第5章報(bào)表系統(tǒng).ppt

第五章會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng) 會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)并非對(duì)經(jīng)營(yíng)交易或事項(xiàng)的直接處理 會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)側(cè)重于系統(tǒng)輸出或信息生成 即加工和報(bào)告其他子系統(tǒng)處理產(chǎn)生的資料和信息在手工操作方式下 填制憑證 登記賬簿 編制會(huì)計(jì)報(bào)表是一個(gè)完整的財(cái)務(wù)處理系統(tǒng) 而在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中 將會(huì)計(jì)報(bào)表獨(dú)立出來(lái) 目的是要發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)工具的制表功能 使會(huì)計(jì)報(bào)表的編制和分析更加靈活 方便 一 報(bào)表管理系統(tǒng)概述 會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的主要職能是 定期編制外部會(huì)計(jì)報(bào)表和企業(yè)內(nèi)部管理所需的各種報(bào)表 并利用會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù) 對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行全面 系統(tǒng)的分析 報(bào)表管理系統(tǒng)的任務(wù)是 設(shè)計(jì)報(bào)表的格式和編制公式 從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)會(huì)計(jì)信息自動(dòng)編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表 對(duì)該報(bào)表進(jìn)行審核 匯總 生成各種分析圖 并按預(yù)定格式輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表 一 報(bào)表管理系統(tǒng)的任務(wù) 二 報(bào)表管理系統(tǒng)的特點(diǎn) 1 輸入數(shù)據(jù)量少 會(huì)計(jì)報(bào)表的編制不需要輸入數(shù)據(jù) 使用的是賬務(wù)處理子系統(tǒng)的賬簿文件數(shù)據(jù) 2 不設(shè)置報(bào)表數(shù)據(jù)直接修改功能 會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范 規(guī)定 對(duì)根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證和據(jù)以登賬的相應(yīng)賬簿生成的各種機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù) 會(huì)計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能 3 輸出信息規(guī)定性強(qiáng) 會(huì)計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定 4 通用性更強(qiáng) 適用面更廣 會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)完全采用自定義的方法編制會(huì)計(jì)報(bào)表和進(jìn)行報(bào)表分析 5 圖 表并用進(jìn)行報(bào)表分析 利用圖形對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和控制 三 數(shù)據(jù)處理流程 1 手工會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源在手工會(huì)計(jì)中 書(shū)面記載的會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)是編制個(gè)別會(huì)計(jì)報(bào)表的依據(jù) 會(huì)計(jì)賬簿中的余額和發(fā)生額是個(gè)別會(huì)計(jì)報(bào)表的直接數(shù)據(jù)來(lái)源 手工系統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)來(lái)源 三 數(shù)據(jù)處理流程 2 報(bào)表編制數(shù)據(jù)處理流程圖 三 數(shù)據(jù)處理流程 綜上所述 可將計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源歸納為 1 來(lái)源于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的賬務(wù)處理子系統(tǒng) 2 來(lái)源干計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)本身 如報(bào)表項(xiàng)目間的運(yùn)算結(jié)果和報(bào)表間報(bào)表項(xiàng)目的運(yùn)算結(jié)果 3 計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)輸入 四 基本功能結(jié)構(gòu) 用友UFO報(bào)表管理系統(tǒng)具有 文件管理功能 格式管理功能 數(shù)據(jù)處理功能 圖形功能 打印功能和二次開(kāi)發(fā)功能 五 基本工作過(guò)程 報(bào)表管理的工作過(guò)程基本可以分為報(bào)表的格式和公式設(shè)置 報(bào)表的數(shù)據(jù)處理 報(bào)表輸出 六 報(bào)表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語(yǔ) 1 報(bào)表結(jié)構(gòu) 簡(jiǎn)單表的格式一般由四個(gè)基本要素組成 標(biāo)題 表頭 表體和表尾 2 基本概念 1 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 格式狀態(tài) 在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)報(bào)表的格式 如表尺寸 行高列寬 單元屬性 單元風(fēng)格 組合單元 關(guān)鍵字 可變區(qū)等 報(bào)表的三類(lèi)公式 單元公式 計(jì)算公式 審核公式 舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下定義 在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用 但不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入 計(jì)算等操作 數(shù)據(jù)狀態(tài) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù) 如輸入數(shù)據(jù) 增加或刪除表頁(yè) 審核 舍位平衡 做圖形 匯總 合并報(bào)表等 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時(shí) 看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容 包括格式和數(shù)據(jù) 2 基本概念 2 單元及單元屬性 報(bào)表中由表行和表列確定的方格稱(chēng)為單元 單元是組成報(bào)表的最小單位 單元名稱(chēng)由所在行 列標(biāo)識(shí) 行號(hào)用數(shù)字1 9999表示 列標(biāo)用字母A IU表示 單元屬性包括 單元類(lèi)型 對(duì)齊方式 字體顏色等 單元類(lèi)型有數(shù)值型 字符型和表樣型 2 基本概念 2 單元及單元屬性 數(shù)值單元 是報(bào)表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成 建立一個(gè)新表時(shí) 所有單元的類(lèi)型缺省為數(shù)值 字符單元 是報(bào)表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 字符單元的內(nèi)容可以是漢字 字母 數(shù)字及各種鍵盤(pán)可輸入的符號(hào)組成的一串字符 一個(gè)單元中最多可輸入63個(gè)字符或31個(gè)漢字 字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成 表樣單元 是報(bào)表的格式 是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字 符號(hào)或數(shù)字 一旦單元被定義為表樣 那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效 表樣在格式狀態(tài)下輸入和修改 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改 2 基本概念 3 區(qū)域與組合單元 區(qū)域也叫塊 由一組相鄰的單元組成的矩形塊 在UFO中 區(qū)域是二維的 最大的區(qū)域是一個(gè)二維表的所有單元 整個(gè)表頁(yè) 最小的區(qū)域是一個(gè)單元 組合單元由同行 或同列 相鄰的兩個(gè)或兩個(gè)以上的單元組成的區(qū)域 這些單元必須是同一種單元類(lèi)型 表樣 數(shù)值 字符 UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元 組合單元的名稱(chēng)可以用區(qū)域的名稱(chēng)或區(qū)域中的單元的名稱(chēng)來(lái)表示 例如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元 這個(gè)組合單元可以用 B2 B3 或 B2 B3 表示 2 基本概念 4 關(guān)鍵字 關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元 可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè) 用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè) UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字 關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置 關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入 每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字 單位名稱(chēng) 字符 最大30個(gè)字符 為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的名稱(chēng)單位編號(hào) 字符型 最大10個(gè)字符 為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的編號(hào)年 數(shù)字型 1904 2100 該報(bào)表表頁(yè)反映的年度季 數(shù)字型 1 4 該報(bào)表表頁(yè)反映的季度月 數(shù)字型 1 12 該報(bào)表表頁(yè)反映的月份日 數(shù)字型 1 31 該報(bào)表表頁(yè)反映的日期 二 會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置 一 創(chuàng)建新表 啟動(dòng)報(bào)表管理系統(tǒng) 創(chuàng)建一個(gè)新的會(huì)計(jì)報(bào)表文件 有些軟件建立的是一個(gè)報(bào)表簿 可容納多張報(bào)表 也有些軟件只建立一張報(bào)表 甚至還需要規(guī)定其屬性 二 報(bào)表格式設(shè)計(jì) 1 設(shè)置表尺寸 2 定義行高和列寬 3 畫(huà)表格線(xiàn) 4 定義組合單元 5 輸入項(xiàng)目?jī)?nèi)容 6 設(shè)置單元屬性 7 定義關(guān)鍵字 二 報(bào)表格式設(shè)計(jì) 1 單元公式 單元公式是指為報(bào)表數(shù)據(jù)單元進(jìn)行賦值的公式 單元公式一般由目標(biāo)單元 運(yùn)算符 函數(shù)和運(yùn)算符序列組成 三 報(bào)表公式設(shè)計(jì) 算術(shù)運(yùn)算符 平方 乘 除 加 減比較運(yùn)算符 等于 大于 不等于 大于或等于邏輯運(yùn)算連接符 AND與 并且 OR或 或者 NOT非 小于或等于 1 單元公式 運(yùn)算符 1 賬務(wù)取數(shù)公式 即業(yè)務(wù)函數(shù)公式 函數(shù)名 科目編碼 會(huì)計(jì)期間 方向 賬套號(hào) 會(huì)計(jì)年度 編碼1 編碼2 業(yè)務(wù)函數(shù)是依附于一定子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)語(yǔ)義的 離開(kāi)了該業(yè)務(wù)語(yǔ)義 業(yè)務(wù)函數(shù)就變得沒(méi)有意義 但這并不等于說(shuō) 能使用某業(yè)務(wù)函數(shù)的前提是要安裝某子系統(tǒng) 因?yàn)闃I(yè)務(wù)函數(shù)是在 應(yīng)用服務(wù) 而不是在子系統(tǒng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)的 2 本表頁(yè)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)公式 表頁(yè)內(nèi)部的計(jì)算公式 是指數(shù)據(jù)存放位置和數(shù)據(jù)來(lái)源位置 都沒(méi)有超出本表本頁(yè)范圍的計(jì)算公式 3 表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式 有些報(bào)表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的 如 本表其他表頁(yè) 當(dāng)然 這類(lèi)數(shù)據(jù)可以通過(guò)查詢(xún)歷史資料而取得 然而 類(lèi)似數(shù)據(jù)可能會(huì)繁多而復(fù)雜 查詢(xún)起來(lái)既不方便 又會(huì)由于抄寫(xiě)錯(cuò)誤而引起數(shù)據(jù)的失真 而如果在計(jì)算公式中進(jìn)行取數(shù)設(shè)定 既減少工作量 又節(jié)約時(shí)間 同時(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障 這就需要用到表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式 當(dāng)所取數(shù)據(jù)所在的表頁(yè)頁(yè)號(hào)已知時(shí) 用以下格式可以方便的取得本表他頁(yè)的數(shù)據(jù) 如 下面單元公式令各頁(yè)B2單元均取當(dāng)前表第一頁(yè)C5單元的值 B2 C5 1下面單元公式令 年 關(guān)鍵字為 1992 的各頁(yè)C列取第1頁(yè)D列值與第5頁(yè)E列值的商乘以169 4 C D 1 E 5 169 4FOR年 1992 3 表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式 表頁(yè)已知 函數(shù)說(shuō)明 本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù) 函數(shù)格式 SELECT 參數(shù)說(shuō)明 區(qū)域 絕對(duì)地址表示的數(shù)據(jù)來(lái)源區(qū)域 不含頁(yè)號(hào)和表名 范例 若當(dāng)前表頁(yè)中關(guān)鍵字 年 為1994 如下命令表示本頁(yè)B列取本表關(guān)鍵字 年 為1993的表頁(yè)中B列的數(shù)值 B SELECT B 年 年 1 如下命令表示本頁(yè)B1 C4取關(guān)鍵字 單位編號(hào) 為1011的表頁(yè)中B1 C4的數(shù)值 B1 C4 SELECT B1 C4 單位編號(hào) 1011 3 表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式 表頁(yè)未知 演示材料 損益表 部分 4 取他表確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù) 報(bào)表間的計(jì)算公式與同一報(bào)表內(nèi)各表頁(yè)間的計(jì)算公式很相近 主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名 用以下格式可以方便地取得已知頁(yè)號(hào)的他表表頁(yè)數(shù)據(jù) 當(dāng)缺省時(shí)為本表各頁(yè)分別取他表各頁(yè)數(shù)據(jù) 下面就該格式舉一些例子 取他表數(shù)據(jù) 令當(dāng)前表頁(yè)D5的值等于表 Y 第4頁(yè)D5的值 D5 Y rep D5 4 5 用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù) 當(dāng)我們從他表取數(shù)時(shí) 已知條件并不是頁(yè)號(hào) 而是希望按照年 月 日等關(guān)鍵字的對(duì)應(yīng)關(guān)系來(lái)取他表數(shù)據(jù) 就必須用到關(guān)聯(lián)條件表頁(yè)關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個(gè)單元為聯(lián)系的默契關(guān)系 從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為 RELATIONWITH 具體用法我們以例子說(shuō)明 A1 FYB A1FORALLRELATION月WITH FYB 月取FYB表的 與當(dāng)前表頁(yè)月相同的月的A1單元的值 如果當(dāng)前表頁(yè)為9月 則取FYB表9月表頁(yè)A1的值 2 審核公式 在經(jīng)常使用的各類(lèi)財(cái)經(jīng)報(bào)表中的每個(gè)數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟(jì)含義 并且各個(gè)數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系 如在一個(gè)報(bào)表中 小計(jì)等于各分項(xiàng)之和 而合計(jì)又等于各個(gè)小計(jì)之和等等 在實(shí)際工作中 為了確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性 我們經(jīng)常用這種報(bào)表之間或報(bào)表之內(nèi)的勾稽關(guān)系對(duì)報(bào)表進(jìn)行勾稽關(guān)系檢查 一般地來(lái)講 我們稱(chēng)這種檢查為數(shù)據(jù)的審核 由驗(yàn)證關(guān)系公式和提示信息組成 審核公式格式 MESS 說(shuō)明信息 如 C9 C5 C6 C7 C8MESSAGE 一季度小計(jì)不等 C5 as021 rep F5MESSAGE 一季度部門(mén)一數(shù)據(jù)與表 as02 rep 數(shù)據(jù)不符 3 舍位平衡公式 報(bào)表數(shù)據(jù)在進(jìn)行進(jìn)位時(shí) 如以 元 為單位的報(bào)表在上報(bào)時(shí)可能會(huì)轉(zhuǎn)換為以 千元 或 萬(wàn)元 為單位的報(bào)表 原來(lái)滿(mǎn)足的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系可能被破壞 因此需要進(jìn)行調(diào)整 使之符合指定的平衡公式 如 原始報(bào)表數(shù)據(jù)平衡關(guān)系為50 23 5 24 55 47若舍掉一位數(shù) 即除以10后數(shù)據(jù)平衡關(guān)系成為5 02 0 52 5 55原來(lái)的平衡關(guān)系被破壞 應(yīng)調(diào)整為5 02 0 53 5 55報(bào)表經(jīng)舍位之后 重新調(diào)整平衡關(guān)系的公式稱(chēng)為舍位平衡公式 其中 進(jìn)行進(jìn)位的操作叫做舍位 舍位后調(diào)整平衡關(guān)系的操作叫做平衡調(diào)整公式 定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名 舍位范圍 以及舍位位數(shù) 并且必須輸入平衡公式 在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下 用點(diǎn)取菜單 數(shù)據(jù) 編輯公式 舍位公式 調(diào)出 舍位平衡公式 對(duì)話(huà)框 在各編輯框中輸入如下各項(xiàng) 1 舍位表名 和當(dāng)前文件名不能相同 默認(rèn)在當(dāng)前目錄下 2 舍位范圍 舍位數(shù)據(jù)的范圍 要把所有要舍位的數(shù)據(jù)包括在內(nèi) 3 舍位位數(shù) 1 8位 舍位位數(shù)為1 區(qū)域中的數(shù)據(jù)除10 舍位位數(shù)為2 區(qū)域中的數(shù)據(jù)除100 以此類(lèi)推 4 平衡公式 1 倒順序?qū)?首先寫(xiě)最終運(yùn)算結(jié)果 然后一步一步向前推 2 每個(gè)公式一行 各公式之間用逗號(hào) 隔開(kāi) 最后一條公式不用寫(xiě)逗號(hào) 3 公式中只能使用 符號(hào) 不能使用其他運(yùn)算符及函數(shù) 4 等號(hào)左邊只能為一個(gè)單元 不帶頁(yè)號(hào)和表名 5 一個(gè)單元只允許在等號(hào)右邊出現(xiàn)一次 3 舍位平衡公式 定義舍位平衡公式 4 定制報(bào)表模板 在會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)中 一般都提供了多種常用的會(huì)計(jì)報(bào)表格式及公式 稱(chēng)為報(bào)表模板 在每個(gè)模板中詳細(xì)設(shè)計(jì)了該報(bào)表的格式與公式以及修飾UFO提供的報(bào)表模板包括了19個(gè)行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表 包括現(xiàn)金流量表 也可以包含用戶(hù)自定義的模板 用戶(hù)可以根據(jù)所在行業(yè)挑選相應(yīng)的報(bào)表套用其格式及計(jì)算公式 操作步驟 1 點(diǎn)取 格式 數(shù)據(jù) 按鈕 進(jìn)入格式狀態(tài) 2 點(diǎn)取 格式 菜單 在下拉菜單中點(diǎn)取 報(bào)表模板 將彈出 報(bào)表模板 對(duì)話(huà)框 在其中選取行業(yè)和財(cái)務(wù)報(bào)表名 確認(rèn)后 生成一張空的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表 三 會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處理 一 生成報(bào)表 生成報(bào)表的過(guò)程是在人工控制下由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的 利用已經(jīng)設(shè)置好的報(bào)表結(jié)構(gòu)文件 運(yùn)用其中的運(yùn)算公式從相應(yīng)的數(shù)據(jù)源中采集數(shù)據(jù) 填入相應(yīng)的單元中 從而得到報(bào)表數(shù)據(jù) 三 會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處