工作分析手冊

工作分析手冊 精華摘錄： 每一個(gè)組織都有自己的目標(biāo)和存在的理由。工作之所以存在，是它們能以某種方式幫助組織達(dá)到目標(biāo)“ 怎么做”和“為什么做” 投入和產(chǎn)出 之間的區(qū)別是工作分析的關(guān)鍵。 它為什么重要？以下人員需了解工作內(nèi)容： 招聘者，他必須知道工作需要以決定招聘什么樣的人。 培訓(xùn)者，他必須了解工作內(nèi)容的全局，決定如何對工作者進(jìn)行培訓(xùn)，使他們工作做得更好。 職業(yè)生涯與后繼人計(jì)劃者，他在了解了必須做和將要做的工作的基礎(chǔ)上建立組織的發(fā)展計(jì)劃。 工作評估者，他若不知道工作包含的內(nèi)容，當(dāng)一個(gè)工作牽涉到組織中另 外的工作時(shí)，他無法知道工作的難度和重要性。 了解工作內(nèi)容對以下人員更重要： 生產(chǎn)線管理者，下次的工作決定他們的工作成果，所以他們必須了解和尋找到最終結(jié)果須作修改之處并指導(dǎo)下屬努力進(jìn)行。 總經(jīng)理，他必須領(lǐng)導(dǎo)和激發(fā)組織中全部員工去為達(dá)成組織目標(biāo)而努力，而主要根據(jù)適應(yīng)變化的需要而發(fā)展組織，確保組織的持續(xù)存在。 工作者自己，如果工作者不知道工作中希望他做什么，他不可能正確完成工作，如果他看不到工作的意義所在。也不可能表現(xiàn)出工作熱情。 2 工作說明書必須覆蓋些什么內(nèi)容？ 若你想表達(dá)對于可能需要設(shè)立的工作的看法和評論 ，你也許應(yīng)該包括進(jìn)這樣一些內(nèi)容：設(shè)立工作的原因，工作要求的特殊知識和技能，須要解決的問題、承擔(dān)的責(zé)任以及工作范圍。以下是你到時(shí)可能要包括進(jìn)去的內(nèi)容： 為什么要有這個(gè)工作？它與組織中哪一個(gè)部分相匹配？與其他工作怎樣相關(guān)聯(lián)？ 期望它能達(dá)到的確切目標(biāo)是什么？在什么范圍內(nèi)產(chǎn)生效果？性質(zhì)是什么？ 需要什么專門技能來從事它？（實(shí)踐、技術(shù)、培訓(xùn)）。程度要求多深？范圍要求多廣？ 這一工作包括計(jì)劃、組織、評估、創(chuàng)新等基本管理要求中哪些？這些工作意味著什么？也就是說：需要管理什么？要包括哪些管理技能？ 需要怎樣的處理 人際關(guān)系技能？是一般的禮貌就可以還是要求工作者要是一個(gè)好的溝通者或要求他能激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)人們并改變他們的態(tài)度。 工作的結(jié)構(gòu)是什么？界線在哪里？有什么指令、程序、目標(biāo)政策或目的規(guī)定了工作者必須考慮些什么事情？ 類似的，怎樣確定工作者作決定的權(quán)力和自由處理事情的權(quán)限的界線呢？期望工作者能作出是必須出怎樣的決定？ 3 工作中最難做的部分是什么？會(huì)出現(xiàn)哪些問題與挑戰(zhàn)？怎樣變工作要求為工作者欲待解決的想法呢？ 分析而不是寫列。工作分析者把工作分割成幾個(gè)組成部分，對它們進(jìn)行審查， 然后用一種易于讓人明白的方式查出組合起來 。沒有分析的工作說明書可能會(huì)變成一個(gè)使人厭煩的瑣細(xì)而不相類的工作清單。 工作而不是工作者。工作分析并不關(guān)注工作人員的成績、工作方式、個(gè)性、職業(yè)歷史或任何其他的東西，它關(guān)心的是工作，而且當(dāng)前工作人員只是由于他通常了解這一工作的大部分情況而涉及到工作分析中。 事實(shí)而不是評價(jià)。分析者并不是扮演一個(gè)對工作作出評價(jià)的角色。他的任務(wù)只是盡可能清晰地傳達(dá)信息；這有點(diǎn)類似于報(bào)紙上的新聞本身和編者評論間的區(qū)別。在分析者提供的根據(jù)基礎(chǔ)上，最終使用工作說明書的人根據(jù)他們的目的對工作作出各種評價(jià)。工作體質(zhì)得的意見，即對于做這項(xiàng) 工作所需的資格和經(jīng)驗(yàn)的見解也許是正確合理的，但它們不適于出現(xiàn)在工作說明書中。 * 工作環(huán)境 背景信息 技術(shù)，市場，地理位置，法令歷史的因素等。 這些形成了工作的舞臺(tái)。 工作怎樣出現(xiàn)。 * 在組織中工作的位置 4 如何與所在的領(lǐng)域相匹配和為組織其他領(lǐng)域服務(wù)？ 工作報(bào)告交給誰？ 交給同一上級的其他工作的報(bào)告。 * 下屬活動(dòng)的組織 工作者的下級工作和目標(biāo)； 工作性質(zhì)和與工作者打交道的程度； 怎樣管理和控制下屬活動(dòng)？ * 工作中主要活動(dòng) 工作者提供的服務(wù)和工作怎樣完成； 工作 所需專家，技術(shù)上和管理上所需財(cái)務(wù)； 工作的創(chuàng)造性和革新性部分。 * 工作框架和界限 工作必須的主要器具，規(guī)則，先例，政策和戰(zhàn)略； 工作者作決定的權(quán)力，如：有關(guān)費(fèi)用，工作手段，物質(zhì)計(jì)劃，目標(biāo)，程序； 工作中出現(xiàn)的問題，確定是由工作者自己采取行動(dòng)或向他人請教，還是向更高一級的上層提出。 * 工作關(guān)系 與上級：上級提出的問題和作出的決定，上級怎樣規(guī)定和限制本工作； 與組織中不同領(lǐng)域范圍的其他人：同級之間的關(guān)系如何？ 5 與組織外的人：需要處理什么問題，由于什么原因引起。 * 挑戰(zhàn) 對工 作者來說工作中哪一部分最具挑戰(zhàn)性？明確某工作受其結(jié)構(gòu)和它的上級的影響的程度特別重要。 例如，以下說法是不恰當(dāng)?shù)模骸皢T工向上司提出政策性問題”。這里要用例子來說明發(fā)生的事情。如：“員工同意 1000 美元使用權(quán)的限制，當(dāng)超過限額時(shí)，應(yīng)正式地將情況和處理意見呈送上司以獲得正式批準(zhǔn)”。 熟練的分析者，能把各種因素進(jìn)行平衡和綜合，以得出一個(gè)最佳的能表達(dá)工作內(nèi)容及本質(zhì)的結(jié)果。 主要責(zé)任 這是一個(gè)工作所要求的持續(xù)性最終結(jié)果的描述。它回答了下面的問題：為達(dá)到工作的最終目的，得出工作結(jié)果的最主要領(lǐng)域是什么？ 主要責(zé)任的特點(diǎn) * 整合它們所代表的工作關(guān)鍵產(chǎn)出； * 集中于工作結(jié)果，而不是責(zé)任或活動(dòng)。他們判斷“是什么”而不是怎樣； * 它們是無時(shí)間限制的，除非工作本身發(fā)生根本性改變； * 每一個(gè)工作的責(zé)任都不同于其他工作，它描述的是員工通過行動(dòng)的達(dá)到成果的明確范圍。 * 通過物定的測試和衡量來決定責(zé)任達(dá)到與否。 6 * 他們與工作有明確的突出的關(guān)聯(lián)，而不與上司或組織整體相關(guān)。 職 責(zé) 最終結(jié)果 護(hù)士 給病人擦洗 保持病人的干凈和感覺舒適 為病人提供床上用的便盆 更換床單等 等 公交與售票員 確定到達(dá)終點(diǎn) 從乘客那里收取合理的車費(fèi) 買票、收錢 查處逃票者 行為動(dòng)詞 目 標(biāo) 結(jié) 果 正在做 什 么 得到什么結(jié)果 比如： 指導(dǎo) 質(zhì)量工作 控制人員 以加強(qiáng)產(chǎn)品檢查過程 計(jì)劃 供給物質(zhì)流通 與分配的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)一致 招聘、培訓(xùn)、發(fā)展 銷售人員 提供一個(gè)持續(xù)的可勝任的銷售隊(duì)伍 * 我理解了這一工作嗎？我對部門工作理解了嗎？ * 這份說明書能向其他人表達(dá)出我所理解的東西嗎？ 7 序言 經(jīng)濟(jì)中的工作問題。世界上人們從事著各種各樣的工作，創(chuàng)造出我們賴以生存的財(cái)富。如果沒有工作，公司將無法經(jīng)營，公共服務(wù)也難以獲得。 組織中的工作問題。組織的成功與失敗，依賴于是否有正確的工作，而這些工作又被合適的人以恰當(dāng)?shù)姆绞綇氖轮６べY是組織費(fèi)用中的一個(gè)很大的部分 大多數(shù)情況下是最重要的一部分費(fèi)用。所以為此一費(fèi)用獲得好的回報(bào)就極其重要了。 老百姓中的工作問題。工作不僅 僅是收入的來源，盡管這一點(diǎn)很重要。人們工作的時(shí)間占了除睡覺以外的時(shí)間的三分之一以上。不管愿意與否，眾人總是把生命奉獻(xiàn)于工作之中。工作能滿足人人的創(chuàng)造性需要，讓人獲得發(fā)展個(gè)人潛能的機(jī)會(huì)。做一份自己愿意做的工作和獲得好的報(bào)酬是一種普遍的合理的目標(biāo)。 假設(shè)工作處于事物的內(nèi)部 。讓人難以置信的是不論是員工或是老板，有時(shí)都如此不愿盡一點(diǎn)力來真正了解它們。這份手冊正是提供給眾一種工具，利用它可以分析進(jìn)而了解各種工作，適用于你的員工或其它需要的人，利用它能幫助你的公司達(dá)到目標(biāo)。 工作分析的地址 每一個(gè)組織都有自己的目標(biāo)和 存在的理由 。這個(gè)目標(biāo)或許復(fù)雜，或許只是作為一種全面的思想來貫徹，而沒有寫下來或進(jìn)行確切地定義， 8 但無論如何它是存在的。組織為達(dá)到它的目標(biāo)采用某一戰(zhàn)略，計(jì)劃或運(yùn)動(dòng)。組織戰(zhàn)略決定了組織結(jié)構(gòu)，包括現(xiàn)有的和將來可能會(huì)有的結(jié)構(gòu)。而組織的結(jié)構(gòu)跟著對規(guī)劃出組織必須做的工作。 組織這一簡單模式說明了這樣一個(gè)中心主題： 工作之所以存在，是它們能以某種方式幫助組織達(dá)到目標(biāo) 。組織中有些目標(biāo)只要人們從事目標(biāo)性工作就能完成。工作是組織結(jié)構(gòu)的基本單元 組織的基石。工作道德要與完成整個(gè)組織目標(biāo)相聯(lián)系。所以說工作是連接作為員工的個(gè)人和作為雇 主的組織之間的紐帶。工作架起了人與要做的工作之間的橋梁。 不論在何種意義上，要做的工作的存在最終說來獨(dú)立于從事工作的人。經(jīng)過一個(gè)階段工作的人能夠也確實(shí)是改變了從事工作的方式，但工作與工作者截然不同，不能混為一談。人們做事時(shí)的方式，方法和行為各有特色。組織的工作有自己的目標(biāo)和責(zé)任。只要真正是一個(gè)工作，不論是誰在做，目標(biāo)與責(zé)任一樣地必須履行。 許多人不習(xí)慣于用這樣一些特定術(shù)語來考慮工作。他們從工作的內(nèi)涵來看待工作：只言及任務(wù)、活動(dòng)、義務(wù)和工作中的困難。但因?yàn)椤肮ぷ鳌笔且粋€(gè)組織的概念，脫離了組織中的某種上下聯(lián)系， 就會(huì)變得沒有意義，上面這種說法只說出了工作的一半。另一半則與從外部看工作對組織的貢獻(xiàn)的重要性有關(guān)。 任務(wù)和活動(dòng) 工作怎么做 是因?yàn)楣ぷ髡咄瓿梢龅氖虑榈氖侄味豢紤]。但把工作和工作者聯(lián)系在一起并對組織起作用的是“為 9 什么”從事這一工作，即工作帶來的最終結(jié)果。“ 怎么做”和“為什么做” 投入和產(chǎn)出 之間的區(qū)別是工作分析的關(guān)鍵。 為什么分析工作？ 工作分析是一個(gè)過程。它根據(jù)組織中上下關(guān)系考慮工作內(nèi)容以使工作易于被理解。工作說明書是這一過程的產(chǎn)品。工作說明書的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是它是否傳達(dá)了那種易被人理解的工作內(nèi)容。 它為什么重要？以下人員需了解工作內(nèi)容： 招聘者，他必須知道工作需要以決定招聘什么樣的人。 培訓(xùn)者，他必須了解工作內(nèi)容的全局，決定如何對工作者進(jìn)行培訓(xùn)，使他們工作做得更好。 職業(yè)生涯與后繼人計(jì)劃者，他在了解了必須做和將要做的工作的基礎(chǔ)上建立組織的發(fā)展計(jì)劃。 工作評估者，他若不知道工作包含的內(nèi)容，當(dāng)一個(gè)工作牽涉到組織中另外的工作時(shí)，他無法知道工作的難度和重要性。 了解工作內(nèi)容對以下人員更重要： 生產(chǎn)線管理者，下次的工作決定他們的工作成果，所以他們必須了解和尋找到最終結(jié)果須作修改之處并指導(dǎo)下屬努力進(jìn)行。 總經(jīng)理，他必須領(lǐng)導(dǎo)和激發(fā)組織中全部員工去為達(dá)成組織目標(biāo)而努力，而主要根據(jù)適應(yīng)變化的需要而發(fā)展組織，確保組織的持續(xù)存在。 工作者自己，如果工作者不知道工作中希望他做什么，他不可能正確完成工作，如果他看不到工作的意義所在。也不可能表現(xiàn)出工作熱 10 情。 一份好的工作說明書是一份原始資料，所有人員都可以恰當(dāng)?shù)姆绞嚼眠@份資料（招聘者準(zhǔn)備人員說明書，培訓(xùn)者制定培訓(xùn)計(jì)劃書等）。由于在工作分析時(shí)眾首先心中已有目標(biāo)，使得工作描述書便偏向于迎合早有的成見。而工作分析技能卻能在專業(yè)性與公平無私的分析方式中學(xué)到和得到訓(xùn)練，既考 慮到工作說明書將投入的用場而又不被它干擾和偏向于它。這一原則便于工作說明書適用于任何最終用途。 工作說明書必須覆蓋些什么內(nèi)容？ 若你想表達(dá)對于可能需要設(shè)立的工作的看法和評論，你也許應(yīng)該包括進(jìn)這樣一些內(nèi)容：設(shè)立工作的原因，工作要求的特殊知識和技能，須要解決的問題、承擔(dān)的責(zé)任以及工作范圍。以下是你到時(shí)可能要包括進(jìn)去的內(nèi)容： 為什么要有這個(gè)工作？它與組織中哪一個(gè)部分相匹配？與其他工作怎樣相關(guān)聯(lián)？ 期望它能達(dá)到的確切目標(biāo)是什么？在什么范圍內(nèi)產(chǎn)生效果？性質(zhì)是什么？ 需要什么專門技能來從事它？（實(shí)踐、技術(shù)、培訓(xùn)） 。程度要求多深？范圍要求多廣？ 這一工作包括計(jì)劃、組織、評估、創(chuàng)新等基本管理要求中哪些？這些工作意味著什么？也就是說：需要管理什么？要包括哪些管理技能？ 11 需要怎樣的處理人際關(guān)系技能？是一般的禮貌就可以還是要求工作者要是一個(gè)好的溝通者或要求他能激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)人們并改變他們的態(tài)度。 工作的結(jié)構(gòu)是什么？界線在哪里？有什么指令、程序、目標(biāo)政策或目的規(guī)定了工作者必須考慮些什么事情？ 類似的，怎樣確定工作者作決定的權(quán)力和自由處理事情的權(quán)限的界線呢？期望工作者能作出是必須出怎樣的決定？ 工作中最難做的部分是什么？會(huì) 出現(xiàn)哪些問題與挑戰(zhàn)？怎樣變工作要求為工作者欲待解決的想法呢？ 一份工作說明書的好壞決定于它能在多大程度上讓一個(gè)有適當(dāng)有關(guān)信息的讀者能有根據(jù)地對工作所有的每一小節(jié)作出正確判斷。工作說明書提供的內(nèi)容使人能作出評價(jià)。 怎樣準(zhǔn)備工作說明書？ 準(zhǔn)備一份工作說明書是一個(gè)在工作者、上級和工作分析者三方面之間進(jìn)行的過程。有時(shí)有類似人員卷入這一過程中，如類似工作的工作人員，工會(huì)代表或工作者所在部門的其他更高層的上級。工作者比其他任何人更了解自己的工作：他是這一工作有關(guān)信息的主要來源。上級以長遠(yuǎn)的眼光正確地觀察工作，他可能集中 在工作人員由于太接近而不能正確看得的某些部分。工作分析者是一個(gè)獨(dú)立的局外人，受過工作研究的專門訓(xùn)練。他起草工作說明書，指導(dǎo)其中的變革，幫助上級和工作人員之間達(dá)成共識，直到三者達(dá)成一致然后定稿。得到的工 12 作說明書格式是固定的，不管用于什么目的，都能從中得到所要的信息。 如果被分析的工作由某一個(gè)工作者就能定出可行的標(biāo)準(zhǔn)方法的話，這時(shí)可采用調(diào)查表的形式進(jìn)行分析。工作人員會(huì)定成了調(diào)查表，且取得與在板一致看法。也許分析者另外還要約見他，以確保獲得工作的所有屬性。完成了達(dá)成共訓(xùn)的調(diào)查表也就代表著工作說明書。 這個(gè)工作分析 過程本身就能向人們提示出一些他們以前沒有看到的東西。通常是因?yàn)檫@過程使工作者們更明確地評價(jià)他們工作要達(dá)到的最終結(jié)果。作為一個(gè)杰出的分析者的標(biāo)志就在于有人對他說：“謝謝你，我現(xiàn)在更了解我的工作?！?在這個(gè)分析方法中飲食了三個(gè)基本原則 分析而不是寫列。工作分析者把工作分割成幾個(gè)組成部分，對它們進(jìn)行審查， 然后用一種易于讓人明白的方式查出組合起來 。沒有分析的工作說明書可能會(huì)變成一個(gè)使人厭煩的瑣細(xì)而不相類的工作清單。 工作而不是工作者。工作分析并不關(guān)注工作人員的成績、工作方式、個(gè)性、職業(yè)歷史或任何其他的東西，它關(guān) 心的是工作，而且當(dāng)前工作人員只是由于他通常了解這一工作的大部分情況而涉及到工作分析中。 事實(shí)而不是評價(jià)。分析者并不是扮演一個(gè)對工作作出評價(jià)的角色。他的任務(wù)只是盡可能清晰地傳達(dá)信息；這有點(diǎn)類似于報(bào)紙上的新聞本 13 身和編者評論間的區(qū)別。在分析者提供的根據(jù)基礎(chǔ)上，最終使用工作說明書的人根據(jù)他們的目的對工作作出各種評價(jià)。工作體質(zhì)得的意見，即對于做這項(xiàng)工作所需的資格和經(jīng)驗(yàn)的見解也許是正確合理的，但它們不適于出現(xiàn)在工作說明書中。 工作說明書 工作說明書所要求的信息可以以多種方式呈現(xiàn)出來。而始終用一種固定的格式來寫有明 顯的可取之處。道德讓人感舉的是它是一種具有強(qiáng)結(jié)構(gòu)性的寫作方法 多數(shù)情況下與所飲食范圍內(nèi)的某一點(diǎn)相連系的內(nèi)容就別在第 2 頁和第 3 頁上面 這樣不會(huì)漏掉任何東西，并為以后添加必要的信息留有余地。但如果光就這樣的話會(huì)使得出的資料變得沉悶乏味，無法體現(xiàn)出這一工作的品和對工作的感覺。所以還要有一些靈活性的東西在里面。經(jīng)驗(yàn)表明，一種特定的格式似乎能最有效地體現(xiàn)出對工作的了解。它把工作說明書分成五個(gè)部分： 工作目的 工作大小 工作性質(zhì)與范圍 主要責(zé)任 組織圖 這些內(nèi)容依次考慮如下： 目的。 14 這一部分應(yīng)當(dāng)簡潔而準(zhǔn)確地說明這 個(gè)工作為什么存在。如果這個(gè)工作不是真的由一個(gè)工作者做了兩個(gè)或更多的名有特色的不一樣的事情的話，只用一句話就能說明。而前面這種情況是很少有的。目的是為了說明這一工作從組織整體來看的綜合意義。工作目的的描述要回答下面的一些問題： * 這個(gè)工作完成組織總目標(biāo)中的哪些部分？ * 這個(gè)工作對組織特有的貢獻(xiàn)是什么？ * 這一工作如果不存在，會(huì)有什么事情無法完成？ * 我們究竟為什么需要這一工作？ 你不可能通過直接詢問工作者而獲得這些信息，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人不習(xí)慣于用這些專業(yè)性術(shù)語進(jìn)行思考。你可能不得不把整個(gè)工作過程從頭到尾復(fù) 習(xí)一篇，然后自己來提煉出描述工作目的的這一句話。 事實(shí)上盡管工作目的有可能道德出現(xiàn)，但還是要做到最后才寫下來。只有當(dāng)你清楚地了解了這一工作以后，你才能確定工作目的。工作是指要做的事情，因此描述“工作目的”一般以動(dòng)詞開始，也就是分析者所能想到的最有生氣和最適用的動(dòng)詞。（附錄 1中列出了一些常用的動(dòng)詞）。著要的是做什么，和欲達(dá)到什么結(jié)果。在這里就可能呈現(xiàn)出要做的工作的一個(gè)綜合框架。例如： 總經(jīng)理 根據(jù)董事會(huì)的計(jì)劃和政策指導(dǎo)和控制 XYZ 公司的運(yùn)行，以完成公司增長和利潤目標(biāo)。 15 員工關(guān)系經(jīng)理 根據(jù)公司主要的人事政策 獲得和保持公司運(yùn)行所需的員工數(shù)量和發(fā)展員工素質(zhì)。 銷售人員 在規(guī)定的折扣范圍內(nèi)和指定地區(qū)內(nèi)完成公司產(chǎn)品的預(yù)定銷售額。 行政官員（財(cái)務(wù)） 根據(jù)委員會(huì)主席的要求為財(cái)務(wù)政策委員會(huì)和小組委員會(huì)的所有會(huì)議提供服務(wù)，但對公司營業(yè)的有力指導(dǎo)。 合同主管 確保所有供應(yīng)冷凍和其他相關(guān)設(shè)備的合同與購買和合同手冊上的要求相符。 特別訂貨包裝工 根據(jù)顧客需要，接待室長度切割、塑料管并包裝起來。 要避免把工作說明書寫成只為（老板）或老板的老板服務(wù)的東西，或表示成與正被討論的工作相反的東西。如：“為生產(chǎn)線管理提供組織和方法服務(wù) ”可能指任何一個(gè) O 或 M 工作。而應(yīng)當(dāng)寫成“執(zhí)行分配下來的 O或 M 項(xiàng)目”，特別是在材料處理領(lǐng)域，并且準(zhǔn)備寫好的報(bào)告，在報(bào)告中要有關(guān)于鼓勵(lì)性獎(jiǎng)金計(jì)劃的管理內(nèi)容和團(tuán)隊(duì)協(xié)商的建設(shè)性建議。 注意不要在工作目的的描述中出現(xiàn)一系列的工作結(jié)果是如何完成的或再現(xiàn)工作過程和工作中問題等的內(nèi)容。如果你所寫的工作目的包 16 括幾個(gè)部分，幾乎可以確定你列舉了不同的活動(dòng)。 工作大小 一部分內(nèi)容以列舉形式而不是以敘述的形式來記錄一些被該工作直接或間接影響的量。它提供數(shù)字信息來標(biāo)明工作大小。工作的設(shè)立總是為了影響一些事物，盡管這一影響可能很小或很淡 。 一些最有用的是財(cái)務(wù)上的一些量，例如： 年度預(yù)算，費(fèi)用，運(yùn)行成本，項(xiàng)目成本； 年度收入，稅收，銷售成效量 其他收入 對系統(tǒng)管理來說有一個(gè)或多個(gè)這種量是合適的。對系統(tǒng)管理提供幫助和支持的工作（主要專家，計(jì)劃者，律師，培訓(xùn)者，分析者，統(tǒng)計(jì)員，經(jīng)濟(jì)學(xué)家，安全人員等）可能與恰當(dāng)?shù)南到y(tǒng)管理人物有關(guān)。這些人物可能有他們自己的預(yù)算。注意，在記錄工作大小時(shí)分析者對工作者對于這些量的影響不發(fā)表任何意見：他們的意見會(huì)在說明書的下一個(gè)部分中出現(xiàn)。許多不同的工作說明書可能會(huì)出現(xiàn)同樣的數(shù)字，如：總成交量；這一數(shù)字同樣適 合于總經(jīng)理、銷售經(jīng)理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和公司秘書。 是否數(shù)字確切并不重要，而且無論在什么情況下只要它們無合理范圍內(nèi)四舍五入；都能夠被讀者很快的接受。但在定義這些數(shù)量是干什么用時(shí)準(zhǔn)確性就重要了。如下： “費(fèi)用 $409， 321”這一記錄比下面記錄更有用的多 17 “工作人員總預(yù)算（通常的物質(zhì)開支，費(fèi)用） 1987/88 $0.4 百萬” 其中也可能包括一些非財(cái)政數(shù)字。最有用的是全部物質(zhì)，而且對大多數(shù)工作來說收入或預(yù)算加上物質(zhì)量是足夠的。應(yīng)該與所有的工作相聯(lián)系的是各個(gè)量而不是金錢或物質(zhì)，這些量也能與工作聯(lián)系在一起。例如：倉庫里有 不同物品的數(shù)量記載，地區(qū)銷售經(jīng)理有客戶帳戶，而人事經(jīng)理用工會(huì)的數(shù)字來處理問題。這些量對于把工作區(qū)別于其他相類似性的工作特別重要。分析者必須確定在一份工作說明書中應(yīng)包括哪些數(shù)字。如果能把這些數(shù)字自然地編入到這一部分后面的敘述部分當(dāng)中的話，就沒有必要在這一部分的小標(biāo)題下重復(fù)這些數(shù)字。如果不能在敘述部分做到自然編入時(shí)才有必要在這一部分給出。只與工作的某一部分內(nèi)容相關(guān)的數(shù)字（如人事經(jīng)理的人員招收數(shù)，廣告預(yù)算）則應(yīng)留到后面敘述。 舉例如下： 打字工具主管 打字員 14 人； 年度工具費(fèi)用（包括新設(shè)備） 17,000 美元； 工具使用人數(shù) 88 人； 進(jìn)貨員 年度進(jìn)貨價(jià)值 1.2百萬美元； 下級人員 2 人 供應(yīng)人員 23 人； 18 DVC 產(chǎn)品研究化學(xué)師： 研究部門預(yù)算 30 萬美元 工作人員用物質(zhì) 零 年度 DVC 產(chǎn)品銷售額價(jià)值： 1700萬美元 有些工作難以給出 它們的工作大小，因?yàn)楣ぷ魅藛T能影響到的這些數(shù)量對這一工作的影響較淡薄，或這一些數(shù)字無法獲得。但這一類工作須經(jīng)認(rèn)真考慮后才能確定為這一類。 性質(zhì)和范圍 這是工作說明書的敘述部分。它以直接的敘述式段落來寫，不進(jìn)行列舉或?qū)懹跇?biāo)題之下。這一部分由于結(jié)構(gòu)性不如其他部分強(qiáng)，給了分析者表示必要的事實(shí)時(shí)同時(shí)表示出個(gè)人對工作的看法的余地。分析者所獲得的信息大多數(shù)在這里得到體現(xiàn)。若把工作說明書的其他部分比作骨架的話，這部分就是附在骨架上的肌肉。 這一部分寫得好的話讓人易于讀懂，有邏輯性，趣味性，且指出了重要的細(xì)節(jié)，不會(huì)把讀者困 于瑣事之中。要避免使用行話，只有開頭字母的縮寫形式，方言等。不要太冗長，讓每一個(gè)詞都顯得很重要。在這部分要給出幫助說明工作的例子。要緊的是不要一味的羅列工作所包含的一切活動(dòng)。 寫這一部分之前，先下結(jié)構(gòu)，再融入一些想法和重點(diǎn)。就象你向一個(gè)朋友描述一件工作，而他本來對此是毫無所知的，然后起草主要部分，加上關(guān)鍵事實(shí)再加以整理。寫這一部分最覺的失敗之處在于變成 19 了繁瑣的說明職責(zé)和下次工作的說明書，而又沒有說明這些活動(dòng)為什么進(jìn)行。這就是令人不解之處。這些解釋工作如何出現(xiàn)和為什么必要的背景信息會(huì)讓讀者把自己所在組織的上下 關(guān)第中，這樣敘述的內(nèi)容也就很自然的跟著出現(xiàn)在面前。 在確定如何弄清工作的性質(zhì)和范圍時(shí)，先考慮一下這是一種什么工作將會(huì)對你有益。大部會(huì)都以下面的某種形式出現(xiàn)： 1、董事 關(guān)心對大大影響主主管的因素的考慮。為妥善迎接這些因素的挑戰(zhàn)作好計(jì)劃，下達(dá)指示，指導(dǎo)直接與這些因素接觸的人員。這種工作常常被看成是“我略性的”或“制訂政策性”的。 2、經(jīng)理 計(jì)劃，行動(dòng)，考核和控制是這一工作的主要部分。這種工作在某個(gè)必須達(dá)到一定成果的可以界定的領(lǐng)域中承擔(dān)明確的責(zé)任。大多數(shù)情況下在年度目標(biāo)指導(dǎo)下工作并不時(shí)監(jiān)督工作進(jìn)展。一個(gè)公司 里也許有幾個(gè)層次的“經(jīng)理”，他們的工作有年度目標(biāo)。 在這里工作性質(zhì)和范圍要求考慮工作中存在的管理因素（附錄 4）。許多工作分析者忽視了這些，因?yàn)樗麄冏约阂参磁逅^的管理是什么。結(jié)果使得一份應(yīng)當(dāng)說明工作中上下聯(lián)系和下次人員做什么的說明書，變成把經(jīng)理當(dāng)成蛋糕頂層的櫻桃的一些東西，沒有說明它應(yīng)有的內(nèi)容。 此外，在工作性質(zhì)和范圍部分，應(yīng)當(dāng)講座經(jīng)理管理的部門的角色和他的下屬 這一人數(shù)相對比較大 怎樣對組織作貢獻(xiàn)和獲得指導(dǎo)。還要考慮經(jīng)理的上級如何了解他對最終結(jié)果所承擔(dān)的責(zé)任。 20 3、主管 與“經(jīng)理”工作有些相同特點(diǎn) 。通常是直接操作者（體力的或辦公室辦事的）上面的起協(xié)調(diào)作用第一層或第二層，控制生產(chǎn)循環(huán)的正常還轉(zhuǎn)。這種工作大多數(shù)情況下都是有先例的或在已有程序支配之下。當(dāng)出現(xiàn)不確定情況時(shí)，由專家或經(jīng)理來處理。 工作性質(zhì)和范圍部分要強(qiáng)調(diào)程序的框架，說明對被管理者的控制幅度，并說明怎樣找出問題，何時(shí)提出。 4、專家 這種工作常設(shè)計(jì)在組織結(jié)構(gòu)中，在經(jīng)理關(guān)系需要支持的地方，或許是由于決策的復(fù)雜性，或許是由于決策中技術(shù)上的復(fù)雜性。他們通常用經(jīng)理人員沒有的或沒經(jīng)歷過的知識和經(jīng)驗(yàn)來為決策作貢獻(xiàn)。他們中幾乎沒有人來管理自己。 專家的工作 性質(zhì)和范圍部分集中在專家提供的服務(wù)的性質(zhì)上和實(shí)際中怎樣運(yùn)用和幫助系統(tǒng)經(jīng)理。應(yīng)當(dāng)特別考慮到的是要求專家們解決的問題對他們自己來說，什么是他們的建議的來源，他們的建議實(shí)際上多大程度上被完全采用。他們的專長是在實(shí)踐上對經(jīng)理有直接幫助還是只是一種抽象的理論性的研究成果。 5、操作者 /員工 這些工作無主管的指導(dǎo)下或根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)程序來進(jìn)行。他們通常操作機(jī)器或處理事件。他們的操作可能非常多樣化（如秘書的工作），但工作方式是相仿的。 這部分工作性質(zhì)和范圍特別關(guān)注工作結(jié)構(gòu)化和確定性程度，和工作過程中由工作人員處理的財(cái)物。 6、 幫工 非技能性工作，提供一些附帶性的服務(wù)，如食堂服務(wù) 21 員，清潔工。在這里工作性質(zhì)和范圍部分關(guān)注的是要完成的任務(wù)，上級是誰或工作本身常規(guī)性的管理幅度。 深入從組織整體上了解一份工作，意味著了解了這一工作所在組織的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)。 附錄 5 中列出了制造工業(yè)中一個(gè)簡單的組織模式。它的工作相對工作背景來說很容易讓人一目了然。 下面是一個(gè)工作性質(zhì)和范圍的通用框架，必要時(shí)作一修改，這一框架也許對你有用。 * 工作環(huán)境 背景信息 技術(shù)，市場，地理位置，法令歷史的因素等。 這些形成了工作的舞臺(tái)。 工作怎樣出現(xiàn)。 * 在組織中工作的位置 如何與所在的領(lǐng)域相匹配和為組織其他領(lǐng)域服務(wù)？ 工作報(bào)告交給誰？ 交給同一上級的其他工作的報(bào)告。 * 下屬活動(dòng)的組織 工作者的下級工作和目標(biāo)； 工作性質(zhì)和與工作者打交道的程度； 怎樣管理和控制下屬活動(dòng)？ * 工作中主要活動(dòng) 22 工作者提供的服務(wù)和工作怎樣完成； 工作所需專家，技術(shù)上和管理上所需財(cái)務(wù)； 工作的創(chuàng)造性和革新性部分。 * 工作框架和界限 工作必須的主要器具，規(guī)則，先例，政策和戰(zhàn)略； 工作者作決定的權(quán)力，如：有關(guān)費(fèi)用，工作手段，物質(zhì)計(jì)劃，目標(biāo) ，程序； 工作中出現(xiàn)的問題，確定是由工作者自己采取行動(dòng)或向他人請教，還是向更高一級的上層提出。 * 工作關(guān)系 與上級：上級提出的問題和作出的決定，上級怎樣規(guī)定和限制本工作； 與組織中不同領(lǐng)域范圍的其他人：同級之間的關(guān)系如何？ 與組織外的人：需要處理什么問題，由于什么原因引起。 * 挑戰(zhàn) 對工作者來說工作中哪一部分最具挑戰(zhàn)性？明確某工作受其結(jié)構(gòu)和它的上級的影響的程度特別重要。 例如，以下說法是不恰當(dāng)?shù)模骸皢T工向上司提出政策性問題”。這里要用例子來說明發(fā)生的事情。如：“員工同意 1000 美元使 用權(quán)的限制，當(dāng)超過限額時(shí)，應(yīng)正式地將情況和處理意見呈送上司以獲得正式批準(zhǔn)”。 23 熟練的分析者，能把各種因素進(jìn)行平衡和綜合，以得出一個(gè)最佳的能表達(dá)工作內(nèi)容及本質(zhì)的結(jié)果。 主要責(zé)任 這是一個(gè)工作所要求的持續(xù)性最終結(jié)果的描述。它回答了下面的問題：為達(dá)到工作的最終目的，得出工作結(jié)果的最主要領(lǐng)域是什么？ 主要責(zé)任的特點(diǎn) * 整合它們所代表的工作關(guān)鍵產(chǎn)出； * 集中于工作結(jié)果，而不是責(zé)任或活動(dòng)。他們判斷“是什么”而不是怎樣； * 它們是無時(shí)間限制的，除非工作本身發(fā)生根本性改變； * 每一個(gè)工作的責(zé)任都不同于其他工作，它描 述的是員工通過行動(dòng)的達(dá)到成果的明確范圍。 * 通過物定的測試和衡量來決定責(zé)任達(dá)到與否。 * 他們與工作有明確的突出的關(guān)聯(lián)，而不與上司或組織整體相關(guān)。 下面這些： “處理往來函件” “向同事請教” “研究會(huì)議記錄” “安排銷售訪問” 等都不是主要責(zé)任。他們是日常職責(zé)和活動(dòng)，下面這些也不是： “收入最大化，費(fèi)用最小化” 24 “有效地部門管理” “改善組織形象” 以上這些描述太空調(diào)太含糊，使它們變得毫無意義 難以看出實(shí)際上個(gè)人如何對它們的工作負(fù)責(zé)。 日常生活中那些相對較小的工作，有清晰的操作步驟且容易定義，它們的活 動(dòng)和最終結(jié)果是緊密相關(guān)的。最終結(jié)果就是成功完成任務(wù)。 職 責(zé) 最終結(jié)果 護(hù)士 給病人擦洗 保持病人的干凈和感覺舒適 為病人提供床上用的便盆 更換床單等等 公交與售票員 確定到達(dá)終點(diǎn) 從乘客那里收取合理的車費(fèi) 買票、收錢 查處逃票者 對于這些工作，主要責(zé)任很明顯，來自一系列活動(dòng)的集合，而且正確地給這些活動(dòng)命名也就定義了工作的責(zé)任。 但當(dāng)工作變得更大時(shí)，活動(dòng)和結(jié)果的關(guān)系變得不明顯了，從一個(gè)機(jī)器修理工一整天來看，我們可以明 白地知道他的這一工作的最終要達(dá)到的結(jié)果。然而，對于一個(gè)中層管理者的一天來說，就難以看出什么東西來。在這些事例中構(gòu)建出主要責(zé)任有一個(gè)有用的方法，這種方法 25 表現(xiàn)出了活動(dòng)和成果之間的聯(lián)系