職工崗位工作分析介紹

人力資源管理基礎之一 職位分析 人力資源開發(fā)與管理研究 第三節(jié) 職位分析的方法 職位分析的關鍵步驟 準備階段 調查階段 分析階段 完成階段 確定職位分析用途 成立職位分析小組（專家、人力資源部門人士） 搜集職位的背景信息 選擇典型職位 搜集職位信息（職位調查表） 共同審查所獲得的職位信息 歸納總結出職位分析的必需材料和要素 核實職位描述，編寫職位說明書 修訂職位說明書，形成最終的職位說明書 如何進行職位分析：美國勞工部的建議 一、獲得初步的工作信息 二 、 進行初次工作現場參觀訪問 三 、 進行訪談 （ 訪談對象的挑選 ） 四 、 做第二次工作現場參觀訪問 五 、 職位信息的整理 六 、 核實工作描述 職位分析的方法 一 常用方法 工作實踐法 直接觀察法 訪 談 法 問卷調查法 典型事例法 工作日志法 二、 其他方法 職位分析問卷法（ PAQ） 管理職位描述問卷方法（ MPDQ） 功能性職位分析方法（ FJA） 1.訪談法及其類型 擔任某一職位的員工對其工作內容和任職資格是最有發(fā)言權的 與任職者進行面談是收集職位分析信息的一種有效方法。 訪 淡法的種類包括： 個體訪談法、群體訪談法、主管訪談法 個體 訪談法 適用于每位員工的工作有明顯差別，職位分析的時間又比較充分的情況。 群體訪談法 適用于多名員工從事同樣的工作的情況。使用集體面談法時應請主管出席，或者事后向主管征求對收集到的材料的看法。 主管訪談法 同一個或多個主管面談，因為主管對于工作內容有相當的了解。 訪談法的典型問題 你的主要工作職責有哪些？ 在每一項職責中 需要從事哪些具體工作？ 每一項工作任務 是怎樣做的？工作的對象和流程是怎樣的？ 完成每一項主要工作任務大約需要多少時間？ 完成每一項工作的主要難點或障礙是什么？ 在工作中是否需要遵循某些組織規(guī)章、政策或操作規(guī)程等等？ 履行 每一項職責或工作任務應該達到的 基本績效標準是什么？ 你個人認為目前的工作量是否適中？過大？還是過?。?完成這些 工作需要怎樣的學歷、經驗、技能等？ 完成 工作時的環(huán)境和條件如何？ 完成這些 工作有哪些生理以及精神上的要求？ 你認為你們部門內部的職位設置和分工情況是否合理？ 訪談法優(yōu)缺點 優(yōu)點： - 能夠簡單而迅速地收集職位分析資料，適用面廣。 - 由任職者親口講出工作內容，具體而準確。 能夠發(fā)現特殊問題； 便于解釋職位分析的必要性與功能； 提供員工發(fā)泄不滿的機會。 缺點： 職位分析經常是調整薪酬的序幕，因此員工容易把職位分析看作是變相的績效考核而夸大其承擔的責任和工作的難度，這就容易引起職位分析資料的失真和扭曲。 訪談過程中應該注意的若干細節(jié)問題 2.1 要 找到最了解工作內容、最能客觀描述職責的員工。 事先準備一份完整的訪談問題表，重要的問題先問，次要的問題后問。讓對方有充足的時間從容地回答。 盡快與訪談對象建立融洽的感情，說明訪談的目的以及選擇對方進行面談的原因，目的是不要讓對方有正在進行業(yè)績考核的感覺。 如果對方的工作不是每天都相同，就請對方將各種工作責任一一列出，然后根據重要性排出次序，這樣就可以避免忽略那些雖不常見但卻是很重要的問題。 在面談過程中，職位分析人員應該只是被動地接受信息。如果在工作內容的難度和任職資格方面與員工有不同的看法，不要與員工爭論，以防止破壞雙方合作的氣氛。 訪談過程中應注意的若干細節(jié)問題 2.2 如果員工對主管人員進行抱怨，職位分析人員也不要介入，不要流露出對工資待遇方面有任何興趣，否則會使員工夸大自己的職責，對收集信息工作產生誤導。 職位分析人員也不要對工作方法的改進提出任何的批評和建議，批評現行的工作方法會招致員工對組織產生反感情緒。 克服員工對工作難度的夸大可以使用群體訪談或者分別與幾個員工面談的方法來解決。 訪 談結束后，將收集到的材料請任職者和他的直屬上司仔細閱讀一遍，以便做修改和補充。 2.問卷調查法 優(yōu)點： 能夠從許多員工那里迅速得到進行職位分析所需的資料， 節(jié)省時間和人力，實施費用一般比其他方法低、速度快。 調查表可以在工作之余填寫，不會影響工作時間。 可以使調查的樣本量很大，適用于需對很多任職者進行調查的情況。 調查的資料可以數量化，由計算機進行數據處理。 缺點： 設計理想的調查表要花費很多時間、人力和物力，設計費用比較高。 填寫調查表是由工作者單獨進行，缺少交流， 被調查者可能不積極配合與認真填寫，從而影響調查的質量。 結構化問卷 (封閉式 )你的工作需要加班嗎 ? 非結構化問卷 (開放式 )你覺得哪項工作最重要 ? 3.SMEs會議法 主題專家會議法 (SMEs):與熟悉目標職位的組織內部人和外部人 ,包括任職者、直接上司、曾經任職者、內部客戶、其他熟悉目標職位的人以及咨詢專家、外部客戶、其他組織標桿職位任職者的集思廣益的過程。 德爾菲法 4個步驟 協助其準備好會議所需相關文件 初稿、問卷、訪談提綱等 5-8人，上級、專家、客戶 相關中層管理者 會議企劃與安排 準備會議相關材料和設施 選擇相關專家 確定主持人 優(yōu)缺點分析 優(yōu)點 操作簡單、成本低，適合各位企業(yè)開展，具備多方溝通協調功能，有利于得到企業(yè)的認同以及后期的推廣。 SMEs法 缺點 結構化程度低，缺乏客觀性，要受到與會專家的知識水平及其相關工作背景的制約。 4、文獻分析法 經濟且有效的信息搜集方法：通過對現存的與工作相關的文檔資料進行系統(tǒng)性分析，來獲取工作信息的方法。 主要作用：收集工作的原始信息，初稿。 5、工作日志法 工作日志法是為了了解員工實際工作的內容、責任、權利、人際關系及工作負荷，而要求員工堅持記工作日記，然后經過歸納提煉，取得所需工作內容和工作時間的一種職務信息獲取方法。 優(yōu)缺點分析 優(yōu)點 所獲得的信息的可靠性很高，適用與獲取有關工作職責、工作內容、工作關系、勞動強度等方面的信息，所需費用也較低。 工作日志法 缺點 使用范圍較小，不適用于工作循環(huán)周期較長、工作狀態(tài)不穩(wěn)定的職位，且信息整理量大，歸納工作繁瑣。 6、直接觀察法 直接觀察法 是 由職位分析師在工作現場通過實地觀察、交流、操作等方式收集工作信息的過程。主要有直接觀察法、自我觀察法以及工作參與法三種。 優(yōu)點： 職位分析人員能夠比較全面和比較深入地了解工作的要求，適用于那些工作內容主要是由身體活動來完成的工作，如裝配線工人、保安人員等。 缺點： 它不適用于腦力勞動成分比較高的工作和處理緊急情況的間歇性工作。如律師、教師、急救站的護士等等。 觀察法 能較多、較深刻地了解工作要求 不適用于高層領導、研究工作、耗時長或技術復雜的工作、不確定性工作 面談法 效率較高 面談對象可能持懷疑、保留態(tài)度；對提問要求高；易失真 問卷調查法 費用低；速度快，調查面廣；可在業(yè)余進行；易于量化；可對調查結果進行多方式、多用途的分析 對問卷設計要求高；可能產生理解上的不一致 實踐法 短期內可掌握的工作 不適用于需進行大量訓練或危險的工作 日志法 可揭示工作的動態(tài)性，生動具體 費時；難以形成對一般性工作行為的總的概念 各種工作分析方法的優(yōu)缺點 第四節(jié) 職位說明書的編制 職位標識 ：名稱、任職者、上級、下級（職位名稱） 職位目的或概要 ：為什么需要設置這一職位（一句話說明） 主要應負責任 ：每一項責任的內容、要達到的目的 工作聯系 ：報告對象；監(jiān)督對象；合作對象；外部交往 業(yè)績衡量標準 ：如何衡量每一項責任的完成情況 工作權限 ：該職位在人事、財務和業(yè)務上作出決策的范圍和層級 工作范圍 ：對財務數據、預算以及人員等的影響范圍多大 工作的環(huán)境和工作條件 ：時間；地點；噪音；危險等等。 任職資格要求 ：具備何種條件的人能夠承擔這一職位 其他有關信息 ：主要挑戰(zhàn)，決策和規(guī)劃。 職位說明書的項目 1.工作標識 工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 上級：人力資源經理 下屬：招聘專員 薪點范圍： 50-60 什么是職位目的？ 用一句話說明某一職位存在的目的和價值； 對職位目的的描述應當是具體的、特定的，而不是泛泛的； 應當基本能夠使閱讀者形成對職位的大概了解。 職位目的界定了職位在組織中所扮演的主要角色： 職位為什么會存在？ 職位上的任職者在何種約束條件或限制條件下開展工作？ 職位在長期中有什么穩(wěn)定的目標？ 2.職位目的 職位目的編寫方式一 為了 結果、市場占有率、利潤、銷售額、數量、質量、服務 . 在 政策、原理、準則、制度、日常監(jiān)督 . 做什么 組織、指導、推薦、計劃、操作活動 . ( 目的 ) ( 范圍內 ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：說明該職位在整個組織中的地位和作用，在什么樣的范圍內行使自己的職責，概括性的表述該職位的工作職責，通常表現為： 職位目的編寫方式一舉例 為了 為了完成銷售額、實現利潤及獲得市場占有率， 在 在公司的營業(yè)發(fā)展方向和產品政策指導下， 做什么 制定營銷策略，建立和維護營銷部門的組織結構，提高部門績效，完善服務質量。 ( 目的 ) ( 范圍內 ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：營銷總監(jiān) 職位目的編寫方式一舉例 為了 為了保證公司人才配置， 在 在公司人力資源規(guī)劃指導下， 做什么 制定并實施公司各項招聘計劃，完成招聘目標 ( 目的 ) ( 范圍內 ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：招聘主管 職位目的編寫方式二 以達到 結果、市場占有率、利潤、銷售額、數量、質量、服務 . 在 政策、原理、準則、制度、日常監(jiān)督 . 做什么 組織、指導、推薦、計劃、操作活動 . ( 目的 ) ( 范圍內或約束條件下 ) ( 動作 /行為 ) 以達到 保證公司人才優(yōu)化配置。 在 公司人力資源規(guī)劃指導下， 做什么 制定并實施公司各項招聘計劃，完成招聘目標， ( 目的 ) ( 范圍內或約束條件下 ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：招聘主管 例一：分廠廠長 約束條件 ： 根據公司的生產計劃安排， 包含動詞的主要工作活動： 管理和調配工廠的全部設施， 目的或結果： 以按照質量標準的要求，在一個安全的工作環(huán)境下生產出預定的產量 。 例二：信息技術主管 約束條件： 在公司經營目標和政策指導下， 包含動詞的主要工作活動： 向公司各部門提供有關信息技術以及通訊方面的建議和服務， 目的或結果： 以通過科技手段提高公司的生產效率以及生產率。 職位目的編寫方式二舉例（ 2.1） 例三：銷售員 約束條件： 根據公司的銷售政策和要求， 包含動詞的主要工作活動： 辨別、接觸和拜訪潛在客戶， 目的或結果： 以向客戶介紹和銷售企業(yè)的產品 。 職位目的編寫方式二舉例（ 2.2） 職位目的編寫的常見缺陷 描述內容過于太空泛 所做描述與其他職位沒有顯著區(qū)別 僅僅是對工作職責做一個簡單的羅列 使用大量規(guī)范性的形容詞 3、職位的工作聯系 財務經理 其他各部門 經理 審計員 審計經理 政府 銀行 外部審計機構 內部聯系 3、職位的工作聯系（招聘主管） 人力資源經理 其他各部門 經理 招聘專員 招聘主管 社保部門 各高校 招聘中介 內部聯系 4、工作職責與工作任務描述 工作職責 ： 描述該職位的主要工作職責 ， 即該職位的任職者花費大部分時間和精力的工作 ， 一般不超過 8條 。 工作任務 ： 是完成某項工作職責時 ， 所要進行的各項任務 ，每一項工作職責都是由若干任務組成的 （ 對于那些無法窮盡的工作任務以及概念單一非常容易理解的職責 ， 可以不用在職位說明書上標明任務 ） 澄清職責 每個人首先做好自己職責范圍內的事情 對組織的承諾 主要工作職責的描述要領 準確使用描述行為的動詞以明確角色 揭示工作流程以及信息的流向 。 指明工作活動的目的或所要產生的結果 。 做什么 （ what） ？ 為什么做 （ why） ？ 對誰做 （ For whom） ？ 在哪里做 （ where） ？ 什么時候做 （ when） ？ 如何做 （ how） ？ 工作職責與任務描述的六大要素 履行職責書寫的不良格式 X 負責 預算 工作 X 負責 培訓 工作 . X 負責 倉庫保管 工作 X 負責 保衛(wèi) 工作 關于工作職責的正確描述：格式 準備、監(jiān)督和控制 制訂和實施 部門年度預算 培訓計劃和方案 動 詞 （做什么 ） 對 象 （ 對什么 /對誰 ） 目標 （什么結果） 與人力資源部門配合，有計劃地培訓、訓練 所屬人員 妥善存儲、整理及保管 所有待銷的商品 以保證開支符合業(yè)務計劃要求 以確保管理者及員工掌握必要的技術和經驗，以取得出色業(yè)績 以提高其工作能力和素質 以確保出倉商品的優(yōu)良質量 舉例：主要履行職責格式（大學老師） 根據大學的政策和指導方針 （ 如何做 ？ ） 來設計一個教學大綱 （ 做什么 ？ ） ， 以告知學生 （ 對誰做 ？ ） 本門課程的要求 （ 為什么要做 ？ ） 。 舉例：主要履行職責格式（招聘主管） 根據各部門人員需求計劃表 （ 如何做 ？ ） 在 2周以內 （ 什么時間 ？ ） 進行招聘 （ 做什么 ？ ） ， 以配合各部門 （ 對誰做 ？ ） 人才配置需求 （ 為什么要做 ？ ） 。 準確使用動詞 錄入 、 打印文件 。 搜集 、 整理以及發(fā)布競爭對手的信息資料 。 提供解決客戶問題的建議 。 采購 、 發(fā)放辦公用品 。 安排保潔員對辦公區(qū)進行清潔 。 撰寫市場預測與分析報告 。 培訓客戶服務熱線值班人員 。 職位分析常用動詞庫（ 3.1） 針對制度、方案、計劃等文件： 編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見 針對信息、資料： 調查、研究、收集、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反饋、轉達、通知、發(fā)布、維護管理 關于某項工作（上級）： 主持、組織、指導、安排、協調、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估 職位分析常用動詞庫（ 3.2） 思考行為： 研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃 直接行動： 組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、控制、監(jiān)管、采用、生產、參加、闡明、解釋、提供、協助 上級行為： 許可、批準、定義、確定、指導、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定 管理行為： 達到、評估、控制、協調、確保、鑒定、保持、監(jiān)督 專家行為： 分析、協助、促使、聯絡、建議、推薦、支持、評估、評價 下級行為： 檢查、核對、收集、獲得、提交、制作 職位分析常用動詞庫（ 3.3） 其他： 維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、計劃、經營、確認、概念化、合作、協作、主持、獲得、核對、檢查、聯絡、設計、帶領、指導、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預測、比較、刪除、運用 通過主要工作職責編寫發(fā)現問題 某主管崗位 職責：指導主辦編寫全部崗位說明書 其下級主辦崗位 職責：協助主管編寫全部崗位說明書 問題： 1、主管與主辦應合理分擋工作。 2、主管對主辦工作的監(jiān)督、指導只應占其整個職責的 30%左右。 3、主管也應該承擔具體工作。 職位名稱 ： 維修技師 職位概述 ：完成在一定工作區(qū)域內運轉的所有機器設備的維護和修理工作，以確保所有機器設備能夠正常運轉、滿足工作需要。其中包括公司車輛、銷售設備以及工作場所中所使用的機器設備的養(yǎng)護服務。 關鍵職責一（ 40%）：設備保養(yǎng) 工作活動或任務： 1、根據保養(yǎng)時間要求更換零部