表格處理基礎(chǔ)(審計(jì)培訓(xùn)).ppt

1、表格處理基礎(chǔ),表格處理基礎(chǔ),Excel 的基本信息元素 Excel 的基本操作 表格的建立、編輯和格式化 顯示與打印工作表 公式與函數(shù) 圖表的使用 數(shù)據(jù)管理 宏和VBA,Excel是什么？它能為我們做什么？,是Microsoft Office的主要組件之一,具有很強(qiáng)的圖形、圖表功能,可用于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理、科學(xué)分析計(jì)算、審計(jì)數(shù)據(jù)等，并能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織,1985年Microsoft Excel問世，被公認(rèn)為是功能最完整、技術(shù)最先進(jìn)和使用最簡(jiǎn)便的電子表格軟件。,我們已經(jīng)學(xué)過如何啟動(dòng)和退出Windows應(yīng)用程序如word。能否舉一反三呢？,Excel 2003工作環(huán)境,Exce

2、l2003的啟動(dòng) 1.按快捷圖標(biāo)。 2.以滑鼠點(diǎn)選開始程序Microsoft Excel， Excel即開啟顯示于屏幕上。（Excel啟動(dòng)的方法有很多。）,Excel 2003的退出 （1）打開“文件”菜單，單擊“退出”選項(xiàng)。 （2）單擊窗口右上角的關(guān)閉 按鈕。 （3）單擊標(biāo)題欄左邊的 圖標(biāo)，選其中“關(guān)閉”選項(xiàng) （4）雙擊標(biāo)題欄左邊的 圖標(biāo)。 （5）右鍵單擊任務(wù)欄中的 圖標(biāo)，選擇其中的“關(guān)閉”選項(xiàng)。 （6）將要關(guān)閉的窗口作為當(dāng)前窗口，按Alt+F4鍵。,返回本節(jié),Excel的啟動(dòng)和退出示例,啟動(dòng),退 出,1,2,3,1,2,名稱框,行號(hào),工作表標(biāo)簽,編輯欄,列標(biāo),活動(dòng)單元格,工作表區(qū),界面介紹

3、,Excel應(yīng)用窗口,編輯欄,菜單欄,工具欄,工作簿,工作表,狀態(tài)欄,Excel 的基本信息元素,1. 工作簿 2. 工作表 3. 單元格 4. 單元格區(qū)域 以上合稱為Excel 2003的工作區(qū),1、工作簿 2、工作表 3、單元格 4、單元格區(qū)域,Excel2003的基本元素工作簿、工作表、單元格,Excel 的基本信息元素,1. 工作簿 指在Excel 環(huán)境中用來存儲(chǔ)并處理工作數(shù)據(jù)的文件，工作簿名就是存檔的文件文件名。如默認(rèn)為BOOK1.XLS、 BOOK2.XLS等 返回圖例,Excel 的基本信息元素,2. 工作表 一個(gè)工作簿默認(rèn)包含了三個(gè)工作表：其名稱分別為Sheet1,Sheet2

4、,Sheet3 每一個(gè)工作簿最多可有255個(gè)工作表，但當(dāng)前只有一個(gè)工作表，稱為活動(dòng)工作表 單擊某個(gè)工作表標(biāo)簽可將其激活為活動(dòng)工作表，而雙擊則可更改工作表名 工作表標(biāo)簽左側(cè)有四個(gè)用于工作表管理的控制按鈕，分別表示：第一個(gè)工作表，上一個(gè)工作表，下一個(gè)工作表，最后一個(gè)工作表 工作表由單元格組成 返回圖例,Excel 的基本信息元素,3. 單元格 一個(gè)工作表最多可有256列，65536行 列標(biāo)A,B,CZ;AA,ABAZ;BA,BBBZ等表示；行標(biāo)用1，2 ，3等數(shù)字表示，單元格由列、行標(biāo)志共同表示如A1，B2等 每個(gè)工作表中只有一個(gè)單元格，稱為活動(dòng)單元格,基 本 概 念,單元格地址,行號(hào),列號(hào),單元

5、格地址：C2,單元格地址：B8,返回圖例,Excel 的基本信息元素,4.單元格區(qū)域 指一組被選中的單元格，它們可以是相鄰的，也可以是分散的，對(duì)一個(gè)單元格區(qū)域的操作就是對(duì)該區(qū)域中所有單元格執(zhí)行相同的操作,Excel 的基本操作,單元格內(nèi)容的輸入 選擇操作對(duì)象,單元格內(nèi)容的輸入,1、光標(biāo)的定位 單元格內(nèi)容的光標(biāo)定位 單元格的光標(biāo)定位 光標(biāo)在工作表中并呈白色十字狀態(tài)時(shí)，單擊任一單元格即可使該單元格被激活而被稱為活動(dòng)單元格,雙擊某單元格，或單擊某單元格后再將光標(biāo)定位在編輯欄中 單擊某單元格，直接輸入 出現(xiàn)光標(biāo)“”后，使用鍵盤左右方向鍵將光標(biāo)定位,單元格內(nèi)容的輸入,2. 輸入 輸入漢字 按Alt+En

6、ter組合鍵，可將單元格輸入的內(nèi)容進(jìn)行分段 當(dāng)輸入的數(shù)字超過單元格列寬或15位時(shí)，數(shù)字將采用科學(xué)計(jì)數(shù)法形式表示 日期輸入可用“/”分隔符 分?jǐn)?shù)的輸入應(yīng)先輸入“0”和空格 輸入公式可以先鍵入“=”號(hào)，或單擊編輯欄左側(cè)的編輯公式按鈕 數(shù)字以文本輸入，先擊單引號(hào)，如12345,單元格內(nèi)容的輸入,3. 對(duì)齊（數(shù)字、日期輸入后為右對(duì)齊狀態(tài)，字符輸入后為左對(duì)齊狀態(tài)） 4. 其他操作 按Tab鍵，光標(biāo)將定位在下一列 按ESC鍵或單擊編輯欄左側(cè)的取消按鈕，可取消輸入 按Enter鍵光標(biāo)將定位在下一行,選擇操作對(duì)象,1. 單元格選擇 單個(gè)單元格、行、列的選擇 激活某個(gè)單元格即是選擇某個(gè)單元格 單擊行標(biāo)頭可進(jìn)行行

7、的選擇 單擊列標(biāo)頭可進(jìn)行列的選擇 連續(xù)單元格的選擇 將光標(biāo)定位在所選連續(xù)單元格左上角 將鼠標(biāo)從所選單元左上角拖曳至右下角 2. 單元格內(nèi)容的選擇 激活單元格后，在編輯欄上拖動(dòng)鼠標(biāo)選中文字或雙擊單元格后，出現(xiàn)插入點(diǎn)，從第一個(gè)文字開始拖動(dòng)鼠標(biāo)選中文字。,3、單擊列標(biāo)可用于選擇某列,2、單擊行標(biāo)可用于選擇某行,1、單擊某單元格并激活它，即可用于選擇單個(gè)單元格,多行、多列選擇 選中1行或1 列，拖動(dòng)鼠標(biāo) 間斷表格的選擇 按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)作單元格選擇或區(qū)域選擇，即可選擇不連續(xù)的單元格區(qū)域 選擇全部單元格 單擊工作表左上角的“全選”按鈕，或使用快捷鍵Ctrl+A選定或單擊“全表選擇”即0行0列

8、。 取消選擇 用鼠標(biāo)單擊任一單元格即可,選擇操作對(duì)象,選擇操作對(duì)象,工作表的選擇 單個(gè)工作表的選擇 單擊工作表標(biāo)簽 多個(gè)工作表的選擇方法及特點(diǎn) 連續(xù)工作表的選擇：?jiǎn)螕舻谝粋€(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個(gè)工作表標(biāo)簽即可 不連續(xù)工作表的選擇：按住Ctrl 鍵，分別單擊所需選擇的工作表標(biāo)簽即可 同時(shí)選擇多個(gè)工作表后，對(duì)任一工作表的操作會(huì)在所有被選工作表中同時(shí)進(jìn)行 取消工作表的選擇：?jiǎn)螕羧我粋€(gè)未被選擇的工作表標(biāo)簽,新建、打開和保存文件,1Excel文件的建立 啟動(dòng)了Excel之后，選擇“文件”|“新建”命令來建立一個(gè)Excel文件。 直接點(diǎn)擊常用工具欄中的“新建”按鈕。 技巧

9、: 按CtrlN組合鍵，可快速新建一個(gè)空白工作簿。 利用模板創(chuàng)建,單擊,單擊,利用模板提高審計(jì)制表效率,在審計(jì)工作中所獲取的審計(jì)證據(jù)都要以審計(jì)工作底稿作為載體，審計(jì)工作底稿中大部分是表格形式，而且基本上都有固定的格式，因此審計(jì)人員可以利用Excel的模板功能，在模板中可以創(chuàng)建包括公式、標(biāo)注、圖形和格式等的工作簿表單，從而提高制表效率。 下面以制作“存貨計(jì)價(jià)審計(jì)表”為例，說明模板的創(chuàng)建和使用。 相關(guān)知識(shí)：EXCEL有兩個(gè)文件夾，一個(gè)系統(tǒng)默認(rèn)的啟動(dòng)文件夾XLSTART，位于C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftExcelXLSTAR

10、T。位于啟動(dòng)文件夾中的文件都會(huì)在啟動(dòng)EXCEL程序時(shí)打開。用戶可以自定義啟動(dòng)文件夾，在工具-選項(xiàng)-常規(guī)，“啟動(dòng)時(shí)打開此目錄中的所有文件”的文本框內(nèi)輸入自定義的啟動(dòng)文件夾的目錄即可。此為空，默認(rèn)為XLSTART。 EXCEL內(nèi)部，存在著對(duì)工作薄和工作表的默認(rèn)設(shè)置，如宋體12號(hào)，含3張工作表等，這些默認(rèn)設(shè)置并不存在于實(shí)際的模板文件，啟動(dòng)時(shí)，EXCEL沒有檢測(cè)到標(biāo)準(zhǔn)默認(rèn)模板文件Book.xlt，就會(huì)使用這些設(shè)置。所以，只要?jiǎng)?chuàng)建或修改默認(rèn)Book.xlt，就可以替換這些設(shè)置。,利用模板提高審計(jì)制表效率,更改默認(rèn)工作薄模板：創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，進(jìn)行工作薄更改設(shè)置，進(jìn)行自定義模板文件的創(chuàng)建，命名為Book.

11、XLT，放在XLSTART下，不要自定義模板，在XLSTART中刪除Book.XLT即可。應(yīng)用其就是進(jìn)行新工作薄的創(chuàng)建。 更改默認(rèn)工作表模板，方法同上，另存命名時(shí)為Sheet.xlt，放在XLSTART下，不要自定義工作表模板，在XLSTART中刪除Sheet.XLT即可。其中的工作薄盡量只保留唯一一個(gè)工作表。應(yīng)用就進(jìn)行表的插入。 另一個(gè)模板文件夾：Templates。 位于C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates。 當(dāng)用戶選擇從本機(jī)上模板中創(chuàng)建工作薄時(shí)，自動(dòng)定位到此文件夾。,一、模板的創(chuàng)建,新建一張新的工作簿，

12、在工作簿中輸入模板中必要的信息，如表頭、表體、金額格式、數(shù)字之間的相互勾稽關(guān)系等，但不要輸入數(shù)字，因?yàn)槊看问褂脮r(shí)的金額并不一樣。,需要的格式都確定以后，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，彈出“另存為”對(duì)話框?！氨４骖愋汀边x擇模板，“保存位置”為默認(rèn)，在“文件名”欄輸入有助于識(shí)別模板用途的文件名，單擊“保存”按鈕，即完成模板的創(chuàng)建。,二、調(diào)用模板制作表格,模板制作好以后，就可以使用其進(jìn)行表格的制作。 單擊“文件”菜單下的“新建”命令，在“新建工作簿”對(duì)話框中的“模板”欄下選擇“本機(jī)上的模板”，可以看到已經(jīng)創(chuàng)建的模板。如圖所示的“存貨計(jì)價(jià)審計(jì)表”就是已經(jīng)創(chuàng)建好的模板。選擇需要的模板，單擊“確定”

13、按鈕，即打開模板。,在模板中輸入所需數(shù)據(jù)或從其他位置把項(xiàng)目金額和設(shè)計(jì)調(diào)整數(shù)粘貼過來，相關(guān)數(shù)字會(huì)自動(dòng)計(jì)算出來。要保存新建的工作簿時(shí)，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，設(shè)定文件保存的位置和文件名，在保存類型中選擇“Microsoft Excel工作簿”，單擊“保存”按鈕，新的工作表就保存好了。 利用Excel模板功能制作有固定格式的報(bào)表，不但可以使審計(jì)人員從繁雜的指表工作中解脫出來，而且可以使報(bào)表制作快速、準(zhǔn)確、美觀。同理，可以制作出審計(jì)工作中所需的各種表格模板，有利于提高審計(jì)制表效率。,2Excel文件的打開,（1）使用“文件”|“打開”命令或是直接單擊工具欄中的 按鈕打開“打開”對(duì)話框，如圖

14、所示。,圖“ 打開”對(duì)話框,（2）在“文件”菜單中下方顯示出來的最近所使用過的文件中選擇所要打開的文件名稱，如右圖所示的情況下，“文件”菜單中只顯示最近所使用過的4個(gè)文件名稱。提示:選擇【工具】-【選項(xiàng)】-【常規(guī)】命令,可更改這里列出的文件數(shù)。,3Excel文件的保存 （1）新建立的文件的保存 （2）命名過的文件的保存 （3）設(shè)置自動(dòng)保存功能（工具選項(xiàng)-保存中）,圖 “另存為”對(duì)話框,圖 “ Microsoft Excel”對(duì)話框,表格的建立、編輯和格式化,建立表格與錄入 編輯表格 格式化表格,數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作效率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種：直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)

15、據(jù)、利用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)。,1.在工作表中輸入原始數(shù)據(jù),建立表格與錄入,（1）直接輸入數(shù)據(jù),文本型數(shù)據(jù)的輸入 數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入（15位或超過列寬就自動(dòng)采用科學(xué)計(jì)數(shù)法） 輸入日期時(shí)間,技巧 ：分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式，否則會(huì)默認(rèn)為日期； 如：輸入1/2 1月2日 輸入0空格1/2 顯示為1/2 技巧：在輸入數(shù)字前加入字符 可將數(shù)字作為文本處理， 如“ ”。 提示： 在Excel2003中，日期和時(shí)間均按數(shù)字處理； 對(duì)于輸入的數(shù)字Excel可識(shí)別時(shí)，靠右側(cè)對(duì)齊。如 2006-6-5； 對(duì)于Excel不能識(shí)別的日期和時(shí)間，會(huì)被視為文本，左側(cè)對(duì)齊。如2006.6

16、.5。,（2）快速輸入數(shù)據(jù),記憶式輸入 是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫其他字符。,選擇列表輸入 在選取單元格后，單擊右鍵選擇“從下拉列表中選擇”命令或按Alt鍵，顯示一個(gè)輸入列表，再從中選擇需要的輸入項(xiàng)。,連續(xù)區(qū)域的數(shù)據(jù)輸入 相同內(nèi)容單元的輸入 男和女的快速輸入法,每個(gè)單元格輸入完后，按Tab鍵，可沿行的方向輸入數(shù)據(jù)；按Enter鍵，可沿列的方向輸入數(shù)據(jù)；當(dāng)數(shù)據(jù)輸入到區(qū)域邊界時(shí)，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到所選區(qū)域下一列的開始處,按住Ctrl鍵選擇所要輸入相同內(nèi)容的單元格，輸入數(shù)據(jù)后，按住Ctrl+enter組合鍵即可,選中要輸入的單元格，右擊，快捷菜單中選擇設(shè)置單元格格式數(shù)

17、字自定義，類型中輸入：=1“男”;=2“女” ，點(diǎn)確定,利用有效性設(shè)置選擇項(xiàng)快速輸入 選擇相應(yīng)的單元格 選擇“數(shù)據(jù)”/“有效性”/“設(shè)置”標(biāo)簽 在有效性條件的允許中，選擇“序列”項(xiàng)，在“來源”框中：輸入序列數(shù)據(jù)，以逗號(hào)分隔 點(diǎn)確定后，相應(yīng)單元格的右上角出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，點(diǎn)下拉按鈕，選擇輸入項(xiàng)即可。,預(yù)置小數(shù)位數(shù)（或尾數(shù)0） 選擇“工具”/“選項(xiàng)”，單擊“編輯”標(biāo)簽 在打開的對(duì)話框中，選擇“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”項(xiàng)，在“位數(shù)”框中：若輸入大于0的數(shù)，則設(shè)置的是小數(shù)位數(shù)；若輸入小于0的數(shù)，則設(shè)置的是位數(shù)0的個(gè)數(shù) 如果在輸入過程中，想取消設(shè)置，可在輸入完數(shù)據(jù)后，輸入小數(shù)點(diǎn),（3）利用“自動(dòng)填充”功能輸入有

18、規(guī)律的數(shù)據(jù),自動(dòng)填充根據(jù)初始值來決定以后的填充項(xiàng)，用鼠標(biāo)指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊(稱為填充柄)，此時(shí)鼠標(biāo)指針更改形狀變?yōu)楹谑郑缓笙蛴?行)或向下(列)拖曳至填充的最后一個(gè)單元格，即可完成自動(dòng)填充。,選定相應(yīng)的單元格并拖動(dòng)其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】【填充】【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列。 在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù)，拖動(dòng)單元格填充柄即可； 填充一系列數(shù)字、日期等，通過拖動(dòng)， Excel可自動(dòng)延續(xù)此系列數(shù)字、日期或時(shí)間段等。 技巧2 按Ctrl+D組合鍵，可向下填充復(fù)制； 按Ctrl+R組合鍵，可向右填充復(fù)制。,自動(dòng)填充分3種情況：,填充相同數(shù)據(jù)(復(fù)

19、制數(shù)據(jù)) 填充序列數(shù)據(jù) 填充用戶自定義序列數(shù)據(jù),填充相同的數(shù)據(jù)：選中單元格，拖動(dòng)填充柄或編輯菜單的填充（左、右、下、上及序列中的自動(dòng)填充）。 自動(dòng)填寫有規(guī)律的數(shù)據(jù) 數(shù)字的填寫（示例填充） 在該行（列）的前兩個(gè)單元格內(nèi)輸入開始的2個(gè)數(shù)字； 選擇這兩個(gè)單元格； 用鼠標(biāo)按住第二個(gè)單元格的填充柄，將其拖曳到結(jié)束單元格，松開鼠標(biāo),填充柄,自定義序列的自動(dòng)填寫 在“工具”菜單中，選擇“選項(xiàng)”，單擊“自定義序列”標(biāo)簽； 確定輸入序列； 在單元格中輸入所選序列的任一項(xiàng)，并選擇該單元格； 用鼠標(biāo)左鍵拖曳所選單元格右下角的填充柄到結(jié)束處,可以在自定義序列中選擇某一序列,也可以在輸入序列中輸入一個(gè)序列,自動(dòng)填充序列

20、,（4）利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù),工作中，經(jīng)常會(huì)遇到需要用Excel處理的數(shù)據(jù)是存放在非Excel格式文件（比如文本文件等）中的情況，如用手工方式來采集這些數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力?？梢岳肊xcel軟件的外部數(shù)據(jù)輸入導(dǎo)入功能來迅速導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)，從而極大的提高我們的工作效率。 執(zhí)行【數(shù)據(jù)】-【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】-【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】菜單選項(xiàng)。出現(xiàn)一個(gè)選擇數(shù)據(jù)源的窗口，在該窗口中找到數(shù)據(jù)源，然后直接雙擊它即可。這時(shí)會(huì)有一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)б徊揭徊綆臀覀儼褦?shù)據(jù)導(dǎo)入到表格中。 Excel 2003，它不僅能夠?qū)胛谋緮?shù)據(jù)，還能導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫如Access數(shù)據(jù)， HTML表格數(shù)據(jù)，甚至能導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的XML數(shù)據(jù)，ODBC數(shù)據(jù)源

21、數(shù)據(jù)，EXCEL，WORD，lotus1-2-3，SQL SERVER等。,Excel的主要功能不在于它能顯示、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算能力，它允許使用公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。,2. 使用公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù),編輯工作表,工作表的編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除。工作表的編輯遵守“先選定，后執(zhí)行”的原則。,編輯表格,1. 單元格部分內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制和刪除 2. 單元格內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制和刪除 3. 單元格的刪除、插入 4. 行、列的刪除和插入,編輯表格,1. 單元格部分內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制和刪除 單元格部分內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制 選擇所要編輯的單元格中的部分內(nèi)容 若移動(dòng)：

22、單擊工具欄中的剪切鈕 若復(fù)制：?jiǎn)螕艄ぞ邫谥械膹?fù)制鈕 單擊所要粘貼的單元格，并將光標(biāo)定位到新的位置，單擊工具欄中的粘貼鈕 按Enter鍵即可,刪除單元格的部分內(nèi)容 選擇所要編輯的單元格內(nèi)容，按Del鍵即可 2. 單元格內(nèi)容的移動(dòng)、復(fù)制和刪除 鼠標(biāo)拖曳的方法 (1)選擇要移動(dòng)、復(fù)制的單元格 (2)移動(dòng)：將光標(biāo)移到單元格邊框的下側(cè)或右側(cè)，出現(xiàn)箭頭狀光標(biāo)時(shí)，用鼠標(biāo)拖曳到單元格的新位置即可 (2)復(fù)制：在按住Ctrl鍵的同時(shí)，按上述方法用鼠標(biāo)拖曳單元格到新的位置,用剪切和粘貼的方法移動(dòng)和復(fù)制單元格的內(nèi)容 選擇要移動(dòng)、復(fù)制的單元格 移動(dòng)：可以單擊工具欄中的剪切按鈕 復(fù)制：可以單擊工具欄中的復(fù)制按鈕 單擊目

23、標(biāo)單元格 單擊工具欄中的粘貼按鈕 按Enter 鍵即可,3.單元格內(nèi)容的刪除 選擇所要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格 在“編輯”菜單中選擇“清除”項(xiàng)，在子菜單中選擇相應(yīng)項(xiàng) 或按Del鍵直接刪除單元格內(nèi)容,4. 單元格的刪除、插入 單元格的刪除 選擇所要?jiǎng)h除的單元格 在“編輯”菜單中選擇“刪除”項(xiàng)，打開刪除對(duì)話框 做相應(yīng)選擇后按“確定”鈕完成操作,單元格的插入 選擇所要插入單元格的位置 在“插入”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，在出現(xiàn)的“插入”對(duì)話框中選擇插入后當(dāng)前單元格移動(dòng)的方向 按“確定”按鈕即可,使用“編輯”菜單中的“刪除”命令打開該對(duì)話框,使用“插入”菜單中的“單元格”命令打開該對(duì)話框,5. 行、列的刪除和插

24、入 行、列的刪除 單擊所要?jiǎng)h除的行、列的標(biāo)頭 選擇“編輯”/“刪除”項(xiàng)即可 行、列的插入 單擊所要插入行、列所在任一單元格 選擇“插入”/“行”或“列”項(xiàng)即可,6.查找與替換 選擇【編輯】-【查找】命令,或按ctrl+F組合鍵,打開【查找與替換】對(duì)話框的查找選項(xiàng)卡; 在【查找內(nèi)容】下拉列表框中輸入查找內(nèi)容,單擊【查找下一個(gè)】按鈕,光標(biāo)則移動(dòng)到與待查內(nèi)容相符的單元格上.可多次單擊【查找下一個(gè)】按鈕,直到找到所需的單元格位置。 提示: 單擊【查找全部】按鈕,可在對(duì)話框下方列出所有符合條件的單元格信息.,單擊【替換】標(biāo)簽,打開【替換】選項(xiàng)卡,在【查找內(nèi)容】和【替換為】下拉列表框中輸入所需內(nèi)容,單擊【

25、查找下一個(gè)】按鈕,定位到要替換掉的單元格,單擊【替換按鈕】,即可快速工作表中特定單元格的內(nèi)容。 也可直接單擊【全部替換】按鈕.,7. 給單元格加批注 批注是附加在單元格中,與其他單元格內(nèi)容分開的注釋。 含有批注的單元格的右上角會(huì)有一個(gè)紅色三角形的批注標(biāo)識(shí)符。鼠標(biāo)指向單元格,即會(huì)顯示其批注。 操作步驟如下: a 選定單元格,選擇【插入】-【批注】命令;或單擊右鍵,選擇【插入批注】; b 在彈出的批注框中輸入內(nèi)容; c 輸入完畢后,單擊外部工作表區(qū)域即可.,注意：,復(fù)制和粘貼是各種審計(jì)數(shù)據(jù)資源相互傳遞的基本途徑，是各種軟件之間數(shù)據(jù)利用的有效方法。復(fù)制粘貼的基本操作步驟如下：選定要復(fù)制的內(nèi)容；單擊鼠

26、標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”，或單擊“編輯”菜單下“復(fù)制”命令，或按Ctrl+C鍵；將光標(biāo)定位到要插入的位置；單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“粘貼”，或單擊“編輯”菜單下“粘貼”命令，或按Ctrl+V鍵。 這里主要講述的是在審計(jì)過程中涉及到的復(fù)制粘貼的其他用法。,一、復(fù)制,復(fù)制是Excel中最常用的操作，靈活運(yùn)用各種不同的復(fù)制方法，可以顯著提高審計(jì)效率。下面介紹幾種不同的復(fù)制方法： 1原樣或全部復(fù)制已經(jīng)編輯好的單元格內(nèi)容。選中要復(fù)制的單元格，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選擇目標(biāo)單元格，單擊“粘貼”實(shí)現(xiàn)復(fù)制，或執(zhí)行單元格拖動(dòng)即可。 2復(fù)制單元格中的部分特性。選中要進(jìn)行復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”命令，然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到目標(biāo)單元

27、格，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖所示的對(duì)話框。,選擇所需粘貼的內(nèi)容或其他選項(xiàng)，如只復(fù)制格式，則選中“格式”，單擊“確定”按鈕即可。 3工作表的復(fù)制。 在一個(gè)工作簿中，通常需要進(jìn)行工作表之間的復(fù)制操作，如果僅在表格數(shù)據(jù)區(qū)進(jìn)行選擇，執(zhí)行“復(fù)制”、“粘貼”命令后，只能復(fù)制其單元格數(shù)據(jù)，而結(jié)構(gòu)、格式、屬性并沒有復(fù)制過來。要解決此問題，可以采用以下方法： （）使用菜單復(fù)制工作表。用鼠標(biāo)右鍵單擊要復(fù)制的工作表標(biāo)簽，彈出如圖所示的菜單條選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”。,或單擊“編輯”菜單下的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”彈出如下頁所示的對(duì)話框：,選定目標(biāo)工作簿及在工作簿中的位置，選擇“建立副本”，單擊“

28、確定”按鈕，新的工作表就建立了。,（2）拖動(dòng)鼠標(biāo)復(fù)制工作表。這種方法僅限于同一工作簿內(nèi)復(fù)制工作表。方法是單擊要復(fù)制的工作表標(biāo)簽，同時(shí)按下Ctrl鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)到目標(biāo)工作表標(biāo)簽處松開，就會(huì)產(chǎn)生一張完全相同的工作表，新工作表標(biāo)簽為“工作表（2）”，將其重新命名即完成一張工作表的復(fù)制。 4 復(fù)制到Word。審計(jì)數(shù)據(jù)通常以表格或報(bào)表的形式反映出來，而審計(jì)報(bào)告中常常要用到表格或報(bào)表的數(shù)據(jù)，如果表格的數(shù)值發(fā)生變動(dòng)，必然要修改報(bào)告中的數(shù)據(jù)，如果數(shù)字被多次修改或修改的數(shù)字很多，很可能在報(bào)告中發(fā)生遺漏，而且非常麻煩。將Word與Excel結(jié)合起來使用，則可以解決這一問題。當(dāng)報(bào)告中需要數(shù)據(jù)時(shí)，可以從Excel表格中

29、鏈接過來；當(dāng)Excel表格的數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，Word中的數(shù)據(jù)會(huì)被自動(dòng)更新。,具體操作如下： 分別打開要進(jìn)行鏈接的Word和Excel文件，在Excel表格中，選中要復(fù)制的單元格，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到Word文檔，再要輸入數(shù)據(jù)處單擊鼠標(biāo)，然后單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖所示的對(duì)話框。,在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇“粘貼鏈接”，在“形式”備選框中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕，Excel表格中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到Word文檔中了，當(dāng)Excel表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，報(bào)告中的數(shù)據(jù)會(huì)同時(shí)作相應(yīng)變動(dòng)。如果要把Excel表格整體復(fù)制到Word文檔中，在“粘貼鏈接”

30、時(shí)，選擇“帶格式文本”，單擊“確定”按鈕即可。,二、粘貼,復(fù)制和粘貼是不可分的，在談復(fù)制時(shí)，要用到粘貼；要進(jìn)行粘貼，首先要復(fù)制，這里主要講一些在復(fù)制中沒有說明的問題。 1粘貼數(shù)值。在審計(jì)工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題：如何將原來表格中的格式復(fù)制到現(xiàn)有工作表中？如何將計(jì)算結(jié)果保存到另一張工作表，而不將公式帶過去？這就需要適用“選擇性粘貼”來完成。 例如：將下圖1的D1的結(jié)果復(fù)制到另一個(gè)工作簿的C1中。操作如下： 選擇要復(fù)制的區(qū)域D1，單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令；切換到目標(biāo)工作簿的目標(biāo)單元格C1，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，彈出如圖2所示“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“數(shù)值”，單擊“確

31、定”按鈕即可。如果執(zhí)行“粘貼”命令，其結(jié)果如圖3所示，其差異顯而易見。C1單元格只有數(shù)字，而D2單元格復(fù)制的是公式，所以其結(jié)果為0。,圖1,圖2,圖3,2運(yùn)算后粘貼。審計(jì)人員在導(dǎo)入被審單位的報(bào)表時(shí)往往其金額是以元為單位的數(shù)據(jù)，而審計(jì)中往往用的金額單位是萬元，這時(shí)就需要運(yùn)用“選擇性粘貼”功能，將金額單位改為萬元。具體操作如下： 在選定表格的空白單元格輸入10000，并將其復(fù)制。選定需要更改數(shù)據(jù)的范圍，單擊“編輯”菜單下的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中選擇“全部”、“除”，如圖4所示，并單擊“確定”按鈕，此時(shí)被選范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)均由元改為萬元，同時(shí)刪除在空白單元格輸入的10000（結(jié)果如

32、圖5所示）。,圖4,圖5,此操作也可以用公式法完成，結(jié)果雖然相同，但采用“選擇性粘貼”計(jì)算的結(jié)果是靜態(tài)的，即計(jì)算結(jié)果與D4單元格無關(guān)，而采用公式法計(jì)算結(jié)果是動(dòng)態(tài)的，若刪除D4單元格數(shù)值，則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。兩種方法可以根據(jù)實(shí)際工作需要選擇使用。 3粘貼轉(zhuǎn)置。在審計(jì)工作中還會(huì)遇到一個(gè)問題，就是要進(jìn)行匯總的數(shù)據(jù)行和列正好相反，要處理這類問題，使用的就是選中表格，復(fù)制，單擊指定單元格，選編輯菜單的 “選擇性粘貼”的粘貼“轉(zhuǎn)置”功能。,4粘貼連接。在復(fù)制中已經(jīng)介紹了在Word中粘貼鏈接，其實(shí)，更常用的“粘貼鏈接”是在工作簿或工作表之間的鏈接，建立鏈接的方法是在“選擇性粘貼”時(shí)，選擇“粘貼鏈接”。,另外，

33、在Word中引用的粘貼過來的數(shù)據(jù)，若想知道其具體情況，這時(shí)可以采用建立“粘貼為超級(jí)鏈接”的辦法，方法是：?jiǎn)螕簟熬庉嫛辈藛蜗碌摹罢迟N為超級(jí)鏈接”命令。建立鏈接后，就可以從Word鏈接到所引用的工作表的源數(shù)據(jù)處，如果為了使用更方便，也可以建立一個(gè)對(duì)鏈接，這樣鏈接對(duì)象就可以互相切換了。 利用這種方法，可以將一套互相獨(dú)立的工作底稿組合成互相引用、互相切換、自動(dòng)化程度較高的實(shí)用程序,格式化表格,1. 行高、列寬的調(diào)整 2. 字體的格式化與對(duì)齊方式設(shè)置 3. 邊框和底紋的設(shè)置 4. 數(shù)字的格式化,1、行高、列寬的調(diào)整 方法一：用鼠標(biāo)拖曳直接設(shè)置行高列寬 方法二：利用“格式”菜單中的“行”或“列”項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整

34、,1.用鼠標(biāo)拖動(dòng)行高或列寬設(shè)置,2、通過“格式”菜單中的“行”或“列”命令進(jìn)行行高、列寬的調(diào)整,2. 設(shè)置單元格字體及對(duì)齊方式 （1）設(shè)置單元格字體 選擇【格式】-【單元格】,單擊【字體】標(biāo)簽 技巧: 利用【字體】標(biāo)簽中的【特殊效果】選項(xiàng)組中的【上標(biāo)】復(fù)選框,可將數(shù)字或字母設(shè)置為指數(shù)。 （2） 設(shè)置單元格對(duì)齊方式 選擇【格式】-【單元格】,單擊【對(duì)齊】標(biāo)簽,用菜單的方法設(shè)置對(duì)齊方式 選擇所要格式化的單元格 在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，單擊“對(duì)齊”標(biāo)簽，打開對(duì)話框 根據(jù)需要選擇“水平對(duì)齊”方式、“垂直對(duì)齊”方式、“文本控制”即“方向”等項(xiàng)目 按“確定”按鈕即可,單元格格式的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,

35、選擇水平對(duì)齊方式,選擇垂直對(duì)齊方式,拖動(dòng)指針控制文字方向,操作實(shí)例: 1、置報(bào)表標(biāo)題的格式為隸書、加粗、16號(hào)，設(shè)置列標(biāo)題（表頭）的字號(hào)為14號(hào)，垂直居中，設(shè)置數(shù)據(jù)垂直居中。 2、設(shè)置報(bào)表標(biāo)題居中，并合并A1、E1單元格。,3. 設(shè)置單元格邊框及底紋 選擇【格式】-【單元格】,單擊【邊框】/ 【圖案】標(biāo)簽,邊框和底紋 采用工具欄按鈕的方法設(shè)置邊框與底紋 用菜單的方法設(shè)置邊框和底紋 選擇所要格式化的單元格 在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，打開“單元格格式”對(duì)話框 選擇“邊框”標(biāo)簽設(shè)置單元格的邊框 在“線形樣式”欄中設(shè)置線型，在“顏色”欄中設(shè)置線的顏色 選擇“預(yù)置”按鈕，或在“文本”區(qū)單擊邊框線

36、處，設(shè)置邊框線的位置 選擇“圖案”標(biāo)簽設(shè)置單元格的底紋和顏色 按“確定”按鈕，完成操作,“邊框”選項(xiàng)卡,“圖案”選項(xiàng)卡,操作實(shí)例: 1、設(shè)置報(bào)表的外邊框?yàn)榇志€。表頭下邊為雙線。 2、為E3單元格加上底紋。,用工具欄中的數(shù)字格式化按鈕格式化數(shù)字 單擊包含數(shù)字的單元格 分別單擊格式工具欄上的按鈕 用菜單方式格式化數(shù)字 選擇所要格式化的數(shù)字單元格 在“格式”菜單中選擇“單元格”項(xiàng)，單擊數(shù)字標(biāo)簽 在打開的對(duì)話框中，“分類”列出了所有的格式，選擇所需的分類格式 按“確定”按鈕，即可 取消數(shù)字的格式 在“編輯”菜單中選擇“清除”項(xiàng),4. 設(shè)置單元格數(shù)字格式 選擇【格式】-【單元格】,單擊【數(shù)字】標(biāo)簽,設(shè)置

37、小數(shù)位數(shù),負(fù)數(shù)表示格式,單元格格式對(duì)話框,格式工具欄,操作實(shí)例: 設(shè)置各種產(chǎn)品的銷售額為數(shù)值型數(shù)據(jù)，保留兩位小數(shù)，并加千位分隔符。,5. 應(yīng)用樣式 選擇【格式】-【樣式】命令,在【樣式名】下拉列表框中選擇基本樣式,然后在【樣式包括】選項(xiàng)組中具體做出選擇。最后單擊【確定】。 6. 自動(dòng)套用格式 a 選定需要自動(dòng)套用格式的單元格區(qū)域; b 選擇【格式】-【自動(dòng)套用格式】,單擊想要套用的數(shù)據(jù)表樣式,并可根據(jù)需要,在【要應(yīng)用的格式】選項(xiàng)組中選擇具體要套用的格式; c 單擊【確定】按鈕即可.,7.條件格式 一個(gè)工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的?？梢岳肊xcel的條件格式功能。點(diǎn)擊【格式

38、】 【條件格式】命令，然后進(jìn)行選擇。 如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。 8.設(shè)置背景 選定整個(gè)工作表； 選擇【格式】【工作表】命令項(xiàng)【背景】； 在“工作表背景”對(duì)話框中選擇一個(gè)圖片； 單擊【插入】即可。,9. 添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術(shù)字 選擇【插入】【圖片】，再做選擇。 10. 給工作表標(biāo)簽加顏色 為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表標(biāo)簽加顏色。 選擇【格式】【工作表】命令項(xiàng)【工作表標(biāo)簽顏色】，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話框中選擇喜愛的顏色。,管理工作表,1. 切換工作表 單擊工作表標(biāo)簽 2. 新建、重命名工作表 右擊工作表標(biāo)簽-插入 右擊工作表標(biāo)簽-重命名或工作表標(biāo)簽

39、慢擊兩次 3.復(fù)制和移動(dòng)工作表 工作表的移動(dòng)、 復(fù)制 選擇所要移動(dòng)、復(fù)制的工作表標(biāo)簽 移動(dòng)：拖曳標(biāo)簽到所需位置 復(fù)制：按住Ctrl鍵的同時(shí)拖曳所選標(biāo)簽到所需位置 釋放鼠標(biāo)即可,4、工作表的刪除 選擇所要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽 在所選標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的的子菜單中選擇“刪除”項(xiàng)，或在“編輯”菜單中選擇“刪除工作表”項(xiàng) 在出現(xiàn)的刪除確定對(duì)話框中，確認(rèn)刪除操作即可,顯示與打印工作表,顯示工作表 打印工作表,顯示工作表,滾屏顯示：使用水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條可滾動(dòng)顯示更多內(nèi)容 縮放控制：用以改變顯示比例，可使窗口內(nèi)顯示更多內(nèi)容或突出顯示某一個(gè)特定的局部內(nèi)容 凍結(jié)窗口：可將工作表的某些區(qū)域“凍結(jié)”，使得

40、滾屏顯示時(shí)該區(qū)域不動(dòng) 分割窗口：將一個(gè)工作表同時(shí)放在四個(gè)窗格中，每個(gè)窗格可分別瀏覽該工作表的不同區(qū)域 隱藏操作,顯示工作表,凍結(jié)窗口操作 單擊不需要凍結(jié)區(qū)的左上角單元格 在“窗口”菜單中選擇“凍結(jié)窗格”項(xiàng) 當(dāng)窗口處于凍結(jié)狀態(tài)時(shí)，選擇“窗口”菜單中的“撤銷窗口凍結(jié)”項(xiàng)可以取消窗口凍結(jié),顯示工作表,分割窗口操作 選擇活動(dòng)單元格 在“窗口”菜單中選“拆分”項(xiàng)，則在活動(dòng)單元格的左邊及上邊出現(xiàn)分割線，將窗口劃分為4個(gè)窗格 利用其水平、垂直滾動(dòng)條可在各窗格中隨意瀏覽各項(xiàng) 拖曳分割框，可以改變分割線的位置 在“窗口”菜單中選擇“撤銷拆分窗口”項(xiàng)可以取消窗口分割,拖動(dòng)分割框，改變各窗口大小,窗口菜單的“拆分”

41、命令,隱藏和取消隱藏操作 隱藏行或列 選擇所要隱藏的行（列）后， 在“格式”菜單中選擇“行”（“列”）項(xiàng)，在子菜單中選擇“隱藏”子項(xiàng) 取消隱藏行或列 選擇跨越隱藏列（行）的單元格，然后在“格式”菜單中選擇“列”（“行”）項(xiàng)，在子菜單中選“取消隱藏”子項(xiàng)即可完成取消隱藏。,工作表的隱藏和取消隱藏 選擇 【窗口】-【隱藏】命令,即可隱藏工作簿; 選擇 【窗口】-【取消隱藏】命令,即可恢復(fù)。 選擇 【格式】-【工作表】-【隱藏】命令,即可隱藏工作表; 選擇 【格式】-【工作表】-【取消隱藏】命令,即可恢復(fù)工作表;,技巧: 1. Excel大量數(shù)據(jù)同時(shí)輸入的技巧 打開需要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格，同時(shí)

42、選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵逐個(gè)選中單元格。接著松開Ctrl鍵，輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù)，然后再按下“CtrlEnter”組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時(shí)填入該數(shù)據(jù)了。 2. 快速輸入大寫中文數(shù)字 將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字。右擊該單元格，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)；然后從“特殊”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項(xiàng)。最后單擊“確定”按鈕即可.,3. Excel單元格文字隨時(shí)換行 在Excel中，我們有時(shí)需要在一個(gè)單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的

43、方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格”下“對(duì)齊”的“自動(dòng)換行”復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時(shí)候，只要按住Alt鍵的同時(shí)按下回車鍵就可以了。 4. Excel中插入空白行 如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。,Excel中消除0值 當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為0時(shí)，默認(rèn)會(huì)顯示0，這看起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果在出現(xiàn)0時(shí)，單元格顯示為空白，可如此操作。打開“

44、工具選項(xiàng)視圖”，取消“0值”復(fù)選項(xiàng)前的，確定后，當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。 6. 快速隱藏 在打印工作表時(shí)，我們有時(shí)需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調(diào)整行號(hào)(列標(biāo))分界線的方法比較麻煩,有一個(gè)簡(jiǎn)單方法：在英文狀態(tài)下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”組合鍵，就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。,7. 快速選定“空白”和“數(shù)據(jù)”單元格 在Excel中，經(jīng)常要選定空白單元格，逐個(gè)選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開“編輯定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕；選擇“定位條件”中的“空值”，再按“確定”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據(jù)的單

45、元格，在上面方法的“定位條件”窗口中，選擇“常量”，再點(diǎn)“確定”，含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定。,8. 快速得到合適列寬和行高 如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框，待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時(shí)拖動(dòng)至合適的寬度，這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了。如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話，我們經(jīng)常要逐列進(jìn)行調(diào)整，非常麻煩。此時(shí)可以選中含有數(shù)據(jù)的各列，同樣將鼠標(biāo)移至其中一個(gè)列標(biāo)題的右邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時(shí)雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以立刻將各列的列寬設(shè)置為“最適合的列寬”，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù)據(jù)。 用這個(gè)方法也可以得到“最適合的行高”。只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框 。,9. 快

46、速移動(dòng)活動(dòng)單元格 經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處、最左端和最右端處來回移動(dòng)。其實(shí)，用不著多次單擊滾動(dòng)條，也不用多次滾動(dòng)鼠標(biāo)的滾輪的。只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的下邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€(gè)箭頭的十字形時(shí)雙擊，就可以使活動(dòng)單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行。雙擊單元格的上邊框可以到達(dá)最上一行，而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端。,10.數(shù)據(jù)分列技巧 用Excel輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長，可以采取快速分列方法。具體操作如下: 在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字,然后選定所要分割的數(shù)據(jù)區(qū)域; 單擊菜單欄【數(shù)據(jù)】 -【分列】 ; 在彈出的對(duì)話框中選擇【固定寬度】,點(diǎn)

47、擊“下一步” ; 在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】中,按住分列線,移動(dòng)至指定位置,點(diǎn)擊“下一步” ; 選擇【列數(shù)據(jù)格式】,點(diǎn)擊“完成”. 利用分列，還可以為相應(yīng)的列類型進(jìn)行轉(zhuǎn)換。如：輸入日期常常以字符形式：19690723 ，可以用此轉(zhuǎn)換為日期型?；?23456字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)值。,11.批量轉(zhuǎn)換日期格式 以前在Excel中輸入職工出生時(shí)間時(shí)，為了簡(jiǎn)單都輸入成“yymmdd”形式，但上級(jí)部門一律要求輸入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名職工出生時(shí)間肯定不能每個(gè)手工轉(zhuǎn)化。 最快速的方法是：先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】【分列】，出現(xiàn)【文本分列向?qū)А繉?duì)話框。勾選“固定寬度”，連續(xù)兩次點(diǎn)擊【下一步】按鈕，在

48、步驟三對(duì)話框的【列數(shù)據(jù)格式】中，選擇“日期”，并選定“YMD”形式，按下【完成】按鈕，以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。,12. 不使用方向鍵也可上下左右移動(dòng)所選定單元格 在Excel中，如果要選定已選定單元格周圍的單元格，可以按上下方向鍵進(jìn)行移動(dòng)，可為了節(jié)省時(shí)間，讓操作的速度更高， 按下Tab鍵，可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格; 同時(shí)按下“Shift+Tab”組合鍵，可以選定左側(cè)單元格; 按下“Enter”鍵，可以選定下方單元格; 同時(shí)按下組合鍵“Shift+Enter”，可以選定上方單元格.,13. 簡(jiǎn)單方法移動(dòng)復(fù)制工具欄按鈕 有時(shí)需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移

49、動(dòng)工具欄按鈕.可以在按下“ALT”鍵的同時(shí)拖動(dòng)工具欄按鈕，把它移動(dòng)到其它位置。 而如果想復(fù)制工具欄上的某一個(gè)按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時(shí)拖動(dòng)按鈕到其它地方。 如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT ”組合鍵的同時(shí)，把不想要的按鈕拖動(dòng)到工具欄以外的區(qū)域即可。,14. 讓Excel中人名顯示更美觀的技巧 a 刪除姓名中的空格 選中姓名所在的列，執(zhí)行“編輯替換”命令，在“查找內(nèi)容”欄中輸入一個(gè)空格，在“替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換”命令，確定退出后即可. b 讓姓名左右對(duì)齊 姓名用字是兩個(gè)字與三個(gè)字的,左右對(duì)齊也有技巧.選

50、中已刪除空格的姓名單元格，單擊“格式單元格”,在打開的“單元格格式”對(duì)話框中的水平對(duì)齊方式中選擇“分散對(duì)齊”選項(xiàng)，確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對(duì)齊。,15. Excel數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法之巧用公式審核 打開一張學(xué)生成績表,選中數(shù)據(jù)區(qū)域(注意:這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標(biāo)題行或列)，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，進(jìn)入“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，將“允許”項(xiàng)設(shè)為“小數(shù)”，“數(shù)據(jù)”項(xiàng)設(shè)為“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”，最后單擊“確定”退出。 接著，執(zhí)行“視圖工具欄公式審核”命令，打開“公式審核”工具欄。好了，現(xiàn)在直接單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕即可。此時(shí)，我們就可看到表

51、中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識(shí)出來。 對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修正后,紅圈標(biāo)記會(huì)自動(dòng)消失 .,16. 多個(gè)工作表的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置 把一個(gè)Excel文件中的多個(gè)工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳，分別對(duì)一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個(gè)工作表中的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置好： 把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(如果沒有給每張表取名的話，Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)再進(jìn)行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對(duì)全部工作表了。選擇【視圖】【頁眉和頁腳】。,EXCEL數(shù)據(jù)保護(hù),利用Excel輔助審計(jì)工作可以大

52、大提高審計(jì)工作效率，但是也存在一定的問題。如果操作不當(dāng)，如誤刪、誤填等，就可能引起表格中的數(shù)據(jù)“失真”，使審計(jì)成果毀于一旦。另外，有些保密數(shù)據(jù)一旦被外人竊取后果會(huì)更為嚴(yán)重。所以，審計(jì)人員必須學(xué)會(huì)保護(hù)數(shù)據(jù)。Excel保護(hù)數(shù)據(jù)的方法主要有以下幾種：,一、打開權(quán)限保護(hù),數(shù)據(jù)處理完后，單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，彈出“另存為”對(duì)話框。在“另存為”對(duì)話框“工具”下拉列表中選擇“常規(guī)選項(xiàng)”，彈出圖所示的“保存選項(xiàng)”對(duì)話框。,在“打開權(quán)限密碼”框內(nèi)輸入密碼，單擊確定按鈕，彈出如圖所示的“確認(rèn)密碼”對(duì)話框，再輸入一次密碼以確認(rèn)（注意“警告”信息），然后單擊“保存”按鈕。這樣，要打開此表時(shí)必須輸入密碼，

53、不知道密碼或忘記密碼則打不開該工作表。,二、修改權(quán)限保護(hù),修改權(quán)限保護(hù)的操作與打開權(quán)限保護(hù)類似，要在“保存選項(xiàng)”對(duì)話框中“修改權(quán)限密碼”中輸入密碼，同時(shí)選中“建議只讀”方式，如圖所示。單擊“確定”按鈕后，其余操作同打開權(quán)限保護(hù)。,如果以只讀的方式保存了工作簿，那么在以后針對(duì)該工作簿進(jìn)行修改后只能將修改保存到不同名稱的工作簿中，這樣就不會(huì)影響原始表的數(shù)據(jù)。,三、對(duì)工作表內(nèi)容保護(hù),在工作表打開的情況下，單擊“工具”菜單，選擇“保護(hù)”命令下“保護(hù)工作表”子命令，彈出“保護(hù)工作表”對(duì)話框，如圖所示。,根據(jù)需要選擇選項(xiàng)，然后在密碼框內(nèi)輸入密碼，最后對(duì)密碼進(jìn)行確認(rèn)。,如需保護(hù)整個(gè)工作簿，選擇“保護(hù)工作簿”

54、命令，操作同“保護(hù)工作表”類似。,四、對(duì)未加密的工作表加密碼保護(hù),在打開工作表后，單擊“文件”菜單下的“另存為”命令，然后根據(jù)需要針對(duì)上述三種方法進(jìn)行選擇，最后以原路徑、原文件名進(jìn)行覆蓋保存即可。,五、對(duì)工作表備份和打開保護(hù),在打開工作表后，單擊“文件”-“另存為”-“工具按鈕”-常規(guī)-生成備份， 文件-打開-打開按鈕-選擇。,打印工作表,1. 打印設(shè)置 2. 打印預(yù)覽 3. 打印,打印工作表,1. 打印設(shè)置 基本操作 工作表的設(shè)置 在打開的“頁面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“工作表”標(biāo)簽 若要打印工作表的局部內(nèi)容，可在對(duì)話框的“打印區(qū)域”中輸入表格區(qū)域 當(dāng)打印的頁數(shù)超過一頁時(shí)，若要想標(biāo)題出現(xiàn)在每一頁上

55、，可以在“打印標(biāo)題”組的“頂端標(biāo)題行”、“左端標(biāo)題行”中分別輸入標(biāo)題區(qū)域 設(shè)置“網(wǎng)絡(luò)線”選項(xiàng)，將打印工作表的全部網(wǎng)格線，但如果在工作表中設(shè)置了表格的邊框線，則在此應(yīng)取消網(wǎng)格線設(shè)置,打印局部工作表區(qū)域選擇,多頁打印中可以選擇出現(xiàn)在每一頁中的行或列標(biāo)題,”頁面設(shè)置“對(duì)話框,打印工作表,手工插入、移動(dòng)分頁符 插入分頁符：選擇新起頁左上角的單元格，然后選擇“插入”/“分頁符”即可 插入水平（垂直）分頁符：選擇新起頁的第一行（或列），然后選擇“插入”/“分頁符”即可 移動(dòng)分頁符：在“視圖”中選擇“分頁預(yù)覽”項(xiàng)，工作標(biāo)中將出現(xiàn)頁分割線,打印工作表,2. 打印預(yù)覽 “縮放”按鈕：顯示比例切換?！翱s放”功能不

56、影響打印尺寸 “打印”按鈕：打開“打印”對(duì)話框，然后可打印工作表 “設(shè)置”按鈕：打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框 “頁邊距”按鈕：顯示或隱藏表示頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬的制柄,3.打印 選擇“文件”菜單中的“打印”命令,“打印”對(duì)話框,公式和函數(shù),公式 函數(shù) 公式的復(fù)制 自動(dòng)求和,Excel2003的主要功能之一是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，而公式和函數(shù)是數(shù)據(jù)運(yùn)算的兩個(gè)最重要的工具。利用它們可以完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算。掌握好這部分內(nèi)容，是熟練使用Excel2003進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的先決條件。,一、簡(jiǎn)單運(yùn)算 對(duì)某個(gè)單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)字進(jìn)行求和、求平均數(shù)、計(jì)數(shù)、求最大值或最小值運(yùn)算，可以利用Excel2003提供的工具

57、按鈕快速完成。 單擊用來放置運(yùn)算結(jié)果的單元格； 單擊【常用】工具欄中的【自動(dòng)求和】按鈕 右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表框中選擇【求和】、【平均值】、【計(jì)數(shù)】、【最大值】或【最小值】選項(xiàng)。 根據(jù)需要，制定用于運(yùn)算的單元格區(qū)域，然后按Enter鍵，即可在結(jié)果單元格內(nèi)得到運(yùn)算結(jié)果。,公式和函數(shù),二. 公式 公式是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式，它是單元格中一系列值、單元格引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可生成新的值。通過公式，用戶可以對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算。 公式的語法 它以“=”開始，用于表明之后的字符為公式，等號(hào)之后的是需要進(jìn)行計(jì)算的元素（操作數(shù)），各操作數(shù)之間以運(yùn)算符分隔，一般稱表達(dá)式

58、。表達(dá)式由運(yùn)算符和參與運(yùn)算的操作數(shù)（常量、單元格地址和函數(shù)）組成。Excel將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右計(jì)算公式。 運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符，包括：+（加）、-（減）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其優(yōu)先級(jí)從高到低為：百分比和乘方、乘和除、加和減 關(guān)系運(yùn)算符，有：=、=、其優(yōu)先級(jí)相同 文本運(yùn)算符，（ 絕對(duì)列和相對(duì)行，如$C6.,輸 入 數(shù) 據(jù),相對(duì)引用,例：在F2中輸入公式 “C2+D2+E2”,相對(duì)引用是指當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的公式 復(fù)制到一個(gè)新的位置或者用一個(gè)公式填入一個(gè) 區(qū)域時(shí)，公式中的單元格地址會(huì)隨著改變。,輸 入 數(shù) 據(jù),絕對(duì)引用,例：在F2中輸入公式“$C$2+$

59、D$2+$E$2”,設(shè)置絕對(duì)地址 需在行號(hào)和列 號(hào)前加符號(hào)“$”,絕對(duì)引用是指在把公式復(fù)制 或填入到新位置時(shí)，使其中 的單元格地址保持不變。,公式的復(fù)制：相對(duì)引用、絕對(duì)引用. 在行號(hào)或列標(biāo)的前面加上“$”符號(hào),被引用的內(nèi)容不會(huì)隨著引用位置的變化現(xiàn)時(shí)變化.,輸 入 數(shù) 據(jù),混合引用,例：在F2中輸入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一個(gè)單元格 地址中，既有絕對(duì)地址引用 又有相對(duì)地址引用。,【例】絕對(duì)引用地址示例。在【例】的工作表最后添加一列“評(píng)價(jià)”，如果員工的實(shí)發(fā)工資低于平均值則顯示“低工資”，否則不顯示任何信息。,數(shù)組計(jì)算,數(shù)組是一組公式或值的長方形范圍,Excel視數(shù)組為一組,數(shù)據(jù)是小空間進(jìn)行大量計(jì)算的強(qiáng)有力的方法.它可以代替諸多重復(fù)的公式。 輸入數(shù)組 1、選中要輸入數(shù)組公式的單元格或者單元格區(qū)域 2、輸入公式的內(nèi)容 3、按下S