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電算化會計檔案管理問題初探的論文 電算化會計檔案管理問題初探的論文 電算化會計檔案管理問題初探 隨著會計電算化的實(shí)行,會計作用有了更強(qiáng)的發(fā)揮,可以說會計電算化是會計手段的革命性變革,大大提高了我國會計行業(yè)的整體水平,推動了會計行業(yè)的發(fā)展。但是,電算化會計檔案管理還有許多的問題需要解決,筆者通過多年的會計工作經(jīng)驗(yàn),簡要分析了電算化會計檔案管理存在的問題,并提出了一些切實(shí)可行的解決措施。 1. 管理中存在的主要問題 1.1 缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn) 雖然會計電算化已經(jīng)實(shí)施很長時間了,但是,部分單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員還是缺乏會計檔案管理經(jīng)驗(yàn),有一些單位只對打印出來的會計檔案進(jìn)行存檔,卻不保存計算機(jī)中存儲的會 計信息,這些都影響了會計信息的整體性。電算化會計檔案管理不只包含打印輸出的會計報表,還包括紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件處理形成的文件,具有相當(dāng)廣闊的外延。 另外,部分單位雖然進(jìn)行了會計檔案數(shù)據(jù)備份,但是沒有選擇優(yōu)良的磁盤介質(zhì),存儲盤與備用盤也沒有進(jìn)行很好地分離存放,這樣就很容易丟失和損壞電子會計檔案。而且部分操作人員并沒有執(zhí)行規(guī)范的管理流程,不能每天都對會計檔案進(jìn)行備份,也沒做到對數(shù)據(jù)盤定期維護(hù)和檢查,這樣一旦出現(xiàn)意外情況,勢必會造成財務(wù)本文由收集整理數(shù)據(jù)的丟失,進(jìn)而帶來無法彌補(bǔ)的損失。 1.2 調(diào)閱方 法認(rèn)識不足,保存硬件措施不配套 因?yàn)橹挥性谔囟ǖ能浖到y(tǒng)環(huán)境中,電算化會計檔案才能夠顯示出來。所以電算化會計檔案的缺點(diǎn)是可視性和直觀性欠缺,所以要妥善保存調(diào)閱軟件。 WWw.11665.cOM 但一旦軟件系統(tǒng)升級,就會出現(xiàn)因?yàn)榘姹镜牟煌古f版本的電算化的數(shù)據(jù)就不能夠被調(diào)用。另外,還有一些單位仍舊使用老式打印機(jī),無法達(dá)到規(guī)定的保存期限,也沒依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立會計檔案保護(hù)制度。 1.3 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人才缺乏 電算化檔案管理囊括了方方面面的內(nèi)容,如軟件的維護(hù)和系統(tǒng)的安全,這樣就對電算化會計檔案的操作人員 提出了更高的要求。不光要對會計核算工作熟知和掌握,還要懂得必要的計算機(jī)維護(hù)和操作知識,但是,許多單位的會計人員只進(jìn)行過簡單的培訓(xùn),就進(jìn)行電算化檔案管理,會計人員對于計算機(jī)維護(hù)和軟件系統(tǒng)管理還不熟悉,一旦病毒侵入或軟、硬件出現(xiàn)故障,其數(shù)據(jù)的可靠性、安全性就會受到威脅;如果資料沒有隨機(jī)備份或定期打印存檔不及時,就會造成不可彌補(bǔ)的損失。另外,如果不了解軟件系統(tǒng)管理和計算機(jī)維護(hù),沒有設(shè)置嚴(yán)格的口令密碼和操作權(quán)限,就會使操作管理出現(xiàn)紕漏,沒有執(zhí)行嚴(yán)格的專機(jī)專用,致使一些會計責(zé)任事故頻繁發(fā)生。 2.問題的解決措施 2.1 會計檔案管理的完整性 在會計數(shù)據(jù)還沒有形成正式的書面文件以前,應(yīng)該妥善保存電子數(shù)據(jù)的副本,將各種財務(wù)憑證,包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬、各類記賬憑證和總分類賬打印輸出,同時依據(jù)稅務(wù)及審計等相關(guān)管理部門的要求,打印輸出和保管各類賬簿及報表,同時還要將會計數(shù)據(jù)及時導(dǎo)入磁性介質(zhì),及時進(jìn)行備份,將保管方式、時間按和數(shù)量等信息標(biāo)注清楚,同時還要定期檢查和維護(hù)磁性介質(zhì),對電算化檔案信息進(jìn)行復(fù)制,以防丟失或毀損。 2.2會計檔案的保密性 因?yàn)樵陔娝慊瘲l件下,一些會計數(shù)據(jù)被集中在磁性介質(zhì),包括磁盤和光盤上,出于一己 之私,有一些別有用心之人在未經(jīng)授權(quán)的情況下,會進(jìn)入計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò),偷偷瀏覽賬目,甚至?xí)N毀、復(fù)制和偽造一些重要的財務(wù)數(shù)據(jù),使會計信息的完整性和安全性遭受重創(chuàng)。鑒于這種情況,我們必須要規(guī)范使用權(quán)限,對涉及單位機(jī)密的重要文件,要做到專人專管專用,只有那些普通數(shù)據(jù),才可共享使用。建立和健全借用手續(xù)制度,保證電子檔案的安全性。建立嚴(yán)格的審批制度,外單位人員必須憑單位介紹信,經(jīng)過上級主管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),才允許查閱會計檔案。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)非法涂改、變更和偽造數(shù)據(jù)文件,或者對賬冊和備份磁盤人為毀損的行為,必須嚴(yán)肅處理,對于 后果嚴(yán)重的,要追究承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。 2.3 硬件措施的完善性 為了使打印輸出的會計檔案的保存期限得到保障,必須配備高清晰度的激光打印機(jī)或者是噴墨,同時還應(yīng)有專用的會計檔案庫房,防火及防漬措施一應(yīng)俱全 庫房還應(yīng)配有空調(diào)器,溫、濕度測量儀,嚴(yán)格控制溫度和濕度,以防止盤片變形。另外,會計人員要努力提高自身的專業(yè)水平和計算機(jī)操作水平,同時單位還要擁有和配備高級計算機(jī)管理人才,在任何條件下,都能對網(wǎng)絡(luò)安全和電算化軟件的正常使用做出保障。 結(jié)語:電算化會計檔案在我國已經(jīng)應(yīng)用很普遍,其準(zhǔn)確、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)使會 計自身水平得到了快速提高,為了控制財務(wù)風(fēng)險,提高工作效率,電算化
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