職場(chǎng)人士最好的時(shí)間管理PPT

1、職場(chǎng)人士最好的時(shí)間管理培訓(xùn),有效的時(shí)間管理,課程目標(biāo),這個(gè)課程給大家最重要的訊息是。,不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休。,我的問(wèn)題所在？ 我需要作出怎樣的決定? 我可以做些什么和要做些什麼?,目 錄,認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙,如何運(yùn)用時(shí)間,總結(jié),時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念,什么是時(shí)間殺手,人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱,認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙,時(shí)間管理只是常識(shí)只要我把工作做好， 我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò) 我在壓力下表現(xiàn)較好， 時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì) 我有使用計(jì)事本和行事歷，這還不夠嗎？,時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念,什么是時(shí)間殺手,無(wú)形的（不自覺(jué)）,有形（自覺(jué)的）,接聽(tīng)電話 打電話 會(huì)議 打擾 官僚作風(fēng) 溝通不足

2、 辦公室政治 資源不足 閱讀文件及郵件 交通堵塞,欠缺周詳計(jì)劃 不懂分辨輕重緩急 過(guò)分注重細(xì)節(jié) 猶豫不決 不懂得說(shuō)不 拖延 善忘 不懂授權(quán) 欠缺組織 健康欠佳,工作欠目標(biāo)， 優(yōu)先次序不明確 危機(jī)管理能力薄弱 多項(xiàng)工作須同時(shí)進(jìn)行 自我組織問(wèn)題 外界騷擾 無(wú)力拒絕要求 不能有效授權(quán) 拖延工作 會(huì)議,人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱,目 錄,認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙,如何運(yùn)用時(shí)間,總結(jié),如何運(yùn)用時(shí)間,要管理好自己?jiǎn)?,要懂得管理自己，首先要認(rèn)識(shí)自己。 拋棄惡習(xí), 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣,為什么需要目標(biāo)？,目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈!,成功就等于目標(biāo)， 其他的一切都是這句話的注解。 美國(guó)潛能大師伯恩崔西語(yǔ),為什么需要目標(biāo)？,哈

3、佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ： 27%的人沒(méi)有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo),成為社會(huì)各界的頂尖人士,成為各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士,社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作,社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界,25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：,短期目標(biāo),分解目標(biāo),剝洋蔥法 多杈樹(shù)法,長(zhǎng)期目標(biāo),個(gè)人目標(biāo)：健康、休閑和營(yíng)養(yǎng)方面的目標(biāo) 事業(yè)目標(biāo)：自我職業(yè)規(guī)劃,項(xiàng)目計(jì)劃（例如推行新系統(tǒng)） 日常運(yùn)作計(jì)劃（編寫(xiě)每月生產(chǎn)報(bào)告） 每周的行事安排 每日需要完成的工作,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 沒(méi) 有 目 標(biāo),訂立計(jì)劃以掌握時(shí)間,以目標(biāo),

4、 優(yōu)先次序, 理想工作時(shí)間表表示這三塊 積木為基礎(chǔ), 想好一天的計(jì)劃,搞清楚個(gè)人活力周期表, 再根據(jù)最有效的工作 時(shí)間,勾勒出“ 理想工作時(shí)間表”,根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序,訂好長(zhǎng)期目標(biāo), 以及的短期目標(biāo),運(yùn)用企劃的概念- 擬定計(jì)劃,分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單,每天做 每天同一時(shí)間做 將優(yōu)先次序?qū)懴?由最重要的事情寫(xiě)下,分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單,分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),理想的工作時(shí)間表,1/ 要有正面的工作態(tài)度 2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線 3/ 預(yù)留自己安靜的時(shí)間 4./利用工作日志,分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),看看你的工作日志, 然后

5、問(wèn)自己:,幾點(diǎn)開(kāi)始目標(biāo)? 能不能早點(diǎn)開(kāi)始? 有沒(méi)有任何讓你分心,以致無(wú)法完成目標(biāo)的事情?, 能不能早點(diǎn)開(kāi)始? 你完全不受干擾的最長(zhǎng)時(shí)段有多久? ( 不要把午飯也放進(jìn)去) 你最有效率和最沒(méi)有效率是什么時(shí)候? 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度? 你會(huì)照著優(yōu)先次序的書(shū)面計(jì)劃做事嗎? 你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠? 你在怎么處理不應(yīng)該做的事? 可不可以授權(quán)? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡(jiǎn)化, 并減少細(xì)節(jié)? 你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱(chēng)?,請(qǐng)記著 : 巴雷德“80/20”定理,分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),以行動(dòng)配合計(jì)劃,將目標(biāo)寫(xiě)下來(lái)- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動(dòng) 要做些什么? 次序 -

6、哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序 時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間? 靈活性 有沒(méi)有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情 時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？,你是怎樣編排時(shí)間計(jì)劃？,一、年度計(jì)劃甘特圖二、周計(jì)劃執(zhí)行事項(xiàng)清單史蒂芬 柯維博士“與時(shí)間有約”,權(quán)衡輕重,最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,長(zhǎng)期目標(biāo),區(qū)分優(yōu)先工作,某些事件,某些電話,浪費(fèi)時(shí)間之事,不重要又不緊急,改進(jìn)產(chǎn)能,建立人際關(guān)系,發(fā)新機(jī)會(huì),重要但不緊急,某些電話,某些信件與

7、報(bào)告,某些會(huì)議,不重要但緊急,危機(jī),急迫的問(wèn)題,有期限壓力的計(jì)劃,重要又緊急,有趣的活動(dòng),防患未然,規(guī)劃、休閑,不速之客,必要而不重要的問(wèn)題,受歡迎的活動(dòng),分解目標(biāo),長(zhǎng)期目標(biāo),權(quán)利下放授權(quán),授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ?,把工作授權(quán)給下級(jí), 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì) 它不是用來(lái)懲罰下級(jí) 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情,授權(quán)的形態(tài),主要可以分成兩種形態(tài)： 下達(dá)指令 充分信任,如何介定哪些工作委派?,你必須自己做,你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你,你可以做, 但如果其他人有機(jī)會(huì)也可以做,其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時(shí)你可以幫他,其他人必須做,解釋所分配工作的重要性 訂出需要的結(jié)果 詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)

8、及疑問(wèn),預(yù)期的成果,訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定 達(dá)到完成工作限期的共識(shí) 訂出跟進(jìn)時(shí)間表 肯定成就, 提高士氣,應(yīng)守的規(guī)則,自我約束, 行為科學(xué)研究表明：一個(gè)人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。,江山易改，本性難移 !,羅曼羅蘭名言：性情即命運(yùn) !, 時(shí)光對(duì)有些人像張滿(mǎn)的風(fēng)帆，而對(duì)另一些人卻像爬行的蝸牛。,1、給變你的習(xí)慣,2、修正你的態(tài)度,3、增加你的生產(chǎn)力,1. 你的辦公桌,你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作環(huán)境,將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi) 將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時(shí)間表, 筆記本, 日歷,

9、筆座.) 將你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方 將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔,2. 歸檔,一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - FILE 一些你需要?dú)w檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書(shū)本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS,3. 如何處理電話/ 電郵,如果找不道要通話的對(duì)方 - 切記要留言, 并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性, 以確保對(duì)方回電 打電話之前, 要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái) 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真

10、給 對(duì)方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間 備有有關(guān)文件 自設(shè)時(shí)限,4. 處理會(huì)議,每次召開(kāi)任何會(huì)議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議 會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程 說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有 物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以方便各人安排工作,5. 要懂得說(shuō)不,說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌 要給對(duì)方的清晰的解釋 給對(duì)方另外的選擇和建議,6. 處理拖延心態(tài),為什么我們會(huì)拖延？ 不知道如何或從何入手 不知道為什么要做？ 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問(wèn)題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì) 沒(méi)有迫切性 找借口 過(guò)分憂(yōu)慮 忙碌過(guò)后,7.改善拖延方法,行動(dòng)：每次只處理一項(xiàng)工作 及時(shí)去做

11、交付下屬去做,把工作分成若干部分 訂出工作時(shí)間,問(wèn)題、文件洗牌,著手工作時(shí)間,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己說(shuō) “ 我一定可以做到” 設(shè)立目標(biāo) 找出與自己相關(guān)的方法- 對(duì)自己的好處 儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn) 自我獎(jiǎng)勵(lì) 設(shè)立完工期限 時(shí)刻提醒自己事情的重要性 有充分的準(zhǔn)備，才會(huì)把事情做好 時(shí)間就是金錢(qián),我們可以怎樣贏得每一分秒?,利用交通時(shí)間 與運(yùn)動(dòng)同行 避開(kāi)繁忙時(shí)間 車(chē)上觀察構(gòu)思 車(chē)上看書(shū),出差外游 收集情報(bào) 計(jì)劃構(gòu)想 寓工作于娛樂(lè),目 錄,認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙,如何運(yùn)用時(shí)間,總結(jié),希望你能夠: 看到自己的問(wèn)題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 訂立目標(biāo), 策略, 行動(dòng)去應(yīng)付每一個(gè)挑戰(zhàn) 在不能完全自己控制的情況下, 把負(fù)面的影響減到最低,總結(jié),有清晰的目標(biāo)