時間管理教程PPT.ppt

1、時 間 管 理,關于時間的名言,孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜?！?薩士比亞 “時間的無聲的腳步，是不會因為我們有 許多事情要處理而稍停片刻?！?導 語,人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。,時間的論述,古人以“一寸光蔭，一寸金”來比喻時間之寶貴，勸世人應該珍惜分秒，好好利用不斷流逝的歲月，此理念至今仍是放之四海皆準。 在當前社會里，身為主管的你必須有效地利用每天的辦公時間，將計劃的事項完成，而時間管理其實多屬自我管理，主管須要學習如何管理自己，按時把工作完成，這可能要改變個人的工作習慣。

2、,時間的論述,人的一生時間有限，也許是80年，這一生里每一個人都想成功，或能夠有所意義 。 人生下來以后，大多數(shù)的人成功的機會原則上是一樣的，為何經(jīng)過了30年或40年以后，會有不一樣成就的人，答案是不一樣成就的人，在前面他把時間做了不同的使用，有些人從小就努力學習勤奮工作，當然他們會比其他人更快速的積累更多的智慧與經(jīng)驗，就有機會，就會步步爬升 。,時間的論述,相反的也有一些人，不努力學習，工作不勤快，甚至把時間浪費在吃喝玩樂上，也許他本身不知覺，但他的時間已在不知覺中溜走，這又如何來成就呢？ 回頭看看自己，再看看別人總會有啟示吧，磨練時間的感覺就是抓住現(xiàn)在，讓每一分鐘時間做最好的使用。,時間失

3、控的原因,1 .缺乏計劃 主管身負重任,很多時候都會同時有多項任務須要完成，而這些任務又各有不同的困難和完成的期限，主管惟有見步行步，而不能事先全盤計劃如何完成各項任務，漸漸發(fā)現(xiàn)時不予我，其中一二項的時限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資源去完成，這種處理方法虛耗資源和時間；,時間失控的原因,2 . 缺乏組織 主管很多時候須要將工作分配給屬下員工處理，或與其他部門配合，假如在分配工作時，沒有把員工組織起來，又沒有與其他部門取得默契，則員工在執(zhí)行工作上可能會出錯，或彼此產(chǎn)生誤會，或因缺乏器材或原料而導致無法完成工作等情況，令主管須花時間去糾正；,時間失控的原因,3 .用人不當 主管

4、於分配工作給各員工時，對他們的情況不甚了解，例如沒有考慮員工的工作能力、工作量及組員間的合作性等，忽略這些因素，可能令員工無法順利如期完成任務，這時主管就要親自解決或重新分配工作，因而浪費主管和員工的時間；,時間失控的原因,4 .缺乏控制 每項任務都有完成的時限和要求的標準，若主管在分配工作后，沒有跟進員工的進度及成效，很可能在限期完結前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導致要花費很多時間急謀對策，或者是在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費不少時間。,“時間管理”的2大誤區(qū),誤區(qū)一：工作缺乏計劃 大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結果使并行的工作以串行

5、的形式進行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。,“時間管理”的2大誤區(qū),誤區(qū)二：不會適時說“不” 時間管理當中最有用的詞是 “不”,“時間管理”的2大誤區(qū),誤區(qū)二：不會適時說“不” 人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發(fā)生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把來自于各方的請托都一一不假思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。,“時間管理”的2大誤區(qū),“時間管理”的2大誤區(qū),誤區(qū)二：不會適時說“不” 量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任請托的工作，

6、不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果無法達標，都會打亂請托人的時間安排，結果“雙輸”。,“時間管理”的2大誤區(qū),“時間管理”的2大誤區(qū),誤區(qū)二：不會適時說“不” 所以，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與請托人協(xié)調，在必要的時刻，要敢于說: “不”,法寶一：以SMART為導向的目標原則 時間管理指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指： 具體的（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優(yōu)秀的員工”不是一個具體的

7、目標，但目標“我要獲得今年的公司最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。,“時間管理”的4大法寶,“時間管理”的4大法寶,法寶一：以SMART為導向的目標原則 可衡量的（Measurable）。這是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的公司最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標出勤、業(yè)務量、績效等。,“時間管理”的4大法寶,法寶一：以SMART為導向的目標原則 可達到的（Attainable）。這里“可達到的”有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內；二是目標應該有一定難度。 一般人在這點上往往只注意前者，其實后者也相當重要。目標經(jīng)常達不到的確會讓人沮喪，但同時得注意：太容易達

8、到的目標也會讓人失去斗志。,“時間管理”的4大法寶,法寶一：以SMART為導向的目標原則 相關的（Relevant）。這里的“相關的”是指與現(xiàn)實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。,“時間管理”的4大法寶,法寶一：以SMART為導向的目標原則 基于時間的（Time-based）。“基于時間”就更容易理解了，它是指目標必須確定完成的日期。 在這一點上，時間管理指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監(jiān)控。,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二象限的四象限原則 根據(jù)重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系）

9、。,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二象限的四象限原則,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二象限的四象限原則 第一類是“重要且緊迫”的事件，例如：處理危機、完成有期限壓力的工作等； 第二類是“重要但不緊迫”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關系網(wǎng)絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑；,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二象限的四象限原則 第三類是“不重要但緊迫”的事件，例如：不速之客、某些電話、會議、信件；第四類是“不重要且不緊迫”的事件，更直接的來說是“浪費時間”的事件，例如：閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節(jié)目等。,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二

10、象限的四象限原則 時間管理指出，第三象限的收縮和第四象限的舍棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那么明智很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓力的工作狀態(tài)下，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往既不利于個人也不利工作。,“時間管理”的4大法寶,法寶二：關注第二象限的四象限原則 大多數(shù)新員工在進廠的初期，是一個關注于第一象限事件的人。那時候感覺很糟，天天加班，而且工作質量也不盡如人意。若轉換了關注的方向，可以發(fā)現(xiàn)整個感覺都會改變，這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少，而且處理

11、時由于時間比較充足，效果都會比較好，人也更有自信了。,“時間管理”的4大法寶,法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則 專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。,“時間管理”的4大法寶,法寶三：趕跑時間第一大盜的韻律原則 時間管理法則“韻律原則

12、”，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強的溝通方式（如e-mail），要適當?shù)嘏c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。,“時間管理”的4大法寶,法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則 “崔西定律”是指：“任何工作的困難度與 其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程?！?如何進行有效的時間管理,1.“今年是你生命中的最后一年”法 你打算

13、如何去度過？,如何進行有效的時間管理,2.時間價值分析法 時間價值表：,如何進行有效的時間管理,2.時間價值分析法 你的時間價值分析,如何進行有效的時間管理,3.成功=價值速度2（S=VC2） E=MC2（能量=質量速度2）； 做最有價值的事（提升你做事的價值）； 在單位時間內做最多的事（提升你做事的效率和速度）。,如何進行有效的時間管理,4.ABC分類法,如何進行有效的時間管理,5.生理節(jié)奏法 a)注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事； b)注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內解決問題； c)該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，這樣你每天清醒的時

14、間，就多增加了1小時。,如何進行有效的時間管理,6.杜拉克時間管理法 現(xiàn)代管理之父杜拉克認為，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從他們時間開始。 記錄時間； 分析時間； 管理時間。,如何進行有效的時間管理,7.柯維時間管理法 以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，強調產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進； 有效個人管理的六個標準（1）： 一致：使命與價值觀、角色與目標、重點與計劃、欲望與 自制等應合諧一致； 平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等方面平行發(fā)展；,如何進行有效的時間管理,7.柯維時間管理法 有效個人管理的六個標準（2）： 有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各有不同的優(yōu)先目標，

15、但要相互呼應，最有價值的事先做； 重人性：個人管理的目的在人而不在事； 有彈性：應可因個人作用和需求的變化而調整； 攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記錄與調整。,如何進行有效的時間管理,7.柯維時間管理法 有效個人管理的四個步驟 確定角色：確定你認為重要的角色； 選擇目標：分別為每個角色確定未來一周要達成的目標； 安排進度：為這些目標確定完成時間； 逐日調整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。,如何進行有效的時間管理,8.艾維利時間管理法 a)寫下你明天要做的6件最重要的事； b)用數(shù)字標明每件事的重要性次序； c)明天早上第一件事是做第一項，直至完成或達到要求； d)然后再開始完成第

16、二項、第三項； e)每天都要這樣做，養(yǎng)成習慣；,如何進行有效的時間管理,9. 20/80時間管理法 a)20/80定律是由意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的，因此，也叫巴萊多定律； b)用80%的時間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的優(yōu)質客戶； c)用80%的時間和精力學習能給你產(chǎn)生80%的效果的,20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）； d)最20/80定律從你要做的一大堆事中選出最重要的事優(yōu)先做。,如何進行有效的時間管理,10.日程表時間管理法 a)“我要得到什么樣的結果？” b)“這件事是否可以不干？” c)“這件事是否可以交給別人去干？” d)“是否還有更好的方法？”,如何進行