聯(lián)想業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編（DOC 26頁）.doc

業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編目 錄傳真發(fā)送流程圖1會議室、洽談室工作流程2電話接聽工作流程6發(fā)送信件工作流程1傳真件收取流程圖2來賓接待工作流程4名片制作流程圖6生日禮品發(fā)放流程7信函收取工作流程2衛(wèi)生、保潔管理流程8辦公家具維修調(diào)整流程9辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位）10電話維修流程11電力設(shè)施維護維修流程12員工午餐管理流程13安全保衛(wèi)工作流程14購置流程15臨時培訓、開發(fā)環(huán)境搭建流程16綠化、飲水管理工作流程17外埠員工、客戶住宿申辦流程18辦公家具申購流程19攜物物出門審查流程20用電設(shè)施維護流程21傳真發(fā)送流程圖開始急件！機密！CEO！傳真發(fā)送工作規(guī) 定 確認、分類確認后先發(fā)送 市內(nèi) 長途長途登記按來件順序發(fā)送登記發(fā)送簽字、確認原件是否保存 Y N保存/歸還當事人歸還當事人/銷毀費用匯總、分攤、上報結(jié)束傳真件收取流程圖開始 傳真收件工作規(guī)定 可根據(jù)內(nèi)容判斷收到傳真，判斷是否有收件人名。 N Y Y N蓋章、登記 送各部門判別 Y 急件 分部門放置于文件分類架中 機密件 CEO 立刻！ 每15分鐘一次 N登記、編號說明情況送相關(guān)部門接口人或當事人存檔簽收費用統(tǒng)計、分攤、匯總上報結(jié)束分部門放置于暫放加發(fā)送信件工作流程1、 部門確認2、 每月25號匯總3、 負責分攤表每月分攤表留檔查看報費用核對員費用統(tǒng)計補充封裝材料檢查無誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認需求分類辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫1、 本市件2、 外埠件3、 國際件1、 EMS2、 市內(nèi)速遞3、 掛號函4、 平信5、 包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y信件收發(fā)管理規(guī)定N發(fā)送結(jié)束信函收取工作流程收取信件發(fā)生1、 EMS2、 市內(nèi)速遞3、 掛號函4、 包裹單5、 匯款單分 檢收發(fā)信件管理規(guī)定1、 收件地址2、 收件人核 對 Y辦理退信手續(xù)有 誤 N檢驗無誤分類登記投 送收件登記本接收人簽字收取結(jié)束電話接聽工作流程 NY 無人接聽電話記錄前臺接聽程序規(guī)范被訪問人暫離座位位前臺接聽辨別需求是否正當結(jié)束來電發(fā)生1、 員工語音信箱2、 代為轉(zhuǎn)達聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復待命轉(zhuǎn)接完成二次轉(zhuǎn)接迅速轉(zhuǎn)接 來賓接待工作流程來訪需求來賓接待程序規(guī)范問明需求是否正當，作出反應保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔 N Y 電話聯(lián)系被訪問者禮貌請其離去 需在休息區(qū)會見參觀拍照需求 N 請示領(lǐng)導批準放行 Y需要進入辦公區(qū) 來賓登記本請來賓在休息區(qū)等候辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡會見完畢目送客人離去保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行訪問結(jié)束 訪問結(jié)束有關(guān)部門員工全程跟隨會議室、洽談室工作流程開始 通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預定 N 會務(wù)登記：部門、時間、人數(shù)、所需服務(wù)在會務(wù)情況一覽板上標出“已預定”“布置會場，服務(wù)準備使用 時間未延長 時間延長在會務(wù)情況一覽表上標出“使用”通知會務(wù)人員提前30分鐘通知會務(wù)人員通知衛(wèi)生人員清掃更改會務(wù)登記表會務(wù)人員通知下一個單位在會務(wù)情況一覽表上標出“空閑”重新安排會議預定結(jié)束名片制作流程圖 員工將人名及相關(guān)信息交至部門秘書秘書檢查是否正確 正確有誤 退回更 改 N Y秘書將人名及相關(guān)信息交至行政管理員 管理員檢查是否有誤退回更 改 YN傳真至印刷廠 N底樣分部門存檔電話詢問及確定時間電告有關(guān)部門查收名片檢查是否有誤印方有誤 供稿有誤退回重印通知部門更改送達部門簽收 N電告有關(guān)部門送達員工手中（科貿(mào)及希格瑪）登記員工生日結(jié)束簽字登記記錄意見領(lǐng)導簽字撰寫生日卡生日禮品發(fā)放流程協(xié)助購買或補充更改衛(wèi)生、保潔管理流程開始檢查記錄每日檢查有記錄不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場糾正當時解決每月工作情況同保潔公司負責人交換意見經(jīng)常出現(xiàn)問題，多次協(xié)商不能解決使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求更換保潔公司更換保潔員結(jié)束辦公家具維修調(diào)整流程開始現(xiàn)場檢查并對問題進行判斷問題較大需專業(yè)修理維修、調(diào)整到位回應解決方案及承諾時間部門確認方案和費用認可聯(lián)系廠家或維修人員不滿意部門驗收結(jié)果不認可滿意費用分攤至使用部門追蹤結(jié)果征求用戶意見接到維修、調(diào)整申請小修立即解決結(jié)束辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位）開始部門提出需求，填寫需求報告事業(yè)部總經(jīng)理批準暫時無法解決物業(yè)支持部提出方案可以解決無意見有意見部門驗收所發(fā)生費用分攤至部門一周內(nèi)詢查征求意見調(diào)整修改使用部門確認方案結(jié)束電話維修流程開始通訊系統(tǒng)維護管理辦法通訊維護員工報修定期檢查巡視，每天一次當日給予答復，小修當日解決發(fā)現(xiàn)問題及時修理未批準提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告維修費用，公共部分攤?cè)胨趨^(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T領(lǐng)導批準作分攤表部門簽字確認實施轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理設(shè)備報廢結(jié)果通知部門詢查維修后效果結(jié)束驗收部門需求24小時內(nèi)予以答復大修當日提出解決方案急修24小時解決小修當日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修開始電力設(shè)施維護維修流程參照電力設(shè)施設(shè)備維修辦法不合格合格通知有關(guān)人員驗收、使用小修當月分攤、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分攤費用分攤至使用部門檢查結(jié)果，跟蹤使用情況結(jié)束員工午餐管理流程YYN希格瑪辦公區(qū)填寫領(lǐng)用申請并領(lǐng)用領(lǐng)用餐卷領(lǐng)用餐卡結(jié)束費用根據(jù)登記分攤至使用部門每月底將下月費用打入卡內(nèi)每月初對食堂費用審核結(jié)算每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領(lǐng)取餐卷報道時到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開始早7：30開門，準備好打卡機切斷電源，保留消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關(guān)閉；財務(wù)室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外安全保衛(wèi)工作流程結(jié)束符合要求客戶進入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作下班前準備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪幢０矄T崗位職責開始保安員向來賓介紹簽字要求NY資產(chǎn)購置流程參照IT類個人固定資產(chǎn)領(lǐng)用標準1、 填寫固定資產(chǎn)收貨單2、 資產(chǎn)卡片上簽字確認。申請部門辦理領(lǐng)用手續(xù)時間：3個工作日負責人：林鵬業(yè)務(wù)支持部按申請采購調(diào)整部門剩余額度YYY參照部門剩余額度填寫采購申請單結(jié) 束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設(shè)備配置配置是否符合規(guī)定開 始結(jié) 束完成時間費用標準配套設(shè)施不符合要求結(jié)束追蹤使用效果，記錄反饋意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認后執(zhí)行。1、 不帶裝修一周完成2、 簡易裝修兩周完成3、 整體裝修30-40天完成4、 （電力增容及外部因素具體商議）支付部門驗收數(shù)量、品質(zhì)時間、費用接口人面積家具設(shè)備電力網(wǎng)絡(luò)交通落實需求物業(yè)部接收申請核對需求部門報汽化辦總經(jīng)理批準經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準申請部門提交需求報告開始臨時培訓、開發(fā)環(huán)境搭建流程參加辦公區(qū)裝修申請執(zhí)行管理辦法結(jié)束對合理要求，進行調(diào)整補充每周征求員工意見參照綠化管理辦法飲水管理辦法廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，達到用水標準飲水斷水一次后更換供應商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供應商綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問題綠化、飲水管理工作流程開始綠化每天檢查一次飲水每小時巡查一次結(jié)束公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批電話、傳真通知協(xié)議單位符合條件，2小時內(nèi)反饋住宿管理辦法核查費用標準填寫住宿申請表部門提出申請開始外埠員工、客戶住宿申辦流程確認住宿飯店時間、天數(shù)是否符合條件不符合條件員工入住費用自理公司支付費用的客戶開始辦公家具申購流程提出正規(guī)書面申請?zhí)岢鲂枨笊暾埳暾埐块T總經(jīng)理審批參照部門剩余額度是否有采購額度企劃辦審批神州集團相關(guān)部門審批通知申請部門簽字提貨，辦理領(lǐng)用手續(xù)辦理固資申購手續(xù)固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理員核查歸屬范圍低值易耗結(jié)束費用分攤至使用部門資產(chǎn)管理員備案、采購放行作好記錄發(fā)現(xiàn)情況要求填寫出門條開始攜物物出門審查流程保安員24小時值班無故不填寫重新填寫出門條數(shù)量、物品不符核查物品、數(shù)量重新核查通過問題不清勸阻不得出門