成為卓越的行政助理.ppt

1、成為卓越的行政助理,清晰地規(guī)劃目標(biāo)是人生走向成功的第一步,但塑造自我卻不僅限于規(guī)劃目標(biāo).要真正塑造自我和自己想要的生活,我們必須奮起行動(dòng).莎士比亞說得好：行動(dòng)勝過雄辯 一旦掌握自我激勵(lì),自我塑造的過程也就隨即開始.以下方法可以幫你塑造自我,塑造那個(gè)你一直夢寐以求的自我,立足本職行政助理要為企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn),一、本職： 1財(cái)務(wù)清晰 2費(fèi)用節(jié)約 3團(tuán)隊(duì)廉潔，人人奮發(fā)向上 二、怎樣才能貢獻(xiàn)好呢 1自身修養(yǎng) 2紀(jì)律執(zhí)行 3互相監(jiān)督 互動(dòng)式討論和演講,只有重視今天自我激勵(lì)的力量才能汩汩不絕,人很容易后悔當(dāng)初.以下方法能使你改變這種思維方式,轉(zhuǎn)而向前看 在我們不斷塑造自我的過程中,影響最大的莫

2、過于是選擇樂觀的態(tài)度還是悲觀的態(tài)度.我們思想上的這種抉擇可能給我們帶來激勵(lì),也有可能阻滯我們前進(jìn),認(rèn)識(shí)自己,聘用原因 個(gè)人形象 專業(yè)特長 溝通得體 經(jīng)驗(yàn)背景 臨場發(fā)揮 取其一點(diǎn)重在表現(xiàn),個(gè)人職業(yè)發(fā)展理念 選擇比努力重要 馬上成功 過程比結(jié)果重要 偶然必然 行動(dòng)比空想重要 執(zhí)行偉大,進(jìn)入角色,企業(yè)需要職業(yè)化的員工 責(zé)任為中心 結(jié)果為導(dǎo)向 工作為首選 理性為基礎(chǔ) 服務(wù)為靈魂 品質(zhì)為保障,員工需要職業(yè)化的前程 最小成本，最大效益 以此為生，精于此道 細(xì)微之處，做得專業(yè) 理性的態(tài)度對(duì)待工作 不能別讓人輕易替代,進(jìn)入角色,心態(tài)篇 行動(dòng)篇 技巧篇,心態(tài)篇,消極心態(tài)的障礙 喪失機(jī)會(huì) 希望破滅 限制潛能 消耗

3、精力 失道寡助 走向毀滅,消極心態(tài)產(chǎn)生的原因 缺乏目標(biāo) 害怕失敗 害怕拒絕 怨天憂人 否定現(xiàn)實(shí) 好高騖遠(yuǎn),心態(tài)篇,積極心態(tài)的魔力 激發(fā)熱情 增強(qiáng)創(chuàng)造力 讓你遇到好運(yùn),進(jìn)入角色之心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個(gè)信念 1、過去非未來,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個(gè)信念 2、做事先做人 案例：拼圖,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個(gè)信念 3、我有必成公式 案例： 迫切希望 明確目標(biāo) 立即行動(dòng) 勤奮進(jìn)取 貴人相助 永不放棄,心態(tài)篇,保持積極心態(tài)的四個(gè)信念 4、準(zhǔn)備立即行動(dòng),YES， I AM READY！,進(jìn)入角色之心態(tài)篇,總結(jié) 1、過去非未來 2、做事先做人 3、我有必成公式 4、準(zhǔn)備立即行動(dòng) 態(tài)度決定一切 唐僧師徒

4、之態(tài)度與結(jié)果比較,行動(dòng)篇,重新認(rèn)識(shí)企業(yè) 除了軍隊(duì)最講求紀(jì)律 除了家庭最講求倫理 除了舞臺(tái)最講求表演 案例：一個(gè)人壞了一臺(tái)戲,職業(yè)化要求 1. 自動(dòng)自覺 2. 客戶第一 3. 團(tuán)隊(duì)至上,了解崗位 職務(wù)的構(gòu)成 上司和下屬 前手與后手,進(jìn)入角色之行動(dòng)篇,權(quán)限,責(zé)任,義務(wù),服務(wù),服務(wù),檢查,檢查,行動(dòng)篇,接受命令三步曲 立刻響應(yīng)命令 記下事項(xiàng)重點(diǎn) 重復(fù)確認(rèn)無誤,注意點(diǎn) 不清楚的地方，詢問清楚為止 盡量以具體化的方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容 要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問,進(jìn)入角色之行動(dòng)篇,評(píng)估工作的種類,行動(dòng)篇,工作目標(biāo)分類 達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo) 是指維持公司營運(yùn)或達(dá)成公司的年度經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各

5、個(gè)員工必須完成的目標(biāo). 解決問題的工作目標(biāo) 是指我們在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距，或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生.,進(jìn)入角色之行動(dòng)篇,解決問題的三個(gè)重點(diǎn) 1. 找出問題的真正的原因 2. 找出解決問題的重點(diǎn)對(duì)策 3.訂出問題解決的行動(dòng)計(jì)劃 要做什么（what）? 誰來做(who)? 什么時(shí)候完成(when)? 各項(xiàng)行動(dòng)如何進(jìn)行(how to)?,行動(dòng)篇,問題解決的九個(gè)步驟 步驟1 明確的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn) 步驟2 發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn) 步驟3 分析問題點(diǎn)的產(chǎn)生原因 步驟4 確定要解決的課題 步驟5 擬訂對(duì)策 步驟6 做出行動(dòng)計(jì)劃 步

6、驟7 執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃 步驟8 效果確認(rèn) 步驟9 標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)入角色之行動(dòng)篇,職業(yè)化的基本守則 守則1 比期待的做得更好 守則2 不斷提升效能效率 守則3 在指定時(shí)限內(nèi)完成 守則4 集中精神專心工作 守則5 用心防止錯(cuò)誤出現(xiàn) 守則6 養(yǎng)成節(jié)約節(jié)儉習(xí)慣 守則7 堅(jiān)持做好整理整頓,進(jìn)入角色之行動(dòng)篇,總結(jié)：PDCA的工作方法 P 計(jì)劃（plan） D執(zhí)行(do) C檢查(check) A改正再執(zhí)行(action),贏得合作的關(guān)系,您對(duì)企業(yè)的期望： 知名度高 待遇不錯(cuò) 好的主管 好的同事 工作場所 氣氛愉快 企業(yè)的人際關(guān)系，就是贏得合作的關(guān)系,企業(yè)的期望 人是企業(yè)成敗最重要的因素 不懂得如何和別人共同完成一

7、件工作的人，在企業(yè)內(nèi)很難有績效產(chǎn)生,贏得合作的正確意識(shí),自我管理 管理好自己的事務(wù)，不要給別人帶來困擾 自我管理是獲得別人的尊重與合作的起點(diǎn) 將心比心 站在別人的立場考慮問題容易達(dá)成共識(shí) 站在別人的立場并不是犧牲自己的立場 主動(dòng)關(guān)懷 自尊與尊重從來都是一起產(chǎn)生的,上司相處,即時(shí)匯報(bào) 有問題第一時(shí)間告知直接上司 不理解要和直接上司直接溝通 執(zhí)行當(dāng)中要及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展程度 贏得常識(shí) 讓上司確認(rèn)你的能力 認(rèn)真做好上司親托之事 不計(jì)較個(gè)人得失,有效地溝通,積極傾聽 運(yùn)用反饋 情緒同步 肢體提示,溝通禁忌,不良的口頭禪 過多專業(yè)術(shù)語與英文 只顧表達(dá)自己的看法 用威脅的語句 易受干擾的環(huán)境,忽略無法確認(rèn)的信息

8、 只聽自己想要聽的 被第一印象及身份、名位左右 過度以自我為中心 不信任對(duì)方,贏得合作的談話技巧,用建議代替直言 直言：“到客戶那里怎么可以不打領(lǐng)帶，快把領(lǐng)帶打起來” 建議：“我們讓客戶覺得很尊重他，打起領(lǐng)帶是不是更好一些.” 提問題代替批評(píng) 批評(píng)：“這么簡單的錯(cuò)誤還犯，太B了吧.” 提問：“如果別人對(duì)你總是小麻煩不斷，會(huì)怎么樣呢？”,贏得合作的談話技巧,讓對(duì)方說出期望 “經(jīng)理，我是不是還要.” “經(jīng)理，您看您還有什么安排” 訴求共同的利益 上個(gè)月我們都XX，所以我們部門制定了改進(jìn)辦法，主要是為了進(jìn)一步督促服務(wù)人員加強(qiáng)自我管理，同時(shí)還會(huì)提高我們XX部門的顧客滿意度，當(dāng)然一些表格需要您安排人配合

9、填寫，您看.,溝通藝術(shù),金字塔原則 先說結(jié)果，再說過程 小標(biāo)題72原則,企業(yè)內(nèi)的溝通準(zhǔn)則,迅速 正確 易懂 美國海軍陸戰(zhàn)隊(duì)的例子,十二個(gè)高效方法,方法四： 先明確工作的目的及目標(biāo) 方法五： 并行您的工作 方法六： 認(rèn)清工作的特性 方法七： 培養(yǎng)氣氛轉(zhuǎn)換的方法 方法八： 拒絕自己的任何拖延理由 方法九： 準(zhǔn)備八分，當(dāng)日二分 方法十： 制定長遠(yuǎn)的目標(biāo) 方法十一：把握工作進(jìn)行的程序 方法十二：從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí),卓越服務(wù),卓越服務(wù)的概念 卓越服務(wù)的 工作職責(zé)與工作本質(zhì),做事先做人,永遠(yuǎn)自信的人放下成就未來 必不可少的人展現(xiàn)你的價(jià)值 有影響力的人改變從我開始 值得信賴的人堅(jiān)持誠信為先 受人尊重的人自尊緣于贊

10、美 青春常駐的人奉行終身學(xué)習(xí) 敢于擔(dān)當(dāng)?shù)娜素?zé)任與使命感 一生幸福的人態(tài)度決定一生,學(xué)習(xí)動(dòng)物的十二種精神,一、盡職的牧羊 二、團(tuán)結(jié)合作的蜜蜂 三、堅(jiān)忍執(zhí)著的鮭魚 四、目標(biāo)遠(yuǎn)大的鴻雁 五、目光銳利的老鷹 六、腳踏實(shí)地的大象,七、忍辱負(fù)重的駱駝 八、嚴(yán)格守時(shí)的公雞 九、感恩圖報(bào)的山羊 十、勇敢挑戰(zhàn)的獅子 十一、機(jī)智應(yīng)變的猴子 十二、善解人意的海豚,樹立遠(yuǎn)景,邁向自我塑造的第一步,要有一個(gè)你每天早晨醒來為之奮斗的目標(biāo),它應(yīng)是你人生的目標(biāo) 遠(yuǎn)景必須即刻著手建立,而不要往后拖.你隨時(shí)可以按自己的想法做些改變,但不能一刻沒有遠(yuǎn)景,離開舒適區(qū),不斷尋求挑戰(zhàn)激勵(lì)自己.提防自己,不要躺倒在舒適區(qū) 舒適區(qū)只是避風(fēng)港

11、,不是安樂窩.它只是你心中準(zhǔn)備迎接下次挑戰(zhàn)之前刻意放松自己和恢復(fù)元?dú)獾牡胤?把握好情緒,人開心的時(shí)候,體內(nèi)就會(huì)發(fā)生奇妙的變化,從而獲得陣陣新的動(dòng)力和力量 但是,不要總想在自身之外尋開心.令你開心的事不在別處,就在你身上.因此,找出自身的情緒高漲期用來不斷激勵(lì)自己,調(diào)高目標(biāo),許多人驚奇地發(fā)現(xiàn),他們之所以達(dá)不到自己孜孜以求的目標(biāo),是因?yàn)樗麄兊闹饕繕?biāo)太小、而且太模糊不清,使自己失去動(dòng)力 如果你的主要目標(biāo)不能激發(fā)你的想象力,目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就會(huì)遙遙無期.因此,真正能激勵(lì)你奮發(fā)向上的是,確立一個(gè)既宏偉又具體的遠(yuǎn)大目標(biāo),加強(qiáng)緊迫感,“沉溺生活的人沒有死的恐懼”.自以為長命百歲無益于你享受人生.然而,大多數(shù)人對(duì)

12、此視而不見,假裝自己的生命會(huì)綿延無絕.惟有心血來潮的那天,我們才會(huì)籌劃大事業(yè),將我們的目標(biāo)和夢想寄托在“虛幻島”的汪洋大海之中 其實(shí),直面死亡未必要等到生命耗盡時(shí)的臨終一刻.事實(shí)上,如果能逼真地想象我們的彌留之際,會(huì)物極必反產(chǎn)生一種再生的感覺,這是塑造自我的第一步,迎接恐懼,世上最秘而不宣的秘密是,戰(zhàn)勝恐懼后迎來的是某種安全有益的東西 哪怕克服的是小小的恐懼,也會(huì)增強(qiáng)你對(duì)創(chuàng)造自己生活能力的信心 如果一味想避開恐懼,它們會(huì)象瘋狗一樣對(duì)我們窮追不舍.此時(shí),最可怕的莫過于雙眼一閉假裝它們不存在,做好調(diào)整計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的道路絕不是坦途.它總是呈現(xiàn)出一條波浪線,有起也有落.但你可以安排自己的休整點(diǎn),事先

13、看看你的時(shí)間表,框出你放松、調(diào)整、恢復(fù)元?dú)獾臅r(shí)間. 即使你現(xiàn)在感覺不錯(cuò),也要做好調(diào)整計(jì)劃.這才是明智之舉.在自己的事業(yè)波峰時(shí),要給自己安排休整點(diǎn).安排出一大段時(shí)間讓自己隱退一下,即使是離開自己摯愛的工作也要如此.只有這樣,在你重新投入工作時(shí)才能更富激情,直面困難,每一個(gè)解決方案都是針對(duì)一個(gè)問題的.二者缺一不可. 困難對(duì)于腦力運(yùn)動(dòng)者來說,不過是一場場艱辛的比賽.真正的運(yùn)動(dòng)者總是盼望比賽 如果把困難看作對(duì)自己的詛咒,就很難在生活中找到動(dòng)力 如果學(xué)會(huì)了把握困難帶來的機(jī)遇,你自然會(huì)動(dòng)力陡生,良好感覺使自己在塑造自我的整個(gè)旅途中充滿快樂,多數(shù)人認(rèn)為,一旦達(dá)到某個(gè)目標(biāo),人們就會(huì)感到身心舒暢.但問題是你可能

14、永遠(yuǎn)達(dá)不到目標(biāo) 把快樂建立在還不曾擁有的事情上,無異于剝奪自己創(chuàng)造快樂的權(quán)力.記住,快樂是天賦權(quán)利 首先就要有良好的感覺,讓它使自己在塑造自我的整個(gè)旅途中充滿快樂,而不要再等到成功的最后一刻才去感受屬于自己的歡樂,加強(qiáng)業(yè)務(wù)排練熟能生巧,先“排演”一場比你要面對(duì)的要復(fù)雜的戰(zhàn)斗 如果手上有棘手活而自己又猶豫不決,不妨挑件更難的事先做 生活挑戰(zhàn)你的事情,你定可以用來挑戰(zhàn)自己.這樣,你就可以自己開辟一條成功之路 成功的真諦是： 對(duì)自己越苛刻,生活對(duì)你越寬容；對(duì)自己越寬容,生活對(duì)你越苛刻,立足現(xiàn)在,鍛煉自己即刻行動(dòng)的能力.充分利用對(duì)現(xiàn)時(shí)的認(rèn)知力 不要沉浸在過去,也不要耽溺于未來,要著眼于今天.當(dāng)然要有夢

15、想、籌劃和制訂創(chuàng)造目標(biāo)的時(shí)間. 不過,這一切就緒后,一定要學(xué)會(huì)腳踏實(shí)地、注重眼前的行動(dòng) 要把整個(gè)生命凝聚在此時(shí)此刻,敢于競爭,競爭給了我們寶貴的經(jīng)驗(yàn),無論你多么出色,總會(huì)人外有人.所以你需要學(xué)會(huì)謙虛.努力勝過別人,能使自己更深地認(rèn)識(shí)自己 努力勝過別人,便在生活中加入了競爭“游戲”.不管在哪里,都要參與競爭,而且總要滿懷快樂的心情 要明白最終超越別人遠(yuǎn)沒有超越自己更重要,內(nèi)省,大多數(shù)人通過別人對(duì)自己的印象和看法來看自己.獲得別人對(duì)自己的反映很不錯(cuò),尤其正面反饋 但是,僅憑別人的一面之辭,把自己的個(gè)人形象建立在別人身上,就會(huì)面臨嚴(yán)重束縛自己的危險(xiǎn).因此,只把這些溢美之詞當(dāng)作自己生活中的點(diǎn)綴.人生的

16、棋局該由自己來擺 不要從別人身上找尋自己,應(yīng)該經(jīng)常自省并塑造自我,直面危機(jī),危機(jī)能激發(fā)我們竭盡全力.無視這種現(xiàn)象,我們往往會(huì)愚蠢地創(chuàng)造一種追求舒適的生活,努力設(shè)計(jì)各種越來越輕松的生活方式,使自己生活得風(fēng)平浪靜 當(dāng)然,我們不必坐等危機(jī)或悲劇的到來,從內(nèi)心挑戰(zhàn)自我是我們生命力量的源泉 所有戰(zhàn)斗的勝負(fù)首先在自我的心里見分曉,精工細(xì)筆,創(chuàng)造自我,如繪巨幅畫一樣,不要怕精工細(xì)筆 如果把自己當(dāng)作一幅正在描繪中杰作,你就會(huì)樂于從細(xì)微處做改變 一件小事做得與眾不同,也會(huì)令你興奮不已 總之,無論你有多么小的變化,點(diǎn)點(diǎn)都于你很重要,不要害怕拒絕,不要消極接受別人的拒絕,而要積極面對(duì) 你的要求卻落空時(shí),把這種拒絕當(dāng)作一個(gè)問題：“自己能不能更多一點(diǎn)創(chuàng)意呢？” 不要聽見不字就打退堂鼓 應(yīng)該讓這種拒絕激勵(lì)你更大的創(chuàng)造力,盡量放松,接受挑戰(zhàn)后,要盡量放松 在腦電波開始平和你的中樞神經(jīng)系統(tǒng)時(shí),你可感受