如何要采購作業(yè)降低成本.ppt

從采購作業(yè)來談降低成本 1 成本結(jié)構(gòu)2 采購作業(yè)流程3 從內(nèi)稽內(nèi)控看采購4 從采購作業(yè)來談降低成本 從采購作業(yè)來談降低成本 主題4 成本制度建立的步驟8 一 確定生產(chǎn)流程 二 確定采用分批或分步成本 三 確定成本 責(zé)任 中心 四 產(chǎn)品分類 五 產(chǎn)量統(tǒng)計 六 用料統(tǒng)計 七 人工統(tǒng)計 八 制造費用統(tǒng)計 成本標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定 1 標(biāo)準(zhǔn)的定義 在最理想的作業(yè)情況下 所設(shè)定之最經(jīng)濟 最高效率下的最低成本 2 成本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按成本要素 材料 人工及制造費用三類分別訂定 制造成本三要素 一 直接原料成本 二 直接人工成本 三 制造費用成本 制造成本比例 一 直接原料成本 二 直接人工成本 三 制造費用成本 65 15 25 成本差異發(fā)生原因之追查7 1 材料用量差異原因2 材料價格差異3 人工工作時間差異4 工資率差異5 制造費用預(yù)算差異 系實際費用與實際工作時間下與標(biāo)準(zhǔn)費用間的差異 6 制造費用能量差異 系由于生產(chǎn)設(shè)備未能充分利用引起 7 制造費用效率差異 系由于工作時間不符標(biāo)準(zhǔn)所引起 與直接人工成正比 故其差異原因同人工工作時間差異 直接原料成本 降低庫存減少浪費及報廢降低進料價格 流程圖 采購管理作業(yè)范圍 企業(yè)使用之材料請購 采購有關(guān)之作業(yè) 采購方式之設(shè)訂 作業(yè)方法 供應(yīng)廠商選定 調(diào)查 評鑒 考核 采購記錄 詢價 議價 訂購 進度控制等 供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4 1 一 供應(yīng)廠商資料來源大致可從電話簿 工廠名錄 報章雜志 工會名冊中查得 必要時也可從外貿(mào)協(xié)會或其它相關(guān)機構(gòu)中洽詢 二 各項材料設(shè)定之供應(yīng)廠商至少應(yīng)有三家 特殊狀況如獨家供應(yīng)或總代理除外 之資料 采購部門登載于 供應(yīng)廠商資料卡 經(jīng)采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后列入詢購對象 供應(yīng)廠商的選定與撤銷和資料建立4 2 三 內(nèi)購供貨商之選定 由采購人員會同生管品管技術(shù)部門人員實地了解廠商生產(chǎn)設(shè)備制程 產(chǎn)能 品質(zhì)水準(zhǔn) 品管情形 填報 協(xié)立廠商設(shè)定評核表 經(jīng)篩選后 呈 并附 供應(yīng)廠商資料卡 總經(jīng)理核準(zhǔn)后列入采購對象 四 已設(shè)定之供應(yīng)廠商 因交貨品質(zhì)不良 交期無法配合需要 停止?fàn)I業(yè)或由復(fù)查廠商作業(yè)中發(fā)現(xiàn)重大異常等因素 應(yīng)予撤銷 由采購人員以簽呈記明具體異常原因呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后撤銷設(shè)定 商業(yè)談判 在商業(yè)談判上要獲得最佳結(jié)果 最有效的策略并非強硬的態(tài)度 而是要求對方提出更好的條件 談判技巧14 1 1 帶一點瘋狂酌量情勢 2 高目標(biāo)達(dá)成要求 3 裝得小氣一點讓步要慢 4 不以 大權(quán)在握 的口吻進行談判 談判技巧14 2 5 不要輕易亮出底牌 6 運用競爭的力量 7 伺機喊 暫停 8 當(dāng)心快速成交談判進行太快 談判技巧14 3 9 出奇不意在過程中改變方法 論點或步驟 10 兵臨城下的大膽做法 進行相逼 11 柔性哀情戰(zhàn)略 12 積砂成塔 小利也是利 談判技巧14 4 13 要有耐心 耐性 不要期望對方立刻接受你的新構(gòu)想 14 不要逼對方走投無路 總要留點余地 談判規(guī)則 談判規(guī)則沒有哪一方是失敗者 雙方都是勝利者 非追求數(shù)學(xué)最小公倍數(shù) 而是最大公約數(shù) 部門請購來源如下 1 來自客戶訂單RUNMRP2 來自銷售計劃RUNMRP3 來自計劃性用料預(yù)先核算4 來自研發(fā)試產(chǎn)RUNMRP5 來自受托加工RUNMRP 請購作業(yè) 提出需求 10 1 請購作業(yè) 提出需求 10 2 部門請購來源如下 6 來自批號備料結(jié)轉(zhuǎn)請購單7 來自不足材料資料維護8 來自不足成品 半成品 維護9 來自安全存量結(jié)轉(zhuǎn)請購單10 自行Key In請購單 控制重點 1 物管人員是否依業(yè)務(wù)產(chǎn)銷計劃 確實擬定生產(chǎn)企劃表 有無遺漏 所計算之需求數(shù)量是否正確 2 訂購單是否經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn) 修改時亦同 3 供貨商之回復(fù)結(jié)果 是否經(jīng)物管人員確認(rèn)無誤 4 業(yè)務(wù)需求變化時 是否立即將結(jié)果反應(yīng)于生產(chǎn)企劃表與量產(chǎn)計劃表與相關(guān)部門 5 供貨商因故無法準(zhǔn)時交貨 生企部門有否將結(jié)果反應(yīng)業(yè)務(wù)部門 進行協(xié)調(diào) 依據(jù)資料 供應(yīng)廠商調(diào)查 評鑒 考核表生產(chǎn)企劃表量產(chǎn)計劃表請購單采購單 檢查庫存 一 作業(yè)程序采購前應(yīng)先檢查請購之商品品名 規(guī)格 廠牌有無庫存品或替代品可替代 二 控制重點是否有相同之庫存品未查覺而重購材料造成存貨呆滯 一般性請購 一 作業(yè)程序非材料生產(chǎn)為工程用料 零配件 機器設(shè)備 個人計算機軟硬件等請購 應(yīng)為各部門提出申請 并依申請之品名數(shù)量 相關(guān)計算機請購須會簽IT部門 才能進行請購 一般性請購 二 控制重點1 一般性請購須權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 是否須會簽相關(guān)部門再進行采購 2 是否定期檢討請購單有無延遲采購情形 請購數(shù)量應(yīng)符合經(jīng)濟采購量要求 3 緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生 事后有無補開請購單 并應(yīng)追究其發(fā)生原因是否合理 采購作業(yè)查詢供貨商資料2 1 一 作業(yè)程序1 材料采購 調(diào)閱過去供貨商與采購作業(yè) 并確認(rèn)記錄是否更新與最正確價格 2 一般性采購 1 調(diào)閱供貨商資料 了解過去采購及詢價記錄 2 進行詢價與議價 3 重要采購合約簽訂前須經(jīng)法律專家同意對公司無不良之影響 采購作業(yè)查詢供貨商資料2 2 二 控制重點1 材料采購 承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量 型號須經(jīng)主管核準(zhǔn) 并確認(rèn)資料是否完整 供應(yīng) 數(shù)量 價格是否考慮周詳 2 一般性采購 1 無采購記錄或有二家以上不同報價是否須征詢公司相關(guān)單位 2 請購之?dāng)?shù)量 金額是否有權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn) 3 是否建立可完全配合之協(xié)力廠商 采購方式 一 作業(yè)程序依材料管理辦法 決定應(yīng)用下列何種方式購買 1 訪價 金額較小 不需書面比價 但仍以訪價方式向最低價廠商購買 2 議價 比價 依議價 比價程序辦理 并召開議價會議 二 控制重點1 依議價 比價辦法辦理 于召開議價會議時 應(yīng)有會計或稽核人員在場 決定訂購事項 一 作業(yè)程序1 由承辦人員備妥資料及預(yù)擬訂購廠商數(shù)量 辦法等經(jīng)主管核準(zhǔn)后采購 二 控制重點1 查詢供貨商記錄是否詳實 2 價格資料收集是否完整 3 預(yù)擬訂購廠商數(shù)量及價格考慮是否周詳 更新記錄 一 作業(yè)程序1 將不同購買方式之訂購及詢價資料鍵入供貨商資料中 二 控制重點1 請購單是否確實經(jīng)核準(zhǔn) 2 采購人員應(yīng)建立完整之采購及廠商資料 3 常備物品則在合約期限終止前 可先詢價 4 新料品之詢價對象以現(xiàn)有供應(yīng)廠商為優(yōu)先考慮 5 為便于管理 應(yīng)建立可完全配合之協(xié)力廠商 進口作業(yè) 需結(jié)匯者申請信用狀準(zhǔn)備提貨結(jié)匯還款提貨記帳 需結(jié)匯者 一 作業(yè)程序1 由采購單位計算結(jié)匯所需金額 并將所需金額申請表及各類憑證一并送交主管人員核準(zhǔn) 2 預(yù)付外購款依訂單號碼或L C號碼逐案控制 二 控制重點1 預(yù)付費用入帳 轉(zhuǎn)銷 收回及調(diào)整時所應(yīng)附之原始憑證是否經(jīng)核準(zhǔn) 內(nèi)容是否合理 2 應(yīng)將進口結(jié)匯之有關(guān)原始文件 合約 憑證 核對無誤后始簽付支票 3 己付款原憑證是否蓋付訖章 付款憑單是否有領(lǐng)款人簽章 以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生 申請信用狀 一 作業(yè)程序6 11 準(zhǔn)備相關(guān)文件向銀行申請開立信用狀 2 銷售者須提供 PROFORMAINVOICE 3 依采購條件 是否有進口保險單 4 開發(fā)信用狀應(yīng)避免下列條款 1 開立保兌 CONFIRM 信用狀 2 押匯手續(xù)由買方負(fù)擔(dān) 3 可裝運于甲板板上 4 信用狀可轉(zhuǎn)讓 5 指定開狀銀行或押匯銀行 6 可憑倉庫收據(jù) 尚未裝船 押匯等 申請信用狀 一 作業(yè)程序6 25 應(yīng)以采購要求及銀行合約開立信用狀 6 上述手續(xù)無誤且無超過銀行之授信額度等 準(zhǔn)備提貨2 1 一 作業(yè)程序1 進出口于接獲預(yù)定到港通知后 通知報關(guān)行 2 進出口接獲到貨日期 品名 數(shù)量后 預(yù)先安排人員搬運人員及存置位置 3 財務(wù)單位于知悉預(yù)定結(jié)匯還款日后 安排調(diào)度各項財務(wù)資源 準(zhǔn)備結(jié)匯 準(zhǔn)備提貨2 2 二 控制重點1 提貨時物品若有損壞或短少 有無立刻請公證機構(gòu)公證 2 倉庫 財務(wù) 會計或采購單位彼此聯(lián)系是否良好 結(jié)匯還款 一 作業(yè)程序1 檢核利息計算是否正確 2 結(jié)匯費用是否依銀行之收費標(biāo)準(zhǔn) 二 控制重點1 是否有結(jié)匯費用不符規(guī)定者或金額不符之情形 2 浮動匯率發(fā)生溢繳時 余款是否辦妥繳還 提貨 一 作業(yè)程序及控制重點1 每一項費用是否有合理憑證 額外項目應(yīng)查核原因是否合理 2 核算各項計算方式是否合理 計算起迄日期是否正確 3 實收數(shù)量少于裝運數(shù)量 注意有無辦理索賠 實收數(shù)量少于公證數(shù)量時 有無向貨運公司提出索賠 4 應(yīng)將同一進口采購案之有關(guān)原始文件 合約 憑證等逐案匯集歸檔 記帳 一 作業(yè)程序1 請款條件審核無誤后 制作傳票記入臺帳 2 傳票及有關(guān)憑證交由出納開立支票 支票經(jīng)簽章后交由負(fù)責(zé)人申請開立信用狀 二 控制重點1 原始文件 憑證 合約核證無誤后始簽付支票 2 預(yù)付帳款 本國幣部份 之支付應(yīng)規(guī)定以支票 美金部份應(yīng)以電匯或美金支票為主要支付方式 但受款人必須以訂單上之出售人為限 3 支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章 驗收作業(yè)廠商交貨 一 作業(yè)程序廠商于交貨日備妥送貨資料 發(fā)票于指定地點交貨 點收 一 作業(yè)程序1 卸貨完畢后 倉儲人員應(yīng)依過秤單核對其重量或依計數(shù)方式核對數(shù)量 2 點收無誤后 應(yīng)將收貨資料鍵入計算機 檢驗 一 作業(yè)程序1 收料后 倉運人員通知檢驗部門辦理檢驗 非生產(chǎn)性材料應(yīng)通知使用部門檢驗 2 材料檢驗規(guī)范應(yīng)包括 取樣樣品數(shù) 依材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗項目 各檢驗項目之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及可接受范圍 3 檢驗稍形加以說明 做為收用與否之參考 二 控制重點1 貨品依性質(zhì)決定是否需檢驗 2 需經(jīng)試車驗收者依合約書行之 入庫記錄 一 作業(yè)程序檢驗合格時 檢驗部門應(yīng)將檢驗結(jié)果鍵入計算機 并由倉儲辦理入庫 請款 一 作業(yè)程序1 檢驗合格時 檢驗部門應(yīng)將檢驗結(jié)果通知倉儲 倉儲應(yīng)將驗收單 發(fā)票等轉(zhuǎn)送采購部門辦理請款 二 控制重點1 如屬分批收料時 儲運人員應(yīng)在訂購單上注明分批收料日期 數(shù)量 2 發(fā)票之品名 規(guī)格 數(shù)量 金額與送貨單及驗收單及訂單應(yīng)相符 3 非原料性驗收時應(yīng)會同請購部門及相關(guān)部門辦理 索賠 一 作業(yè)程序若檢驗不合格 則依規(guī)定辦理退換貨 扣款或索賠之手續(xù) 二 控制重點自國外購進之貨品抵港時 若數(shù)量不符或有損壞事項 應(yīng)請公證行出具證明以辦理索賠 與合約不符作業(yè) 一 控制重點7 11 各項違約是否依規(guī)定處理 2 所交貨品如因檢驗不合格退回更換者 則其交貨日期應(yīng)以調(diào)換補送到達(dá)日期為準(zhǔn) 3 非因人力所能抗拒之災(zāi)害而申請逾期免罰者 是否事后立即檢具之認(rèn)可證件 4 申請延期交貨 其原合約有保證人者 是否征得保證人之同意 與合約不符作業(yè) 一 控制重點7 25 依事實不能依購合約所訂裁決者 其違約案件 是否經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn) 6 所交貨品之品質(zhì) 規(guī)格與合約不符 但可使用者 如因急需勉予驗收使用 應(yīng)經(jīng)權(quán)責(zé)主管事前認(rèn)可 按規(guī)定扣款或減價處理 7 如因檢驗不合格退回更換 或因故申請延期交貨 必須事前報請公司相關(guān)主管同意 并確定逾期罰款或其它處理辦法 付款作業(yè) 請款核對入帳開立支票蓋印領(lǐng)款 請款2 一 作業(yè)程序1 倉儲部門于辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)驗收合格后 應(yīng)將驗收單及發(fā)票轉(zhuǎn)送采購部門請款 2 采購部門收到倉儲轉(zhuǎn)來之請款憑證 查核無誤后 即按付款之條件填妥支出憑證黏存單 經(jīng)主管簽核后轉(zhuǎn)會計部門審核 請款2 二 控制重點1 國內(nèi)采購案是否于辦妥驗收手續(xù)后 檢齊憑證申請付款 2 付款時 是否經(jīng)過事前審核 審核條件相符后 方簽付入帳 3 對交貨延期罰款及品質(zhì)不良扣款之列計 是否經(jīng)詳細(xì)核對 確認(rèn)合理 核對 一 作業(yè)程序會計部門經(jīng)上述審核程序后 若有不合規(guī)定或異常之情事者 應(yīng)反應(yīng)之 二 控制重點依會計事務(wù)處理辦法處理 入帳2 1 一 作業(yè)程序1 請款程序無誤后 制作傳票 2 于每月固定日期整理貨款單據(jù)交由出納開立支票 入帳2 2 二 控制重點1 確定有關(guān)核準(zhǔn)付款之內(nèi)部控制是否執(zhí)行良善 2 是否定期復(fù)核應(yīng)付帳款明細(xì)表之沖銷情形 如有已屆支付期限而未付款或性質(zhì)不明者 應(yīng)追查其原因 3 應(yīng)付帳款如有借方余額時 應(yīng)予追查其原因 4 應(yīng)付帳款之支付應(yīng)規(guī)定以支票 5 是否定期調(diào)節(jié)應(yīng)付帳款明細(xì)帳與總帳 6 月底結(jié)帳前進貨待驗或正進行驗收中 帳入暫估應(yīng)付款者 應(yīng)密切注意期后沖帳情形 開立支票 一 作業(yè)程序1 出納收到支出傳票后應(yīng)注意其支付程序是否齊全 2 支票送蓋印鑒章時 應(yīng)在支出傳票上注明銀行帳戶 支票號碼及日期 3 支票之到期日應(yīng)配合付款條件 蓋印 一 作業(yè)程序1 將填妥支票送權(quán)限主管審核后交印鑒保管人員蓋章 2 需先審核各項憑證是否經(jīng)主管簽核 始可蓋章 領(lǐng)款2 1 一 作業(yè)程序1 付款之時間出納部門可視作業(yè)情況而排之 其方式有 掛號郵寄 定期 每個月之10 20等 隨時 領(lǐng)款2 2 二 控制重點1 支付傳票是否有領(lǐng)款人簽章 原始憑證上應(yīng)蓋 付訖 章 以免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生 2 查閱是否有已收料 并經(jīng)檢驗合格之貨品尚未入帳者3 核對年度終了日后至查核日止 應(yīng)付帳款之償付情形 4 出納付款時 應(yīng)核對支付憑證之金額是否與支票上之金額相同 5 交貨期罰款及品質(zhì)不良罰扣之列計 須經(jīng)過詳細(xì)核對 確認(rèn)合理 6 領(lǐng)款日期與列帳日期相距很久者 應(yīng)查明原因 材料價格差異16 1 1 市價變動 2