集團檔案管理手冊.doc

檔案管理手冊檔案管理手冊 目錄目錄 第一章第一章 分類方案分類方案 .3 1.1 檔案分類方案.3 1.2 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表.6 第二章第二章 管理辦法管理辦法 .12 2.1 全宗卷管理辦法.12 2.2 歸檔文件整理辦法.14 2.3 房地產(chǎn)檔案管理辦法.17 2.4 醫(yī)藥檔案管理暫行辦法.20 2.5 醫(yī)療設備檔案管理辦法.22 2.6 醫(yī)藥科技檔案管理辦法.24 2.7 科研檔案管理辦法.26 2.8 聲像檔案管理辦法.28 2.9 財計檔案管理辦法.31 第三章第三章 規(guī)章制度規(guī)章制度 .33 3.1 檔案保密制度.33 3.2 檔案保管制度.33 3.3 檔案統(tǒng)計制度.34 3.4 檔案借閱制度.34 3.5 檔案鑒定與銷毀制度.34 3.6 檔案庫房管理制度.35 3.7 檔案防火安全制度.35 3.8 檔案管理的工作流程.36 第一章第一章分類方案分類方案 1.1 檔案分類方案檔案分類方案 一目的一目的 為了加強中國遠大集團公司檔案工作整體建設與科學化、規(guī)范化、 標準化管理，促進檔案信息的開發(fā)利用，根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定 (檔發(fā)20025 號)、 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則(1991 年 7 月 4 日國家檔案局發(fā)布)，使檔案資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務，結合 檔案管理工作的實際情況，特制定本分類方案。 二適用范圍二適用范圍 本方案主要適用于中國遠大集團公司醫(yī)療制藥、地產(chǎn)開發(fā)公司檔 案的分類整理、組織案卷和排架管理，是上述企業(yè)檔案分類的基本 依據(jù)，其他單位可參照執(zhí)行。 三定義三定義 （一）企業(yè)檔案-是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國 家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。 （二）類號-是指類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中 的位置和排列順序。 四管理職責四管理職責 （一）中國遠大集團公司負責制定企業(yè)檔案分類方案 。 （二）中國遠大集團公司所屬各單位執(zhí)行企業(yè)檔案分類方案 。 五分類原則五分類原則 （一）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為 對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結合企業(yè)檔案構成的內容及其形成特點， 保持檔案之間的有機聯(lián)系，既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要，又 適當考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科 學管理和開發(fā)利用。 （二）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎，類目 設置考慮了企業(yè)檔案的實際情況。為了便于管理利用，本方案只設 到二級類目。二級以下類目的設置，根據(jù)有關規(guī)定或企業(yè)實際可自 行調整。 六類目的設置六類目的設置 （一）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類設置八級類目。即：黨群 工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、科學技術研 究類、房地產(chǎn)類、醫(yī)藥檔案類、會計檔案類。一級類目應保持穩(wěn)定， 不得變動。 （二）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職 能和檔案特點設置。 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表中所設二 級類目是企業(yè)檔案分類的基本二級類目，一般不予變動。 （三）二級以下類目的設置，企業(yè)可根據(jù)有關規(guī)定和自身實際， 參照檔案分類、歸檔范圍與保管期限表中基本范圍自行確定， 一般不宜超過三級。 （四）類目的級位表示上下位的隸屬關系。檔案數(shù)量少的單位， 可只分到一級或二級類目。沒有檔案實體的類目可空號不用。 七分類方法七分類方法 （一）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類 的歸檔文件采用：問題年度保管期限進行分類。 （二）房地產(chǎn)項目類的二級類目按工程程序設置，三級類目按建 設項目或單位工程設置，其中一些三級類目屬類設置自定。 （三）科學技術研究類的二級類目按管理性文件和項目設置，三 級類目按科研課題設置。 （四）醫(yī)藥、醫(yī)療設備儀器類的二級類目按管理性文件和醫(yī)療設 備儀器的種類設置，三級類目按單機設置。 （五）會計檔案類的二級類目按文種設置。 八標識符號八標識符號 （一）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類中的類目標識符號，一律 采用英文字母與阿拉伯數(shù)字標識。 （二）中國遠大集團公司企業(yè)檔案分類一級類目英文字母(大寫) 標識。即： 黨群工作類 - A 行政管理類 - B 經(jīng)營管理類 - C 生產(chǎn)技術管理類 - D 房地產(chǎn)項目類 - E 科學技術研究類 - F 醫(yī)療設備儀器類 - H 會計檔案類 - I 特殊載體（電子文件類） - *G 特殊載體（聲像檔案類） - *S 特殊載體（信用文件類） - *X 九檔號編制與排列九檔號編制與排列 （一）在編檔號時，目錄號、案卷號、件號之間用“-” 隔開； 在編案卷號時，一級類目與二級類之間不用隔開。類目與案卷順序 號之間均用“ ”隔開。 編號排列有下列三種方式： 1改革后文書立卷以文件級排列示例：A2001Y001 | | | | 件號 | | | 保管期限 | | 年度 | 一級類號 2改革前除文書類以外檔案各類排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷內順序號 | | | 案卷順序號 | | 一級和二級類號 | 目錄號 3. 特殊載體（聲像、電子、信用）檔案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷內順序號 | | | 案卷順序號 | | 一級類號和載體 | 目錄號 （二）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類 的歸檔文件以件為單位進行整理，編號排列方法為： 1歸檔文件在分類方法最低一級類目內，按事由結合時間、重 要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 2歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端 的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。 （三）房地產(chǎn)項目類、科學技術研究類、醫(yī)藥檔案類的編號排列 方法為： 1均采用按大類流水分屬類的排列方法，即在每個一級類目內 按順序編號排列。其中房地產(chǎn)項目類中的商務資料不能與工程施工 資料同時歸檔，特此規(guī)定房地產(chǎn)項目類設兩個流水號，即商務資料 與工程施工分別流水編號。 2均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護文件材料的系 統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計、鑒定、利用等工作。 （四）會計檔案類的編號排列方法： 1按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按財務報告、 帳簿、憑證、其它等四個二級類目順序排列，每個二級類目內再分 別按年度順序排列。 2案卷編號排列采用按屬類內年度流水編號。 （五）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排 列，即按各類案卷順序排列。個別企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特 點不同，為方便提供利用，在保持檔案有機聯(lián)系和成套性的原則下， 可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。 1.2 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表檔案分類、歸檔范圍與保管期限表 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 黨代 會 會議全套材料 永 久 黨委 會 黨委會記錄、紀要 永 久 大事記、年度工作計劃、總結、報告、請示、 批復 永 久 1 黨 務 工 作 黨委 綜合 性工 作 工作制度、管理規(guī)定、專項工作安排、總結、 處理收、發(fā)文簿 長 期 沿革、機構設置、印鑒管理、發(fā)展黨員、統(tǒng) 計報表 永 久 黨員組織關系接轉介紹信及存根 長 期 組織 管理 組織工作年計劃、總結 短 期 領導人任免、離退休、干部職稱評聘 永 久 內部機構負責人任免材料 長 期 黨員 干部 管理 黨員評議、考核、領導班子黨風廉正民主生 活會記錄 短 期 黨費 管理 黨費收繳、支出情況報告 長 期 2 組 織 工 作 評優(yōu) 表彰 表彰獎勵決定、通報 永 久 宣傳工作年度計劃、總結 短 期宣傳 工作企業(yè)對外宣傳的出版物、圖集、稿件、聲像 資料 長 期 統(tǒng)戰(zhàn) 工作 規(guī)定、計劃、總結、民主黨派章程、人員名 單、主要活動材料 短 期 3 宣 傳 統(tǒng) 戰(zhàn) 港澳臺華僑工作、民族宗教事務 長 期 紀檢會議記錄 永 久紀檢 工作 紀委工作年度計劃、總結、制度、統(tǒng)計工作 長 期4 紀 律 檢 察 案件 審理 對違紀黨員處理的材料(包括舉報、調查取證、 處理決定、請示、批復、證人證言、談話記 錄、本人交待、檢查) 永 久 職代 會 會議全套(包括文字照片、聲像) 永 久 A 黨 群 工 作 類 5 工 會 工 作 工會 組織 基層工會人員任免、分工 長 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 建設 工會會員花名冊。全委會、業(yè)務會記錄(重要 的) 長 期 工會工作年度計劃、總結、請示、批復 長 期 工會 綜合 性工 作 工會工作規(guī)定、制度、辦法、經(jīng)費管理 短 期 省部級以上勞模的事跡材料、光榮冊、先進 集體和個人材料 永 久評優(yōu) 評先 年終先進集體、先進個人評比、表彰的通知 長 期 職工 福利 職工勞保福利、休養(yǎng)、困難補助 短 期 勞動 競賽 勞動競賽工作安排、情況總結 短 期 文體 活動 文體活動的安排、規(guī)定材料 短 期 女工 工作 女工工作的材料 短 期 團代 會 團代會全套(包括文字、聲像) 永 久 組織 建設 團組織機構編制、干部任免、團員花名冊(對 團員的獎勵、處分、團員入團、退團材料、 團員證的頒發(fā)、團員登記歸入職工檔案) 長 期 團費 管理 團費的收繳支出材料 長 期 綜合 工作 團委年度工作計劃、總結、請示、批復、制 度、宣教資料 短 期 6 共 青 團 工 作 評優(yōu) 表彰 表彰、統(tǒng)計資料 長 期 專業(yè) 協(xié)會 短 期 7 協(xié) 會 群眾 團體 成立、請示、批復、章程、成員名單、任職 情況、章程、活動內容、學術論文短 期 編制 歷史沿革、企業(yè)史、基本情況介紹、大事記、 年鑒及編志材料 永 久 年度工作會議成套材料 永 久 上級召開會議成套材料、召開的綜合性和專 業(yè)會議材料 長 期 會議 材料 董事會、監(jiān)事會、股東會、總經(jīng)理辦公會、 記錄、紀要 永 久 年度綜合性、專題性規(guī)劃、方案、計劃、總 結、報告 永 久 B 行 政 管 理 類 1 行 政 工 作 綜合 性事 務 印鑒管理的規(guī)定、制度、公文處理、行文規(guī) 則的規(guī)定、車輛管理改革、費用補貼標準規(guī) 定、辦公用品管理、通訊費用補貼標準)規(guī)定、 保密工作安排、總結、人員調整材料、一般 信訪材料、企業(yè)調研工作形成的材料、參與 社會活動形成的材料 短 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 收發(fā)文簿、重要信訪材料 永 久 企業(yè)成立、合并、撤消、變更、遷址、印章、 人員編制、任免 永 久 內部機構設置、人員編制、項目經(jīng)理資質審 核、申報、審批材料 長 期 機構 設置 與人 事任 免部門職能劃分、崗位職責 短 期 招聘錄用、勞動合同、轉正定級、軍隊轉業(yè) 安置、離退休、內退、下崗、待崗、辭職、 退職、喪葬撫恤、獎勵、處分、職工調出調 入、工資關系介紹信存根、商調函存根、檔 案回執(zhí)、專業(yè)技術職務評聘 長 期 工作質量及責任目標考核、人事管理的規(guī)定、 制度、辦法 短 期 人事 管理 年度統(tǒng)計報表、職工花名冊 永 久 )出國人員因工傷、殘、死亡和違紀遣返材料 永 久 上級和)出國人員條件、待遇、經(jīng)費標準、外 事紀律 短 期 2 機 構 人 事 企業(yè) 勞務 出國 工作出國人員申報審批材料、出國勞務合同、經(jīng) 費結算 長 期 與法律顧問簽訂的合同協(xié)議 永 久 年度統(tǒng)計報表、計劃、總結 長 期 法制建設的規(guī)定、辦法、制度 短 期 經(jīng)濟合同案件、糾紛、訴訟形成的材料 長 期 3 法 紀 監(jiān) 察 法律 事務 法律問題的咨詢、服務 短 期 政紀 監(jiān)察 監(jiān)察廉政工作的安排、總結、政紀監(jiān)察的規(guī) 定、制度、辦法 短 期 4 法 紀 監(jiān) 察 違紀 案件 審理 對違紀案件、違紀人員調查處理 永 久 審計 事務 固定資產(chǎn)評估報告、財務審計報告、資金驗 證 永 久 通知書、方案、報告、結論及處理決定、被 審決定、審計報告、后續(xù)審計、其他記錄 永 久 專項 審計 工作 活動 法人代表離任審計：審計書、述職報告、查 證材料 永 久 5 審 計 工 作 審計 管理 審計方面的規(guī)章制度、指示批復、工作計劃、 總結報表 短 期 社會 治安 治安工作的規(guī)定、辦法、制度、計劃、總結 短 期 武裝 保衛(wèi) 武裝保衛(wèi)工作的規(guī)定、辦法、制度、計劃、 總結 短 期 6 公 安 保 衛(wèi) 槍支 彈藥 管理 槍支彈藥管理工作的規(guī)定、辦法、制度、通 知 短 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 民兵 工作 民兵工作的管理規(guī)定、制度、訓練材料 短 期 重大交通事故的調查報告材料 永 久 消防、 交通 管理 消防、規(guī)定、制度、辦法、總結、情況反映、 通報、責任狀 短 期 屬于公安業(yè)務的案件材料、按照上級公安機 關檔案管理規(guī)定執(zhí)行 長 期 刑事 案件 審理法院判決書 永 久 普通 教育 年度普教計劃、總結、規(guī)章制度、獎勵辦法 短 期 中專 和職 業(yè)教 育 招生、錄取、畢(結)業(yè)、成績材料 永 久 高教 育 招生、錄取、畢(結)業(yè)、成績材料 永 久 職工 培訓 職工培訓的計劃、總結、獎勵辦法、規(guī)定 短 期 7 教 育 工 作 進修、 留學 進修、留學的)規(guī)定、制度、辦法(重要的) 短 期 衛(wèi)生 監(jiān)督 與管 理 衛(wèi)生監(jiān)督與管理工作的規(guī)定、辦法、制度材 料 短 期 婦幼 保健 婦幼保健工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 職工 防病 治病 職工防病治病工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 計劃 生育 工作 計劃生育工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 醫(yī)療費用管理、醫(yī)療保險的規(guī)定、制度、辦 法 長 期 醫(yī)療 保險 統(tǒng)籌 工作 參保人員資料 長 期 住房 改革 規(guī)定、辦法、制度、職工住房公積金、個人 臺帳、年度報表 長 期 房產(chǎn) 管理 外租房產(chǎn)的協(xié)議、合同 長 期 職工 生活 福利 職工生活福利) 短 期 8 衛(wèi) 生 后 勤 管 理 物業(yè) 管理 物業(yè)管理的規(guī)定、辦法、制度 短 期 調研、考察、信息、學習帶回有保存價值的 經(jīng)驗材料 短 期 9 外 事 工 作 外事 工作與外單位的重要知名人物工作往來過程中形 成的文字、聲像資料 長 期 C 經(jīng) 營 1 經(jīng) 營 企業(yè) 管理 企業(yè)重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策、企業(yè)改革發(fā)展規(guī) 劃、方針目標管理 永 久 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 決 策 經(jīng)營工作會議全套材料 長 期 企業(yè)注冊登記、營業(yè)執(zhí)照、資質級申報、審 查資料、法人授權的委托書、企業(yè)普查、企 業(yè)整頓和升級資料、企業(yè)社會信譽記載資料、 經(jīng)濟責任制管理簽定的經(jīng)濟責任狀與承包合 同、考核兌現(xiàn)的資料 永 久 管理體系、保證手冊、程序、認證資料、證 書；經(jīng)濟責任制管理的規(guī)定、制度、辦法 長 期 2 綜 合 管 理 綜合 工作 企業(yè) CI 工作管理、現(xiàn)代化管理工作、市場分 析、調研、廣告宣傳 短 期 企業(yè)中長期計劃、年度計劃 永 久計劃 工作 計劃工作的管理 短 期 年度的綜合的統(tǒng)計報表 永 久 統(tǒng)計工作的管理規(guī)定、制度 短 期 3 計 劃 統(tǒng) 計 統(tǒng)計 工作 綜合性的統(tǒng)計分析(重要的) 長 期 規(guī)定、辦法、制度、成本核算、活動分析、 清欠 長 期 資金 管理 對外投資的合同、可行性報告、立項資料、 對外拆借資料及貸款合同、財經(jīng)紀律、財務 大檢查情況及處理 短 期 價格 管理 價格管理、各種補貼標準發(fā)放的 長 期 會計決策報告、批復 長 期 管 理 類 4 財 務 管 理 會計 管理 會計管理規(guī)定、辦法、制度 短 期 納稅申請和批準減免稅方面的 短 期會計 管理 財務管理工作計劃、總結 短 期 固定資產(chǎn)投資和折舊、大修理基金、臨時設 施和裝備費提取、請示、批復、財務交接和 資產(chǎn)劃轉的請示與批復 永 久資產(chǎn) 管理 清產(chǎn)核資 長 期 5 財 務 管 理 資金 融通 有價證券、契約、股票)資料 長 期 建筑工程主要物資供應(承包)協(xié)議書、協(xié)議 (合同)履約情況說明、標書、報表、材質說 明 永 久 物資采購與供應(含租賃)工作規(guī)定、制度、 辦法、措施、通知 短 期 物資 采購 與供 應 與供貨單位簽訂的料具、購配件供應合同、 協(xié)議索賠 長 期 C 經(jīng) 營 管 理 類 6 物 資 管 理 倉庫 管理 倉庫管理的規(guī)定、制度、廢舊物資回收與修 舊工作的管理規(guī)定、制度 短 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 內、 外貿(mào) 管理 對外工作的規(guī)定、制度、方針政策、) 短 期 物資 進出 口業(yè) 務 進出口貿(mào)易洽談、簽約方面資料 短 期 7 進 出 口 貿(mào) 易 保稅 業(yè)務 創(chuàng)匯、收匯方面、資料 短 期 境外 投資 投資項目、產(chǎn)品、經(jīng)營狀況資料 短 期 境外 工程 管理 境外工程管理資料 短 期 8 境 外 經(jīng) 營 境外 經(jīng)營 管理 境外工程經(jīng)營工作形成的資料 長 期 申請營業(yè)的報告、批復、營業(yè)執(zhí)照、驗資報 告書、公司章程 永 久 9 多 經(jīng) 第三 產(chǎn)業(yè)議定書、意向書、談判記錄洽商材料、市場 預測、調研分析資料 短 期 施工 現(xiàn)場 管理 年度施工組織設計、施工技術措施、施工生 產(chǎn)例會記錄、紀要、施工管理規(guī)定、辦法、 實施細則 短 期 工期 管理 工期管理規(guī)定、辦法、實施細則 短 期 重點 工程 重點工程施工組織設計審批意見 長 期 項目 管理 項目管理工作規(guī)定、制度、辦法 短 期 現(xiàn)場文明施工檢查評比標準 短 期文明 施工 文明施工獲獎證書與獎罰 長 期 冬、 雨季 施工 冬、雨季施工及防洪技術措施、規(guī)定、制度、 辦法 短 期 1 工 程 管 理 工程 監(jiān)理 工程監(jiān)理的規(guī)定、制度、辦法、工程咨詢綜 合管理工作 短 期 QC 小組注冊登記表、課題、規(guī)定、辦法、措 施、總結、計劃、教案、考核與獎罰 短 期 QC 小組成果發(fā)表會全部資料 長 期 全面 質量 管理 發(fā)證名單、統(tǒng)計資料 永 久 優(yōu)質工程申報、驗評資料、獲獎、證書、實 物 永 久 2 質 量 安 全 管 理 優(yōu)質 工程 管理優(yōu)質工程管理標準、考評辦法、規(guī)定 短 期 D 生 產(chǎn) 技 術 類 3 質 量 安 全 施工 質量 體系 管理 施工質量監(jiān)督檢查條例、規(guī)定、辦法、制度、 建筑安裝工程(產(chǎn)品)質量檢查驗收標準 短 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 工程質量統(tǒng)計分析資料、質量管理工作計劃、 總結、通病及保證質量的措施、辦法、和獎 罰規(guī)定 短 期 工程 回訪 工程回訪中形成的材料 短 期 重大質量事故調查分析報告、處理意見、請 示、批復 永 久 質量 事故 處理工程質量事故記錄、補救措施 長 期 安全生產(chǎn)工作計劃、總結、措施、制度、規(guī) 定、辦法、現(xiàn)場會議記錄 短 期 安全 生產(chǎn) 安全生產(chǎn)責任狀和獎罰辦法 長 期 重傷以上安全事故調查處理報告及批復 永 久 安全事故記錄、統(tǒng)計分析資料 長 期 安全 事故 處理 事故隱患原因分析和整改措施材料 短 期 管 理 職工 安全 教育 職工安全教育的管理辦法、規(guī)定、學習內容 短 期 勞動 定額、 定員 勞動定額、定員管理規(guī)定、制度、辦法 長 期 4 勞 動 管 理 勞動 調配 勞動調配的規(guī)定、制度、辦法、通知 短 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 勞動組織及其變化情況 長 期 勞務承包合同、任務書、用工臺帳 長 期 工資基金計劃、執(zhí)行年薪、崗薪標準、獎金 分配的請示與批復、各種津貼發(fā)放標準、實 行下崗、待崗、內退、退離休職工工資待遇 長 期 工資改革方案及實施后經(jīng)驗總結材料 長 期 勞動 工資 年度勞動工資統(tǒng)計報表、上報地方統(tǒng)計局報 表 永 久 勞動 保護 勞動保護管理規(guī)定、辦法、制度、通知 短 期 社會 保障 職工養(yǎng)老、失業(yè)、工傷、殘疾工作的)、資料、 報表 長 期 本企業(yè)科技發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(年度、 長遠) 長 期 科技大會全套資料 長 期 5 科 技 管 理 科技 法規(guī) 政策 施工、科研、技改方面的法規(guī)、條例、技術短 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 規(guī)程、標準)期 上級領導外國專家、知名人士對科技方面的 重要建議、談話記錄 長 期 科技承包合同、責任狀 長 期 與外單位)技術問題來往的資料(重要的) 短 期 科技 成果 技術革新、技術改造、新技術推廣與應用和 獎勵方面的材料 長 期 環(huán)保 工作 環(huán)保工作規(guī)定、制度、辦法、通知及環(huán)境質 量分析與評價 短 期 計量工作規(guī)定、制度、辦法 短 期計量 工作 計量器具的管理、檢測、計量監(jiān)督管理材料 短 期 能源 管理 能源管理的規(guī)定、制度、辦法、計劃、總結、 報告、批復 短 期 標準 化工 作 標準化管理工作的規(guī)定、制度、辦法和管理 工作標準 短 期 6 信 檔案 工作 評審材料及證書、統(tǒng)計報表、安排、總結 長 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 期 檔案工作管理辦法、規(guī)定、制度 短 期 各類 數(shù)據(jù) 管理 所有經(jīng)過加工處理的各類數(shù)據(jù)、編纂資料 長 期 計算 機系 統(tǒng) 管理規(guī)定、制度、辦法、計算機聯(lián)網(wǎng)材料 短 期 情報 工作 工作規(guī)定、制度、辦法、各種針對有利用價 值和參考價值的材料 短 期 息 管 理 圖書 資料 管理規(guī)定、制度、辦法 短 期 咨詢、標準、規(guī)范 長 期 房地產(chǎn)開發(fā)的各種申報、政府批件、圖紙、 合同、協(xié)議書、變更資料、規(guī)定、政策、銷 售合同、法律文本、客戶資料 永 久 1 項目管理 基建立項、征用地、拆遷、地質勘察、測繪、 設計、招投標資料、施工預算、工程結算資 料、履約過程中的函件、仲裁、訴訟資料 永 久 按建設項目或單位工程設置屬類。中標工程 招投標資料、各種承包合同及評審資料 長 期 G 房 地 產(chǎn) 類 2 項目商務 具有參考價值未中標工程的資料 短 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 期 3 項目勘察 按建設項目或工程子項設置屬類 長 期 4 項目設計 按建設項目或工程子項設置屬類 長 期 5 項目施工 按建設項目或單位工程設置屬類。京內項目 執(zhí)行建筑安裝工程資料管理規(guī)程(京建質 2000569 號)、建設工程歸檔整理規(guī)范 GB/T503282001。 6 項目監(jiān)理 按建設項目或單位工程設置屬類。 1 藥政管理 類 研發(fā)計劃、標準、制度、辦法、法規(guī)、獲獎 長 期 2 藥學教育 類 長 期 3 醫(yī)藥科研 類 參照國家醫(yī)藥檔案分類 長 期 4 醫(yī)藥技術 情報類 長 期 上級和制發(fā)的機械設備儀器的使用、維修、 更新、改裝、改造管理制度、規(guī)定、辦法、 修理技術定額 長 期 機械設備操作及安全技術、維修保養(yǎng)規(guī)程、 引進、購進、報廢、轉讓、固定資產(chǎn)折舊 長 期 進口設備商檢及索賠活動、機械設備統(tǒng)計報 表(年度以上的) 長 期 5 醫(yī)療設備 器械生產(chǎn) 類 年度機械設備管理工作計劃、檢查評比、總 結、表彰 長 期 H 醫(yī) 藥 檔 案 類 6 儀器設備 類 機械設備和大修理臺賬按單機組卷（同一設 備儀器內包含設備購置、安裝調試、運行、 維修和設備管理等） 長 期 一級一級 類目類目 二級二級 類目類目 概要概要基本內容基本內容 保保 管管 期期 限限 類類 號號 名名 稱稱 類類 號號 名名 稱稱 7 醫(yī)藥設計 類 長 期 8 藥品生產(chǎn) 類 長 期 9 科技出版 物類 參照國家相關規(guī)定 1 科研管理 科研項目及經(jīng)費分配計劃、辦法、規(guī)定、制 度法規(guī) 長 期 F 科 技 類 2 科研項目 課題立項、研究準備、研究試驗、總結鑒定 成果報獎、推廣應用項目研究和管理的全過 程 長 期 年度財務報告(決算)(包括文字分析) 永 久 1 報 告 月、季度財務報告(包括文字分析) 3 年 涉及外事和對私改造的會計帳簿 永 久 日記帳：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25 年 總帳、明細帳、銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單、輔助 帳簿 15 年 2 會 計 帳 簿 固定資產(chǎn)卡片(固定資產(chǎn)報廢清理后) 5 年 原始憑證、記帳憑證和匯總憑證 15 年 3 憑 證 涉及外事和對私改造的會計憑證 永 久 會計移交清冊 15 年 I 會 計 檔 案 類 4 其 它 會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊 永 久 第二章第二章管理辦法管理辦法 2.1 全宗卷管理辦法全宗卷管理辦法 一目的一目的 加強全宗卷管理，為提高中國遠大集團公司檔案管理水平，根據(jù) 中華人民共和國檔案法 、 檔案工作基本術語(表/T192)、 全宗卷規(guī)范(表/T1294)，制定本辦法。 二適用范圍二適用范圍 本辦法適用于中國遠大集團公司各單位全宗卷的管理。 三定義三定義 全宗卷-是指檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的，能夠說 明該全宗歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料所組成的專門案卷。 四管理職責四管理職責 各單位檔案室負責按年度編制全宗卷。 五歸檔要求和歸檔范圍五歸檔要求和歸檔范圍 （一）歸檔要求：全宗卷的各種文件材料，應按其固有的特點， 保持文件材料間的有機聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于利 用和保管。 （二）歸檔范圍：檔案移交清冊，接收、征集記錄，檔案來源和 價值說明等;檔案分類方案、整理工作方案、案卷目錄說明、整理工 作小結等;檔案鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析 報告、銷毀檔案的請示與批復、檔案的銷毀清冊等;檔案保管安全檢 查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復 情況報告等;檔案收進、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用 統(tǒng)計表等;全宗介紹，開放利用登記和控制使用范圍說明，檔案匯編 和公布出版情況及報批文件，檔案產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益的典型 事例等情況的文字說明材料;縮微復制和計算機輔助管理等有關檔案 管理新技術的應用情況的文字說明材料。 六整理、歸檔時間、編目、保管期限、移交六整理、歸檔時間、編目、保管期限、移交 全宗卷內文件材料是不斷補充的，且保管期限不一，因此全宗卷 不必裝訂，采取單項內容獨立成冊的方式裝入硬卷盒。文件材料過 多時，可分裝數(shù)盒。 （一）整理 1全宗卷內文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，必 須平時注意積累。把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預設的卷 夾內，于次年三月底前進行整理組卷。 2整理組卷時，必須認真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其 保管價值，對于有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。 3卷內文件材料按問題進行系統(tǒng)排列，排列順序為：全宗情況： 全宗介紹、全宗分類方案、立卷說明等；組織機構沿革；立檔單位 大事記；有關檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用及銷毀等 方面的材料；有關現(xiàn)代化管理等方面的文件材料； 4 編制卷內目錄(見表 2)。卷內文件材料封面(見表 1)逐件加、 封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號、件號、全宗名 稱、文件題名、時間、責任者。 卷內目錄卷內目錄 表表 2 2 序序 號號 文文 件件 編編 號號 責任者責任者文件材料題名文件材料題名日期日期 頁頁 號號 備注備注 文文 件封面件封面 表表 1 1 （二）歸檔時間 每年三月份立卷歸檔。 （三）編目 全宗卷按年度排列順序流水編號。 （四）保管期限 全宗卷的保管期限為永久保存。 （五）移交 1各單位檔案使用部門所管理的檔案的情況記錄于次年三月底 前移交檔案室。 2在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案移交時，全宗卷應當隨全宗檔案一并 移交。 2.2 歸檔文件整理辦法歸檔文件整理辦法 一目的一目的 為適應檔案現(xiàn)代化管理的需要，規(guī)范簡化歸檔文件整理工作，提 高檔案工作的效率和質量，根據(jù)國家檔案局歸檔文件整理規(guī)則 （DA/T22-2000） 、 歸檔文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6)， 結合中國遠大集團公司具體情況，特制定本辦法。 二適用范圍二適用范圍 本辦法適用于中國遠大集團公司各單位辦公文件歸檔的整理。 三定義三定義 1歸檔文件-是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、 應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 2歸檔文件整理-是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、 排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 3件-是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文 件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件， 轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件， 來文與復文可為一件。 四管理職責四管理職責 （一）檔案室負責歸檔文件整理工作的指導、檢查。 （二）職能部門負責歸檔文件的整理和歸檔工作。 五整理要求和整理范圍五整理要求和整理范圍 （一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不 同價值，便于保管和利用。 （二）反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均應 整理歸檔。執(zhí)行檔案分類、歸檔范圍與保管期限表 。 六整理六整理 （一）質量要求 1歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或 易退變的文件應予復制。 2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合 檔案保護要求。 （二）裝訂、分類、排列、編號 1裝訂 歸檔文件應按件裝訂。 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為 一件時，復文在前，來文在后。 裝訂時，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應將 左、上側對齊；采用左側裝訂，應將左、下側對齊。永久保存的文 件用線或無酸紙封套等符合檔案保護要求的材料。長期、短期保存 的文件可用釘裝，但使用金屬材料裝訂的歸檔文件禁止使用微波設 備消毒。 2分類 歸檔文件按照企業(yè)檔案分類方案進行分類。即：問題 年度保管期限，其中問題內只設一級類目。 形成的文件數(shù)量少，內部機構設置簡單的小單位可簡化分類 方案。歸檔文件可以采用年度、機構(問題)、保管期限等特征進行 分類，或將上述特征結合使用。 每個立檔單位內的歸檔文件只能采用一種分類方案，同一全 宗應保持分類方案穩(wěn)定。 3排列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重 要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 4編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的 空白位置加蓋歸檔章(見圖示)并填寫相關內容。填寫歸檔章時應使 用符合檔案保護要求的書寫材料。歸檔章，設置全宗號、年度、保 管期限、件號、頁數(shù)、機構(問題)項目。 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，此項空置，暫不填 寫。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 “2001” 。 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。簡稱為“永、 長、短” ，代碼為“Y、C、D” 。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 文件中有圖文的頁面為一頁。當歸檔文件上有頁碼時，無需重編； 當歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼。一般使用阿拉伯數(shù)字，每件 從“1”開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左 下角。 室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按 文件排列順序從“1”開始標注。 館編件號：按進館要求編制，沒有進館任務的企業(yè)不用填寫。 機構(問題)：為分類方案類目的一級名稱或代碼。 5編目 歸檔文件應依據(jù)中國遠大集團公司檔案分類方案和室編件號 順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目；來文與復文作為一 件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄(見表 1)設置件號、責任 者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注項目。 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 表表 1 1 件件 號號 責任者責任者文號文號題名題名日期日期 頁頁 數(shù)數(shù) 備注備注 件號：填寫室編件號。 責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名 者。填寫責任者項時使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部” 、 “本 局” 、 “本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。 文號：文件的發(fā)文字號。填寫文號項時應照實抄錄，不能省 略。 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題， 外加“ ”號。 日期：文件的形成時間，以 8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如 2001 年 9 月 9 日，標注為“20010909” 。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 備注：注釋文件需說明的情況。 （三）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔 1歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準 A4 型(長寬為 297mm210mm)。 2歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面（表式自擬） ，目錄編制 成冊的方式與分類方案一致。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年 度、保管期限、機構(問題)等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名 稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。 3各單位檔案部門應同時保存歸檔文件目錄的電子版，并以年 度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤保存。 （四）裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒 脊及備考表項目。不同年度、保管期限、機構(問題)的歸檔文件不 應放入同一檔案盒內，裝不滿一盒時，應通過使用不同厚度的檔案 盒來解決，使文件不至彎曲受損。 1檔案盒尺寸、著錄項 項基本原則檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸 為 310mm220mm(長寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為 10mm、20mm、30mm、40mm 等。 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、 年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等項。其中，起止 件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號 連接；盒號即：檔案盒的排列順序號，沒有進館任務的企業(yè)可不用 填寫。 2.備考表（見表 2） 備考表備考表 表 2 A備考表置于盒內文件之后，項目包 括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和 日期。 B盒內文件情況說明：填寫盒內文件 缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 C整理人：負責整理歸檔文件的人員 姓名。 D檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 E日期：歸檔文件整理完畢的日期。 2.3 房地產(chǎn)檔案管理辦法房地產(chǎn)檔案管理辦法 一目的一目的 為加強房地產(chǎn)檔案管理，維護房地產(chǎn)權利人的合法權益，更好地 為房地產(chǎn)管理工作服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法 、 中華人 民共和國城市房地產(chǎn)管理法 、 城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法 、 城市建設檔案管理規(guī)定等法律法規(guī)，制定本辦法。 二定義定義 房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)的建設、使用、管理等工作中形成的具 有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 三適用范圍三適用范圍 本辦法適用于中國遠大集團公司各單位房地產(chǎn)檔案的管理。 四管理原則與管理職能四管理原則與管理職能 (一) 管理原則 1房地產(chǎn)檔案管理工作以權屬檔案管理為核心，遵循統(tǒng)一組織、 分級負責、分類歸檔、多套分存、授權使用的原則。 2中國遠大集團公司負責制定房地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度，指導 和監(jiān)督各部門、各單位的房地產(chǎn)檔案管理工作，協(xié)調與地方政府檔 案業(yè)務部門的關系。 3房地產(chǎn)檔案工作接受國家檔案行政主管部門的業(yè)務指導。 (二) 管理職能 1產(chǎn)權人應指定專門機構，配備專兼職人員和必要的安全保護 設施，建立健全檔案管理制度，確保房地產(chǎn)檔案的完整、準確、安 全和有效利用，人員變動時須辦理工作交接手續(xù)。 2主管部門結合房地產(chǎn)檔案管理工作實際，定期組織開展檔案 檢查和業(yè)務培訓，提高房地產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務素質。 3各單位應逐步采用先進技術，不斷提高房地產(chǎn)檔案管理的標 準化、信息化水平。 五收集、保存、移交和利用五收集、保存、移交和利用 產(chǎn)權人負責房地產(chǎn)檔案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部門、各單位組織、領導并監(jiān)督檢查本部門、本單位內各產(chǎn) 權人的房地產(chǎn)檔案工作。 本辦法所指產(chǎn)權人，即房屋所有權證、國有土地使用證中“所 有權人” 、 “土地使用者”欄目記載的法人。未取得房屋所有權證、 國有土地使用證的，出資人或主要出資人承擔產(chǎn)權人的職責。 六檔案分類六檔案分類 房地產(chǎn)檔案分為權屬檔案、建設工程檔案和使用管理檔案。 權屬檔案是指房地產(chǎn)權屬登記、調查、測繪、轉移、變更等工 作中，形成的記載證明房屋所有權及土地使用權權屬來源、變動情 況等內容的文件材料。 建設工程檔案是指在新建、改建、擴建、翻建和維修改造的工 程項目建設過程中形成的文件材料。 使用管理檔案是指房地產(chǎn)在分配、調整及使用等日常管理過程中 形成的文件材料。 七歸檔范圍七歸檔范圍 (一)房地產(chǎn)權屬檔案的歸檔范圍包括： 1產(chǎn)權人的身份證明、立項審批文件、建設工程規(guī)劃許可證、 建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證、工 程竣工驗收報告、國有土地使用證、房屋所有權證等；