集團(tuán)檔案管理手冊.doc

檔案管理手冊檔案管理手冊 目錄目錄 第一章第一章 分類方案分類方案 .3 1.1 檔案分類方案.3 1.2 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表.6 第二章第二章 管理辦法管理辦法 .12 2.1 全宗卷管理辦法.12 2.2 歸檔文件整理辦法.14 2.3 房地產(chǎn)檔案管理辦法.17 2.4 醫(yī)藥檔案管理暫行辦法.20 2.5 醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法.22 2.6 醫(yī)藥科技檔案管理辦法.24 2.7 科研檔案管理辦法.26 2.8 聲像檔案管理辦法.28 2.9 財(cái)計(jì)檔案管理辦法.31 第三章第三章 規(guī)章制度規(guī)章制度 .33 3.1 檔案保密制度.33 3.2 檔案保管制度.33 3.3 檔案統(tǒng)計(jì)制度.34 3.4 檔案借閱制度.34 3.5 檔案鑒定與銷毀制度.34 3.6 檔案庫房管理制度.35 3.7 檔案防火安全制度.35 3.8 檔案管理的工作流程.36 第一章第一章分類方案分類方案 1.1 檔案分類方案檔案分類方案 一目的一目的 為了加強(qiáng)中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司檔案工作整體建設(shè)與科學(xué)化、規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用，根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定 (檔發(fā)20025 號(hào))、 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則(1991 年 7 月 4 日國家檔案局發(fā)布)，使檔案資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，結(jié)合 檔案管理工作的實(shí)際情況，特制定本分類方案。 二適用范圍二適用范圍 本方案主要適用于中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司醫(yī)療制藥、地產(chǎn)開發(fā)公司檔 案的分類整理、組織案卷和排架管理，是上述企業(yè)檔案分類的基本 依據(jù)，其他單位可參照執(zhí)行。 三定義三定義 （一）企業(yè)檔案-是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國 家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。 （二）類號(hào)-是指類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。用以表示類目在分類體系中 的位置和排列順序。 四管理職責(zé)四管理職責(zé) （一）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定企業(yè)檔案分類方案 。 （二）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司所屬各單位執(zhí)行企業(yè)檔案分類方案 。 五分類原則五分類原則 （一）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為 對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合企業(yè)檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)， 保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要，又 適當(dāng)考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科 學(xué)管理和開發(fā)利用。 （二）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎(chǔ)，類目 設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實(shí)際情況。為了便于管理利用，本方案只設(shè) 到二級(jí)類目。二級(jí)以下類目的設(shè)置，根據(jù)有關(guān)規(guī)定或企業(yè)實(shí)際可自 行調(diào)整。 六類目的設(shè)置六類目的設(shè)置 （一）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類設(shè)置八級(jí)類目。即：黨群 工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、科學(xué)技術(shù)研 究類、房地產(chǎn)類、醫(yī)藥檔案類、會(huì)計(jì)檔案類。一級(jí)類目應(yīng)保持穩(wěn)定， 不得變動(dòng)。 （二）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職 能和檔案特點(diǎn)設(shè)置。 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表中所設(shè)二 級(jí)類目是企業(yè)檔案分類的基本二級(jí)類目，一般不予變動(dòng)。 （三）二級(jí)以下類目的設(shè)置，企業(yè)可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際， 參照檔案分類、歸檔范圍與保管期限表中基本范圍自行確定， 一般不宜超過三級(jí)。 （四）類目的級(jí)位表示上下位的隸屬關(guān)系。檔案數(shù)量少的單位， 可只分到一級(jí)或二級(jí)類目。沒有檔案實(shí)體的類目可空號(hào)不用。 七分類方法七分類方法 （一）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類 的歸檔文件采用：問題年度保管期限進(jìn)行分類。 （二）房地產(chǎn)項(xiàng)目類的二級(jí)類目按工程程序設(shè)置，三級(jí)類目按建 設(shè)項(xiàng)目或單位工程設(shè)置，其中一些三級(jí)類目屬類設(shè)置自定。 （三）科學(xué)技術(shù)研究類的二級(jí)類目按管理性文件和項(xiàng)目設(shè)置，三 級(jí)類目按科研課題設(shè)置。 （四）醫(yī)藥、醫(yī)療設(shè)備儀器類的二級(jí)類目按管理性文件和醫(yī)療設(shè) 備儀器的種類設(shè)置，三級(jí)類目按單機(jī)設(shè)置。 （五）會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目按文種設(shè)置。 八標(biāo)識(shí)符號(hào)八標(biāo)識(shí)符號(hào) （一）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，一律 采用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 （二）中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類一級(jí)類目英文字母(大寫) 標(biāo)識(shí)。即： 黨群工作類 - A 行政管理類 - B 經(jīng)營管理類 - C 生產(chǎn)技術(shù)管理類 - D 房地產(chǎn)項(xiàng)目類 - E 科學(xué)技術(shù)研究類 - F 醫(yī)療設(shè)備儀器類 - H 會(huì)計(jì)檔案類 - I 特殊載體（電子文件類） - *G 特殊載體（聲像檔案類） - *S 特殊載體（信用文件類） - *X 九檔號(hào)編制與排列九檔號(hào)編制與排列 （一）在編檔號(hào)時(shí)，目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間用“-” 隔開； 在編案卷號(hào)時(shí)，一級(jí)類目與二級(jí)類之間不用隔開。類目與案卷順序 號(hào)之間均用“ ”隔開。 編號(hào)排列有下列三種方式： 1改革后文書立卷以文件級(jí)排列示例：A2001Y001 | | | | 件號(hào) | | | 保管期限 | | 年度 | 一級(jí)類號(hào) 2改革前除文書類以外檔案各類排列示例：00-G1. 0001-001 | | | | 卷內(nèi)順序號(hào) | | | 案卷順序號(hào) | | 一級(jí)和二級(jí)類號(hào) | 目錄號(hào) 3. 特殊載體（聲像、電子、信用）檔案排列示例： 00-*X. 0001-001 | | | | 卷內(nèi)順序號(hào) | | | 案卷順序號(hào) | | 一級(jí)類號(hào)和載體 | 目錄號(hào) （二）黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類 的歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，編號(hào)排列方法為： 1歸檔文件在分類方法最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重 要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 2歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端 的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 （三）房地產(chǎn)項(xiàng)目類、科學(xué)技術(shù)研究類、醫(yī)藥檔案類的編號(hào)排列 方法為： 1均采用按大類流水分屬類的排列方法，即在每個(gè)一級(jí)類目內(nèi) 按順序編號(hào)排列。其中房地產(chǎn)項(xiàng)目類中的商務(wù)資料不能與工程施工 資料同時(shí)歸檔，特此規(guī)定房地產(chǎn)項(xiàng)目類設(shè)兩個(gè)流水號(hào)，即商務(wù)資料 與工程施工分別流水編號(hào)。 2均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護(hù)文件材料的系 統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等工作。 （四）會(huì)計(jì)檔案類的編號(hào)排列方法： 1按大類分屬類編號(hào)排列，即在會(huì)計(jì)檔案類下分別按財(cái)務(wù)報(bào)告、 帳簿、憑證、其它等四個(gè)二級(jí)類目順序排列，每個(gè)二級(jí)類目內(nèi)再分 別按年度順序排列。 2案卷編號(hào)排列采用按屬類內(nèi)年度流水編號(hào)。 （五）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號(hào)體例依次排 列，即按各類案卷順序排列。個(gè)別企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特 點(diǎn)不同，為方便提供利用，在保持檔案有機(jī)聯(lián)系和成套性的原則下， 可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。 1.2 檔案分類、歸檔范圍與保管期限表檔案分類、歸檔范圍與保管期限表 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 黨代 會(huì) 會(huì)議全套材料 永 久 黨委 會(huì) 黨委會(huì)記錄、紀(jì)要 永 久 大事記、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、 批復(fù) 永 久 1 黨 務(wù) 工 作 黨委 綜合 性工 作 工作制度、管理規(guī)定、專項(xiàng)工作安排、總結(jié)、 處理收、發(fā)文簿 長 期 沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、印鑒管理、發(fā)展黨員、統(tǒng) 計(jì)報(bào)表 永 久 黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)介紹信及存根 長 期 組織 管理 組織工作年計(jì)劃、總結(jié) 短 期 領(lǐng)導(dǎo)人任免、離退休、干部職稱評聘 永 久 內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任免材料 長 期 黨員 干部 管理 黨員評議、考核、領(lǐng)導(dǎo)班子黨風(fēng)廉正民主生 活會(huì)記錄 短 期 黨費(fèi) 管理 黨費(fèi)收繳、支出情況報(bào)告 長 期 2 組 織 工 作 評優(yōu) 表彰 表彰獎(jiǎng)勵(lì)決定、通報(bào) 永 久 宣傳工作年度計(jì)劃、總結(jié) 短 期宣傳 工作企業(yè)對外宣傳的出版物、圖集、稿件、聲像 資料 長 期 統(tǒng)戰(zhàn) 工作 規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、民主黨派章程、人員名 單、主要活動(dòng)材料 短 期 3 宣 傳 統(tǒng) 戰(zhàn) 港澳臺(tái)華僑工作、民族宗教事務(wù) 長 期 紀(jì)檢會(huì)議記錄 永 久紀(jì)檢 工作 紀(jì)委工作年度計(jì)劃、總結(jié)、制度、統(tǒng)計(jì)工作 長 期4 紀(jì) 律 檢 察 案件 審理 對違紀(jì)黨員處理的材料(包括舉報(bào)、調(diào)查取證、 處理決定、請示、批復(fù)、證人證言、談話記 錄、本人交待、檢查) 永 久 職代 會(huì) 會(huì)議全套(包括文字照片、聲像) 永 久 A 黨 群 工 作 類 5 工 會(huì) 工 作 工會(huì) 組織 基層工會(huì)人員任免、分工 長 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 建設(shè) 工會(huì)會(huì)員花名冊。全委會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)記錄(重要 的) 長 期 工會(huì)工作年度計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù) 長 期 工會(huì) 綜合 性工 作 工會(huì)工作規(guī)定、制度、辦法、經(jīng)費(fèi)管理 短 期 省部級(jí)以上勞模的事跡材料、光榮冊、先進(jìn) 集體和個(gè)人材料 永 久評優(yōu) 評先 年終先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人評比、表彰的通知 長 期 職工 福利 職工勞保福利、休養(yǎng)、困難補(bǔ)助 短 期 勞動(dòng) 競賽 勞動(dòng)競賽工作安排、情況總結(jié) 短 期 文體 活動(dòng) 文體活動(dòng)的安排、規(guī)定材料 短 期 女工 工作 女工工作的材料 短 期 團(tuán)代 會(huì) 團(tuán)代會(huì)全套(包括文字、聲像) 永 久 組織 建設(shè) 團(tuán)組織機(jī)構(gòu)編制、干部任免、團(tuán)員花名冊(對 團(tuán)員的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、團(tuán)員入團(tuán)、退團(tuán)材料、 團(tuán)員證的頒發(fā)、團(tuán)員登記歸入職工檔案) 長 期 團(tuán)費(fèi) 管理 團(tuán)費(fèi)的收繳支出材料 長 期 綜合 工作 團(tuán)委年度工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、批復(fù)、制 度、宣教資料 短 期 6 共 青 團(tuán) 工 作 評優(yōu) 表彰 表彰、統(tǒng)計(jì)資料 長 期 專業(yè) 協(xié)會(huì) 短 期 7 協(xié) 會(huì) 群眾 團(tuán)體 成立、請示、批復(fù)、章程、成員名單、任職 情況、章程、活動(dòng)內(nèi)容、學(xué)術(shù)論文短 期 編制 歷史沿革、企業(yè)史、基本情況介紹、大事記、 年鑒及編志材料 永 久 年度工作會(huì)議成套材料 永 久 上級(jí)召開會(huì)議成套材料、召開的綜合性和專 業(yè)會(huì)議材料 長 期 會(huì)議 材料 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、 記錄、紀(jì)要 永 久 年度綜合性、專題性規(guī)劃、方案、計(jì)劃、總 結(jié)、報(bào)告 永 久 B 行 政 管 理 類 1 行 政 工 作 綜合 性事 務(wù) 印鑒管理的規(guī)定、制度、公文處理、行文規(guī) 則的規(guī)定、車輛管理改革、費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)規(guī) 定、辦公用品管理、通訊費(fèi)用補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn))規(guī)定、 保密工作安排、總結(jié)、人員調(diào)整材料、一般 信訪材料、企業(yè)調(diào)研工作形成的材料、參與 社會(huì)活動(dòng)形成的材料 短 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 收發(fā)文簿、重要信訪材料 永 久 企業(yè)成立、合并、撤消、變更、遷址、印章、 人員編制、任免 永 久 內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、項(xiàng)目經(jīng)理資質(zhì)審 核、申報(bào)、審批材料 長 期 機(jī)構(gòu) 設(shè)置 與人 事任 免部門職能劃分、崗位職責(zé) 短 期 招聘錄用、勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正定級(jí)、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè) 安置、離退休、內(nèi)退、下崗、待崗、辭職、 退職、喪葬撫恤、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、職工調(diào)出調(diào) 入、工資關(guān)系介紹信存根、商調(diào)函存根、檔 案回執(zhí)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘 長 期 工作質(zhì)量及責(zé)任目標(biāo)考核、人事管理的規(guī)定、 制度、辦法 短 期 人事 管理 年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、職工花名冊 永 久 )出國人員因工傷、殘、死亡和違紀(jì)遣返材料 永 久 上級(jí)和)出國人員條件、待遇、經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、外 事紀(jì)律 短 期 2 機(jī) 構(gòu) 人 事 企業(yè) 勞務(wù) 出國 工作出國人員申報(bào)審批材料、出國勞務(wù)合同、經(jīng) 費(fèi)結(jié)算 長 期 與法律顧問簽訂的合同協(xié)議 永 久 年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié) 長 期 法制建設(shè)的規(guī)定、辦法、制度 短 期 經(jīng)濟(jì)合同案件、糾紛、訴訟形成的材料 長 期 3 法 紀(jì) 監(jiān) 察 法律 事務(wù) 法律問題的咨詢、服務(wù) 短 期 政紀(jì) 監(jiān)察 監(jiān)察廉政工作的安排、總結(jié)、政紀(jì)監(jiān)察的規(guī) 定、制度、辦法 短 期 4 法 紀(jì) 監(jiān) 察 違紀(jì) 案件 審理 對違紀(jì)案件、違紀(jì)人員調(diào)查處理 永 久 審計(jì) 事務(wù) 固定資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資金驗(yàn) 證 永 久 通知書、方案、報(bào)告、結(jié)論及處理決定、被 審決定、審計(jì)報(bào)告、后續(xù)審計(jì)、其他記錄 永 久 專項(xiàng) 審計(jì) 工作 活動(dòng) 法人代表離任審計(jì)：審計(jì)書、述職報(bào)告、查 證材料 永 久 5 審 計(jì) 工 作 審計(jì) 管理 審計(jì)方面的規(guī)章制度、指示批復(fù)、工作計(jì)劃、 總結(jié)報(bào)表 短 期 社會(huì) 治安 治安工作的規(guī)定、辦法、制度、計(jì)劃、總結(jié) 短 期 武裝 保衛(wèi) 武裝保衛(wèi)工作的規(guī)定、辦法、制度、計(jì)劃、 總結(jié) 短 期 6 公 安 保 衛(wèi) 槍支 彈藥 管理 槍支彈藥管理工作的規(guī)定、辦法、制度、通 知 短 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 民兵 工作 民兵工作的管理規(guī)定、制度、訓(xùn)練材料 短 期 重大交通事故的調(diào)查報(bào)告材料 永 久 消防、 交通 管理 消防、規(guī)定、制度、辦法、總結(jié)、情況反映、 通報(bào)、責(zé)任狀 短 期 屬于公安業(yè)務(wù)的案件材料、按照上級(jí)公安機(jī) 關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行 長 期 刑事 案件 審理法院判決書 永 久 普通 教育 年度普教計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、獎(jiǎng)勵(lì)辦法 短 期 中專 和職 業(yè)教 育 招生、錄取、畢(結(jié))業(yè)、成績材料 永 久 高教 育 招生、錄取、畢(結(jié))業(yè)、成績材料 永 久 職工 培訓(xùn) 職工培訓(xùn)的計(jì)劃、總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)辦法、規(guī)定 短 期 7 教 育 工 作 進(jìn)修、 留學(xué) 進(jìn)修、留學(xué)的)規(guī)定、制度、辦法(重要的) 短 期 衛(wèi)生 監(jiān)督 與管 理 衛(wèi)生監(jiān)督與管理工作的規(guī)定、辦法、制度材 料 短 期 婦幼 保健 婦幼保健工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 職工 防病 治病 職工防病治病工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 計(jì)劃 生育 工作 計(jì)劃生育工作的規(guī)定、辦法、制度材料 短 期 醫(yī)療費(fèi)用管理、醫(yī)療保險(xiǎn)的規(guī)定、制度、辦 法 長 期 醫(yī)療 保險(xiǎn) 統(tǒng)籌 工作 參保人員資料 長 期 住房 改革 規(guī)定、辦法、制度、職工住房公積金、個(gè)人 臺(tái)帳、年度報(bào)表 長 期 房產(chǎn) 管理 外租房產(chǎn)的協(xié)議、合同 長 期 職工 生活 福利 職工生活福利) 短 期 8 衛(wèi) 生 后 勤 管 理 物業(yè) 管理 物業(yè)管理的規(guī)定、辦法、制度 短 期 調(diào)研、考察、信息、學(xué)習(xí)帶回有保存價(jià)值的 經(jīng)驗(yàn)材料 短 期 9 外 事 工 作 外事 工作與外單位的重要知名人物工作往來過程中形 成的文字、聲像資料 長 期 C 經(jīng) 營 1 經(jīng) 營 企業(yè) 管理 企業(yè)重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策、企業(yè)改革發(fā)展規(guī) 劃、方針目標(biāo)管理 永 久 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 決 策 經(jīng)營工作會(huì)議全套材料 長 期 企業(yè)注冊登記、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)級(jí)申報(bào)、審 查資料、法人授權(quán)的委托書、企業(yè)普查、企 業(yè)整頓和升級(jí)資料、企業(yè)社會(huì)信譽(yù)記載資料、 經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理簽定的經(jīng)濟(jì)責(zé)任狀與承包合 同、考核兌現(xiàn)的資料 永 久 管理體系、保證手冊、程序、認(rèn)證資料、證 書；經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理的規(guī)定、制度、辦法 長 期 2 綜 合 管 理 綜合 工作 企業(yè) CI 工作管理、現(xiàn)代化管理工作、市場分 析、調(diào)研、廣告宣傳 短 期 企業(yè)中長期計(jì)劃、年度計(jì)劃 永 久計(jì)劃 工作 計(jì)劃工作的管理 短 期 年度的綜合的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永 久 統(tǒng)計(jì)工作的管理規(guī)定、制度 短 期 3 計(jì) 劃 統(tǒng) 計(jì) 統(tǒng)計(jì) 工作 綜合性的統(tǒng)計(jì)分析(重要的) 長 期 規(guī)定、辦法、制度、成本核算、活動(dòng)分析、 清欠 長 期 資金 管理 對外投資的合同、可行性報(bào)告、立項(xiàng)資料、 對外拆借資料及貸款合同、財(cái)經(jīng)紀(jì)律、財(cái)務(wù) 大檢查情況及處理 短 期 價(jià)格 管理 價(jià)格管理、各種補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的 長 期 會(huì)計(jì)決策報(bào)告、批復(fù) 長 期 管 理 類 4 財(cái) 務(wù) 管 理 會(huì)計(jì) 管理 會(huì)計(jì)管理規(guī)定、辦法、制度 短 期 納稅申請和批準(zhǔn)減免稅方面的 短 期會(huì)計(jì) 管理 財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、總結(jié) 短 期 固定資產(chǎn)投資和折舊、大修理基金、臨時(shí)設(shè) 施和裝備費(fèi)提取、請示、批復(fù)、財(cái)務(wù)交接和 資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)的請示與批復(fù) 永 久資產(chǎn) 管理 清產(chǎn)核資 長 期 5 財(cái) 務(wù) 管 理 資金 融通 有價(jià)證券、契約、股票)資料 長 期 建筑工程主要物資供應(yīng)(承包)協(xié)議書、協(xié)議 (合同)履約情況說明、標(biāo)書、報(bào)表、材質(zhì)說 明 永 久 物資采購與供應(yīng)(含租賃)工作規(guī)定、制度、 辦法、措施、通知 短 期 物資 采購 與供 應(yīng) 與供貨單位簽訂的料具、購配件供應(yīng)合同、 協(xié)議索賠 長 期 C 經(jīng) 營 管 理 類 6 物 資 管 理 倉庫 管理 倉庫管理的規(guī)定、制度、廢舊物資回收與修 舊工作的管理規(guī)定、制度 短 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 內(nèi)、 外貿(mào) 管理 對外工作的規(guī)定、制度、方針政策、) 短 期 物資 進(jìn)出 口業(yè) 務(wù) 進(jìn)出口貿(mào)易洽談、簽約方面資料 短 期 7 進(jìn) 出 口 貿(mào) 易 保稅 業(yè)務(wù) 創(chuàng)匯、收匯方面、資料 短 期 境外 投資 投資項(xiàng)目、產(chǎn)品、經(jīng)營狀況資料 短 期 境外 工程 管理 境外工程管理資料 短 期 8 境 外 經(jīng) 營 境外 經(jīng)營 管理 境外工程經(jīng)營工作形成的資料 長 期 申請營業(yè)的報(bào)告、批復(fù)、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào) 告書、公司章程 永 久 9 多 經(jīng) 第三 產(chǎn)業(yè)議定書、意向書、談判記錄洽商材料、市場 預(yù)測、調(diào)研分析資料 短 期 施工 現(xiàn)場 管理 年度施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工生 產(chǎn)例會(huì)記錄、紀(jì)要、施工管理規(guī)定、辦法、 實(shí)施細(xì)則 短 期 工期 管理 工期管理規(guī)定、辦法、實(shí)施細(xì)則 短 期 重點(diǎn) 工程 重點(diǎn)工程施工組織設(shè)計(jì)審批意見 長 期 項(xiàng)目 管理 項(xiàng)目管理工作規(guī)定、制度、辦法 短 期 現(xiàn)場文明施工檢查評比標(biāo)準(zhǔn) 短 期文明 施工 文明施工獲獎(jiǎng)證書與獎(jiǎng)罰 長 期 冬、 雨季 施工 冬、雨季施工及防洪技術(shù)措施、規(guī)定、制度、 辦法 短 期 1 工 程 管 理 工程 監(jiān)理 工程監(jiān)理的規(guī)定、制度、辦法、工程咨詢綜 合管理工作 短 期 QC 小組注冊登記表、課題、規(guī)定、辦法、措 施、總結(jié)、計(jì)劃、教案、考核與獎(jiǎng)罰 短 期 QC 小組成果發(fā)表會(huì)全部資料 長 期 全面 質(zhì)量 管理 發(fā)證名單、統(tǒng)計(jì)資料 永 久 優(yōu)質(zhì)工程申報(bào)、驗(yàn)評資料、獲獎(jiǎng)、證書、實(shí) 物 永 久 2 質(zhì) 量 安 全 管 理 優(yōu)質(zhì) 工程 管理優(yōu)質(zhì)工程管理標(biāo)準(zhǔn)、考評辦法、規(guī)定 短 期 D 生 產(chǎn) 技 術(shù) 類 3 質(zhì) 量 安 全 施工 質(zhì)量 體系 管理 施工質(zhì)量監(jiān)督檢查條例、規(guī)定、辦法、制度、 建筑安裝工程(產(chǎn)品)質(zhì)量檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) 短 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 工程質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析資料、質(zhì)量管理工作計(jì)劃、 總結(jié)、通病及保證質(zhì)量的措施、辦法、和獎(jiǎng) 罰規(guī)定 短 期 工程 回訪 工程回訪中形成的材料 短 期 重大質(zhì)量事故調(diào)查分析報(bào)告、處理意見、請 示、批復(fù) 永 久 質(zhì)量 事故 處理工程質(zhì)量事故記錄、補(bǔ)救措施 長 期 安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、措施、制度、規(guī) 定、辦法、現(xiàn)場會(huì)議記錄 短 期 安全 生產(chǎn) 安全生產(chǎn)責(zé)任狀和獎(jiǎng)罰辦法 長 期 重傷以上安全事故調(diào)查處理報(bào)告及批復(fù) 永 久 安全事故記錄、統(tǒng)計(jì)分析資料 長 期 安全 事故 處理 事故隱患原因分析和整改措施材料 短 期 管 理 職工 安全 教育 職工安全教育的管理辦法、規(guī)定、學(xué)習(xí)內(nèi)容 短 期 勞動(dòng) 定額、 定員 勞動(dòng)定額、定員管理規(guī)定、制度、辦法 長 期 4 勞 動(dòng) 管 理 勞動(dòng) 調(diào)配 勞動(dòng)調(diào)配的規(guī)定、制度、辦法、通知 短 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 勞動(dòng)組織及其變化情況 長 期 勞務(wù)承包合同、任務(wù)書、用工臺(tái)帳 長 期 工資基金計(jì)劃、執(zhí)行年薪、崗薪標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)金 分配的請示與批復(fù)、各種津貼發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、實(shí) 行下崗、待崗、內(nèi)退、退離休職工工資待遇 長 期 工資改革方案及實(shí)施后經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料 長 期 勞動(dòng) 工資 年度勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)報(bào)表、上報(bào)地方統(tǒng)計(jì)局報(bào) 表 永 久 勞動(dòng) 保護(hù) 勞動(dòng)保護(hù)管理規(guī)定、辦法、制度、通知 短 期 社會(huì) 保障 職工養(yǎng)老、失業(yè)、工傷、殘疾工作的)、資料、 報(bào)表 長 期 本企業(yè)科技發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)(年度、 長遠(yuǎn)) 長 期 科技大會(huì)全套資料 長 期 5 科 技 管 理 科技 法規(guī) 政策 施工、科研、技改方面的法規(guī)、條例、技術(shù)短 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn))期 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)外國專家、知名人士對科技方面的 重要建議、談話記錄 長 期 科技承包合同、責(zé)任狀 長 期 與外單位)技術(shù)問題來往的資料(重要的) 短 期 科技 成果 技術(shù)革新、技術(shù)改造、新技術(shù)推廣與應(yīng)用和 獎(jiǎng)勵(lì)方面的材料 長 期 環(huán)保 工作 環(huán)保工作規(guī)定、制度、辦法、通知及環(huán)境質(zhì) 量分析與評價(jià) 短 期 計(jì)量工作規(guī)定、制度、辦法 短 期計(jì)量 工作 計(jì)量器具的管理、檢測、計(jì)量監(jiān)督管理材料 短 期 能源 管理 能源管理的規(guī)定、制度、辦法、計(jì)劃、總結(jié)、 報(bào)告、批復(fù) 短 期 標(biāo)準(zhǔn) 化工 作 標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的規(guī)定、制度、辦法和管理 工作標(biāo)準(zhǔn) 短 期 6 信 檔案 工作 評審材料及證書、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、安排、總結(jié) 長 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 期 檔案工作管理辦法、規(guī)定、制度 短 期 各類 數(shù)據(jù) 管理 所有經(jīng)過加工處理的各類數(shù)據(jù)、編纂資料 長 期 計(jì)算 機(jī)系 統(tǒng) 管理規(guī)定、制度、辦法、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)材料 短 期 情報(bào) 工作 工作規(guī)定、制度、辦法、各種針對有利用價(jià) 值和參考價(jià)值的材料 短 期 息 管 理 圖書 資料 管理規(guī)定、制度、辦法 短 期 咨詢、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范 長 期 房地產(chǎn)開發(fā)的各種申報(bào)、政府批件、圖紙、 合同、協(xié)議書、變更資料、規(guī)定、政策、銷 售合同、法律文本、客戶資料 永 久 1 項(xiàng)目管理 基建立項(xiàng)、征用地、拆遷、地質(zhì)勘察、測繪、 設(shè)計(jì)、招投標(biāo)資料、施工預(yù)算、工程結(jié)算資 料、履約過程中的函件、仲裁、訴訟資料 永 久 按建設(shè)項(xiàng)目或單位工程設(shè)置屬類。中標(biāo)工程 招投標(biāo)資料、各種承包合同及評審資料 長 期 G 房 地 產(chǎn) 類 2 項(xiàng)目商務(wù) 具有參考價(jià)值未中標(biāo)工程的資料 短 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 期 3 項(xiàng)目勘察 按建設(shè)項(xiàng)目或工程子項(xiàng)設(shè)置屬類 長 期 4 項(xiàng)目設(shè)計(jì) 按建設(shè)項(xiàng)目或工程子項(xiàng)設(shè)置屬類 長 期 5 項(xiàng)目施工 按建設(shè)項(xiàng)目或單位工程設(shè)置屬類。京內(nèi)項(xiàng)目 執(zhí)行建筑安裝工程資料管理規(guī)程(京建質(zhì) 2000569 號(hào))、建設(shè)工程歸檔整理規(guī)范 GB/T503282001。 6 項(xiàng)目監(jiān)理 按建設(shè)項(xiàng)目或單位工程設(shè)置屬類。 1 藥政管理 類 研發(fā)計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法、法規(guī)、獲獎(jiǎng) 長 期 2 藥學(xué)教育 類 長 期 3 醫(yī)藥科研 類 參照國家醫(yī)藥檔案分類 長 期 4 醫(yī)藥技術(shù) 情報(bào)類 長 期 上級(jí)和制發(fā)的機(jī)械設(shè)備儀器的使用、維修、 更新、改裝、改造管理制度、規(guī)定、辦法、 修理技術(shù)定額 長 期 機(jī)械設(shè)備操作及安全技術(shù)、維修保養(yǎng)規(guī)程、 引進(jìn)、購進(jìn)、報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊 長 期 進(jìn)口設(shè)備商檢及索賠活動(dòng)、機(jī)械設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào) 表(年度以上的) 長 期 5 醫(yī)療設(shè)備 器械生產(chǎn) 類 年度機(jī)械設(shè)備管理工作計(jì)劃、檢查評比、總 結(jié)、表彰 長 期 H 醫(yī) 藥 檔 案 類 6 儀器設(shè)備 類 機(jī)械設(shè)備和大修理臺(tái)賬按單機(jī)組卷（同一設(shè) 備儀器內(nèi)包含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、 維修和設(shè)備管理等） 長 期 一級(jí)一級(jí) 類目類目 二級(jí)二級(jí) 類目類目 概要概要基本內(nèi)容基本內(nèi)容 保保 管管 期期 限限 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 類類 號(hào)號(hào) 名名 稱稱 7 醫(yī)藥設(shè)計(jì) 類 長 期 8 藥品生產(chǎn) 類 長 期 9 科技出版 物類 參照國家相關(guān)規(guī)定 1 科研管理 科研項(xiàng)目及經(jīng)費(fèi)分配計(jì)劃、辦法、規(guī)定、制 度法規(guī) 長 期 F 科 技 類 2 科研項(xiàng)目 課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定 成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用項(xiàng)目研究和管理的全過 程 長 期 年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析) 永 久 1 報(bào) 告 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析) 3 年 涉及外事和對私改造的會(huì)計(jì)帳簿 永 久 日記帳：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25 年 總帳、明細(xì)帳、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、輔助 帳簿 15 年 2 會(huì) 計(jì) 帳 簿 固定資產(chǎn)卡片(固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后) 5 年 原始憑證、記帳憑證和匯總憑證 15 年 3 憑 證 涉及外事和對私改造的會(huì)計(jì)憑證 永 久 會(huì)計(jì)移交清冊 15 年 I 會(huì) 計(jì) 檔 案 類 4 其 它 會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 永 久 第二章第二章管理辦法管理辦法 2.1 全宗卷管理辦法全宗卷管理辦法 一目的一目的 加強(qiáng)全宗卷管理，為提高中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司檔案管理水平，根據(jù) 中華人民共和國檔案法 、 檔案工作基本術(shù)語(表/T192)、 全宗卷規(guī)范(表/T1294)，制定本辦法。 二適用范圍二適用范圍 本辦法適用于中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司各單位全宗卷的管理。 三定義三定義 全宗卷-是指檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的，能夠說 明該全宗歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。 四管理職責(zé)四管理職責(zé) 各單位檔案室負(fù)責(zé)按年度編制全宗卷。 五歸檔要求和歸檔范圍五歸檔要求和歸檔范圍 （一）歸檔要求：全宗卷的各種文件材料，應(yīng)按其固有的特點(diǎn)， 保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于利 用和保管。 （二）歸檔范圍：檔案移交清冊，接收、征集記錄，檔案來源和 價(jià)值說明等;檔案分類方案、整理工作方案、案卷目錄說明、整理工 作小結(jié)等;檔案鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析 報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、檔案的銷毀清冊等;檔案保管安全檢 查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù) 情況報(bào)告等;檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用 統(tǒng)計(jì)表等;全宗介紹，開放利用登記和控制使用范圍說明，檔案匯編 和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型 事例等情況的文字說明材料;縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等有關(guān)檔案 管理新技術(shù)的應(yīng)用情況的文字說明材料。 六整理、歸檔時(shí)間、編目、保管期限、移交六整理、歸檔時(shí)間、編目、保管期限、移交 全宗卷內(nèi)文件材料是不斷補(bǔ)充的，且保管期限不一，因此全宗卷 不必裝訂，采取單項(xiàng)內(nèi)容獨(dú)立成冊的方式裝入硬卷盒。文件材料過 多時(shí)，可分裝數(shù)盒。 （一）整理 1全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，必 須平時(shí)注意積累。把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷 夾內(nèi)，于次年三月底前進(jìn)行整理組卷。 2整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其 保管價(jià)值，對于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。 3卷內(nèi)文件材料按問題進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谇闆r： 全宗介紹、全宗分類方案、立卷說明等；組織機(jī)構(gòu)沿革；立檔單位 大事記；有關(guān)檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用及銷毀等 方面的材料；有關(guān)現(xiàn)代化管理等方面的文件材料； 4 編制卷內(nèi)目錄(見表 2)。卷內(nèi)文件材料封面(見表 1)逐件加、 封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號(hào)、件號(hào)、全宗名 稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者。 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 表表 2 2 序序 號(hào)號(hào) 文文 件件 編編 號(hào)號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者文件材料題名文件材料題名日期日期 頁頁 號(hào)號(hào) 備注備注 文文 件封面件封面 表表 1 1 （二）歸檔時(shí)間 每年三月份立卷歸檔。 （三）編目 全宗卷按年度排列順序流水編號(hào)。 （四）保管期限 全宗卷的保管期限為永久保存。 （五）移交 1各單位檔案使用部門所管理的檔案的情況記錄于次年三月底 前移交檔案室。 2在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案移交時(shí)，全宗卷應(yīng)當(dāng)隨全宗檔案一并 移交。 2.2 歸檔文件整理辦法歸檔文件整理辦法 一目的一目的 為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，規(guī)范簡化歸檔文件整理工作，提 高檔案工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家檔案局歸檔文件整理規(guī)則 （DA/T22-2000） 、 歸檔文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6)， 結(jié)合中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司具體情況，特制定本辦法。 二適用范圍二適用范圍 本辦法適用于中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司各單位辦公文件歸檔的整理。 三定義三定義 1歸檔文件-是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2歸檔文件整理-是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、 排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。 3件-是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文 件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件， 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件， 來文與復(fù)文可為一件。 四管理職責(zé)四管理職責(zé) （一）檔案室負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查。 （二）職能部門負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔工作。 五整理要求和整理范圍五整理要求和整理范圍 （一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不 同價(jià)值，便于保管和利用。 （二）反映本單位職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng) 整理歸檔。執(zhí)行檔案分類、歸檔范圍與保管期限表 。 六整理六整理 （一）質(zhì)量要求 1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或 易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合 檔案保護(hù)要求。 （二）裝訂、分類、排列、編號(hào) 1裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為 一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。 裝訂時(shí)，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應(yīng)將 左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。永久保存的文 件用線或無酸紙封套等符合檔案保護(hù)要求的材料。長期、短期保存 的文件可用釘裝，但使用金屬材料裝訂的歸檔文件禁止使用微波設(shè) 備消毒。 2分類 歸檔文件按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類。即：問題 年度保管期限，其中問題內(nèi)只設(shè)一級(jí)類目。 形成的文件數(shù)量少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的小單位可簡化分類 方案。歸檔文件可以采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等特征進(jìn)行 分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。 每個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件只能采用一種分類方案，同一全 宗應(yīng)保持分類方案穩(wěn)定。 3排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重 要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 4編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的 空白位置加蓋歸檔章(見圖示)并填寫相關(guān)內(nèi)容。填寫歸檔章時(shí)應(yīng)使 用符合檔案保護(hù)要求的書寫材料。歸檔章，設(shè)置全宗號(hào)、年度、保 管期限、件號(hào)、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)目。 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，此項(xiàng)空置，暫不填 寫。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 “2001” 。 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。簡稱為“永、 長、短” ，代碼為“Y、C、D” 。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 文件中有圖文的頁面為一頁。當(dāng)歸檔文件上有頁碼時(shí)，無需重編； 當(dāng)歸檔文件上無頁碼時(shí)，需要編頁碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件 從“1”開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左 下角。 室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按 文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。 館編件號(hào)：按進(jìn)館要求編制，沒有進(jìn)館任務(wù)的企業(yè)不用填寫。 機(jī)構(gòu)(問題)：為分類方案類目的一級(jí)名稱或代碼。 5編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司檔案分類方案和室編件號(hào) 順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目；來文與復(fù)文作為一 件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄(見表 1)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任 者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注項(xiàng)目。 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 表表 1 1 件件 號(hào)號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者文號(hào)文號(hào)題名題名日期日期 頁頁 數(shù)數(shù) 備注備注 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名 者。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部” 、 “本 局” 、 “本公司”等含義不明、難以判斷的簡稱。 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省 略。 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題， 外加“ ”號(hào)。 日期：文件的形成時(shí)間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 2001 年 9 月 9 日，標(biāo)注為“20010909” 。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 備注：注釋文件需說明的情況。 （三）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔 1歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型(長寬為 297mm210mm)。 2歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面（表式自擬） ，目錄編制 成冊的方式與分類方案一致。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年 度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名 稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 3各單位檔案部門應(yīng)同時(shí)保存歸檔文件目錄的電子版，并以年 度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤保存。 （四）裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒 脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)的歸檔文件不 應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)，裝不滿一盒時(shí)，應(yīng)通過使用不同厚度的檔案 盒來解決，使文件不至彎曲受損。 1檔案盒尺寸、著錄項(xiàng) 項(xiàng)基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸 為 310mm220mm(長寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 10mm、20mm、30mm、40mm 等。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、 年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)。其中，起止 件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào) 連接；盒號(hào)即：檔案盒的排列順序號(hào)，沒有進(jìn)館任務(wù)的企業(yè)可不用 填寫。 2.備考表（見表 2） 備考表備考表 表 2 A備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包 括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和 日期。 B盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件 缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 C整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員 姓名。 D檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 E日期：歸檔文件整理完畢的日期。 2.3 房地產(chǎn)檔案管理辦法房地產(chǎn)檔案管理辦法 一目的一目的 為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，更好地 為房地產(chǎn)管理工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法 、 中華人 民共和國城市房地產(chǎn)管理法 、 城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法 、 城市建設(shè)檔案管理規(guī)定等法律法規(guī)，制定本辦法。 二定義定義 房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具 有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 三適用范圍三適用范圍 本辦法適用于中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司各單位房地產(chǎn)檔案的管理。 四管理原則與管理職能四管理原則與管理職能 (一) 管理原則 1房地產(chǎn)檔案管理工作以權(quán)屬檔案管理為核心，遵循統(tǒng)一組織、 分級(jí)負(fù)責(zé)、分類歸檔、多套分存、授權(quán)使用的原則。 2中國遠(yuǎn)大集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定房地產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度，指導(dǎo) 和監(jiān)督各部門、各單位的房地產(chǎn)檔案管理工作，協(xié)調(diào)與地方政府檔 案業(yè)務(wù)部門的關(guān)系。 3房地產(chǎn)檔案工作接受國家檔案行政主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 (二) 管理職能 1產(chǎn)權(quán)人應(yīng)指定專門機(jī)構(gòu)，配備專兼職人員和必要的安全保護(hù) 設(shè)施，建立健全檔案管理制度，確保房地產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、安 全和有效利用，人員變動(dòng)時(shí)須辦理工作交接手續(xù)。 2主管部門結(jié)合房地產(chǎn)檔案管理工作實(shí)際，定期組織開展檔案 檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高房地產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。 3各單位應(yīng)逐步采用先進(jìn)技術(shù)，不斷提高房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo) 準(zhǔn)化、信息化水平。 五收集、保存、移交和利用五收集、保存、移交和利用 產(chǎn)權(quán)人負(fù)責(zé)房地產(chǎn)檔案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部門、各單位組織、領(lǐng)導(dǎo)并監(jiān)督檢查本部門、本單位內(nèi)各產(chǎn) 權(quán)人的房地產(chǎn)檔案工作。 本辦法所指產(chǎn)權(quán)人，即房屋所有權(quán)證、國有土地使用證中“所 有權(quán)人” 、 “土地使用者”欄目記載的法人。未取得房屋所有權(quán)證、 國有土地使用證的，出資人或主要出資人承擔(dān)產(chǎn)權(quán)人的職責(zé)。 六檔案分類六檔案分類 房地產(chǎn)檔案分為權(quán)屬檔案、建設(shè)工程檔案和使用管理檔案。 權(quán)屬檔案是指房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、轉(zhuǎn)移、變更等工 作中，形成的記載證明房屋所有權(quán)及土地使用權(quán)權(quán)屬來源、變動(dòng)情 況等內(nèi)容的文件材料。 建設(shè)工程檔案是指在新建、改建、擴(kuò)建、翻建和維修改造的工 程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料。 使用管理檔案是指房地產(chǎn)在分配、調(diào)整及使用等日常管理過程中 形成的文件材料。 七歸檔范圍七歸檔范圍 (一)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍包括： 1產(chǎn)權(quán)人的身份證明、立項(xiàng)審批文件、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、 建設(shè)用地批準(zhǔn)書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、工 程竣工驗(yàn)收報(bào)告、國有土地使用證、房屋所有權(quán)證等；