董事長秘書崗位說明書2608468716.doc

董事長秘書崗位說明書崗位名稱董事長秘書崗位編號所在部門董事長辦公室崗位定員直接上級分管副總裁工資等級所轄人員崗位分析日期本職工作：協(xié)助處理董事長日常事務(wù)職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)助處理董事長日常事務(wù)。工作時間百分比：80%工作任務(wù)1公司會議的安排與協(xié)調(diào)，會議記錄和會議紀(jì)要的整理。頻次：日常2協(xié)助相關(guān)部門做好公司來賓的接待工作。頻次：日常3掌握董事長、副總裁的工作日程安排，為董事長接見訪客做好預(yù)約工作。頻次：日常4協(xié)助相關(guān)部門安排董事長商務(wù)差旅，做好預(yù)訂工作。頻次：日常5董事長吩咐的外聯(lián)事務(wù)。頻次：日常職責(zé)二職責(zé)表述：員工通用職責(zé)。工作時間百分比：20%工作任務(wù)1認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)各項規(guī)章制度和工作程序。頻次：日常2服從上級指揮，接受有關(guān)人員檢查監(jiān)督，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。頻次：日常3做好記錄以及記錄的保管或移交工作。頻次：日常4按要求參加培訓(xùn)活動，主動提出合理化建議。頻次：日常5定期向直接上級述職。頻次：一次/半年6保守集團(tuán)秘密。頻次：日常7完成直接上級交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。頻次：日常工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系集團(tuán)各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系客戶任職資格：教育水平大專及以上學(xué)歷專業(yè)中文、文秘及相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷秘書、文案寫作等方面的培訓(xùn)經(jīng)驗1年以上的秘書工作經(jīng)驗知識掌握秘書工作知識技能技巧熟練使用WORD,EXCEL等辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識個人素質(zhì)較強(qiáng)的溝通能力、文字和口頭表達(dá)能力其他：使用工具/設(shè)備計算機(jī)、計算器、一般辦公設(shè)備（電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)）工作環(huán)境工作場所工作時間特征正常工作時間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔通知、簡報、匯報文件或報告、總結(jié)等考核指標(biāo)：工作計劃完成率、會議通知及時性、差旅安排及時性、學(xué)習(xí)能力、工作態(tài)度備注：董事長秘書崗位職責(zé)及工作流程工作內(nèi)容工作要求工作流程一、辦公室內(nèi)務(wù)1、辦公環(huán)境明亮整潔一塵不染家具擺放整齊辦公桌無文件累積文件整齊規(guī)范圖書排放整齊1、 每天準(zhǔn)時上班。2、 開窗通風(fēng)。3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。5、 為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。6、 每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。7、 及時清理辦公、生活垃圾。8、 每周吸塵一次。2、文件管理流程齊全分類合理處理及時管理規(guī)范1、 對所有文件先進(jìn)行識別，并分類登記，再分別辦理。2、 外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。3、 內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長看閱。4、 外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。5、 內(nèi)部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據(jù)董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。6、 公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。7、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長。8、 每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。9、 根據(jù)文件積累的情況及時進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。二、來賓接待彬彬有禮熱情接待1、 笑臉相迎，茶水相待。2、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等。3、 索要名片。4、 及時向董事長請示。5、 按董事長意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。6、 根據(jù)客人來訪時間及職務(wù)等級，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請。三、會務(wù)服務(wù)1、 董事會準(zhǔn)備充分安排周全接待周到組織完善1、 會議議程的擬定。2、 確定與會人員。3、 會議通知起草和發(fā)送。4、 會議文件的準(zhǔn)備。5、 會議場所的確認(rèn)及會場布置。6、 會議簽到及記錄。7、 與會人員的接待工作。2、 工作會1、 檢查會場環(huán)境是否干凈整潔。2、 檢查會議通知是否到位。3、 檢查會議文件準(zhǔn)備是否齊備。4、 會議人員的接待。5、 會議期間的服務(wù)。董事長秘書崗位說明1、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計劃、年度經(jīng)營計劃及各階段工作目標(biāo)分解，在公司經(jīng)營計劃、銷售策略、資本運(yùn)作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；2、起草公司各階段工作總結(jié)和其他正式文件；3、負(fù)責(zé)董事長辦公室服務(wù)，包括董事長來往信件的整理、保管，辦公室內(nèi)衛(wèi)生、綠化的管理工作；4、按規(guī)定接聽電話、記錄信息、接待訪客等；5、做好總經(jīng)理辦公會議和其他會議的組織工作和會議紀(jì)錄。做好決議、決定等文件的起草、發(fā)布；6、負(fù)責(zé)董事長的日程安排，為董事長接見訪客做好預(yù)約工作；7、負(fù)責(zé)組織和安排總經(jīng)理以上級別會務(wù)工作，并對會議事項進(jìn)行催辦、查辦和落實；8、負(fù)責(zé)及時流轉(zhuǎn)董事長簽批的文件；9、協(xié)助行政部門組織、策劃和安排公司大型活動；10、負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)，配合人事行政部門處理內(nèi)外部公共關(guān)系；11、協(xié)助董事長對公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，各部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理，必要時可單獨(dú)召集各部門溝通會議或工作會議；12、協(xié)助董事長和公司各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的工作協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)，跟進(jìn)各項任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度；13、負(fù)責(zé)報告、文件、信函有關(guān)文書材料的準(zhǔn)備及整理等文秘工作，起草公司宣傳、管理等重要材料；14、協(xié)助相關(guān)部門安排董事長商務(wù)差旅，做好預(yù)訂工作；15、負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外的公文辦理，解決來信、來訪事宜，及時處理、匯報；17、配合總經(jīng)理處理外部公共關(guān)系（政府、重要客戶等）；18、完成上級領(lǐng)導(dǎo)其他工作指示并及時復(fù)命。工作權(quán)限：董事長行程安排權(quán)；董事長辦公室的管理權(quán)；對公司會議決議內(nèi)容的跟蹤監(jiān)督權(quán)；評估公司管理水平并提出改進(jìn)的建議權(quán)。董事會秘書(兼董事長助理)職務(wù)說明書職務(wù)名稱：綜合管理職務(wù)編號： 直屬上級：總裁所屬部門：工資級別：直接管理人數(shù)：工作內(nèi)容：1. 籌備董事會會議和股東大會，并負(fù)責(zé)會計的記錄工作，保管會議文件和記錄；2. 籌備公司境內(nèi)外推介的宣傳活動,協(xié)助董事長安排公關(guān)活動；3. 密切關(guān)注國家宏觀政策，行業(yè)情況，公司發(fā)展動態(tài)，為董事會（長）提交分析報告和決策建議；4. 協(xié)調(diào)公司與行業(yè)主管部門、政府其它部門的關(guān)系；5. 在授權(quán)范圍內(nèi)擔(dān)任公司新聞發(fā)言人。6. 保管股東名冊和董事會印章；7. 董事會（長）授權(quán)和交辦的其它事務(wù)。權(quán)限與責(zé)任：權(quán)限：1. 在授權(quán)范圍內(nèi)有工作指揮權(quán)；2. 對董事長的公關(guān)活動有建議權(quán)。責(zé)任：1. 對董事長交辦事項的完成負(fù)責(zé)；2. 對公司的政府關(guān)系維持負(fù)責(zé)。與上級的溝通方式：董事長和董事會給予原則性和戰(zhàn)略性的行政和工作指導(dǎo)同級溝通：向總裁、常務(wù)副總、投資副總、副總裁、財務(wù)總監(jiān)建議與協(xié)助所予下級的指導(dǎo)：暫無崗位資格要求：教育背景：大學(xué)本科以上學(xué)歷，英語6級以上工作經(jīng)驗：5年或以上工作經(jīng)驗，3年以上投資公司工作經(jīng)驗崗位技能要求：專業(yè)知識：財務(wù)，稅收，法律，金融，企業(yè)管理等方面專業(yè)知識能力與技能：具有良好的個人品質(zhì)，嚴(yán)格遵守有關(guān)法律，法規(guī)及職業(yè)操守，能夠忠誠地履行職責(zé)，并具有良好的溝通技巧和靈活的處事能力總裁辦公室前臺秘書職務(wù)說明書職務(wù)名稱：前臺秘書職務(wù)編號：YG-ZB-05直屬上級：辦公室主任所屬部門：總裁辦公室工資級別：直接管理人數(shù)：崗位目的：協(xié)助辦公室主任完成公司的日常行政工作工作內(nèi)容：1. 負(fù)責(zé)本部日常來客的接待工作；2. 負(fù)責(zé)電話總機(jī)接轉(zhuǎn)工作；3. 負(fù)責(zé)本部報刊雜志的訂閱、文件的收發(fā)、傳送與結(jié)算；4. 負(fù)責(zé)本部人員出差飛機(jī)票、火車票的預(yù)訂、結(jié)算服務(wù)工作；5. 負(fù)責(zé)前臺安全工作；6. 負(fù)責(zé)本部的衛(wèi)生工作；7. 完成上級交辦的其它工作。權(quán)限與責(zé)任：權(quán)限：1. 供水、訂票、訂房、快遞公司的選擇權(quán)；責(zé)任：1. 對訂票等服務(wù)工作的及時性與