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改進大專院校圖書館書目數據庫質量之我見 論文摘要:文獻資源共享是圖書情報界多年來的追求,而書目數據庫質量的高低影響著文獻資源共享的可實現性和有效性。本文就大專院校圖書館書目數據庫存在的質量問題進行了探討,并分析了影響大專院校圖書館書目數據庫質量的內外因素,最后提出了改進大專院校圖書館書目數據庫質量的幾點措施。1大專院校圖書館書目數據庫存在的問題盡管整個圖書館界已基本上實現了自動化、網絡化,書目數據庫建設也取得了不小的成就,但仍存在著不盡人意的地方。就大專院校圖書館來說,其書目數據庫的質量普遍不太高,存在大量的不完備著錄和錯誤著錄等問題。1.1不完備著錄不完備著錄主要體現在對某些必備字段、有則必備字段或其子字段不予著錄。具體情況如下:1.1.1編碼信息塊(Codedinformationblock)中,100、102字段及101字段中的$b、$c子字段常被編目人員所忽視。實際上100、101對所有的在編文獻來說,均為必備字段,而101的$b、$c子字段則為“有則必備”,102字段也是體現文獻重要著錄內容的字段,不能隨便省略。1.1.2著錄信息塊(Descriptiveinformationblock)中,缺少著錄比較頻繁的有:200字段中的$f、$z等子字段,205字段中的$a和$b子字段,225字段中的$f子字段等。200字段中,漏著最頻繁的是$f子字段中有關外國責任者的國別或中國古代著者的朝代;205字段中,多數記錄中只著錄文獻的版次,對于修訂本、增訂本、重印本以及手抄本、刻本、影印本等附加版本說明則未予著錄;而225字段中$f著錄內容在各館書目數據庫中很難找到。1.1.3附注塊(NoteBlock)中,由于大專院校圖書館一般對此塊中的有關字段未作具體的硬性規(guī)定,編目人員幾乎很少進行相關著錄。而實際上,諸如300一般附注、305版本與書目沿革附注、330提要或文摘附注等字段非常重要,都不同程度地對文獻的有關信息進行揭示,最好予以著錄。1.1.4知識責任塊(IntellectualResponsibilityBlock)中,701字段中的子字段通常只著$a、$4,而無$c(國別、朝代)、$f(年代)等相關內容的著錄,702字段也是如此。此外701、702均可重復,但編目人員經常沒有進行重復著錄,這使得第三責任者之后的其他責任者未能得到體現。1.2錯誤著錄1.2.1著錄格式方面的錯誤(1)數字、字母、符號等字符的輸入狀態(tài)錯誤。如205字段中的版次應著錄為“2版”“3版”“4版”等形式,卻被著錄為“二版”、“三版”、“四版”。在數據錄入時,對于書名號、雙引號、分號等符號,則不太注意區(qū)分半角與全角。(2)數據的著錄形式不一致。如010中的子字段$d,有的數據中著錄到元,有的則著到角如CNY12.5,還有的著到分如CNY39.00等;210中的子字段$d,有的數據中著錄到年如$d1987,有的則著錄到月如$d1999.4。(3)的繁簡著錄不一。對于含有繁體或異體字的文獻,有的館采用簡化字著錄,有的館采用繁體字著錄,還有的館在實際操作中繁簡兼用,致使同書異名,不便于用戶的檢索與利用。1.2.2著錄內容的錯誤(1)責任方式著錄錯誤。如“編著”著錄為“著”、“主編”著錄為“編”、“主譯”著錄為“譯”,更有甚者,把第一責任者與其他責任者相混,這種錯誤常出現在中譯本中,具體表現為將譯者著錄于200字段的$f子字段,而原著作者卻不予著錄。(2)205版本項著錄錯誤。主要出現在中譯本的版本著錄上。比如有許多中譯本圖書是根據原版圖書的第二版過來的,但卻是中譯本的第一版,這種情況下,205字段不能著錄為2版。(3)606主題和690分類標引錯誤。主題標引錯誤主要包括主題詞錯誤、不規(guī)范、子字段的指示符使用錯誤等,而分類標引錯誤主要體現為分類不到位、仿分復分錯誤等。2大專院校圖書館書目數據庫質量問題的影響因素2.1內部影響因素影響大專院校圖書館書目庫數據質量的內部因素主要包括館內的人員因素、標準因素、系統(tǒng)因素和管理因素。2.1.1人員因素人員因素,是影響書目數據質量的最主要因素。筆者所說的人員因素主要包括人才結構和人員素質兩個方面。人才結構主要是指構成人才整體的各要素之間的組合聯(lián)系方式。包括要素的數量、配置以及在整體中的地位等。人才結構的合理與否,將影響人才整體功能的發(fā)揮。人才結構是否合理,主要取決于“量”和“質”兩個方面。人才結構的“量”主要指人才的數量,“質”主要指人才的配置。要使人才整體功能達到最大值,既要保證人才的充足,又要達到人才的合理配置,二者相輔相成,互相制約,缺一不可。對于圖書館來說,要想保證書目數據庫的高質量,首先必須保證一定數量的編目人員,不能因為人數的不足而降低書目數據制作的質量;另外,還應該做到編目人員的合理配置,各館應根據各自的購書情況、學科特點等,將不同層次不同專業(yè)的人員有效配置,發(fā)揮人才的最大效能。人員素質包括思想素質和業(yè)務素質,作為書目數據的生產者,編目人員素質的高低直接決定著書目數據庫的質量高低。編目人員能否自覺地提高建庫質量,與其思想素質密切相關。舉個簡單的例子,在進行主題標引時,如果編目人員思想上不重視,就很容易僅從標題入手進行淺標引,影響主題標引的深度。而編目人員的業(yè)務素質是影響書目數據質量的關鍵因素,編目人員對文獻著錄標準與原則的把握程度、對機讀目錄格式的熟悉程度、對分類法和主題詞表的掌握程度、對標引方法和規(guī)則的熟練運用程度、以及相關學科知識的具備程度等都將直接影響到在編書目數據的質量高低。2.1.2標準因素標準因素主要指書目數據著錄的標準化、規(guī)范化問題。目前我國高校主要以中國文獻編目規(guī)則或CALIS聯(lián)機合作編目手冊為著錄規(guī)則,以中國機讀目錄通訊格式(CNMARC)為數據著錄格式進行書目數據的著錄。但由于各館對著錄標準、規(guī)則的理解有所不同,致使各館的文獻著錄細則有不少出入甚至存在一些錯誤規(guī)定,直接影響書目數據著錄的規(guī)范化和一致性。例如我館的中文圖書著錄規(guī)則中,對200字段是這樣規(guī)定的:“$a正題名原則上按照規(guī)定信息源所載題名著錄圖書的上下冊、卷數、戲曲的幕數都是書名的一部分,與正題名之間用“.#”連接,有分卷(冊)次的分卷(冊)書名前用“,#”連接。如:20010$a世界史#第一卷,#亞洲$f”很顯眼,這一規(guī)定混淆了文獻著錄規(guī)則與著錄格式的區(qū)別,在一定程度上誤導了編目人員,造成同書異號、一書多條記錄現象的普遍存在,從而影響了書目數據的標準與規(guī)范、交換與共享。2.1.3系統(tǒng)因素大專院校圖書館多使用中小型的圖書館自動化管理系統(tǒng)(金盤、妙思、金蝶、金思維、索菲特等),這些系統(tǒng)比較簡單易用,費用也比較低,但其系統(tǒng)自身卻存在不少問題,成為影響書目數據庫質量的因素之一。如我館使用的“圖騰”系統(tǒng)就存在不少問題:在采訪、編目子系統(tǒng)中,無法串查各個數據庫的數據,容易產生漏查、重購、重編現象,影響采編工作的效率與書目數據的質量;系統(tǒng)的自動生成,種次號功能程序不太穩(wěn)定,常常存在跳號重號現象,容易導致索書號重復問題的出現;系統(tǒng)為了簡化書目數據的著錄過程,提高工作效率,對CNMARC中指示符的規(guī)定不予采納,致使書目數據交換格式不一致,不利于書目數據資源的共享等。 論文關鍵詞:大專院校書目數據庫論文摘要:文獻資源共享是圖書情報界多年來的追求,而書目數據庫質量的高低影響著文獻資源共享的可實現性和有效性。本文就大專院校圖書館書目數據庫存在的質量問題進行了探討,并分析了影響大專院校圖書館書目數據庫質量的內外因素,最后提出了改進大專院校圖書館書目數據庫質量的幾點措施。1大專院校圖書館書目數據庫存在的問題盡管整個圖書館界已基本上實現了自動化、網絡化,書目數據庫建設也取得了不小的成就,但仍存在著不盡人意的地方。就大專院校圖書館來說,其書目數據庫的質量普遍不太高,存在大量的不完備著錄和錯誤著錄等問題。1.1不完備著錄不完備著錄主要體現在對某些必備字段、有則必備字段或其子字段不予著錄。具體情況如下:1.1.1編碼信息塊(Codedinformationblock)中,100、102字段及101字段中的$b、$c子字段常被編目人員所忽視。實際上100、101對所有的在編文獻來說,均為必備字段,而101的$b、$c子字段則為“有則必備”,102字段也是體現文獻重要著錄內容的字段,不能隨便省略。1.1.2著錄信息塊(Descriptiveinformationblock)中,缺少著錄比較頻繁的有:200字段中的$f、$z等子字段,205字段中的$a和$b子字段,225字段中的$f子字段等。200字段中,漏著最頻繁的是$f子字段中有關外國責任者的國別或中國古代著者的朝代;205字段中,多數記錄中只著錄文獻的版次,對于修訂本、增訂本、重印本以及手抄本、刻本、影印本等附加版本說明則未予著錄;而225字段中$f著錄內容在各館書目數據庫中很難找到。1.1.3附注塊(NoteBlock)中,由于大專院校圖書館一般對此塊中的有關字段未作具體的硬性規(guī)定,編目人員幾乎很少進行相關著錄。而實際上,諸如300一般附注、305版本與書目沿革附注、330提要或文摘附注等字段非常重要,都不同程度地對文獻的有關信息進行揭示,最好予以著錄。1.1.4知識責任塊(IntellectualResponsibilityBlock)中,701字段中的子字段通常只著$a、$4,而無$c(國別、朝代)、$f(年代)等相關內容的著錄,702字段也是如此。此外701、702均可重復,但編目人員經常沒有進行重復著錄,這使得第三責任者之后的其他責任者未能得到體現。1.2錯誤著錄1.2.1著錄格式方面的錯誤(1)數字、字母、符號等字符的輸入狀態(tài)錯誤。如205字段中的版次應著錄為“2版”“3版”“4版”等形式,卻被著錄為“二版”、“三版”、“四版”。在數據錄入時,對于書名號、雙引號、分號等符號,則不太注意區(qū)分半角與全角。(2)數據的著錄形式不一致。如010中的子字段$d,有的數據中著錄到元,有的則著到角如CNY12.5,還有的著到分如CNY39.00等;210中的子字段$d,有的數據中著錄到年如$d1987,有的則著錄到月如$d1999.4。(3)的繁簡著錄不一。對于含有繁體或異體字的文獻,有的館采用簡化字著錄,有的館采用繁體字著錄,還有的館在實際操作中繁簡兼用,致使同書異名,不便于用戶的檢索與利用。1.2.2著錄內容的錯誤(1)責任方式著錄錯誤。如“編著”著錄為“著”、“主編”著錄為“編”、“主譯”著錄為“譯”,更有甚者,把第一責任者與其他責任者相混,這種錯誤常出現在中譯本中,具體表現為將譯者著錄于200字段的$f子字段,而原著作者卻不予著錄。(2)205版本項著錄錯誤。主要出現在中譯本的版本著錄上。比如有許多中譯本圖書是根據原版圖書的第二版過來的,但卻是中譯本的第一版,這種情況下,205字段不能著錄為2版。(3)606主題和690分類標引錯誤。主題標引錯誤主要包括主題詞錯誤、不規(guī)范、子字段的指示符使用錯誤等,而分類標引錯誤主要體現為分類不到位、仿分復分錯誤等。2大專院校圖書館書目數據庫質量問題的影響因素2.1內部影響因素影響大專院校圖書館書目庫數據質量的內部因素主要包括館內的人員因素、標準因素、系統(tǒng)因素和管理因素。2.1.1人員因素人員因素,是影響書目數據質量的最主要因素。筆者所說的人員因素主要包括人才結構和人員素質兩個方面。人才結構主要是指構成人才整體的各要素之間的組合聯(lián)系方式。包括要素的數量、配置以及在整體中的地位等。人才結構的合理與否,將影響人才整體功能的發(fā)揮。人才結構是否合理,主要取決于“量”和“質”兩個方面。人才結構的“量”主要指人才的數量,“質”主要指人才的配置。要使人才整體功能達到最大值,既要保證人才的充足,又要達到人才的合理配置,二者相輔相成,互相制約,缺一不可。對于圖書館來說,要想保證書目數據庫的高質量,首先必須保證一定數量的編目人員,不能因為人數的不足而降低書目數據制作的質量;另外,還應該做到編目人員的合理配置,各館應根據各自的購書情況、學科特點等,將不同層次不同專業(yè)的人員有效配置,發(fā)揮人才的最大效能。人員素質包括思想素質和業(yè)務素質,作為書目數據的生產者,編目人員素質的高低直接決定著書目數據庫的質量高低。編目人員能否自覺地提高建庫質量,與其思想素質密切相關。舉個簡單的例子,在進行主題標引時,如果編目人員思想上不重視,就很容易僅從標題入手進行淺標引,影響主題標引的深度。而編目人員的業(yè)務素質是影響書目數據質量的關鍵因素,編目人員對文獻著錄標準與原則的把握程度、對機讀目錄格式的熟悉程度、對分類法和主題詞表的掌握程度、對標引方法和規(guī)則的熟練運用程度、以及相關學科知識的具備程度等都將直接影響到在編書目數據的質量高低。2.1.2標準因素標準因素主要指書目數據著錄的標準化、規(guī)范化問題。目前我國高校主要以中國文獻編目規(guī)則或CALIS聯(lián)機合作編目手冊為著錄規(guī)則,以中國機讀目錄通訊格式(CNMARC)為數據著錄格式進行書目數據的著錄。但由于各館對著錄標準、規(guī)則的理解有所不同,致使各館的文獻著錄細則有不少出入甚至存在一些錯誤規(guī)定,直接影響書目數據著錄的規(guī)范化和一致性。例如我館的中文圖書著錄規(guī)則中,對200字段是這樣規(guī)定的:“$a正題名原則上按照規(guī)定信息源所載題名著錄圖書的上下冊、卷數、戲曲的幕數都是書名的一部分,與正題名之間用“.#”連接,有分卷(冊)次的分卷(冊)書名前用“,#”連接。如:20010$a世界史#第一卷,#亞洲$f”很顯眼,這一規(guī)定混淆了文獻著錄規(guī)則與著錄格式的區(qū)別,在一定程度上誤導了編目人員,造成同書異號、一書多條記錄現象的普遍存在,從而影響了書目數據的標準與規(guī)范、交換與共享

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