企業(yè)信息化將推動企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革

企業(yè)信息化將推動企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革 袁月 【關(guān)鍵詞】：企業(yè)信息化 信息技術(shù) 企業(yè)流程再造 BPR 組織變革 隨著信息技術(shù)的產(chǎn)生和不斷發(fā)展，與之相關(guān)的組織和經(jīng)濟實體都發(fā)生了巨大變化。早在 1958年，Leavitt和 Whisler就曾在他們的一篇經(jīng)典論文 “Management in 1980s， ”中預言，計算機和信息技術(shù)的開發(fā)和應用將對大多數(shù)組織的結(jié)構(gòu)和業(yè)務處理帶來具有深遠意義的影響。今天，隨著中國加入 WTO，面臨全球信息技術(shù)的飛速發(fā)展和市場競爭的加劇，原有的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式已經(jīng)不能適應新的環(huán)境，企業(yè)迫切需要進行組織變革，以便在激烈的競爭中處于不敗之地。信息技術(shù)的應用不但需要企業(yè)變革原有的模式，并且還推動了這種變革。企業(yè)在信息化這股浪潮中應及時轉(zhuǎn)變觀念，摒棄舊習，大膽創(chuàng)新，勇于改革，借此契機建立現(xiàn)代企業(yè)制度 ，提高企業(yè)競爭力。 一 企業(yè)信息化的涵義 信息化一詞最早由日本學者在 20世紀 70 年代提出，但關(guān)于它的具體涵義至今還未有定論，因為信息化本身始終處在一個動態(tài)變化發(fā)展的過程之中，所以也很難對它下一個完全嚴格的定義。但綜合來看，信息化是指在經(jīng)濟和社會生活中，普遍采用先進的信息技術(shù)，有效的開發(fā)和利用信息資源，以推動工業(yè)化社會向信息化社會的轉(zhuǎn)變，最終引起整個社會經(jīng)濟的進步。信息化涉及到社會生活的方方面面，包括企業(yè)信息化、教育信息化、政府信息化等等。企業(yè)作為國民經(jīng)濟的細胞在這股信息化浪潮中首先受到?jīng)_擊，并且其信息化水 平直接影響著整個社會的信息化水平高低。由于行業(yè)的復雜性和多樣性，我們也很難對企業(yè)信息化下一個完整的定義，一般來說它包括三個層面的涵義： 1 生產(chǎn)制造過程的自動化 在企業(yè)生產(chǎn)的全過程，包括產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)監(jiān)控處理等環(huán)節(jié)利用信息技術(shù)搜集、傳遞、處理、存儲與生產(chǎn)相關(guān)的各類信息以達到生產(chǎn)過程的自動化和智能化。在這里用到的信息技術(shù)主要有計算機輔助設(shè)計（ CAD）、計算機輔助制造（ CAM）、計算機集成制造系統(tǒng)（ CIMS）等。 2 企業(yè)管理的信息化 企業(yè)利用信息技術(shù)將管理過程中各種資源有效集成，實現(xiàn)物流、資金流以及信 息流的無縫連接，以提高企業(yè)的管理水平。這階段用到的信息技術(shù)有物料需求計劃（ MRP）、制造資源計劃（ MRP ）、企業(yè)資源計劃（ ERP）以及客戶關(guān)系管理（ CRM)、供應鏈管理 (SCM)、電子商務（ EB）等。這些技術(shù)的應用都極大的提高了企業(yè)的管理效率和水平。 3 生產(chǎn)決策的智能化。 將生產(chǎn)和管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)匯總、整理、分析以產(chǎn)生對企業(yè)生產(chǎn)決策有用的信息。企業(yè)可以利用專家系統(tǒng)（ ES）、決策支持系統(tǒng)（ DSS）、人工智能以及數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來輔助企業(yè)制定決策。 綜合來說企業(yè)信息化就是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)，通過對信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、管理、決策的效率和水平，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力的過程。 二 企業(yè)信息化迫切需要企業(yè)進行組織變革 企業(yè)信息化不僅是利用先進的計算機和通信技術(shù)，來輔助生產(chǎn)管理和決策，更重要的是它要求改變傳統(tǒng)的不合理的管理體制結(jié)構(gòu)，建立更加有效的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式，以適應新型市場的需要。例如 ERP、 CRM、 SCM 等就是將現(xiàn)代企業(yè)管理思想與先進的信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。國家信息中心的張新紅在我國企業(yè)信息化發(fā)展現(xiàn)狀中明確指出，企業(yè)信息化建設(shè)不僅是技術(shù)變革，更是思 想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新。在重大信息化工程建設(shè)之前或在建設(shè)中對現(xiàn)有組織機構(gòu)、管理制度、運行模式進行適時、適當調(diào)整，將使信息化建設(shè)事半功倍。信息化的成功實施，首先需要企業(yè)具備科學合理的管理體制，而我國大多數(shù)企業(yè)在這方面還存在很多問題。 1 傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和管理模式存在許多弊端 我國現(xiàn)行的企業(yè)模式是工業(yè)經(jīng)濟和計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物，是一種以權(quán)利為中心的嚴格的等級制度，企業(yè)內(nèi)部勞動分工精細，專業(yè)化程度強，并且職能部門眾多，在此基礎(chǔ)上形成了一種 “科層制 ”的 “金字塔 ”形結(jié)構(gòu)。不容否認，這種傳統(tǒng)的等級制度在工業(yè)時代發(fā)揮了 巨大作用，大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率，但面對新的市場環(huán)境，它的弊端也越來越明顯的暴露出來。 嚴格的等級制度使得信息在上下級之間縱向傳輸時常常要跨越多個層級，不僅影響了信息的時效性，也降低了其準確度。內(nèi)部信息不通暢，使得企業(yè)對變幻莫測的市場就不能及時做出反應，從而降低了企業(yè)的競爭力。專業(yè)化分工的精細，職能部門的眾多使得部門間信息的橫向傳遞也受到阻礙，不能進行有效的溝通和協(xié)作。并且部門之間的相對獨立也容易形成各自為政的局面，企業(yè)的員工更關(guān)心本部門的利益而不是企業(yè)整體的利益。由此，作為一個組織，企業(yè)的整體效力得不到充分發(fā)揮，還造成了資源和時間的浪費。另一方面，嚴格的等級制度也不利于激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)新精神，從而使企業(yè)缺少生命力和活力。 企業(yè)信息化要求企業(yè)無論是在縱向還是在橫向其信息傳輸都應暢通無阻，實現(xiàn)最大程度的資源共享，并且應將企業(yè)作為一個統(tǒng)一整體來看待，實現(xiàn)內(nèi)部資源的高度整合，這樣才能適應快速多變的市場，從而提高企業(yè)整體競爭力。因此要實現(xiàn)企業(yè)信息化，首當其沖是組織結(jié)構(gòu)上的變革。 2 市場環(huán)境的變化要求企業(yè)進行組織變革 傳統(tǒng)的市場是以產(chǎn)品為導向的市場，隨著技術(shù)的進步，勞動生產(chǎn)率的提高，市場的供需關(guān)系發(fā)生了 重大變化，逐步形成了以客戶為導向的市場。企業(yè)的競爭力不僅僅體現(xiàn)在產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價底，還體現(xiàn)在能否提供個性化的商品以滿足不同客戶的需求。要滿足顧客的多樣化需求，企業(yè)就要收集大量復雜的市場信息和客戶信息，并進行有效的分析研究，及時做出反應。同時，在新型市場中，客戶的角色也發(fā)生了變化，不再是產(chǎn)品的被動接受者，而是主動參與到產(chǎn)品的設(shè)計、生產(chǎn)、配送以及售后服務的全過程中，從而也加大了企業(yè)與客戶的信息傳遞量。 因此，新的競爭環(huán)境要求企業(yè)能夠?qū)Υ罅繌碗s的市場以及客戶信息做出快速準確的反應，而傳統(tǒng)的管理體制由于存在繁多的監(jiān)控 制度和審批手續(xù)，而無法達到這個要求，從而使企業(yè)喪失了市場競爭競爭優(yōu)勢。面對日益激烈的市場環(huán)境，也要求企業(yè)進行組織變革。 3 組織變革是企業(yè)信息化成功的關(guān)鍵 目前國內(nèi)很多企業(yè)將信息化錯誤的理解為僅僅是購買幾臺電腦、連上網(wǎng)絡(luò)、安裝上相應的軟件，然后將原有的手工業(yè)務處理照搬到計算機上，由計算機代替人工來完成就萬事大吉了。他們雖然投入了大量資金進行信息 化建設(shè)，但更多的是關(guān)注設(shè)備的購買和技術(shù)的更新，而忽視了與此密切相關(guān)的管理模式、管理方法的變革。其實這只是看到了信息化的表面現(xiàn)象而沒有深刻理解其本質(zhì)，這種作法不但不會提高企業(yè)的管理水平，還會造成資源浪費，從而產(chǎn)生負面效用，甚至影響企業(yè)管理者對信息化的信心。要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)越性，就必須對組織結(jié)構(gòu)、管理制度進行合理的、有計劃的甚至是徹底的調(diào)整，正所謂 “三分技術(shù)，七分管理 ”，這比單純的購買硬件、安裝軟件要復雜的多也困難的多，但又是不能回避的問題，否則再好的信息系統(tǒng)也發(fā)揮不出作用。所以企業(yè)要想真正實現(xiàn)信息化首先 要進行組織變革。 無論是企業(yè)內(nèi)部的自身要求還是迫于外部市場環(huán)境的壓力都要求企業(yè)改變原有的組織結(jié)構(gòu)和管理模式，以適應信息時代的競爭和發(fā)展要求。 三 企業(yè)應如何進行組織變革以提高競爭力 原有的企業(yè)管理制度已經(jīng)不能適應新的市場環(huán)境的變化，也不符合信息時代的要求，那如何對它進行有效的改造呢？ 1993 年美國學者哈默（ Hammer）和杰姆培（ Champy）提出了企業(yè)流程再造（ BPR），是指對企業(yè)業(yè)務流程進行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務和速度等方面的巨大提高。企業(yè)流程再造實際上是站在信息的 高度，對企業(yè)流程重新思考和設(shè)計，是一個系統(tǒng)工程。 1精簡機構(gòu) 現(xiàn)有的管理體制造成機構(gòu)龐大，人員眾多，從而導致人浮于事，效率低下。因此企業(yè)首先應精簡機構(gòu)，裁剪多余的機構(gòu)例如各類協(xié)調(diào)委員會，合并類似的、相互重疊的機構(gòu)。 2組織結(jié)構(gòu)扁平化 傳統(tǒng)的 “金字塔 ”形組織結(jié)構(gòu)是一種高長形的組織結(jié)構(gòu)，它的特點是管理層次眾多，而每個層次人員少，管理幅度窄。新型的組織結(jié)構(gòu)應該是一種扁平化的，既盡量縮減管理層次而增大管理幅度，在一定的企業(yè)規(guī)模下，以有限的管理層次和盡可能大的管理幅度來進行組織管理。 3 轉(zhuǎn)換企業(yè)管理者的角 色 傳統(tǒng)的 “金字塔 ”形組織結(jié)構(gòu)伴隨的是權(quán)利的過度集中，企業(yè)中無論大事小事都要經(jīng)領(lǐng)導審批才能執(zhí)行，使得企業(yè)行動緩慢。隨著組織結(jié)構(gòu)的扁平化，企業(yè)領(lǐng)導應適當放權(quán)，從指揮官的角色轉(zhuǎn)變到教練員的角色，充分發(fā)揮企業(yè)員工的創(chuàng)造性和積極性。 4 建立動態(tài)的網(wǎng)絡(luò)化組織 一個成功的企業(yè)不僅應關(guān)注自身的內(nèi)部管理，還應與外部市場、客戶、供應商等建立有效的連接，以構(gòu)成一個網(wǎng)絡(luò)化的組織，并且能夠根據(jù)市場環(huán)境的變化及時進行自我調(diào)整，形成動態(tài)化的網(wǎng)絡(luò)格局，這樣才能加快市場反映速度，提高客戶滿意度，最終增強企業(yè)的競爭力。 四 信息技術(shù) 促進了企業(yè)的組織變革 企業(yè)信息化要求企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)和管理模式上進行變革，信息技術(shù)的應用不但使得變革成為可能，并且加速了這種變革。企業(yè)在引入信息技術(shù)之前必須先重組現(xiàn)有的組織構(gòu)架，理順業(yè)務處理流程，改變傳統(tǒng)的管理模式，這是保證信息技術(shù)發(fā)揮其效用的根本。反過來，在企業(yè)中創(chuàng)造性的利用信息技術(shù)，可以提高信息處理速度和準確性，輔助管理決策，從而減少企業(yè)的中間管理人員和職工數(shù)，減少組織層次，變集權(quán)式管理為分權(quán)式管理，使管理體制更為合理。信息經(jīng)濟學家烏家培教授在未來管理的五大趨勢一文中提出，信息革命將繼續(xù)引發(fā)管理及管 理科學的變革，使管理在功能、組織、方法和理念上產(chǎn)生根本性變化，呈現(xiàn)新的發(fā)展。 1 信息技術(shù)對組織結(jié)構(gòu)的影響 信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的信息收集、加工、處理方式，運用計算機強大的計算能力不僅增加了信息的處理量，也加快了信息的處理速度，并提高了其準確度。信息的傳輸能力大大加強，通過電子郵件、 BBS(電子公告牌 )、視頻會議等通信技術(shù)可以在同一時間將信息在整個組織范圍中擴散，而免去了中間層的上傳下達，減少了信息流通的中間環(huán)節(jié)，這樣就弱化了中間管理層的效用，推動了企業(yè)的機構(gòu)精簡。傳統(tǒng)的等級制度對待信息是一種保護和控制的 政策，個人看成是信息的主人，其權(quán)利的大小與所擁有的信息量成正比，所以大家都極不情愿放棄自己手中對信息的控制權(quán)。然而信息不像其他資源，它的價值就在于能夠與人的能力相結(jié)合而產(chǎn)生有用的知識，所以使用它的人越多其產(chǎn)生的效用也就越大。企業(yè)信息化就是基于這個思想，利用信息技術(shù)建立高度共享的信息系統(tǒng)從而打破了信息的等級界線，發(fā)揮出信息的最大價值。信息技術(shù)強大的信息處理能力和傳輸能力，使得各層管理部門的內(nèi)部交易成本也大大下降，從而擴大了管理的幅度。這樣一個更加扁平化的組織結(jié)構(gòu)就在信息技術(shù)的支持下逐步建立了。 2 信息技術(shù) 促進管理模式的變革 傳統(tǒng)的企業(yè)管理是一種集權(quán)式管理模式，企業(yè)的領(lǐng)導者扮演著指揮官的角色，企業(yè)中大大小小的決策都由他一個人說了算，并且都必須經(jīng)過他的審批才能執(zhí)行。這一是由于代理問題的存在，為了控制代理成本，企業(yè)不敢將權(quán)利過于分散化，二是由于過于分散的權(quán)利組織形式也不利于企業(yè)集中各方面的信息進行統(tǒng)一決策，而這一切都是以增加交易成本為代價的。由于這種層層審批和監(jiān)控制度既浪費了人力又影響了組織的運行效率，所以企業(yè)的總成本還是不能進一步降低。并且由于企業(yè)的領(lǐng)導者不可能是各方面的專家，所制定的決策難免帶有主觀性和片面 性，所以這種集權(quán)化的管理模式也不利于企業(yè)制定最優(yōu)決策。運用信息技術(shù)可以在一定程度上緩解以上矛盾。信息系統(tǒng)利用其強大的信息傳輸能力可以將代理人的信息及時傳遞給委托人，并且由于系統(tǒng)的開放性也增加了信息的透明度，這樣就可以有效的減少監(jiān)督控制和績效考核的成本，并且提高了其工作質(zhì)量。同時由于其強大的信息獲取能力可以在更廣范圍內(nèi)獲取更多的信息，并且可以將這些信息高度集成，從而有利于企業(yè)管理者制定整體最優(yōu)的決策。這樣，組織的權(quán)利就不必過于集中，領(lǐng)導者也可以由指揮官的