淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的論文

淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的論文 淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的論文 淺談加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理 1 電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn) 電算化會計(jì)檔案，是指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表（報表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計(jì)資料。電算化會計(jì)檔案一般具有如下幾個特點(diǎn)： （）電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表外，更重要的是指電算化會計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。 （ 2）與 傳統(tǒng)會計(jì)檔案相比，電算化會計(jì)檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。 （ 3）電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。 （ 4）電算化會計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。 （ 5）對電算化會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作 為電算化會計(jì)檔案的管理人員，既要了解會計(jì)基本知識，又要了解計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識。 2 醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理存在的問題 （）電算化會計(jì)檔案管理內(nèi)容不夠完整。 wWW.11665.COm 現(xiàn)階段醫(yī)院財務(wù)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)電算化管理，由于對會計(jì)檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計(jì)檔案，而沒有移交存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時醫(yī)院不及時對會計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴 計(jì)算機(jī)存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會計(jì)檔案的利用，更無法適應(yīng)電算化會計(jì)檔案的改革和發(fā)展。 （ 2）電算化會計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會計(jì)檔案管理要求管理人員既要懂會計(jì)專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn)，對檔案管理工作不夠重視，會計(jì)檔案多由財務(wù)人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付， 檔案管 理意識滯后。 （ 3）電算化會計(jì)檔案管理制度有待完善。目前，會計(jì)電算化工作規(guī)范、會計(jì)電算化管理辦法、會計(jì)檔案管理辦法、會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范等文件，僅對會計(jì)電算化檔案做了基本的要求，未提及會計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會計(jì)檔案管理新的需要。 3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化會計(jì)檔案管理的對策 （）制定嚴(yán)格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的會計(jì)檔案管理辦法第四條規(guī)定： ；各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔 案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密；第七條規(guī)定： ；各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。制定電算化會計(jì)檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會計(jì)檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。 （ 2）加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計(jì)檔案不受破壞，必須要有良好的存儲環(huán)境。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定 的安全保密措施，建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。 （ 3）做好電算化會計(jì)檔案的管理與保存。醫(yī)院會計(jì)檔案種類多、數(shù)量大，為保證檔案的安全完整，必須由專人專職負(fù)責(zé)電算化會計(jì)檔案的管理工作，負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)會計(jì)資料的存儲、保管和保密工作。一般電算化會 計(jì)檔案都是存儲在磁盤或光盤內(nèi)，所以針對這些檔案載體的特殊物理性質(zhì)，在存儲會計(jì)檔案時必須做到雙備份。月終會計(jì)工作結(jié)束后，將本月的現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、會計(jì)憑證、收支明細(xì)賬打印出來 裝訂成冊，年末將會計(jì)報表、總賬等打印出來裝訂成冊，年末再把整套的賬簿數(shù)據(jù)備份，存入磁盤或光盤。檔案資料定期檢查，每半年重新復(fù)制一次，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，造成會計(jì)檔案的丟失。 （ 4）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。作為會計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場，正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力。其次，會計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán) 密性的特點(diǎn)。這要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知