惠眾會計基礎(chǔ)會計檔案.ppt

1、2013年江蘇省會計從業(yè)資格考試會計基礎(chǔ)課程 主講老師： 程風(fēng)德 中國注冊會計師 中國注冊稅務(wù)師,1,目 錄,第十章 會計檔案,3,第一節(jié) 會計檔案概述,一、會計檔案的概念,二、會計檔案的內(nèi)容,三、會計檔案的種類及分類方法,第十章 會計檔案,P211,P210,P211,一、會計檔案的概念會計檔案是 、 和 等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。,4,P210,會計當(dāng)案 管理的意義,反映作用,史料作用,查證作用,監(jiān)督作用,第一節(jié) 會計檔案概述,第十章 會計檔案,會計憑證,會計賬簿,財務(wù)報告,5,第一節(jié) 會計檔案概述,一、會計檔案的概念,二、會計檔案的內(nèi)容,三、會計檔案

2、的種類及分類方法,P211,P210,P211,第十章 會計檔案,6,會 計檔案,會 計 憑 證 類,會 計 賬 簿 類,財務(wù)會計報告類,其 他 類,二、會計檔案的內(nèi)容,P211,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,7,P211,1、原始憑證 2、記賬憑證 3、匯總憑證 4、其他會計憑證,1、總賬 2、明細(xì)賬 3、日記賬 4、固定資產(chǎn)卡片 5、輔助賬簿 6、其他會計賬簿,1、月度、季度、年度財務(wù)會計報告 4、其他財務(wù)會計報告,1、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 2、銀行對賬單 3、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料（存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料） 4、會計檔案移交清冊 5、會計檔案保管清冊

3、 6、會計檔案銷毀清冊。,預(yù) 算,計 劃,制 度,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,【例10-1】下列各項中不屬于會計檔案的是（）。A.會計移交清冊B.原始憑證C.月度財務(wù)計劃D.記賬憑證 【正確答案】C,8,P211,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,【例10-2】我國的會計檔案分為（）。A.會計憑證類B.會計賬簿類C.財務(wù)會計報告類D.其他類 【正確答案】ABCD,9,P211,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,【例10-3】下列各項中，屬于會計檔案的有（）。A.銀行對賬單B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表C.會計檔案保管清冊D.會計檔案銷毀清冊 【正確答案】ABCD,10,P211

4、,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,11,第一節(jié) 會計檔案概述,一、會計檔案的概念,二、會計檔案的內(nèi)容,三、會計檔案的種類及分類方法,P211,P210,P211,第十章 會計檔案,三、會計檔案的種類及分類方法1.會計檔案的種類,12,會 計檔案,會計工作性質(zhì),公司企業(yè)會計檔案,預(yù) 算 會 計 檔 案,銀 行 會 計 檔 案,管 理 期 限,永 久 會 計 檔 案,定 期 會 計 檔 案,P211,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概述,2.會計檔案的分類方法會計檔案的分類要遵循 和 。從本單位會計檔案的實際出發(fā)，可選擇以下分類方法：,13,P212,第十章 會計檔案,第一節(jié) 會計檔案概

5、述,會計檔案的形成規(guī)律,本身固有的特點,年度形成 分類法,年度機(jī)構(gòu) 分類法,把一個年度內(nèi)形成的會計檔案分為憑證、賬簿、財務(wù)報告和其他四大類。然后分別組成若干保管單位（卷）。,把一個年度內(nèi)形成的會計檔案按機(jī)構(gòu)分開，然后在機(jī)構(gòu)內(nèi)再按憑證、賬簿、財務(wù)、報告和其他四類分別組成保管單位。,企業(yè) 事業(yè)單位,各級財政、稅務(wù)等部門和所屬單位較多的大型企業(yè),14,P212,第十章 會計檔案,一個年度內(nèi)形成的會計檔案,賬簿,機(jī)構(gòu)B,其他,憑證,財務(wù)報告,第一節(jié) 會計檔案概述,機(jī)構(gòu)A,機(jī)構(gòu)C,年度形成 分類法,年度機(jī)構(gòu) 分類法,目 錄,第十章 會計檔案,16,第二節(jié) 會計檔案保管,一、會計檔案的歸檔,二、會計檔案的

6、保管期限,三、會計檔案的查閱和復(fù)制,P217,P212,P214,四、會計檔案的銷毀,P217,第十章 會計檔案,一、會計檔案的歸檔（一）會計檔案的歸檔和保管要求根據(jù)財政部國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的會計檔案管理辦法各單位對會計檔案的歸檔和保管應(yīng)做到：1.各單位每年形成的會計檔案。都應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 2.當(dāng)年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位會計機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。,17,P212,第二節(jié) 會計檔案保管,第十章 會計檔案,3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷

7、冊的封裝，不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 4.交接會計檔案時交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)：（1）移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊。（2）交接會計檔案時交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。（3）交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。,18,P212,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,5.未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼任會計檔案的保管工作。6.對會計檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理做到妥善保管、存放有序、

8、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放嚴(yán)防毀損散失和泄密。7.采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案。 8.單位變更以后的會計檔案應(yīng)視不同情況進(jìn)行歸檔保管。（1）單位終止：單位因撤銷解散破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或者財產(chǎn)所有者代管或者移交有關(guān)檔案館代管。,19,P212,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,（2）單位分立：單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管、其他方可查閱復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代

9、管或者移交檔案館代管 ，各方可以查閱復(fù)制與其相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。 對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。,20,P213,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,（3）單位合并：單位合并后原單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位（存續(xù)方）統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍然存續(xù)的其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 【例10-4】各單

10、位每年形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊（） 【正確答案】對,21,P213,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,第二節(jié) 會計檔案保管,【例10-5】為了加強(qiáng)會計檔案的管理，企業(yè)當(dāng)年形成的會計檔案也必須有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，而不能由會計機(jī)構(gòu)暫行管理。（） 【正確答案】錯 【例10-6】單位會計機(jī)構(gòu)對會計檔案立卷歸檔之后，在保管（）期滿后移交單位的會計檔案管理機(jī)構(gòu)。A.3個月B.半年C.1年D.2年 【正確答案】C,22,P213,第十章 會計檔案,（二）會計檔案的歸檔程序1.對會計檔案進(jìn)行整理立卷。各單位每年形成的會計資料，年度終了應(yīng)由會計人員按不同要

11、求對其進(jìn)行整理并裝訂立卷。2.對會計檔案進(jìn)行編制卷號。會計檔案整理立卷后，會計機(jī)構(gòu)首先要按不同要求對各類會計檔案編制卷號。3.編制保管清冊。對會計檔案編制卷號后，會計機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會計檔案保管清冊，將會計檔案的名稱種類卷號數(shù)量起止日期應(yīng)保管期限等一一登記入冊并一式兩份。,23,P213,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,24,第二節(jié) 會計檔案保管,一、會計檔案的歸檔,二、會計檔案的保管期限,三、會計檔案的查閱和復(fù)制,P217,P212,P214,四、會計檔案的銷毀,P217,第十章 會計檔案,25,P214,3年,25年,15年,10年,5年,永久,定期,保管期限,會計檔案的保管期限，從會

12、計年度終了后的第一天算起。,三個,一個,三個,其余,兩個,1、年度財務(wù)報告（決算）2、會計檔案保管清冊 3、會計檔案銷毀清冊,月、季度財務(wù)會計報告,1、銀行存款余額調(diào)節(jié)表2、銀行對賬單 3、固定資產(chǎn)卡片,1、庫存現(xiàn)金日記賬 2、銀行存款日記賬,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,【單選題 例10-7】根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管的會計檔案，其最短期限是（ ） A. 1年 B. 2年 C. 3年 D. 5年 【正確答案】C 【單選題 例10-8】計算會計檔案保管期限的開始時間是（ ） A.每一月份的第一天B.每一季度的第一天 C.每半年度的第一天D

13、.每一會計年度終了后的第一天 【正確答案】D,26,P216,第二節(jié) 會計檔案保管,【單選題 例10-9】根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，原始憑證的保管期限是（ ） A. 3年 B. 5年 C. 15年 D. 永久 【正確答案】C 【單選題 例10-10】銀行存款日記賬的保管期限是（ ） A. 3年 B. 5年 C. 25年 D. 永久 【正確答案】C,27,P216,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,【單選題 例10-11】企業(yè)年度財務(wù)會計報告的保管期限是（ ） A. 3年 B. 5年 C. 15年 D. 永久 【正確答案】D 【單選題 例10-12】事業(yè)單位的各種會計憑證的保管期限是（

14、） A. 25年 B. 15年 C. 5年 D. 3年 【正確答案】B,28,P216,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,29,第二節(jié) 會計檔案保管,一、會計檔案的歸檔,二、會計檔案的保管期限,三、會計檔案的查閱和復(fù)制,P217,P212,P214,四、會計檔案的銷毀,P217,第十章 會計檔案,三、會計檔案的查閱和復(fù)制1.各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。2.外部人員查閱會計檔案時，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)； 單位內(nèi)部人員查閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.辦理查閱手續(xù)時，查閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案查閱登記簿。4

15、.查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。,30,P217,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,31,第二節(jié) 會計檔案保管,一、會計檔案的歸檔,二、會計檔案的保管期限,三、會計檔案的查閱和復(fù)制,P217,P212,P214,四、會計檔案的銷毀,P217,第十章 會計檔案,四、會計檔案的銷毀（一）會計檔案的銷毀程序和辦法1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見【教材中給定：本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，這是不準(zhǔn)確的，請大家學(xué)習(xí)時注意查看】，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期

16、限、銷毀時間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。,32,P217,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,4.銷毀會計檔案時，應(yīng)按規(guī)定指派人監(jiān)銷： （1）一般企事業(yè)單位的會計檔案，由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 （2）國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。 （3）財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。 5.銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。,33,P218,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,（二）會計檔案銷毀應(yīng)注意的其他事項1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 2.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位的會計檔案，不論是否已滿保管期限，一律不得銷毀，必須妥善保管，待項目辦理竣工決算后，按規(guī)定的交接手續(xù)交給接收單位。 3.會計檔案銷毀清冊永久保管。,34,P218,第十章 會計檔案,第二節(jié) 會計檔案保管,【判斷題 例10-13】會計檔案不得借出，如有特殊需要可以提供查閱或者復(fù)制，查閱或復(fù)制時，應(yīng)辦理登記手續(xù)。 【正確答案】正確 【判斷題 例10