材料形成的階段、性質、內容分類整理組卷。2.設計文件材料包括地質勘察資料、初步設計、方案設計、技術設計、總體規(guī)劃設計、工程概預算、施工圖設計等由設計單位按項目階段、單位和分部、分項工程、專業(yè)分別整理組卷。3.施工階段形成的施工文件材料由施工單位負責組卷。其中開工報告、分項工程開工申請批復單、施工組織設計、施工計劃、施工日志及中間驗收等分別按合同段組卷；試驗段試驗方案和總結報告、技術交底記錄，以單位工程為單元組卷；工地試驗報告必須加蓋工地試驗資質章，各項施工原始記錄按路線

14、進行方向，結合單位工程（含分部、分項）及不同專業(yè)，分別整理組卷。4.監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件材料包括監(jiān)理通知、指令、備忘錄、有關會議紀要、施工質量檢驗抽檢報告、合同管理文件、計劃進度管理文件、工程質量控制文件、工程技術管理文件、工程計量與支付文件、與總監(jiān)（或總監(jiān)辦）及參建單位的來往函等由監(jiān)理單位按階段、問題分類整理組卷。監(jiān)理工作記錄按路線進行方向結合單位工程分別組卷。5.標有密級的文件單獨組卷，并根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內科技文件材料的最高密級。6.同一卷內如有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。具體操作中還應注意以下事項：（1）按立項、設計、施工、竣工四個階段進行歸類劃分，不同形成階段的文件材料不

15、能混淆在一起。（2）剔除不屬歸檔范圍及重份的文件。（3）每道工序對應的竣工資料由監(jiān)表+質量檢驗報告單+相應的檢測記錄表或評定報告組成，所涉及單位、分部、分項工程的劃分，其順序原則上先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部（項）工程，同一分部（項）工程的文件再按不同專業(yè)排列。例如樁基中鋼筋籠加工及安裝是一道工序，且同時為一個分項工程，路基分項工程是包括從原地面填挖開始到頂層，所以不同的區(qū)段并非分項工程，不能單獨評分。子分部工程的劃分，若左右部為一分部工程，則左幅為子分部，右幅為另一子分部。（4）綜合管理性文件把反映不同問題的文件分開，同一問題形成的文件按時間先后組卷，如文件數(shù)量多，可按問題

16、組成幾個案卷。（5）施工文件按形成階段（工序）組卷，原材料、構件及出廠證明、試驗報告、合格證等可按類別、品種、用途、或批次時間組卷，并填寫“合格證”貼條，原材料試驗結果匯總表置于報告的首頁；設備文件單獨組卷；整個單位工程和分部工程的質量評定及統(tǒng)計表集中統(tǒng)一組卷；施工組織設計可按合同段單獨組卷，階段性進度計劃，以年度為單元組卷；路基、路面、橋梁、隧道、互通立交工程施工資料主要由試驗報告和檢測記錄組成，分項工程質量評定表和施工檢驗記錄以整公里組卷；工程變更文件，若文件少可按文號排列組成一卷，若數(shù)量多，則按文號或專業(yè)分別組卷。（6）圖紙的組卷，反映同一單位工程的圖紙，數(shù)量少可組成一卷，若多，可在同一

17、單位工程內按不同專業(yè)組成若干案卷，不同專業(yè)的圖紙數(shù)量不一，組卷時可適當分卷或合并為一卷。第三十三條 卷內文件材料按以下要求進行排列：（一）管理性文件按問題或重要程度排列。（二）項目技術文件材料按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測實驗、評定、證明順序排列。（三）設備文件材料按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。（四）竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列。（五）卷內文件材料一般文字材料在前，圖樣在后；有譯文的譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后。第三十四條 案卷應由案卷封面和卷脊、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成。第三十五條 案卷封面由下列項目組成：（一）案

18、卷題名，應包括公路工程建設項目的名稱（或代號）、起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱。案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名應以方便查找為原則，并能真實概括卷內內容，舉例說明如下：例： 梧州至柳州高速公路竣工圖（第*卷 第*冊）應改為：梧州至柳州高速公路k*k*縱斷面竣工圖例： 梧州至柳州高速公路*大橋工程鋼材質量證明書、試驗報告應改為：梧州至柳州高速公路*大橋工程*年*月*月鋼材質量證明書、試驗報告（二）編制單位，是卷內文件材料形成單位或主要責任者。（三）編制日期，是卷內文件材料形成日期（包括起止日期）。（四）保管期限，由各接收

19、單位按x運輸部390號文劃定的保管期限填寫。（五）密級，依據(jù)保密規(guī)定填寫。（六）檔號=項目代號+分類號+案卷流水號，由各接收單位填寫檔案分類號和案卷順序號，編制單位不填寫。（七）卷脊需填寫案卷題名，書寫應符合中文書寫規(guī)范，卷脊案卷題名中的阿拉伯數(shù)字采用順時針轉90書寫或打印。第三十六條 卷內目錄排列在卷內文件材料的首頁之前。卷內文件目錄由下列項目組成：（一）順序號，填寫文件排列的順序號，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注，一個文件一個號。（二）文件編號或圖樣圖號，應填寫文件文號或圖樣的圖號。（三）責任者，填寫文件材料的直接形成部門或主要負責者，可采取通用的標準簡稱。（四）文件題名，應填寫文件材料標題的

20、全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內容的，應自擬標題，標題應簡明、概括，能反映文件材料的基本內容，如包含事由、結構、類型、部位、樁號等。（五）日期，是指文件材料的形成的起止日期。（六）頁次，填寫每份文件首頁上標注的頁號，最終一份文件標注首、尾頁號碼。頁號的標注方法是：雙面書寫文件，填寫或用號碼機打印在正面的右下角、背面的左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方。各卷之間不連續(xù)編頁號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。（七）竣工圖與施工圖數(shù)量不一致時應重新填寫目錄，同時保留原施工圖目錄。第三十七條 卷內備考表的編制應符合以下要

21、求：（一）備考表應標明卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（二）立卷人應由立卷人簽名。（三）檢查人應由案卷質量審核者簽名。（四）立卷日期填寫完成立卷的日期。備考表排列在卷內文件材料的尾頁之后。第三十八條 建設單位應將本項目所有案卷按照工程進展或里程順序，即按立項、工可、設計、施工、竣工的先后順序結合里程順序，對案卷進行系統(tǒng)排列，并用鉛筆在封面和卷脊編寫案卷臨時流水號。第三十九條 竣工圖立卷應符合下列要求：（一）竣工圖應能全面、準確反映竣工路線、路基、路面、橋梁隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、安全設施等的全部施工實際造型和特征，竣工圖的套數(shù)按實際需求，一般不少

22、于2套。（二）施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖，圖章規(guī)格為80mm60mm，圖章內容包括：工程竣工圖、編制單位、編制人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理負責人?？⒐D章統(tǒng)一采用紅色印泥。（三）凡結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%的，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。（四）圖紙可以按297mm210mm或297mm420mm折疊；底圖不折疊，以張為單位平放在專用底圖柜內，大于1號的底圖也可卷放裝筒。第四十條 文字材料應去掉金屬物并采用三孔一線方法（

23、孔距80mm，裝訂線距紙邊12.5 mm）裝訂，裝訂時將裝訂邊和下邊取齊。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬，對紙張規(guī)格大小差別較大的文件應適當補貼或折疊。第四十一條 案卷卷皮、卷內表格規(guī)格按照x文件材料立卷歸檔辦法中所規(guī)定的科技檔案卷皮和卷內表格樣式及尺寸執(zhí)行，一般厚度不超過40mm。第六章 歸 檔第四十二條 歸檔文件應完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動全過程，文件材料的質量符合要求。歸檔文件必須經過整理，并組成符合要求的案卷。第四十三條 歸檔時間應符合以下規(guī)定：（一）根據(jù)建設程序和工程特點，分階段、分期進行，在分部工程通過監(jiān)理工程師組織的驗收檢查后，承包人應及時將施工文件歸檔。（二）勘察、設計單位應當在任務完成時，施工單位和監(jiān)理單位應當在工程交工驗收前，將各自形成的工程檔案向建設單位歸檔。施工文件應在交工驗收前56天提交監(jiān)理工程師審查。（三）建設單位應當收集齊全工程竣工文件并整理立卷后，