企業(yè)管理培訓課件高效會議(張曉彤-很權.ppt

高效會議管理技巧 主講 張小彤 課程目標 了解會議的目的 種類和體系了解會議效率不高的原因及對策掌握有效為會議做準備的要領掌握會議中的溝通和反饋技巧掌握會議主持人的會議管理技巧學會提高會議效率和質量的技巧 會議需要管理嗎 會議管理還需要技巧嗎 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界 會議的正面作用是解決問題 反面作用則是帶來難題 因此 會議既需要管理 更不能缺少技巧 第一講當今會議面面觀 會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻繁會議成本的計算 集思廣益圖 想法 想法 想法 好創(chuàng)意好點子 甲 乙 丙 會議的意義 會議是一個集思廣益的渠道會議顯示一個組織或一個部門的存在會議是一種群體溝通的方式 會議的目的 開展有效的溝通傳達資訊監(jiān)督員工 協(xié)調矛盾達成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固主管地位 達成協(xié)議與解決問題 點明困難所在 發(fā)現問題并尋找解決方法 衡量問題的輕重緩急 想出新點子 評議新點子 確定行動綱領 會議的種類 會議的頻率 固定的部門會議 建議頻率 至少每月一次注意事項 不能多與每周一次 否則容易形成拖沓的不良習慣 將會議時間記錄在筆記本上 以防因一時疏忽造成工作上的被動 建議頻率 至少每兩月一次注意事項 利用全體大會通報政策 但不能頻繁 否則回給公司造成沉重的負擔 全體會議 建議頻率 隨時注意事項 切忌太頻繁 否則會使員工感覺日日有危機 會讓公司陷入工作無序的可怕境地 處理突發(fā)事件的會議 建議頻率 按需要注意事項 可以按需要天天發(fā)生 但是會議長度最好不要超過1小時 一對一會議 會議成本的計算 會議的時間成本直接的會議成本效率損失成本 第二講會議效率不高的原因及解決方案 會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范 高效會議的預防性管理 二 5 參會者要有聽的技能6 要充分作好準備工作7 明確開會原因及目的 高效會議的八大特征 只有必要時才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經驗的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定 建議和負責人 會議規(guī)范種類 時間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則 固定的會議流程規(guī)范 開始歡迎會議目的議程具體時間安排規(guī)章制度 3 議程1分享話題和目標交換信息產生生意 做決定 確認行動總結 2 結束會議總結安排下次會議 跟蹤備忘錄跟蹤計劃 會議本身要遵守的規(guī)則 一 1 參會者要將工作安排交給會議主席2 超過1小時的會議要有書面的通知3 所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)4 會議要能準時開始 準時結束5 負責人對決議能否達成負主要責任 會議本身要遵守的規(guī)則 二 6 在會上要維護別人的尊嚴7 要有人提出不同的意見8 會后要能拿到書面的記錄9 參會者要履行反饋職責10 要請第三方監(jiān)控會議質量 第三講開會前的準備工作 是否要開會準備工作的作用1H5W準備工作核對單主持人的準備工作 如果 已經按慣例每周聚會 會議成本太大 還有比開會更好的方法 沒什么特別的事情要討論 你是唯一做決策并且知道該怎么做的人 開會讓他人參與只能把問題弄糟 無需開會的五個如果 如果 必須把信息同時傳達給很多人 有些事情需要當眾表揚或批評 要讓別人參與決策以集思廣益 聽取部門匯報工作 給小組委派任務 必須開會的五個如果 準備工作的作用 選擇最恰當的選擇方式使參會者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會者應有何種行為表現節(jié)省時間與減少沖突 會議準備的5W1H法 Why What When Who Where How 會議準備工作核對單1 了解會議的目的3 確定會議的形式5 決定會議的時間7 決定會議的地點9 確定出席人數11 是否準備會議名簽13 是否安排與會者住宿15 確定視聽教材17 準備會場周邊位置圖19 確定自己人的相關資料 2 是否一定要開會4 安排會議的議程6 確定會議的主持人8 研究會場如何布置10 安排出席者座位12 是否安排交通工具14 是否發(fā)出了會議通知16 確定輔助教材18 是否要求與會者準備資料20 是否安排會后娛樂項目并做好事先通知 主持人的4個準備 設定溝通目標制訂行動計劃預備可能的爭執(zhí)進行SWOT分析 SWOT分析 自身 環(huán)境 第四講成功會議的五種策略 如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議 決策方式如何圓滿結束會議 如何做開場白 定義 3 5分鐘的談話 系統(tǒng) 簡潔及有明確宗旨 內容 開會目的 時間安排 議事方式 紀律規(guī)則等 程序 概觀會議進行程序 提供與會議有關的資訊 規(guī)范議程 指定會議記錄者 征求對議程設計的意見 如何分配發(fā)言時間 主持人的發(fā)言時間應掌握在20 要盡量保證每個人發(fā)言機會均等 盡量開成一種互動的會議氛圍 主持人發(fā)言最多的原因 對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負擔較多的行政責任 如何掌握議事進度 語言方式非語言方式 如何達成決議 決策方式 彼德 德魯克決議法 用足夠多的時間檢視困難所在 并是參會者達成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣 避免意氣之爭估計各提案之獲益律估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認同對提案做適當的休整與妥協(xié)確認議事結果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位 4種群體決策 權威決策 少數服從多數決策 共識決策 無異議決策 4種團隊決策法 頭腦風暴法德爾菲法思路轉換法易地思考法 第五講會議中的溝通與反饋技巧 會議中的溝通會議中的反饋技巧 溝通的漏斗 別人行動的20 別人聽懂的40 別人聽到的60 你嘴上說的80 你心理想的100 溝通 漏斗 溝通的定義 為了設定的目標把信息 思想 情感在個體或者群體之間傳遞并且達成協(xié)議的過程 溝通金三角 自己 對方 設身處地 溝通的冰山模式 環(huán)境 話題 5 20 工作層面 80 95 關系層面 有效溝通原則 有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節(jié)積極傾聽努力達成目標 造成溝通困難的因素 缺乏自信 主要因為知識和信息掌握不夠重點強調不足或條理不清不能積極聆聽 有偏見 先入為主 判斷錯誤按自己的思路思考 忽略他人的需求失去耐心 造成爭執(zhí)準備不充分 沒有慎重思考就發(fā)表意見時間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差 如何建立信任 找共同點適當展示自己的能力和水平適當暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相 會議中的反饋技巧 反饋的兩種類型 正面指導反饋 建設性反饋 批評三部曲 1 首先表揚特定的成就2 指出做的不好的地方3 以肯定和支持結束 第六講主持人的會議管理技巧 傾聽的技巧實際的說話技巧 傾聽是暫時忘掉自我的思想 期待 成見和愿望 全神貫注的理解談話者的內容 與他一起去體驗 感受整個過程 這是一種管理技巧 可以通過學習和鍛煉得到提高 傾聽的禮節(jié) 聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事 傾聽的技巧 點頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復和總結必要時做記錄 傾聽的誤區(qū) 別人說話時你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點比較經常打斷別人的談話為演講者結束他的演講忽略過程只要結果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中 易被其他東西干擾 表達感受的兩句話 我也有過相同的經歷如果我是你 我跟你感覺一樣 說話技巧 展示探詢評論建立測試理解情況 總結排除引進就程序提出建議 第七講如何對待會議中的意外情況 與 cicada蟬 相遇與 shark鯊魚 相遇與 donkey驢 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追蹤 與 crab螃蟹 跑題者 相遇 與 cicada蟬 相遇 講故事 和討論的主題無關 講了很長才進入主題講的太模糊 沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點 對于 cicada蟬 的解決 可用話語或非語言的暗示事先提醒關于會議的程序和時間限制用總結的方式結束 與 shark鯊魚 相遇 有攻擊別人的傾向總是給予消極的 否定的意見 對付 shark鯊魚 型發(fā)言者的辦法 非語言性打斷重申會議規(guī)范反問法 與 donkey驢 相遇 過于敏感防衛(wèi)性很強 心中有面墻不能站在別人的立場看問題 對付 donkey驢 型發(fā)言者的辦法 點名發(fā)言重復問題突出他的貢獻 遭遇 rabbittracking兔子般追蹤 質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法 1 肯定他的貢獻2 重申可以試用現在的程序 與 crab螃蟹 跑題者 相遇 開會的同時一并做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其他 以筆敲桌 背對發(fā)言者 故意看別處等 對 crab螃蟹 型發(fā)言者的辦法 強調時間壓力重申會議規(guī)范帶入別人短暫沉默 第八講主持人與參會者的守則與責任 主持人的守則與責任參會者的守則與責任如何處理會議中的沖突 主持人的守則與責任 營造和諧氣氛按照議程進行正確討論總結內容引導發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人 避免會中意見一邊倒的情況減少與議題無關的爭辯和討論保證中立態(tài)度 主持人作為矛盾調停者的失敗表現 聽完陳述后 就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄 建議雙方冷靜下來后再談認為雙方都有錯誤 指出兩者各自存在的問題建議舉行一個你可能不是主持人的求借方法會議引導雙方攻擊你縮小問題的嚴重性換話題當雙方爭執(zhí)時 表達不愉快的情緒 參會者的守則和責任 會前充分準備會中全情投入 貢獻自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài) 摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽 尊重他人的意見勇于發(fā)言 言之有物不隱善揚惡 不人身攻擊避免不當的肢體語言會后總結 如何處理會議中的沖突 決斷 滿足自己的要求 回避 遷就 適應 不合作 合作 妥協(xié) 競爭 暴力 協(xié)作 決斷 不決斷 第九講會議記錄 會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議 會議記錄者的功能 僅次于主持人記錄及維持議程所設計的順序協(xié)助主持人總結與歸納 會議記錄者的才能 反應快寫字快知識面廣記憶力特別強組織能力強傾聽能力強總結能力強 會議記錄的10大建議 重要的會議應該進行錄音定期召開的會議不用錄音多數會議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會議記錄者的責任更全面 會議記錄內容全面而準確會議結束后整理會議內容會議記錄應有組織的整理與主席共同修正錯誤部分將會議記錄發(fā)送給與會者 團隊會議的誤區(qū) 社會性懈怠團體思維團體極化 第十講會后跟進 作參為者的會后跟進作為主持人的會后跟進自我評定怎樣提高下次會議的質量關于習慣 參會者會后跟進的內容 拿到會議記錄以后要細讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務的完成方法會議是一項新任務的開始 主持人的會后跟進 請大家填寫會議評估表針對意見做出改進措施詢問和聯(lián)絡缺席的同事制定跟進計劃 負責跟進如有需要找高層協(xié)助如計劃進行順利 取消下次會議會議之后檢討得失 主持人會后自我評定問卷 一 在開會中有沒有人誤解過我的意思 我有沒有在別人談話時跳到其他話題 有沒有在會前讓員工了解會議的內容 面對別人說話的時候是不是很緊張 處理說話緊張最好的方式是排練 主持人會后自我評定問卷 二 是否遇到只有主持人說話而沒人參與 談話結束后是否確認別人明白了你的意思 在分派工作時大家是否都看著我而不提問總會把事情的前因后果呈現給別人嗎 是否提前考慮把復雜的問題用平易近人的方法表