天能集團子公司會議管理制度

母子公司管控體系制度匯編之 浙江天能集團公司 下屬子公司 會議管理制度 二零零六年四月 -1- 目錄 第一章 總 則 . 2 第二章 會議通知 . 2 第三章 會前準備 . 3 第四章 會議議程 . 3 第五章 會議紀要 . 4 第六章 會議考勤 . 4 第七章 會場秩序與禮儀 . 4 第八章 保密事項 . 5 第九章 違紀處理 . 5 第十章 監(jiān)督檢查 . 5 第十一章 附則 . 6 -2- 第一章 總 則 第一條 為及時研討處理 天能集團在 生產 和 經(jīng)營中存在的問題，明確工作的方向 、 提高工 作效率 、 協(xié)調各部 門之間的工作 、 保證企業(yè)決策貫徹到位，特制定本制度 。 第二條 本規(guī)定適用于 天能集團 各種類型的會議 。 第三條 會議 召開 應 本著精簡 有序 、高效、注重效果的原則進行，避免開冗會 。 第 二 章 會議 召集與 通知 第四條 會議按不同級別和性質采用不同的召集辦法： （一） 集團或子公司董事會議 按 相關公司 章程 的規(guī)定 召集 。會議由董董事出席、監(jiān)事列席，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托副董事長或其他董事主持。會議由董事會秘書負責組織落實會議通知、準備和記錄 ； （二）集團 總裁辦公會議由總裁決定 召集 或副總裁提議 召集。集團公司總裁、副總裁、 職能中心 總監(jiān)出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總裁指定出席或列席。會議一般由總裁主持，也可由總裁委托副總裁 或 職能中心 總監(jiān)主持。會議由 總裁辦秘書 負責會議通知、準備和記錄 。分子公司層面的總經(jīng)理辦公會議按照同樣的模式執(zhí)行； （ 三 ）集團職能中心或分子公司職能部門內部工作會議由本職能中心總監(jiān) /部門經(jīng)理召集并確定出席及列席人選，中心總監(jiān) /部門經(jīng)理指定內部專人負責會議通知、準備和記錄。 第五條 會議通知 的內容 包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席 /列席），需準備 資料以及通知方法和途徑。 重要會議應 以書面通知的方法傳達。 第六條 會議應于會議通知約定的 時間召開， 如議題改變、改期或取消， -3- 會議有關人員 需 提前通知 ，并根據(jù)本制度重新通知和布置。 第 三 章 會前準備 第七條 會議準備包括議題議程，主持人，記錄人，將要下發(fā)的文件，有準備 的 發(fā)言，對會議進程的預測和對策。 第八條 會議召集者就議題準備充分 的 資料 和 信息，擬就議題進行順序及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。 第九條 與會人員接到通知后認真就會議議題準備好言簡意賅的發(fā)言稿或發(fā)言提綱 。 第十條 會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設備提前到位并調試正常。 第十一條 會場布置、會議材料、用品準備和會后處置由指定的會務人員負責，大型會議的準備和布置可經(jīng)相關領導同意組成會議籌備小組，并確定小組負責人。各種會議通知前會務人員應先與集團總裁辦 /分子公司辦公室聯(lián)系會議準備事項，幾個會議同時進行的，集團總裁辦 /分子公司辦公室應根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。 第 四 章 會議議程 第十二條 主持人事先安排好與會人員座次。 第十三條 會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應嚴格遵守。 第十四條 會議主持人應緊緊圍繞議題按照議程去進行，確保會議總時間不變。 第十五條 會議主持人要及時 做出 結論，及時制止干擾會議的 任何情況，適時宣布散會。 -4- 第 五 章 會議紀要 第十六條 會議記錄員要在會議進行期間認真記錄， 對會議進行全程或提綱式記錄 ， 對結論性發(fā)言做重點記錄。 第十七條 會議記錄員須用專門的會議記錄薄，會議的議題、決定、決議等重要內容 ，記錄必須準確全面。 第十八條 會議記錄員要在會議結束后 24 小時內整理原始記錄，形成會議紀要，交由主持人簽發(fā)。 第十九條 會議紀要由記錄 員送達抄送人員，轉發(fā)到各與會部門 /人員。需由 與會 人員在會議紀要上簽名的 ， 記錄員須及時督促簽署 。 第二十條 會議紀要應編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。 第 六 章 會 議考勤 第二十一條 與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提交前向會議召集人親自以書面請假方可，緊急情況事先可以口頭請假，事后必須補辦請假手續(xù)。 第二十二條 與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。 第 七 章 會場秩序與禮儀 第二十三條 與會人員應提前到會，不得喧嘩，不得來回走動。 第二十四條 遲到、中途離席者應輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。 第二十五條 與會人員應坐姿（站姿）端正，禁止吸煙，禁止交頭接耳開小會。 第二十六條 會議期間與會人員 須將手機關閉或調至振動狀態(tài) ，不會客（特 -5- 殊客人除外），認真聽取會議內容并做好記錄。 會議后，需由與 會人員在會議記錄上簽名的，應及時簽署。 第二十七條 與會人員應保持會場整潔，不準隨地吐痰，扔紙屑，會議結束后將座椅整理好。 第二十八條 與會者到會必須有準備， 均應保持良好的會風，注意言談舉止， 發(fā)言 力求言簡意賅。 第二十九條 與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。 第 八 章 保密事項 第三十條 會議召集者對會議內容的秘密事項的保密工作負總責。 第三十一條 與會人員及記錄員對會議內容的秘密事項負有保密的義務。 第三十二條 涉及到秘密事項的會議紀要記錄員應在保密地方整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。 第 九 章 違紀處理 第三十三條 無故 遲到早退每項罰款 10 元，無故 缺席 罰款 50 元，由會議召集人下罰款通知單，違紀者 24 小時內到 集團財務審計中心或分子公司財務部交罰金，違者雙倍從當事人工資中扣除。 第三十四條 違反 三十 、 三十一 、 三十二 條按公司保密制度有關處理執(zhí)行。 第 十 章 監(jiān)督檢查 第三十五條 各種類型會議紀要于會議結束后次日上午 10點之前送達 集團總裁辦或分子公司辦公室 。 第三十六條 與會者必須對會議內容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實、有 -6- 檢查。 第三十七條 集團總裁辦或分子公司辦公室 負責對 相關 各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。 第 十一 章 附則 第三十八條 本制度經(jīng)集團公司董事會批準后發(fā)布執(zhí)行， 集團 總裁辦