辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計中電子公文設(shè)計與實現(xiàn).doc

電子公文系統(tǒng)設(shè)計一、設(shè)計原則在不改變使用單位原有公文運轉(zhuǎn)程序的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)公文的收文處理、發(fā)文處理和檔案管理工作的自動化，加快公文運轉(zhuǎn)速度，提高公文質(zhì)量和辦文速度。二、組織結(jié)構(gòu)分析在黨政機(jī)關(guān)中，辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作，文秘部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)公文的承辦，因此，辦公室是整個公文處理的核心機(jī)構(gòu)，對公文的收、發(fā)、歸檔進(jìn)行監(jiān)督、審核和控制；辦公室收發(fā)室負(fù)責(zé)接收來文、分發(fā)公文和公文歸檔；公文的具體承辦人負(fù)責(zé)公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部的全程運轉(zhuǎn)。三、業(yè)務(wù)流程分析公文處理工作共分為收文處理、發(fā)文處理和檔案管理，下面具體分析各個工作的業(yè)務(wù)流程。（一）、收文處理業(yè)務(wù)流程一、 在收發(fā)室作來文簽收時是否可以把一些短小的公文利用“公文生成器”錄入數(shù)據(jù)庫中，一些大型的公文利用“公文生成器”只將發(fā)文字號、標(biāo)題等關(guān)鍵資料錄入數(shù)據(jù)庫，然后配合手工分發(fā)進(jìn)入收文流轉(zhuǎn)程序。二、分辦的分解：1、 下級來文（請示、報告）：一式三份，由收發(fā)室留存一份備查，另兩份附“請示報告處理箋”送秘書科科長簽注意見后分別送辦公室主任或副主任批示。2、 上級來文：由收發(fā)室送分管文秘工作的副主任簽批意見后分送領(lǐng)導(dǎo)閱示。3、 上級批示給領(lǐng)導(dǎo)的公文：直接送領(lǐng)導(dǎo)本人。4、 各類閱件：有署名報送的直接送本人，未署名由秘書科科長負(fù)責(zé)分送。三、擬辦的分解（一）承辦秘書按辦公室主任或副主任批示意見，分別處理：1、 送領(lǐng)導(dǎo)閱示的，直接送領(lǐng)導(dǎo)批示，然后按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。2、 需征求其他部門意見的，先轉(zhuǎn)有關(guān)部門研究，同時在文件中注明“已轉(zhuǎn)研究提出處理意見”，然后送分管領(lǐng)導(dǎo)預(yù)知，此時該公文進(jìn)入等待狀態(tài)，當(dāng)意見反饋后，送辦公室主任或副主任審核，再送市政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批，然后按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理（進(jìn)入發(fā)文階段）3、 屬于有關(guān)部門職能范圍內(nèi)的事項，直接轉(zhuǎn)請有關(guān)部門，同時，在文件上注明“已轉(zhuǎn)研究辦理”，然后送分管領(lǐng)導(dǎo)閱知，此時該公文進(jìn)入等待狀態(tài)。（進(jìn)入發(fā)文階段）（二）催辦問題：需征求意見的公文認(rèn)真催辦，一般件每3天催辦一次，急件及時催辦。（三）對無需正式成文的辦件，由秘書科答復(fù)報文單位，同時將答復(fù)意見記載入公文處理簽。（四）一般公文10個工作日內(nèi)辦結(jié)。（二）、發(fā)文處理業(yè)務(wù)流程（三）、檔案管理業(yè)務(wù)流程四、數(shù)據(jù)流程五、功能模塊電子公文系統(tǒng)包括收文系統(tǒng)、發(fā)文系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、系統(tǒng)工具、系統(tǒng)設(shè)置和公文檢索系統(tǒng)。收文系統(tǒng)和發(fā)文系統(tǒng)中每一篇公文由專人負(fù)責(zé)，該承辦人監(jiān)視公文辦理的全過程，在流轉(zhuǎn)過程中的用戶辦理完成后自動向該承辦人發(fā)送信息同時公文流轉(zhuǎn)向下一位用戶，在發(fā)文處理中，流轉(zhuǎn)過程中的用戶可修改公文的流轉(zhuǎn)路徑。（一） 收文系統(tǒng)1、 公文錄入：公文錄入人員利用公文錄入器將公文內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，如果某些公文數(shù)據(jù)量大，可只錄入關(guān)鍵信息用于收文處理中的公文流轉(zhuǎn)。2、 收文登記：填寫收文登記表。3、 退文處理：根據(jù)職能的不同，承辦秘書的退文處理是填寫退文通知單，待審核同意后進(jìn)入收發(fā)室進(jìn)入處理；收發(fā)室的退文處理是收到承辦秘書的退文通知單后作銷號處理。4、 公文分發(fā)：為收發(fā)室收到的公文賦予流轉(zhuǎn)路徑。5、 公文擬辦：承辦秘書按辦公室主任或副主任批示意見分別處理。6、 公文催辦：對交有關(guān)部門征求意見的公文需作催辦，一般件每3天催辦一次，緊急公文及時催辦。7、 公文辦結(jié)：8、 公文傳閱：9、 收文辦理監(jiān)控：根據(jù)用戶權(quán)限查看所有收文辦理情況，包括已辦理公文和正在辦理的公文，默認(rèn)查看今日已辦結(jié)和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表顯示內(nèi)容包括發(fā)文字號、標(biāo)題、流轉(zhuǎn)路徑（到達(dá)時間、辦理人、完成時間、簽署意見）等信息，顯示公文辦理所花時限與標(biāo)準(zhǔn)時限的對照圖，可向未完成公文的流轉(zhuǎn)停止用戶發(fā)送催辦信息，可修改流轉(zhuǎn)過程中的用戶和用戶順序。（二） 發(fā)文系統(tǒng)1、 草擬公文（公文生成器）：生成一份草擬文稿。2、 公文審核：3、 公文簽發(fā)：4、 公文復(fù)核：5、 公文印制：6、 公文用印：7、 公文分發(fā)：8、 發(fā)文辦理監(jiān)控：根據(jù)用戶權(quán)限查看所有收文辦理情況，包括已辦理公文和正在辦理的公文，默認(rèn)查看今日已辦結(jié)和所有未完成的公文，其他公文按日查看，列表顯示內(nèi)容包括發(fā)文字號、標(biāo)題、流轉(zhuǎn)路徑（到達(dá)時間、辦理人、完成時間、簽署意見）等信息，顯示公文辦理所花時限與標(biāo)準(zhǔn)時限的對照圖，可向未完成公文的流轉(zhuǎn)停止用戶發(fā)送催辦信息，可修改流轉(zhuǎn)過程中的用戶和用戶順序。（三）檔案管理1、 錄入公文：錄入在收文時未錄入的公文進(jìn)行歸檔。2、 公文歸檔：公文歸檔條件是外收文或發(fā)文辦結(jié)完成后進(jìn)入歸檔。3、 已歸檔公文4、 公文借閱審核5、 公文借閱記錄6、 公文翻印7、 公文翻印記錄8、 公文閱讀權(quán)限（四）系統(tǒng)工具1、 打印收文登記表2、 打印退文通知單3、 打印公文附印單4、 打印發(fā)文登記表5、 打印發(fā)文稿紙6、 打印公文送閱單（五）公文檢索1、 按公文類別查找2、 自定義查找（六）系統(tǒng)設(shè)置1、 公文類別定義2、 公文路徑定義（收文和發(fā)文）3、 用戶權(quán)限設(shè)置4、 系統(tǒng)初始設(shè)置六、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)定義用SQL Server2000作為后臺數(shù)據(jù)庫，設(shè)計如下用戶表：1、 用戶權(quán)限表（UserTable）2、 公文類別表（DocTypeTable）3、 公文路徑表（DocPathTable）4、 公文收文登記表（DocGetRegTable）5、 公文發(fā)文登記表（DocSendRegTable）6、 公文部門分發(fā)份數(shù)表（DocSendDeptDispenseSums）7、 公文用印登記表（DocUseealRegTable）8、 公文退文通知單表（DocUntreadTable）9、 請示報告處理箋表（DocDisposeTable）10、 公文打印附印單表（DocPrintTable）11、 發(fā)文公文內(nèi)容表（SendDocContentTable）12、 收文公文內(nèi)容表（GetDocContentTable）13、 公文附件表（DocSlaveTable）14、 公文閱讀權(quán)限表（DocReadPopedomTable）15、 收文處理意見表（GetDocIdeaTable）16、 發(fā)文處理意見表（SendDocIdeaTable）17、 公文路徑修改記錄表（DocPathChangeTable）18、 公文翻印記錄表（DocPrintRecordTable）19、 即時信息表（MessageInfoTable）20、 公文借閱登記表（DocBorrowRecordTable）21、 公文傳閱記錄表（DocPassRecordTable）22、 公文歸檔記錄表（DocPigeonholeTable）23、 公文流轉(zhuǎn)路徑表（DocMovePathTable）（一）用戶權(quán)限表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（UserTable）字段名字段類型字段長度說明AutoId1自動編號Doc_UserIDBigInt用戶ID號Doc_UserName字符型20用戶名Doc_Name字符型20用戶真實姓名Doc_UserDept字符型40用戶所在部門Doc_UserLevel字符型40用戶職務(wù)GetDoc_Input_Popedom字符型3收文錄入權(quán)限GetDoc_Regster_Popedom字符型3收文登記權(quán)限GetDoc_Back_Popedom字符型3退文權(quán)限GetDoc_Dispense_Popedom字符型3公文分發(fā)權(quán)限GetDoc_Dispose_Popedom字符型3公文擬辦權(quán)限GetDoc_Dress_Popedom字符型3公文催辦權(quán)限GetDoc_Finish_Popedom字符型3公文辦理權(quán)限GetDoc_Read_Popedom字符型3公文傳閱權(quán)限GetDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制權(quán)限SendDoc_Write_Popedom字符型3草擬公文權(quán)限SendDoc_Check_Popedom字符型3公文審核權(quán)限SendDoc_Send_Popedom字符型3公文簽發(fā)權(quán)限SendDoc_ReCheck_Popedom字符型3公文復(fù)核權(quán)限SendDoc_Print_Popedom字符型3公文印制權(quán)限SendDoc_UseSeal_Popedom字符型3公文用印權(quán)限SendDoc_SendGo_Popedom字符型3公文分發(fā)權(quán)限SendDoc_FlowCortrol_Popedom字符型流程控制權(quán)限D(zhuǎn)oc_Pigeonhole_Popedom字符型3公文歸檔權(quán)限D(zhuǎn)oc_LendManage_Popedom字符型3公文借閱管理權(quán)限D(zhuǎn)oc_LendCheck_Popedom字符型3公文借閱審核權(quán)限D(zhuǎn)oc_RePrint_Popedom字符型3公文翻印管理權(quán)限D(zhuǎn)oc_RePrintCheck_Popedom字符型3公文翻印審核權(quán)限D(zhuǎn)oc_ReadPopedom_Option字符型3公文閱讀權(quán)限設(shè)置System_Option_Popedom字符型3系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限Print_GetDocTable_Popedom字符型3打印收文登記表權(quán)限Print_BackDocTable_Popedom字符型3打印退文通知單權(quán)限Print_DocPrintTable_Popedom字符型3打印公文附印單權(quán)限Print_SendDocTable_Popedom字符型3打印發(fā)文登記表權(quán)限Print_SendDocDraft_Popedom字符型3打印公文發(fā)文稿子權(quán)限Print_DocReadTable_Popedom字符型3打印公文送閱單權(quán)限（二）公文類別表（DocTypeTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID2自動編號IsBound字符型8公文適用范圍，包括“黨機(jī)關(guān)”和“行政機(jī)關(guān)”DocTypeName字符型20公文類型名（三）公文路徑表（DocPathTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID3自動編號DocPathName字符型50公文路徑名稱DocTypeName字符型20公文類型名UserIDBigInt用戶編號UserDept字符型20用戶所在部門UserDoWork字符型10用戶所做工作WorkOrderInt用戶執(zhí)行該工作在流轉(zhuǎn)路徑中的順序（四）公文收文登記表（DocGetRegTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID4自動編號GetDoc_Type字符型20公文類別GetDoc_Unit字符型50來文單位GetDoc_OldUnitWord字符型20原文號中的發(fā)文機(jī)關(guān)代字GetDoc_OldYearNumberInt原文號中的年號GetDoc_OldSerialNumberBigInt原文號中的順序號GetDoc_Title字符型200來文標(biāo)題GetDoc_NewUnitWord字符型20收文號中的機(jī)關(guān)代字GetDoc_NewYearNumberInt收文號中的年號GetDoc_NewSerialNumberBigInt收文號中的順序號GetDoc_Date日期型收文日期GetDoc_SecretGrade字符型4秘級GetDoc_ExigenceGrade字符型4緊急程度GetDoc_PrintSumsInt印發(fā)份數(shù)GetDoc_CountsInt份數(shù)GetDoc_ SubscribeMan字符型50簽發(fā)人GetDoc_SlaveSumsInt來文附件數(shù)GetDoc_Explain備注型收文說明GetDoc_RecordTime日期型登記時間RecordUserName字符型20登記人GetDoc_ChangeMan字符型20修改人GetDoc_ChangeDate日期型修改日期（五）公文退文通知單表（BackDocInfoTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID5自動編號DocAutoIDBigInt對應(yīng)公文ID號BackDoc_WordNumber字符型100公文發(fā)文字號BackDoc_Title字符型200公文標(biāo)題BackDoc_UnitName字符型200被退回公文單位名稱BackDoc_WriteMan字符型20退文通知單填寫人BackDoc_Idea備注型退文原因BackDoc_CheckIdea字符型3退文審核意見Yes和NoBackDoc_CheckIdeaExplain字符型200退文審核意見說明BackDoc_WriteDate日期型退文通知單填寫日期BackDoc_CheckDate日期型退文通知單審核日期BackDoc_CheckMan字符型20退文審核人BackDoc_DoMan字符型20退文辦理人BackDoc_DoFlag字符型3退文辦理標(biāo)志Yes和NoBackDoc_DoDate日期型退文辦理日期BackDoc_ChangeMan字符型20修改人BackDoc_ChangeDate日期型修改日期（六）發(fā)文登記表（DocSendRegTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID6自動編號DocAutoIDBigInt對應(yīng)公文自動編號SendDoc_SendGoUnit字符型200發(fā)往部門SendDoc_PrintSumsBigInt印發(fā)份數(shù)SendDoc_DocSumsBigInt發(fā)文份數(shù)SendDoc_DispenseDate日期型分發(fā)日期SendDoc_RecordMan字符型20登記人SendDoc_RecordDate日期型登記日期SendDoc_Explain備注（七）公文部門分發(fā)份數(shù)表（DocSendDeptDispenseSums）字段名字段類型字段長度說明AutoID7自動編號DocSend_AutoIDBigInt對應(yīng)公文的ID號DocSend_GetDocUnit字符型50收文單位DocSend_DispenseNumberInt分發(fā)份數(shù)（八）用印登記表（DocUseSealRegTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID8自動編號DocAutoIDBigInt對應(yīng)公文編號DocSumsBigInt用印份數(shù)UseSealMan字符型20經(jīng)辦人UseSealDate日期型蓋章日期RecordMan字符型20登記人RecordDate日期型登記日期（九）發(fā)文公文內(nèi)容表（SendDocContentTable）字段名字段類型字段長度說明AutoID9自動編號Doc_DocType字符型20文件類型Doc_UnitConnection字符型10行文方向，包括向上級行文、向下級行文、平級行文Doc_Bound字符型8發(fā)文單位類型Doc_ 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UnitWord字符型20來文機(jī)關(guān)代字GetDoc_YearNumberInt來文年號GetDoc_SerialNumberBigInt來文順序號GetDoc_SecretGrade字符型4秘級GetDoc_SecretTime字符型4保密期限GetDoc_ ExigenceGrade字符型4緊急程度GetDoc_SumsInt份數(shù)GetDoc_NumberInt序號GetDoc_UnitSymbol字符型50發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識GetDoc_Bound字符型8來文單位類型GetDoc_ 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