工作分析實(shí)用技術(shù)

1 工作分析實(shí)用技術(shù) 一、 工作分析概述 1工作分析的重要性 （ 1）闡明在公司內(nèi)誰(shuí)應(yīng)該負(fù)責(zé)什么工作 （ 2）有助于在職者了解該職位的責(zé)任 （ 3）幫助管理階層分析并改進(jìn)公司的組織結(jié)構(gòu) （ 4）作為職位評(píng)價(jià)、薪資調(diào)查以及建立薪資結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ) 2工作分析的用途 （ 1）人力資源規(guī)劃 （ 2）人員招聘及甄選 （ 3）人員任用及配置 （ 4）薪資調(diào)查 （ 5）薪資結(jié)構(gòu) （ 6）員工培訓(xùn)及發(fā)展 （ 7）職業(yè)規(guī)劃 （ 8）工作評(píng)價(jià) （ 9）職位分類(lèi) （ 10）績(jī)效評(píng)估 （ 11）目標(biāo)管理計(jì)劃 （ 12）工作流程分析 （ 13）組織研究 2 二、 工作分析項(xiàng)目 1一般資料分析 （ 1）工作名稱(chēng) 工作名稱(chēng)標(biāo)準(zhǔn)化，按照有關(guān)職位分類(lèi)、命名的規(guī)定或通行的命名方法和習(xí)慣確定工作名稱(chēng)。 （ 2）工作代碼 各項(xiàng)工作按照統(tǒng)一的代碼體系編碼 （ 3）工作地點(diǎn) 2工作規(guī)范分析 主要目的： 全面認(rèn)識(shí)工作整體。 （ 1）工作任務(wù)分析 明確、規(guī)范工作行為，如工作的中心任務(wù)、工作內(nèi)容、工作的獨(dú)立性和多樣化程度，完成工作的方法和步驟、使用的設(shè)備和材料等 （ 2）工作責(zé)任分析 通過(guò)對(duì)工作相對(duì)重要性的了解，配備相應(yīng)權(quán)限，保證責(zé)任和權(quán)力對(duì)應(yīng)。盡量用定量的方式確定責(zé)任和權(quán)力 （ 3）督導(dǎo)與組織關(guān)系分析 了解工作的協(xié)作關(guān)系和隸屬關(guān)系。包括：直屬上級(jí)、直屬屬下、該工作制約那些工作，受那些工作制約、在那些工作范圍內(nèi)升遷或調(diào)換，協(xié)作關(guān)系等 （ 4） 工作量分析 目的在于確定標(biāo)準(zhǔn)工作量。如勞動(dòng)的定額，工作量基準(zhǔn)工作 循 3 環(huán)周期等 3工作環(huán)境分析 （ 1）工作的物理環(huán)境 即：濕度、溫度、照明度、噪音、震動(dòng)、異味、粉末、空間、油漬等以及工作人員和這些因素接觸的時(shí)間 （ 2）工作的安全環(huán)境 工作危險(xiǎn)性、勞動(dòng)安全衛(wèi)生條件、易患的職業(yè)病、患病率及危害程度 （ 3）社會(huì)環(huán)境 包括工作群體的人數(shù)、完成工作要求的人際效應(yīng)的數(shù)量、各部門(mén)之間的關(guān)系、工作地點(diǎn)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)風(fēng)俗習(xí)慣等 （ 4）聘用條件 包括工作時(shí)數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會(huì)、工作的季節(jié)性、進(jìn)修的機(jī)會(huì)等等 4任職條件分析 （ 1）教育培訓(xùn)情況 受教育、培訓(xùn)程度，教育、培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)歷、資格 （ 2）必備知識(shí) 對(duì)使用的機(jī)器設(shè)備、材料性能、工藝過(guò)程、操作規(guī)程及操作方法、 工具的選擇和使用、安全技術(shù)、企業(yè)管理知 （ 3）經(jīng)驗(yàn) 完成工作任務(wù)所必須的操作能力和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。包括：過(guò)去從事同 4 類(lèi)工作的工 齡和業(yè)績(jī)等；從事該項(xiàng)工作所需的決策力、創(chuàng)造力、組織力、適應(yīng)性、注意力、判斷力、智力以及操作熟練程度 （ 4）心理素質(zhì) 完成工作要求的職業(yè)性向，包括：體能性向，即任職人應(yīng)具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉(zhuǎn)、平衡、拉力、推力、視力、聽(tīng)力等；氣質(zhì)性向、即任職人應(yīng)具備的耐心、細(xì)心、沉著、勤奮、誠(chéng)實(shí)、主動(dòng)性、責(zé)任感、支配性、情緒穩(wěn)定性等 。 三、 工作分析程序 1工作分析準(zhǔn)備 （ 1）獲得管理層的核準(zhǔn) 不論在任何公司，在進(jìn)行工作分析之前一定要獲得最高管 理階層的支持，而不應(yīng)該完全由人事部門(mén)唱獨(dú)腳戲。在和最高管理階層溝通時(shí)，應(yīng)該讓他們了解工作分析將可以使他們更加清楚在做什么，而且讓他們知道公司的人工費(fèi)用的確是花得很恰當(dāng) （ 2）取得員工的認(rèn)同 員工對(duì)工作分析的認(rèn)同是相當(dāng)重要的，如果公司的管理階層沒(méi)有做好溝通的工作，告訴員工什么是工作分析，它的目的為何，否則可能會(huì)導(dǎo)致負(fù)面影響 ,因?yàn)?,很多員工會(huì)對(duì)為什么要做工作分析感到困惑 （ 3）確認(rèn)工作分析目的 即確定的取得工作分析資料到底用來(lái)干什么？解決什么管理問(wèn)題 （ 4）建立工作小組 5 分配進(jìn)行工作分析活動(dòng)的責(zé)任和權(quán)限，以保證分析活動(dòng)的順利進(jìn)行。由公司內(nèi)部相關(guān)人員或外請(qǐng)人員組成工作小組 。委托人力資源管理顧問(wèn)公司實(shí)施。 2工作分析設(shè)計(jì) 選擇有代表性、典型性的工作 (職位 )，以保證分析結(jié)果的質(zhì)量確定工作分析項(xiàng)目和工作調(diào)查的方法 （ 1）制訂工作分析規(guī)范 包括：工作分析的規(guī)范用語(yǔ)；工作分析項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)書(shū)。 （ 2）選擇信息來(lái)源 信息來(lái)源有任職人、管理者、客戶(hù)、工作分析人員以及有關(guān)工作分析手冊(cè)。 （ 3）選擇工作分析人員 工作分析人員一般由顧問(wèn)公司專(zhuān)業(yè)工作分析人員擔(dān)任，也可由本公司人員培訓(xùn)后擔(dān)任。工作分析人員應(yīng)具備一定的經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷，保持調(diào)查分析活動(dòng)的獨(dú)立性。 3工作調(diào)查 （ 1）準(zhǔn)備工作調(diào)查提綱和各種調(diào)查問(wèn)卷 A工作調(diào)查提綱 B工作調(diào)查日程安排 C調(diào)查問(wèn)卷 （ 2）確定工作調(diào)查方法 在多種調(diào)查方法中選擇對(duì)本次調(diào)查適合的調(diào)查方法 6 （ 3）收集有關(guān)工作的特征，以及所需的各種信息數(shù)據(jù) A需要任職人員就調(diào)查項(xiàng)目作出如實(shí)的填寫(xiě)或回答 B信息要齊全、準(zhǔn)確，不能殘缺、模糊 C采用某一調(diào)查方法不能將工作信息收集齊全時(shí)，及時(shí)用其他方法補(bǔ)充 （ 4）收集任職人員必需的特征信息數(shù)據(jù) 同時(shí)對(duì)各種工作特征和任職人員特征的重要性和發(fā)生頻率作出排列或等級(jí)評(píng)估 （ 5） 工作調(diào)查要點(diǎn) A工作調(diào)查前要做充分的準(zhǔn)備 召開(kāi)說(shuō)明會(huì)、座談會(huì)等，使公司的所有工作調(diào)查關(guān)系人員了解工作調(diào)查的方法、步驟，以及實(shí)施配合 B 對(duì)調(diào)查人員進(jìn)行培訓(xùn) a.認(rèn)同。必須使公司全體人員達(dá)成對(duì)工作分析的認(rèn)同。 b.突出工作調(diào)查重點(diǎn)。一次工作調(diào)查不可能也沒(méi)有必要將所有工作信息都收集來(lái)，因此，必須事先對(duì)本次工作調(diào)查的重點(diǎn)加以確定。 c.盡可能減少工作量。 d.工作信息要齊全、準(zhǔn)確。 4工作信息分析 （ 1）審核收集到的各種工作信息 （ 2）分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵成分 （ 3）歸納、總結(jié)出工作分析的必要材料和要素 7 5編制工 作說(shuō)明書(shū) （ 1）將工作分析結(jié)果，以文件的形式表達(dá)出來(lái)，形成工作說(shuō)明書(shū) （ 2）公司中固定的、經(jīng)常性的職位均應(yīng)有工作說(shuō)明書(shū) （ 3）按照統(tǒng)一的規(guī)格和要求進(jìn)行編制 四、 工作調(diào)查方法 1觀察法 觀察法是工作分析人員在工作現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用感覺(jué)器官或其他工具，觀察特定對(duì)象的實(shí)際工作動(dòng)作和工作方式，并以文字或圖表、圖像等形式記錄下來(lái)，來(lái)收集工作信息的方法。 本方法的要點(diǎn)： （ 1）取得調(diào)查對(duì)象的信任 （ 2）不要影響到工作的 進(jìn)行 （ 3）詳細(xì)記錄有關(guān)資料，如需要努力的程度、體力的消耗、噪音、高溫等。 （ 4）觀察完成向工作者表示感謝 （ 5）和該職位的主管討論觀察的結(jié)果 （ 6）將觀察的結(jié)果匯總整理 2訪談法 通過(guò)工作分析人員與任職人員面對(duì)面的談話來(lái)收集工作信息數(shù)據(jù)的方法。以較深入的討論來(lái)了解他們做的什么工作，為什么要做這 8 些工作 ,以及如何來(lái)做這些工作。可以是一對(duì)一訪談或集體訪談。 開(kāi)始 ：取得共識(shí)；先討論范圍較廣泛而且一般性的問(wèn)題，例如工作程序 進(jìn)行 ：?jiǎn)栆恍┨囟ǖ膯?wèn)題 結(jié)束 ：歡迎進(jìn)一步交談。向受訪談人表示感謝 建議訪談的問(wèn)題： * 你向誰(shuí)報(bào)告？ * 誰(shuí)向你報(bào)告？ * 你在預(yù)算上所負(fù)的責(zé)任如何？（包括預(yù)算金額及你的管理的資產(chǎn)價(jià)值） * 你的主要職責(zé)？ * 你怎么運(yùn)用你大部分的工作時(shí)間？ * 你分配的工作從何而來(lái)？完成的工作送到那里或送給誰(shuí)？ * 你的工作中最具挑戰(zhàn)性的是什么？ * 工作之前必須完成那些準(zhǔn)備工作？ * 你要怎樣提高產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)？ * 你覺(jué)得有那些工作是重要的或不重要的？ * 工作過(guò)程可以怎樣加以改善？ * 可以用什么不同的方式來(lái)工作，以降低費(fèi)用或成本？ * 你必須遵循什么原則、規(guī)定、政策等以達(dá)成你的職責(zé)？ * 在采取行動(dòng)之前，有哪些決策必須請(qǐng)示或必須通知你的部屬？ * 這個(gè)工作你的創(chuàng)意和解決問(wèn)題的能力有什么樣的挑戰(zhàn)性？ 9 * 你和公司內(nèi)或公司外哪些人有定期性的接觸？這些接觸的原則為何？ * 你的接 班人在知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)上必須具備哪些資格才能完全地完成你現(xiàn)有的工作？ * 請(qǐng)說(shuō)明你的工作所需要的體力（如果會(huì)選的話）。 * 你如何回答 “為什么需要我這個(gè)職位這個(gè)問(wèn)題？ 3問(wèn)卷法 由任職人員填寫(xiě)經(jīng)過(guò)特別設(shè)計(jì)的調(diào)查問(wèn)卷 ,來(lái)獲取工作信息的方法。 調(diào)查問(wèn)卷經(jīng)過(guò)特別設(shè)計(jì)，任職人員填寫(xiě)問(wèn)卷前，最好就填寫(xiě)要領(lǐng)進(jìn)行必要的輔導(dǎo)，任職人員獨(dú)立填寫(xiě)， 調(diào)查問(wèn)卷的內(nèi)容要簡(jiǎn)明、扼要，不能過(guò)于復(fù)雜、繁瑣。 4三種方法的利與弊 以上三種調(diào)查方法在 工作調(diào)查中各有利弊，因此，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇使用任何一種單一的調(diào)查方法均不足以對(duì)工作信息進(jìn)行完全有效的提取和收集，因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)以上調(diào)查方法的特點(diǎn)配套使用，互相補(bǔ)充 （ 1）觀察法的利與弊 利：適用于大量標(biāo)準(zhǔn)化、周期短的體力活動(dòng)為主的工作；直觀。 弊：不適用于以智力活動(dòng)為主的工作；不適用于周期長(zhǎng)、非標(biāo)準(zhǔn)化的工作；不適用于各種戶(hù)外工作；不適用于高、中級(jí)管理人員的工作。 10 （ 2）訪談法的利與弊 利：直接；與任職人員雙向交流，了解較深入；可以發(fā)現(xiàn)新的、未預(yù)料 到的重要工作信息。 弊：回答問(wèn)題時(shí)可能有隨意性、即時(shí)性，準(zhǔn)確度有待驗(yàn)證；工作分析人員的思維定勢(shì)或偏見(jiàn)影響判斷和提問(wèn)；對(duì)任職人員工作影響較大；對(duì)工作分析人員的素質(zhì)要求高，工作分析人員素質(zhì)的高低將對(duì)訪談結(jié)果產(chǎn)生重大影響；訪談法不能單獨(dú)使用 （ 3）問(wèn)卷法的利與弊 利：可以面面俱到，收集盡可能多的工作信息；可以收集到準(zhǔn)確、規(guī)范含義清晰的工作信息；可以隨時(shí)安排調(diào)查。 弊：?jiǎn)栴}事先已經(jīng)設(shè)定 ,調(diào)查難以深入；工作信息的采集受問(wèn)卷設(shè)計(jì)水平的影響較大；對(duì)任職人知識(shí)水平要求較高 。 一般是以問(wèn)卷法為主，以訪談法和觀察法為輔，開(kāi)展工作調(diào)查。 五、 工作說(shuō)明書(shū)的編制 1工作說(shuō)明書(shū)的格式 工作說(shuō)明書(shū)的基本格式因不同的情況而異，最基本的格式由五大部分構(gòu)成：職位基本資料、主要目的、工作描述、工作環(huán)境、任職資格。 （ 1）職位基本資料 包括職位名稱(chēng)、直屬主管、所屬部門(mén)、工資等級(jí)、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點(diǎn)、職務(wù)分析日期、職務(wù)分析人 （ 2）主要目的 11 （ 3）工作描述 A工作概要 。 B工作活動(dòng)內(nèi)容。逐項(xiàng)說(shuō)明工作活動(dòng)內(nèi)容 ；各活動(dòng)內(nèi)容所占時(shí)間百分比；活動(dòng)內(nèi)容權(quán)限；執(zhí)行依據(jù)。 C工作職責(zé)。逐項(xiàng)列出任職者工作職責(zé)。 D工作結(jié)果。說(shuō)明任職者執(zhí)行工作的結(jié)果 ,以定量化為好。 E工作關(guān)系。此項(xiàng)工作受誰(shuí)監(jiān)督，監(jiān)督誰(shuí)；說(shuō)明此工作可晉升的職位、可轉(zhuǎn)換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關(guān)系。 F工作人員運(yùn)用設(shè)備和信息說(shuō)明。 （ 4）工作環(huán)境 A工作場(chǎng)所 B工作環(huán)境的危險(xiǎn) C職業(yè)病 D工作時(shí)間特征 E工作均衡性 （ 5）任職資格 A所需最低學(xué)歷 B所需培訓(xùn)經(jīng)歷 C從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn) D一般能力。如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、組織、公關(guān)等 E興趣愛(ài)好 F個(gè)性特征 12 G職位所需的性別、年齡特征 H體能 職務(wù)說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容可依據(jù)職