檔案管理_蔡甸區(qū)中小學檔案整理必備指南

蔡甸區(qū)中小學檔案整理指南(修訂版)一、收集材料按蔡甸區(qū)中小學校文件材料歸檔范圍、保管期限表中規(guī)定的范圍，對現(xiàn)存的文件材料進行收集、取舍。二、整理分類1、對收集到的材料按不同的年度分類。2、對同一年度（先整理2009年）按不同門類進行分類(見歸檔范圍、保管期限表），如文書檔案、教學檔案、教師業(yè)務檔案、學籍管理檔案、科技檔案等。3、按保管期限（2009年以前全部為永久、長期、短期，2009年以后文書檔案按永久、30年、10年分保管期限）進行分放。三、分類歸檔（一）文書檔案的歸檔辦法1、對文書檔案的同一保管期限的材料，按時間的順序排列（元月1日排在最前，12月31日放在最后）2、編件號：在每份文件的右上角蓋上歸檔章，再對每件材料分別編頁碼（右下角），填寫歸檔章中的內容?？罩w年度蓋件號（如31）空著蓋保管期限（如30年）蓋頁數(shù)（如12）3、分盒：按一定的厚度分盒（以裝盒后略顯豐滿為宜）。4、打印目錄（一式三份）：對已分好的盒逐件打印目錄（目錄試樣附后）5、填寫備考表，如本卷共 件，并填寫整理人、檢查人和時間。6、填寫脊背： 年度（如2009）保管期限（如永久）機構（問題）（如文書檔案）起止件號（如132）、盒號（用鉛筆寫）如12。7、上柜。（二）對于教學檔案、學籍管理檔案，按照市檔案局的最新要求，也采用單份文件存檔的方法，其整理形式完全同于文書檔案的歸檔方法，其目錄格式也相同。（三）對于科技檔案：用科技檔案盒裝，按不同項目分別整理。對每份文件編號、打印目錄（一式三份）、入盒備考表脊背上蓋上保管期限，填寫檔號，寫上案卷題名。檔號填寫示例：j11 S1-1 案卷號 案卷號 工程名稱 設備儀器名稱 基建類 設備類j基建類，1工程名稱，1案卷號。S設備類，1設備儀器名稱，1案卷號。（四）教師業(yè)務檔案（每人一盒）按時間順序存放即可。脊背上寫上教師姓名、盒號。（五）聲像檔案：照片類有帶目錄的相集，也可用光盤保存。隨時發(fā)生隨時存檔，照片上應注明時間、地點、內容、人物方位等。電子檔案同聲像檔案。會計檔案（可按三類分別裝盒）。（六）歸檔時間：文書檔案、教學科研檔案和能按年度歸檔的其他文件材料，在次年的六月底以前歸檔；科研類材料在科研課題鑒定后歸檔。教師業(yè)務類、學籍管理類文件材料以及能按學年度歸檔的文件材料，在次年的10月份以前歸檔?；窘ㄔO類文件材料在項目完成后兩個月內歸檔。財會類文件材料隨時整理立卷，在財會部門保管一年后向綜合檔案室移交。儀器設備類文件材料在開箱后及時整理歸檔。電子文件類、聲像檔案類、實物檔案類應隨時整理、定期歸檔。說明：普通中專、職業(yè)學校和幼兒園可參照執(zhí)行。附件：各種目錄試樣。（正式使用時，請將樣表上的斜體字去掉。）二一年八月三十一日 附件1：文書檔案歸檔文件目錄歸檔文件目錄件號責任者文號題 名日期頁數(shù)備注附件2：教學檔案歸檔文件目錄教學檔案目錄件號責任者文號題 名日期頁數(shù)備注附件3：科技檔案目錄案卷及檔號 卷內文件目錄順序號文件編號責任者題 名日期頁號備注附件4：科技檔案案卷目錄案卷目錄案卷檔號題 名年度頁數(shù)保管期限備注努力了的才叫夢想，不努力的就是空想！如果你一直空想的話，無論看多少正能量語錄，也趕