《文書學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)》PPT課件.ppt

1、文書學(xué)基礎(chǔ)知識(shí) 一、 概述 1.文書的概念 文書是人們在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，為了憑證、記載、公布、傳遞的需要，在一定載體材料上表達(dá)思想意圖的一種信息記錄，包括公務(wù)文書和私人文書。,2.文書與檔案的關(guān)系 一般來說，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備三個(gè)條件： 1）使用完畢或承辦完畢的文書才能歸入檔案，正在使用和運(yùn)行的文書材料不屬于檔案。 2）對日后實(shí)際工作具有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存。 3）按照一定規(guī)律集中保存起來的文件，才能最終成為檔案。,3我國文書和檔案工作的產(chǎn)生和發(fā)展概況 1899年在河南安陽小屯村出土的甲骨文，是迄今我國發(fā)現(xiàn)的最早的文書和檔案材料。

2、我國至少從公元前13世紀(jì)的殷商奴隸制國家機(jī)關(guān)開始就產(chǎn)生了最早的公務(wù)文書和文字檔案。 二十年代中期開始出現(xiàn)了系統(tǒng)研究文書工作的著作，徐望之的公牘通論是當(dāng)時(shí)的代表作。三十年代初，公文改良辦法對公文提出了規(guī)范性要求；隨后，甘乃光又提出了“文書檔案連鎖法”，即把文書收發(fā)與檔案管理在某些環(huán)節(jié)上統(tǒng)一起來，實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一登記的“三統(tǒng)一制度”。,1921年7月，中共一大產(chǎn)生了我黨第一批珍貴的綱領(lǐng)性文件，中共中央局成了當(dāng)時(shí)中央領(lǐng)導(dǎo)人閱覽和保管文件的第一個(gè)場所。 1928年12月，黨中央發(fā)出關(guān)于文書工作的通知，是我黨歷史上第一個(gè)關(guān)于文書工作的專門文件；1931年初，由瞿秋白起草、周恩來批示轉(zhuǎn)發(fā)了文件

3、處置辦法，為中央機(jī)關(guān)文書和檔案工作的規(guī)范化奠定了良好基礎(chǔ)。,新中國成立以后，逐步建立了全國統(tǒng)一的新的文書工作制度。1951年4月，政務(wù)院頒布了公文處理暫行辦法；黨中央發(fā)布了關(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定等文字缺點(diǎn)的指示和關(guān)于學(xué)習(xí)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的指示，進(jìn)一步規(guī)范了黨和國家的文書和文書工作；1955年1月，黨中央頒布了中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例；1956年4月，國務(wù)院發(fā)出關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定，之后，我國的文書工作和檔案工作的分工更加科學(xué)和完善。,4文書學(xué)的體系及特征 （一）文書學(xué)的學(xué)科體系 目前，我國文書學(xué)的學(xué)科體系已發(fā)展成為四個(gè)較為成熟的科目即文書工作發(fā)展史、古

4、文書學(xué)、機(jī)關(guān)文書處理和專門文書處理，它們共同構(gòu)成文書學(xué)的骨干內(nèi)容。 （二）文書學(xué)的基本特征 1) 應(yīng)用性與理論性的統(tǒng)一 2) 綜合性與獨(dú)立性的統(tǒng)一,5學(xué)習(xí)和研究文書學(xué)的意義 （一）有利于繼承優(yōu)秀的文化遺產(chǎn) （二）有利于總結(jié)管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn) （三）有利于提高公務(wù)人員的技能,二、文書工作與檔案工作 1.聯(lián)系 1) 工作對象上的聯(lián)系。 2) 工作步驟上的聯(lián)系。 3) 整體工作的聯(lián)系。 2.區(qū)別 1) 工作目的不同。 2) 工作任務(wù)不同。,3文書學(xué)與檔案學(xué)的關(guān)系 文書學(xué)與檔案學(xué)是關(guān)系最為密切的姐妹學(xué)科。從我國文書學(xué)和檔案學(xué)研究的發(fā)展歷史來看，在民國初期對檔案管理的研究都萌芽于文書學(xué)之中。30年代以后，一

5、些學(xué)者開始對檔案管理進(jìn)行比較系統(tǒng)的研究，成為檔案學(xué)研究的先聲。如周連寬的縣政府檔案處理法、程長源縣政府檔案管理法、何魯成檔案管理與整理、龍兆佛檔案管理法等相繼問世，標(biāo)志著以檔案管理學(xué)為代表的中國檔案學(xué)的形成。,三、文件的性質(zhì)、特點(diǎn)與功能 1.文件的性質(zhì)： 1）文件的本質(zhì)屬性現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性 2）文件的非本質(zhì)屬性則包括： 文件的政治性 文件的機(jī)密性 文件的信息內(nèi)容與載體的不可分割性 文件的信息內(nèi)容的獨(dú)立性,2.文件的特點(diǎn) 1）文件是由法定的作者制成和發(fā)布的 2）文件具有法定的權(quán)威性 3）文件具有現(xiàn)行的效用 4）文件具有規(guī)范的體式 5）文件具有特定的處理程序,3.文件的功能 文件的功能是指文件在公務(wù)活動(dòng)

6、中發(fā)揮的實(shí)際效力。文件是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，其最大的優(yōu)勢在于突破了管理活動(dòng)的地域、層次和時(shí)間的限制，更加準(zhǔn)確、規(guī)范地傳遞管理指令以及各種信息。因此，文件的基本功能表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 1）公務(wù)管理的工具 2）社會(huì)溝通的手段,四、文件的作用與分類 1.文件的作用 文件的作用，概括地說就是管理政務(wù)的工具和手段。具體包括以下幾方面： 1）策令作用 2）規(guī)范作用 3）宣傳作用 4）聯(lián)系作用 5）憑證作用,2.文件的分類 1）從文件的來源上劃分，有收到文件和本機(jī)關(guān)自制文件。 2）從行文關(guān)系和方向上劃分，有上行文、平行文、下行文。 3）從文件涉及的機(jī)密程度上劃分，有絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件、內(nèi)部文件、公布

7、文件。 4）從文件的作用上劃分，有法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。 5）從文件的使用范圍上劃分，有通用文件、事務(wù)文件、專用文件。,6）從物質(zhì)載體的角度劃分，有紙質(zhì)文書、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件和電子文件。 7）從內(nèi)容性質(zhì)的角度劃分，有規(guī)范類文書、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文書、報(bào)請類文書、知照類文書、契約類文書和會(huì)議文書等。 8）從辦理時(shí)限的角度劃分，有特急件、急件、平件三種。 9）從機(jī)關(guān)授受公文的角度劃分，有發(fā)文與收文之別。 10）從公文摘本的角度劃分，有草稿、定稿、正本（包括試行本、暫行本、修訂本）、副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通稱為文稿，正本和副本通稱為文本。,五、文種及其選用規(guī)則 從不同的角度

8、可將文書劃分為不同的類別，而每一類文書按照性質(zhì)、用途等又可細(xì)分為若干種，每一種文書都有自己特定的作用和使用范圍。為便于人們識(shí)別和使用每一種文書，需要賦予每一種文書以固定的名稱，這就是文種，即：文種就是為概括表明文書的特性與使用范圍而賦予每種文書的統(tǒng)一、規(guī)范的名稱。,不同的文種有各自不同的特點(diǎn)，分別適用于不同的范圍。概括起來，文種可分為通用文種與專用文種兩大類。 通用文種指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等各級(jí)各類社會(huì)組織在行政管理活動(dòng)中普遍使用的文種。其最大特點(diǎn)是伴隨著所有社會(huì)組織的各項(xiàng)活動(dòng)、為各行各業(yè)在日常工作中共同使用，使用范圍較為普遍。 專用文種指特定的、具有專門職能的社會(huì)組織在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)根據(jù)專業(yè)的特殊需要而使用的具有特定內(nèi)容和格式的文種。它們只限用于特定的組織機(jī)構(gòu)及其特定的業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，不具備通用性。,（一）正確選擇文種的意義 第一，不同的文種具有不同的寫作特點(diǎn)和寫作要求，正確地選擇文種有助于促進(jìn)公文寫作的規(guī)范化。 第二，不同的文種揭示了不同的發(fā)文意圖和不同的處理方式，正確地選擇