辦公軟件常用的知識與技巧（Word等）

辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 1 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 一、 辦公室 、 文員財務(wù) Word絕招 : 一、 輸入三個“ =”，回車，得到一條雙直線； 二、 輸入三個“ ”，回車，得到一條波浪線； 三、 輸入三個“ *”或 “ -”或 “ #”，回車，驚喜多多； 在單元格內(nèi)輸入 =now（） 顯示日期 在單元格內(nèi)輸入 =CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),星期一 ,星期二 ,星期三 ,星期四 ,星期五 ,星期六 ,星期日 ) 顯示星期幾 Excel常用函數(shù)大全 1、 ABS函數(shù) 函數(shù)名稱： ABS 主要功能：求出相應(yīng)數(shù)字的絕對值。 使用格式： ABS(number) 參數(shù)說明： number代表需要求絕對值的數(shù)值或引用的單元格。 應(yīng)用舉例：如果在 B2 單元格中輸入公式： =ABS(A2)，則在 A2 單辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 2 元格中無論輸入正數(shù)（如 100）還是負數(shù)（如 -100）， B2 中均顯示出正數(shù)（如 100）。 特別提醒：如果 number 參數(shù)不是數(shù)值，而是一些字符（如 A等），則 B2 中返回錯誤值“ #VALUE！”。 2、 AND 函數(shù) 函數(shù)名稱： AND 主要功能：返回邏輯值：如果所有參數(shù)值均為邏輯“真 （ TRUE）”，則返回邏輯“真（ TRUE）”，反之返回邏輯“假（ FALSE）”。 使用格式： AND(logical1,logical2, .) 參數(shù)說明： Logical1,Logical2,Logical3：表示待測試的條件值或表達式，最多這 30個。 應(yīng)用舉例：在 C5 單元格輸入公式： =AND(A5=60,B5=60)，確認。如果 C5 中返回 TRUE，說明 A5 和 B5 中的數(shù)值均大于等于 60，如果返回 FALSE，說明 A5 和 B5中的數(shù)值至少有一個小于 60。 特別提醒：如果指定的邏輯 條件參數(shù)中包含非邏輯值時，則函數(shù)返回錯誤值“ #VALUE!”或“ #NAME”。 3、 AVERAGE函數(shù) 函數(shù)名稱： AVERAGE 主要功能：求出所有參數(shù)的算術(shù)平均值。 使用格式： AVERAGE(number1,number2, ) 參數(shù)說明： number1,number2,：需要求平均值的數(shù)值或引用辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 3 單元格（區(qū)域），參數(shù)不超過 30個。 應(yīng)用舉例：在 B8單元格中輸入公式：=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8)，確認后，即可求出 B7至 D7 區(qū)域、 F7至 H7 區(qū)域中的 數(shù)值和 7、 8的平均值。 特別提醒：如果引用區(qū)域中包含“ 0”值單元格，則計算在內(nèi)；如果引用區(qū)域中包含空白或字符單元格，則不計算在內(nèi)。 4、 COLUMN 函數(shù) 函數(shù)名稱： COLUMN 主要功能：顯示所引用單元格的列標(biāo)號值。 使用格式： COLUMN(reference) 參數(shù)說明： reference為引用的單元格。 應(yīng)用舉例：在 C11單元格中輸入公式： =COLUMN(B11)，確認后顯示為 2（即 B列）。 特別提醒：如果在 B11單元格中輸入公式： =COLUMN()，也顯 示出 2；與之相對應(yīng)的還有一個返回行標(biāo)號值的函數(shù) ROW(reference)。 5、 CONCATENATE函數(shù) 函數(shù)名稱： CONCATENATE 主要功能：將多個字符文本或單元格中的數(shù)據(jù)連接在一起，顯示在一個單元格中。 使用格式： CONCATENATE(Text1， Text ) 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 4 參數(shù)說明： Text1、 Text2為需要連接的字符文本或引用的單元格。 應(yīng)用舉例：在 C14單元格中輸入公式：=CONCATENATE(A14,B14,.com)，確認后，即可將 A14 單元格中字符、 、 B14單元格中的字符和 .com連接成一個整體，顯示在 C14單元格中。 特別提醒：如果參數(shù)不是引用的單元格，且為文本格式的，請給參數(shù)加上英文狀態(tài)下的雙引號，如果將上述公式改為：=A14&B14&.com，也能達到相同的目的。 6、 COUNTIF函數(shù) 函數(shù)名稱： COUNTIF 主要功能：統(tǒng)計某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目。 使用格式： COUNTIF(Range,Criteria) 參數(shù)說明： Range 代表要統(tǒng)計的單元格區(qū)域； Criteria 表示指定的條件表達式。 應(yīng)用舉例：在 C17單元格中輸入公式：=COUNTIF(B1:B13,=80)，確認后，即可統(tǒng)計出 B1 至 B13 單元格區(qū)域中，數(shù)值大于等于 80 的單元格數(shù)目。 特別提醒：允許引用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現(xiàn)。 7、 DATE函數(shù) 函數(shù)名稱： DATE 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 5 主要功能：給出指定數(shù)值的日期。 使用格式： DATE(year,month,day) 參數(shù)說明： year為指定的年份數(shù)值（小于 9999）； month為指定的月份數(shù)值（可以大于 12）； day為指 定的天數(shù)。 應(yīng)用舉例：在 C20單元格中輸入公式： =DATE(2003,13,35)，確認后，顯示出 2004-2-4。 特別提醒：由于上述公式中，月份為 13，多了一個月，順延至2004年 1 月；天數(shù)為 35，比 2004年 1 月的實際天數(shù)又多了 4 天，故又順延至 2004年 2月 4日。 8、函數(shù)名稱： DATEDIF 主要功能：計算返回兩個日期參數(shù)的差值。 使用格式： =DATEDIF(date1,date2,y)、=DATEDIF(date1,date2,m)、 =DATEDIF(date1,date2,d) 參數(shù)說明： date1 代表前面一個日期， date2 代表后面一個日期；y（ m、 d）要求返回兩個日期相差的年（月、天）數(shù)。 應(yīng)用舉例：在 C23單元格中輸入公式：=DATEDIF(A23,TODAY(),y)，確認后返回系統(tǒng)當(dāng)前日期 用 TODAY()表示）與 A23單元格中日期的差值，并返回相差的年數(shù)。 特別提醒：這是 Excel 中的一個隱藏函數(shù)，在函數(shù)向?qū)е惺钦也坏降?，可以直接輸入使用，對于計算年齡、工齡等非常有效。 9、 DAY 函數(shù) 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 6 函數(shù)名稱： DAY 主要功能：求出指定 日期或引用單元格中的日期的天數(shù)。 使用格式： DAY(serial_number) 參數(shù)說明： serial_number 代表指定的日期或引用的單元格。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =DAY(2003-12-18)，確認后，顯示出18。 特別提醒：如果是給定的日期，請包含在英文雙引號中。 10、 DCOUNT函數(shù) 函數(shù)名稱： DCOUNT 主要功能：返回數(shù)據(jù)庫或列表的列中滿足指定條件并且包含數(shù)字的單元格數(shù)目。 使用格式： DCOUNT(database,field,criteria) 參數(shù)說明： Database 表示需要統(tǒng)計的單元格區(qū)域； Field 表示函數(shù)所使用的數(shù)據(jù)列（在第一行必須要有標(biāo)志項）； Criteria包含條件的單元格區(qū)域。 應(yīng)用舉例：如圖 1 所示，在 F4 單元格中輸入公式：=DCOUNT(A1:D11,語文 ,F1:G2)，確認后即可求出“語文”列中，成績大于等于 70，而小于 80 的數(shù)值單元格數(shù)目（相當(dāng)于分數(shù)段人數(shù)）。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 7 特別提醒：如果將上述公式修改為： =DCOUNT(A1:D11,F1:G2)，也可以達到相同目的。 11、 FREQUENCY函數(shù) 函數(shù)名稱： FREQUENCY 主要功能：以一列垂直數(shù)組返回某個區(qū)域中數(shù)據(jù)的頻率分布。 使用格式： FREQUENCY(data_array,bins_array) 參數(shù)說明： Data_array表示用來計算頻率的一組數(shù)據(jù)或單元格區(qū)域； Bins_array表示為前面數(shù)組進行分隔一列數(shù)值。 應(yīng)用舉例：如圖 2所示，同時選中 B32至 B36單元格區(qū)域，輸入公式： =FREQUENCY(B2:B31,D2:D36)，輸入完成后按下“ Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認，即可求出 B2 至 B31區(qū)域中，按 D2 至 D36區(qū)域進行分隔的各段數(shù)值的出現(xiàn)頻率數(shù)目（相當(dāng)于統(tǒng)計各分數(shù)段人數(shù)）。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 8 特別提醒：上述輸入的是一個數(shù)組公式，輸入完成后，需要通過按“ Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認，確認后公式兩端出現(xiàn)一對大括號（ ），此大括號不能直接輸入。 12、 IF 函數(shù) 函數(shù)名稱： IF 主要功能：根據(jù)對指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果，返回相對應(yīng)的內(nèi)容。 使用格式： =IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 參數(shù)說明： Logical代表邏輯判斷 表達式； Value_if_true表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（ TRUE）”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“ TRUE”；Value_if_false 表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假（ FALSE）”時的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“ FALSE”。 應(yīng)用舉例：在 C29單元格中輸入公式： =IF(C26=18,符合要求,不符合要求 )，確信以后，如果 C26單元格中的數(shù)值大于或等于18，則 C29 單元格顯示“符合要求”字樣，反之顯示“不符合要求”辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 9 字樣。 特別提醒：本文中類似“在 C29單元格中輸入公式”中指定的單元格，讀者在使 用時，并不需要受其約束，此處只是配合本文所附的實例需要而給出的相應(yīng)單元格，具體請大家參考所附的實例文件。 13、 INDEX函數(shù) 函數(shù)名稱： INDEX 主要功能：返回列表或數(shù)組中的元素值，此元素由行序號和列序號的索引值進行確定。 使用格式： INDEX(array,row_num,column_num) 參數(shù)說明： Array代表單元格區(qū)域或數(shù)組常量； Row_num表示指定的行序號（如果省略 row_num，則必須有 column_num）； Column_num表示指定的列序號（如果省略 column_num，則必須有 row_num）。 應(yīng)用舉例：如圖 3 所示，在 F8 單元格中輸入公式：=INDEX(A1:D11,4,3)，確認后則顯示出 A1 至 D11單元格區(qū)域中，第4 行和第 3 列交叉處的單元格（即 C4）中的內(nèi)容。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 10 特別提醒：此處的行序號參數(shù)（ row_num）和列序號參數(shù)（ column_num）是相對于所引用的單元格區(qū)域而言的，不是 Excel 工作表中的行或列序號。 14、 INT函數(shù) 函數(shù)名稱： INT 主要功能：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)。 使用格式： INT(number) 參數(shù)說明： number表示需要取整的數(shù)值或包含數(shù)值的引用單元格。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =INT(18.89)，確認后顯示出 18。 特別提醒：在取整時，不進行四舍五入；如果輸入的公式為=INT(-18.89)，則返回結(jié)果為 -19。 15、 ISERROR函數(shù) 函數(shù)名稱： ISERROR 主要功能：用于測試函數(shù)式返回的數(shù)值是否有錯。如果有錯，該函數(shù)返回 TRUE，反之返回 FALSE。 使用格式： ISERROR(value) 參數(shù)說明： Value表示需要測試的值或 表達式。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =ISERROR(A35/B35)，確認以后，如果 B35單元格為空或“ 0”，則 A35/B35出現(xiàn)錯誤，此時前述函數(shù)返回 TRUE辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 11 結(jié)果，反之返回 FALSE。 特別提醒：此函數(shù)通常與 IF函數(shù)配套使用，如果將上述公式修改為： =IF(ISERROR(A35/B35),A35/B35)，如果 B35 為空或“ 0”，則相應(yīng)的單元格顯示為空，反之顯示 A35/B35 的結(jié)果。 16、 LEFT函數(shù) 函數(shù)名稱： LEFT 主要功能：從一個文本字符串的第一個字符開始，截取指定數(shù)目的 字符。 使用格式： LEFT(text,num_chars) 參數(shù)說明： text代表要截字符的字符串； num_chars代表給定的截取數(shù)目。 應(yīng)用舉例：假定 A38 單元格中保存了“我喜歡天極網(wǎng)”的字符串，我們在 C38 單元格中輸入公式： =LEFT(A38,3)，確認后即顯示出“我喜歡”的字符。 特別提醒：此函數(shù)名的英文意思為“左”，即從左邊截取， Excel很多函數(shù)都取其英文的意思。 17、 LEN函數(shù) 函數(shù)名稱： LEN 主要功能：統(tǒng)計文本字符串中字符數(shù)目。 使用格式： LEN(text) 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 12 參數(shù)說明： text表示要統(tǒng)計的文本字符串。 應(yīng)用舉例：假定 A41 單元格中保存了“我今年 28 歲”的字符串，我們在 C40單元格中輸入公式： =LEN(A40)，確認后即顯示出統(tǒng)計結(jié)果“ 6”。 特別提醒： LEN 要統(tǒng)計時，無論中全角字符，還是半角字符，每個字符均計為“ 1”；與之相對應(yīng)的一個函數(shù) LENB，在統(tǒng)計時半角字符計為“ 1”，全角字符計為“ 2”。 18、 MATCH函數(shù) 函數(shù)名稱： MATCH 主要功能：返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。 使用格式： MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) 參數(shù)說明： Lookup_value代表需要在數(shù)據(jù)表中查找的數(shù)值； Lookup_array表示可能包含所要查找的數(shù)值的連續(xù)單元格區(qū)域； Match_type 表示查找方式的值（ -1、 0或 1）。 如果 match_type為 -1，查找大于或等于 lookup_value的最小數(shù)值， Lookup_array 必須按降序排列； 如果 match_type為 1，查找小于或等于 lookup_value 的最大數(shù)值， Lookup_array 必須按升序排列； 如果 match_type 為 0，查找等于 lookup_value 的第一個數(shù)值，Lookup_array 可以按任何順序排列；如果省略 match_type，則默認辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 13 為 1。 應(yīng)用舉例：如圖 4 所示，在 F2 單元格中輸入公式：=MATCH(E2,B1:B11,0)，確認后則返回查找的結(jié)果“ 9”。 特別提醒： Lookup_array 只能為一列或一行。 19、 MAX函數(shù) 函數(shù)名稱： MAX 主要功能：求出一組數(shù)中的最大值。 使用格式： MAX(number1,number2 ) 參數(shù)說明： number1,number2代表需要求最大值的數(shù)值或引用單元格（區(qū)域），參數(shù)不超過 30 個。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =MAX(E44:J44,7,8,9,10)，確認后即可顯示出 E44 至 J44單元和區(qū)域和數(shù)值 7， 8， 9， 10 中的最大值。 特別提醒：如果參數(shù)中有文本或邏輯值，則忽略。 20、 MID函數(shù) 函數(shù)名稱： MID 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 14 主要功能：從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。 使用格式： MID(text,start_num,num_chars) 參數(shù)說明： text代表一個文本字符串； start_num 表示指定的起始位置； num_chars表示要截取的數(shù)目。 應(yīng)用舉例：假定 A47 單元格中保存了“我喜歡天極網(wǎng)”的字符串，我們在 C47 單元格中輸入公式： =MID(A47,4,3)，確認后即顯示出“天極網(wǎng)”的字符。 特別提醒：公式中各參數(shù)間，要用英文狀態(tài)下的逗號“ ,”隔開。 21、 MIN函數(shù) 函數(shù)名稱： MIN 主要功能：求出一組數(shù)中的最小值。 使用格式： MIN(number1,number2 ) 參數(shù)說明： number1,number2代表需要求最小值的數(shù)值或引用單元格（區(qū)域），參數(shù)不超過 30 個。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =MIN(E44:J44,7,8,9,10)，確認后即可顯示出 E44 至 J44單元和區(qū)域和數(shù)值 7， 8， 9， 10 中的最小值。 特別提醒：如果參數(shù)中有文本或邏輯值，則忽略。 22、 MOD函數(shù) 函數(shù)名稱： MOD 主要功能：求出兩數(shù)相除的余數(shù)。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 15 使用格式： MOD(number,divisor) 參數(shù)說明： number代表被除數(shù)； divisor代表除數(shù)。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =MOD(13,4)，確認后顯示出結(jié)果“ 1”。 特別提醒：如果 divisor 參數(shù)為零，則顯示錯誤值“ #DIV/0!”；MOD 函數(shù)可以借用函數(shù) INT 來表示：上述公式可以修改為：=13-4*INT(13/4)。 23、 MONTH函數(shù) 函數(shù)名稱： MONTH 主要功能：求出指定日期或引用單元格中的日期的月份。 使用格式： MONTH(serial_number) 參數(shù)說明： serial_number 代表指定的日期或引用的單元格。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =MONTH(2003-12-18)，確 認后，顯示出11。 特別提醒：如果是給定的日期，請包含在英文雙引號中；如果將上述公式修改為： =YEAR(2003-12-18)，則返回年份對應(yīng)的值“ 2003”。 24、 NOW函數(shù) 函數(shù)名稱： NOW 主要功能：給出當(dāng)前系統(tǒng)日期和時間。 使用格式： NOW() 參數(shù)說明：該函數(shù)不需要參數(shù)。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 16 應(yīng)用舉例：輸入公式： =NOW()，確認后即刻顯示出當(dāng)前系統(tǒng)日期和時間。如果系統(tǒng)日期和時間發(fā)生了改變，只要按一下 F9 功能鍵，即可讓其隨之改變。 特別提醒：顯示出來的日期和時間格式，可以通過 單元格格式進行重新設(shè)置。 25、 OR 函數(shù) 函數(shù)名稱： OR 主要功能：返回邏輯值，僅當(dāng)所有參數(shù)值均為邏輯“假（ FALSE）”時返回函數(shù)結(jié)果邏輯“假（ FALSE）”，否則都返回邏輯“真（ TRUE）”。 使用格式： OR(logical1,logical2, .) 參數(shù)說明： Logical1,Logical2,Logical3：表示待測試的條件值或表達式，最多這 30個。 應(yīng)用舉例：在 C62單元格輸入公式： =OR(A62=60,B62=60)，確認。如果 C62中返回 TRUE，說明 A62 和 B62中的數(shù)值至少有一個大于或等于 60，如果返回 FALSE，說明 A62和 B62中的數(shù)值都小于 60。 特別提醒：如果指定的邏輯條件參數(shù)中包含非邏輯值時，則函數(shù)返回錯誤值“ #VALUE!”或“ #NAME”。 26、 RANK函數(shù) 函數(shù)名稱： RANK 主要功能：返回某一數(shù)值在一列數(shù)值中的相對于其他數(shù)值的排位。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 17 使用格式： RANK（ Number,ref,order） 參數(shù)說明： Number 代表需要排序的數(shù)值； ref代表排序數(shù)值所處的單元格區(qū)域； order代表排序方式參數(shù)（如果為“ 0”或者 忽略，則按降序排名，即數(shù)值越大，排名結(jié)果數(shù)值越??；如果為非“ 0”值，則按升序排名，即數(shù)值越大，排名結(jié)果數(shù)值越大；）。 應(yīng)用舉例：如在 C2單元格中輸入公式：=RANK(B2,$B$2:$B$31,0)，確認后即可得出丁 1 同學(xué)的語文成績在全班成績中的排名結(jié)果。 特別提醒：在上述公式中，我們讓 Number參數(shù)采取了相對引用形式，而讓 ref 參數(shù)采取了絕對引用形式（增加了一個“ $”符號），這樣設(shè)置后，選中 C2 單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角，成細十字線狀時（通常稱之為“填充柄”），按住左鍵向下拖拉，即可將 上述公式快速復(fù)制到 C 列下面的單元格中，完成其他同學(xué)語文成績的排名統(tǒng)計。 27、 RIGHT函數(shù) 函數(shù)名稱： RIGHT 主要功能：從一個文本字符串的最后一個字符開始，截取指定數(shù)目的字符。 使用格式： RIGHT(text,num_chars) 參數(shù)說明： text代表要截字符的字符串； num_chars代表給定的截取數(shù)目。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 18 應(yīng)用舉例：假定 A65 單元格中保存了“我喜歡天極網(wǎng)”的字符串，我們在 C65 單元格中輸入公式： =RIGHT(A65,3)，確認后即顯示出“天極網(wǎng)”的字符。 特別提醒： Num_chars參數(shù)必須大于或等于 0，如果忽略，則默認其為 1；如果 num_chars 參數(shù)大于文本長度，則函數(shù)返回整個文本。 28、 SUBTOTAL函數(shù) 函數(shù)名稱： SUBTOTAL 主要功能：返回列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總。 使用格式： SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .) 參數(shù)說明： Function_num為 1 到 11（包含隱藏值）或 101到 111（忽略隱藏值）之間的數(shù)字，用來指定使用什么函數(shù)在列表中進行分類匯總計算（如圖 6）； ref1, ref2,代表要進行分類匯總區(qū)域或引用，不超過 29個。 應(yīng)用舉例：如圖 7所示，在 B64和 C64 單元格中分別輸入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和 =SUBTOTAL103,C2:C63)，并且將 61 行隱藏起來，確認后，前者顯示為 62（包括隱藏的行），后者顯示為 61，不包括隱藏的行。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 19 特別提醒：如果采取自動篩選，無論 function_num參數(shù)選用什么類型， SUBTOTAL函數(shù)忽略任何不包括在篩選結(jié)果中的行； SUBTOTAL函數(shù)適用于數(shù)據(jù)列或垂直區(qū)域，不適用于數(shù)據(jù)行或水平區(qū)域。 29、函數(shù)名稱： SUM 主要功能：計算所有參數(shù)數(shù)值的和。 使用格式： SUM（ Number1,Number2） 參數(shù)說明： Number1、 Number2代表需要計算的值，可以是具體的數(shù)值、引用的單元格（區(qū)域）、邏輯值等。 應(yīng)用舉例：如圖 7所示，在 D64單元格中輸入公式： =SUM(D2:D63)，確認后即可求出語文的總分。 特別提醒：如果參數(shù)為數(shù)組或引用，只有其中的數(shù)字將被計算。數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值將被忽略；如果將上述公式修改為： =SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5)，則可以求出前 5 名成績的和。 30、 SUMIF函數(shù) 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 20 函數(shù)名稱： SUMIF 主要功能：計算符合指定條件的單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)值和。 使用格式： SUMIF（ Range,Criteria,Sum_Range） 參數(shù)說明： Range 代表條件判斷的單元格區(qū)域； Criteria 為指定條件表達式； Sum_Range代表需要計算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域。 應(yīng)用舉例：如圖 7 所示，在 D64單元格中輸入公式：=SUMIF(C2:C63,男 ,D2:D63)，確認后即可求出“ 男”生的語文成績和。 特別提醒：如果把上述公式修改為： =SUMIF(C2:C63,女,D2:D63)，即可求出“女”生的語文成績和；其中“男”和“女”由于是文本型的，需要放在英文狀態(tài)下的雙引號（ 男 、 女 ）中。 31、 TEXT函數(shù) 函數(shù)名稱： TEXT 主要功能：根據(jù)指定的數(shù)值格式將相應(yīng)的數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本形式。 使用格式： TEXT(value,format_text) 參數(shù)說明： value代表需要轉(zhuǎn)換的數(shù)值或引用的單元格；format_text 為指定文字形式的數(shù)字格式。 應(yīng)用 舉例：如果 B68單元格中保存有數(shù)值 1280.45，我們在 C68單元格中輸入公式： =TEXT(B68, $0.00)，確認后顯示為“ $1280.45”。 特別提醒： format_text 參數(shù)可以根據(jù)“單元格格式”對話框“數(shù)辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 21 字”標(biāo)簽中的類型進行確定。 32、 TODAY函數(shù) 函數(shù)名稱： TODAY 主要功能：給出系統(tǒng)日期。 使用格式： TODAY() 參數(shù)說明：該函數(shù)不需要參數(shù)。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =TODAY()，確認后即刻顯示出系統(tǒng)日期和時間。如果系統(tǒng)日期和時間發(fā)生了改變，只 要按一下 F9功能鍵，即可讓其隨之改變。 特別提醒：顯示出來的日期格式，可以通過單元格格式進行重新設(shè)置（參見附件）。 33、 VALUE函數(shù) 函數(shù)名稱： VALUE 主要功能：將一個代表數(shù)值的文本型字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)值型。 使用格式： VALUE(text) 參數(shù)說明： text代表需要轉(zhuǎn)換文本型字符串?dāng)?shù)值。 應(yīng)用舉例：如果 B74單元格中是通過 LEFT等函數(shù)截取的文本型字符串，我們在 C74單元格中輸入公式： =VALUE(B74)，確認后，即可將其轉(zhuǎn)換為數(shù)值型。 特別提醒：如果文本型數(shù)值 不經(jīng)過上述轉(zhuǎn)換，在用函數(shù)處理這些數(shù)值時，常常返回錯誤。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 22 34、 VLOOKUP函數(shù) 函數(shù)名稱： VLOOKUP 主要功能：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回數(shù)據(jù)表當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。 使用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 參數(shù)說明： Lookup_value 代表需要查找的數(shù)值； Table_array 代表需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域； Col_index_num為在 table_array區(qū)域中待返 回的匹配值的列序號（當(dāng) Col_index_num為 2時 ,返回table_array 第 2列中的數(shù)值，為 3時，返回第 3列的值）；Range_lookup為一邏輯值，如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value的最大數(shù)值；如果為 FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。 應(yīng)用舉例：參見圖 7，我們在 D65單元格中輸入公式：=VLOOKUP(B65,B2:D63,3,FALSE)，確認后，只要在 B65 單元格中輸入一個學(xué)生的姓名 （如丁 48）， D65 單元格中即刻顯示出該學(xué)生的語言成績。 特別提醒： Lookup_value參見必須在 Table_array區(qū)域的首列中；如果忽略 Range_lookup參數(shù)，則 Table_array的首列必須進行排序；在此函數(shù)的向?qū)е校嘘P(guān) Range_lookup參數(shù)的用法是錯誤的。 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 23 35、 WEEKDAY函數(shù) 函數(shù)名稱： WEEKDAY 主要功能：給出指定日期的對應(yīng)的星期數(shù)。 使用格式： WEEKDAY(serial_number,return_type) 參數(shù)說明： serial_number 代表指定的日期或引用含有日期的單元格； return_type 代表星期的表示方式 當(dāng) Sunday（星期日）為 1、Saturday（星期六）為 7時，該參數(shù)為 1；當(dāng) Monday（星期一）為 1、Sunday（星期日）為 7 時，該參數(shù)為 2（這種情況符合中國人的習(xí)慣）；當(dāng) Monday（星期一）為 0、 Sunday（星期日）為 6時，該參數(shù)為 3。 應(yīng)用舉例：輸入公式： =WEEKDAY(TODAY(),2)，確認后即給出系統(tǒng)日期的星期數(shù)。 特別提醒：如果是指定的日期，請放在英文狀態(tài)下的雙引號中，如 =WEEKDAY(2003-12-18,2)。 一。單元格顏色效果全選表格，格式條件格式，條件選擇“公式”，公式如下，然后選“格式”按鈕，“圖案”，選擇需要顏色。 1.隔行顏色效果（奇數(shù)行顏色）： =MOD(ROW(),2)=1 2.隔行顏色效果（偶數(shù)行顏色）： =MOD(ROW(),2)=0 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 24 3.如果希望設(shè)置格式為每 3行應(yīng)用一次底紋，可以使用公式： =MOD(ROW(),3)=1 4.如果希望設(shè)置奇偶列不同底紋，只要把公式中的 ROW()改為COLUMN()即可，如： =MOD(COLUMN(),2) 5.如果 希望設(shè)置國際象棋棋盤式底紋 (白色自定義色 ): =MOD(ROW()+COLUMN(),2) 說明：該條件格式的公式用于判斷行號與列號之和除以 2的余數(shù)是否為 0。如果為 0，說明行數(shù)與列數(shù)的奇偶性相同，則填充單元格為指定色，否則就不填充。在條件格式中，公式結(jié)果返回一個數(shù)字時，非0 數(shù)字即為 TRUE， 0和錯誤值為 FALSE。因此，上面的公式也可以寫為： =MOD(ROW()+COLUMN(),2)名稱 -定義，輸入 a，下面輸入辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 25 公式 =get.cell(24,$a1)， 此法可得到字體色的序列號。 B1輸入 =a 將公式向下復(fù)制到相應(yīng)行。 將全表按 B 列排序即可。若是想獲得背景色序列號，將 24 改成 63 即可。 說明一下： 1.Excel2003 中沒有相應(yīng)的函數(shù)，但可以用 Excel4.0的一個叫Get.Cell的宏函數(shù)，但宏函數(shù)不能直接在 Excel2003中直接用，必須定義成名稱才能使用 2.Get.Cell(Num,Cell)是這個函數(shù)的格式， Get.Cell可以取得一個單元格中的多種信息，如邊框格式等， Num指定的就是要取得那類信息， 24 就是讓這個函數(shù)取出單元的顏色信息，取出來后是一個 1 56的數(shù)字，表示某種顏色的編號 3.如果你在 B1 列輸入你定義的名稱并填充了，那么 B1 中的數(shù)字就是A1 中的顏色代碼， B2 中的數(shù)字就將是 A2 中的顏色代碼，以此類推 4.現(xiàn)在你再按 B列 排序，實際上就是按 A列的顏色排序的了。 附上 Get.Cell的各參數(shù)代表的意義： 1 參照儲存格的絕對地址 2 參照儲存格的列號 3 參照儲存格的欄號 4 類似 TYPE 函數(shù) 5 參照地址的內(nèi)容 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 26 6 文字顯示參照地址的公式 7 參照地址的格式，文字顯示 8 文字顯示參照地址的格式 9 傳回儲存格外框左方樣式，數(shù)字顯示 10 傳回儲存格外框右方樣式，數(shù)字顯示 11 傳回儲存格外框方上樣式，數(shù)字顯示 12 傳回儲存格外框方下樣式，數(shù)字顯示 13 傳回內(nèi)部圖樣，數(shù)字顯示 14 如果儲 存格被設(shè)定 locked傳回 True 15 如果公式處于隱藏狀態(tài)傳回 True 16 傳回儲存格寬度 17 以點為單位傳回儲存格高度 18 字型名稱 19 以點為單位傳回字號 20 如果儲存格所有或第一個字符為加粗傳回 True 21 如果儲存格所有或第一個字符為斜體傳回 True 22 如果儲存格所有或第一個字符為單底線傳回 True 23 如果儲存格所有或第一個字符字型中間加了一條水平線傳回 True 24 傳回儲存格第一個字符色彩數(shù)字， 1 至 56。如果設(shè)定為自動，傳回 0 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 27 25 MS Excel 不支持大綱格式 26 MS Excel 不支持陰影格式 27 數(shù)字顯示手動插入的分頁線設(shè)定 28 大綱的列層次 29 大綱的欄層次 30 如果范圍為大綱的摘要列則為 True 31 如果范圍為大綱的摘要欄則為 True 32 顯示活頁簿和工作表名稱 33 如果儲存格格式為多行文字則為 True 34 傳回儲存格外框左方色彩，數(shù)字顯示。如果設(shè)定為自動，傳回 0 35 傳回儲存格外框右方色彩，數(shù)字顯示。如果設(shè)定為自動，傳回 0 36 傳回儲存格外框上方色彩，數(shù)字顯示。如果 設(shè)定為自動，傳回 0 37 傳回儲存格外框下方色彩，數(shù)字顯示。如果設(shè)定為自動，傳回 0 38 傳回儲存格前景陰影色彩，數(shù)字顯示。如果設(shè)定為自動，傳回 0 39 傳回儲存格背影陰影色彩，數(shù)字顯示。如果設(shè)定為自動，傳回 0 40 文字顯示儲存格樣式 41 傳回參照地址的原始公式 42 以點為單位傳回使用中窗口左方至儲存格左方水平距離 43 以點為單位傳回使用中窗口上方至儲存格上方垂直距離 44 以點為單位傳回使用中窗口左方至儲存格右方水平距離 45 以點為單位傳回使用中窗口上方至儲存格下方垂直 距離 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 28 46 如果儲存格有插入批注傳回 True 47 如果儲存格有插入聲音提示傳回 True 48 如果儲存格有插入公式傳回 True 49 如果儲存格是數(shù)組公式的范圍傳回 True 50 傳回儲存格垂直對齊，數(shù)字顯示 51 傳回儲存格垂直方向，數(shù)字顯示 52 傳回儲存格前綴字符 53 文字顯示傳回儲存格顯示內(nèi)容 54 傳回儲存格數(shù)據(jù)透視表名稱 55 傳回儲存格在數(shù)據(jù)透視表的位置 56 樞紐分析 57 如果儲存格所有或第一個字符為上標(biāo)傳回 True 58 文字顯示傳回儲存格所有或第一 個字符字型樣式 59 傳回儲存格底線樣式，數(shù)字顯示 60 如果儲存格所有或第一個字符為下標(biāo)傳回 True 61 樞紐分析 62 顯示活頁簿和工作表名稱 63 傳回儲存格的填滿色彩 64 傳回圖樣前景色彩 65 樞紐分析 66 顯示活頁簿名稱 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 辦公軟件常用的知識與技巧（ Word 等） 29 二、 Word， PDF， PPT， TXT之間的轉(zhuǎn)換方法 一、把 PPT轉(zhuǎn) WORD形式的方法 1利用 大綱 視圖 打開 PPT 演示文稿，單擊 大綱 ，在左側(cè) 幻燈片 /大綱”任務(wù)窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標(biāo)，按 Ctrl+A組合健全選內(nèi)容，然后使用 Ctrl+C組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇 復(fù)制 命令，然后粘貼到 Word里。 提示：這種方法會把原來幻燈片中的行標(biāo)、各種符號原封不動的復(fù)制下來。 2利用 發(fā)送 功能巧轉(zhuǎn)換 打開要轉(zhuǎn)換的 PPT幻燈片，單擊 文件 發(fā)送 MicrosoftWord菜單命令。然后選擇 只使用大綱 單選按鈕并單擊 確定 按鈕，等一會就發(fā)現(xiàn)整篇 PPT 文檔在一個 Word文檔里被打開。 提示： 在轉(zhuǎn)換后會發(fā)現(xiàn) Word