報銷管理制度.doc

費用報銷管理制度第一章：總則第一條：為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，將報銷分為差旅費、辦公費、招待費、交通費、通訊費、培訓(xùn)費、會議費等，以下分別說明各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。 第三條：本制度適用公司總部及各儲配基地。 第二章：費用報銷基本制度第四條：報銷人必須取得合法有效的報銷單據(jù)(發(fā)票)。 第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求： 1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、報銷單封面與費用報銷粘貼單必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和粘貼單之外（票據(jù)過大時應(yīng)按封面大小折疊好）； 3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的費用報銷粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致； 4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量張貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8、報銷單各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)有效批準； 9、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單； 10、出租車票據(jù)由報銷人于票據(jù)背面填寫，需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核； 第六條：單筆報銷總額超過2000元，需要提前一天通知財務(wù)備款。 第七條： 在一個月內(nèi)，各項費用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算納入對部門負責人的考核，特殊情況需公司負責人審批并執(zhí)行追加預(yù)算程序。 第八條：報銷流程1.費用報銷的原始憑據(jù)經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)發(fā)票抬頭單位名稱和費用項目分類粘貼、填寫費用報銷粘貼單，合計單據(jù)張數(shù)和單據(jù)金額后再填寫支出證明單，經(jīng)部門經(jīng)理及部門總監(jiān)簽字確認，財務(wù)經(jīng)理審核及財務(wù)總監(jiān)復(fù)核簽字，副總審核簽字，總經(jīng)理審批簽字后，財務(wù)部出納通知經(jīng)辦人辦理報銷領(lǐng)款或沖賬手續(xù)。2.報銷的外部原始憑據(jù)原則上應(yīng)為合法正規(guī)發(fā)票，若特殊情況下無法取得合法正規(guī)發(fā)票，經(jīng)辦人需另外填寫無法取得正規(guī)發(fā)票的情況說明，經(jīng)部門負責人簽字同意后，將情況說明和外部原始憑據(jù)附在一起，根據(jù)費用項目分類粘貼、填寫費用報銷粘貼單，合計單據(jù)張數(shù)和單據(jù)金額后再填寫支出證明單，經(jīng)部門經(jīng)理及部門總監(jiān)簽字確認，財務(wù)經(jīng)理審核及財務(wù)總監(jiān)復(fù)核簽字，副總審核簽字，總經(jīng)理審批簽字后，財務(wù)部出納通知經(jīng)辦人辦理報銷領(lǐng)款或沖賬手續(xù)。第九條：差旅費報銷 1、因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“費用申請單”，注明出差隨同人員、時間、地點、出差計劃、預(yù)計天數(shù)、預(yù)計差旅費金額，經(jīng)部門負責人、公司負責人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準后的“費用申請單”填寫“借支申請單”，列明用款計劃，由部門負責人簽字擔保，經(jīng)財務(wù)負責人及副總審核，總經(jīng)理審批后方可借款，原則上前次出差沒有報銷，本次出差不予借款。1.3凡與原“費用申請單”的申請內(nèi)容不符的，差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。 1.4出差期間發(fā)生的共同費用（如：住宿費等）報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 1.5出差人員回公司后，應(yīng)形成出差完成情況書面報告（出差工作總結(jié)），并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，由分管領(lǐng)導(dǎo)考核結(jié)果，簽署考核意見。作為差旅費報銷的附件，沒有提交的不予報銷。1.6出差人員回公司后應(yīng)在5個工作日內(nèi)到財務(wù)部門辦理相關(guān)的報銷手續(xù)，報銷以報銷單據(jù)提交到財務(wù)部門為準，超個5個工作日的，其差旅費補助部分（交通補助、伙食補助）按70%核發(fā)。超過10個工作日的，除差旅費補助部分按50%核發(fā)外，還要通報全公司。 根據(jù)差旅費標準填寫“差旅費報銷單”，后附“費用申請單”及“出差工作總結(jié)”，執(zhí)行費用報銷流程。2、差旅費標準總體原則：對出差人員的補助費、住宿費和市內(nèi)交通費實行“包干使用，節(jié)約歸己，超支不補”。（1）住宿標準（金額單位：元。下同）：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會城市地級市縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷（含副總經(jīng)理，下同）總監(jiān)及經(jīng)理300300200180150其余人員260260150150130（2）伙食補助費：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會城市地級市縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷總監(jiān)及經(jīng)理6060606050其余人員5050505040（3）市內(nèi)交通費：地區(qū)/人員特區(qū)直轄市省會城市地級地縣級市及以下總經(jīng)理實報實銷總監(jiān)及經(jīng)理2020202020其余人員1515151515（4）交通工具標準：工具/人員飛機火車輪船長途汽車出租車總經(jīng)理普通艙軟臥軟座二等艙實報實報總監(jiān)及經(jīng)理預(yù)申請硬臥硬座三等艙可乘實報其余人員硬臥硬座三等艙可乘預(yù)申請補充說明： 2.1住宿費報銷時必須提供正規(guī)的住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。 2.2報銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時間到返回時間計算，12點之前出發(fā)及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。 2.3伙食和交通補助依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)實報實銷形式，特殊情況需要上報公司負責人審批。 2.4出差期間原則上不允許發(fā)生招待費支出。出差期間確因業(yè)務(wù)需要招待客戶，需要事先經(jīng)公司負責人同意后方可報銷招待費支出，回來公司后，辦理差旅費報銷時，補辦招待申請程序。 2.5出差期間由對方單位全程提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。 2.6部門總監(jiān)以下（含部門總監(jiān)）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)公司負責人批準后方可乘坐飛機。 2.7到達目的地后，除公司負責人外其他員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車，應(yīng)乘坐公交汽車、地鐵等交通工具。因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由，由部門負責人簽字審核。2.8上述住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標準間住宿標準。2.9在請示主管領(lǐng)導(dǎo)后，可就隨行高一級人員標準執(zhí)行。2.10出差期間因公招待客人、其招待費已報銷的，應(yīng)扣除招待當天的伙食補貼。 2.11若駕駛公司車輛出差的，行車途中的違章罰款一律不準報銷。第十條：辦公費的報銷 1. 行政部負責辦公用品統(tǒng)一采購，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請購單”，執(zhí)行公司借款流程。 2.行政部采購專員在借款之后3個工作日內(nèi)，必須采購?fù)瓿刹⑥k理報銷事宜，執(zhí)行公司費用報銷流程。3.行政部應(yīng)每月統(tǒng)計當月辦公費用、低值易耗品等方面的費用明細情況，次月3日之前對下個月的備用庫存做預(yù)算，根據(jù)預(yù)算金額辦理借款或付款申請手續(xù)，財務(wù)部應(yīng)結(jié)合相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)對辦公、低值易耗品等費用預(yù)算進行審核，然后按規(guī)定流程審核報銷，原則上每月一次，特殊情況需上報說明。4.公司駐外部門、煤炭儲配基地相關(guān)辦公費用、低值易耗品購置，應(yīng)比照公司總部報銷辦法，按月統(tǒng)計本部門（基地）相關(guān)費用數(shù)據(jù)和金額，按期編制辦公費用、低值易耗品購置計劃和預(yù)算金額，次月3日前報送公司財務(wù)部和饒總審核。第十一條：業(yè)務(wù)招待費的報銷1.公司級招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結(jié)算。 2.部門因公需招待時，應(yīng)事先申請，經(jīng)公司負責人批準后方可招待。 3.進行招待申請時應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)招待申請單”，應(yīng)詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。 4.其它非公招待客人一律由個人承擔 第十二條：市內(nèi)交通費的報銷1.員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請公司派車，在公司不能及時派車的情況下按照事情的輕重緩急經(jīng)部門負責人同意后可以乘坐出租車，否則應(yīng)搭乘公共汽車。2.市內(nèi)因公交通費應(yīng)保存相應(yīng)車票報銷，支出證明單上應(yīng)注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。 第十三條：通訊費的報銷 1.員工手機通訊補助每月通過工資發(fā)放，不再報銷；后期按照人事行政部相關(guān)文件執(zhí)行。2.固定電話實行定額制，由人事行政部統(tǒng)一報銷。第十四條：教育經(jīng)費及培訓(xùn)費的報銷 1.教育經(jīng)費及培訓(xùn)費用由人事行政部統(tǒng)一進行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。 2.費用發(fā)生前使用部門應(yīng)向人事行政部門申報員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人事行政部門審核后傳一份至財務(wù)部門。3.費用使用部門應(yīng)嚴格按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。 第十五條：車輛使用費的報銷1.詳見行政部車輛管理制度。2.所有跟車輛有關(guān)的費用報銷（包括燃油費、保險費、維修費、過橋過路費等）都需要經(jīng)過行政部核對出車單簽字后方可報銷。第十六條：儲配基地費用的報銷1.各儲配基地應(yīng)于每月月底對下月費用根據(jù)人數(shù)和業(yè)務(wù)量做出預(yù)算，下月3日前報給財務(wù)部做計劃，財務(wù)部根據(jù)儲配基地費用預(yù)算計劃撥付備用金。儲配基地發(fā)生各項業(yè)務(wù)相關(guān)費用后，所有報銷單據(jù)均應(yīng)按“費用報銷流程”和“報銷單據(jù)規(guī)范要求”進行分類整理、粘貼，填寫相應(yīng)報銷單據(jù)，經(jīng)儲配基地經(jīng)理審批后交由各儲配基地財務(wù)接口人預(yù)審，財務(wù)接口人預(yù)審無誤后集中送交或郵寄回公司財務(wù)部辦理備用金核銷和補充撥付手續(xù)，不報費用預(yù)算計劃者視同該儲配基地當月無費用報銷處理，當月也不得撥付或補充備用金。2.各儲配基地的備用金周轉(zhuǎn)金額最高不得超過人民幣二萬元。3.各儲配基地員工按每月500元標準發(fā)放生活補助，每月600元發(fā)放駐外補助，儲配基地員工生活、駐外補助與每月工資一起發(fā)放，不再報銷各儲配基地常駐員工差旅費用和生活類費用。第十七條：會議費 1.各部門因工作需要參加各種會議的，應(yīng)填寫“參會申請單”，詳細注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，“參會申請單”后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負責人核實、公司負責人簽字后方可前往，會議結(jié)束后應(yīng)及時到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。 2.參會人員應(yīng)嚴格控制其費用總額，不得無故超支。 3.會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附“參會申請表”及“會議邀請函”。 第三章：報銷時間的具體規(guī)定 第十七條：為了方便員工費用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下： 1財務(wù)部根據(jù)實際情況在每星期集中定時進行財務(wù)報銷。報銷時間為：每周二、四16：30之前。2.每月的28日至次月3日，為財務(wù)部月末現(xiàn)金盤點、結(jié)賬期間，此期間財務(wù)部原則上停止辦理一般單據(jù)報銷，其他特殊加急事項另行處理。3.各儲配基地應(yīng)于每月28日前將當月費用報銷單據(jù)提交給財務(wù)接口人，財務(wù)接口人預(yù)審無誤后應(yīng)于次月3日前將儲配基地費用單據(jù)集中傳遞或郵寄給公司財務(wù)部。財務(wù)部收到各儲配基地當月費用報銷單據(jù)和次月費用計劃預(yù)算后，應(yīng)及時審核并報副總、總經(jīng)理審批。財務(wù)部根據(jù)審批同意的費用計劃預(yù)算和報銷單據(jù)的金額對相應(yīng)的儲配基地撥付和補充備用金。4借款不受以上的時間限制， 第四章：費用審批管理第十八條：費用審批管理 1.公司的審批方式為紙質(zhì)并結(jié)合OA辦公系統(tǒng)審批流程。2.公司所有貨幣資金支付的審批權(quán)限原則上由公司負責人統(tǒng)一審批。 3.公司負責人外出時可以指定授權(quán)人（電話授權(quán)），報財務(wù)備案，由公司財務(wù)負責人進行復(fù)核，對不符合公司財務(wù)制度的單據(jù)，財務(wù)有權(quán)拒絕辦理，公司負責人回來后要立即補辦批準手續(xù)。 4.審批人應(yīng)當根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準權(quán)限的規(guī)定，嚴格在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批范圍。 5.貨幣資金支付的批準方式以紙質(zhì)為主。 6.公司對貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風(fēng)險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務(wù)制度的規(guī)定而批準支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎帲τ纱艘鸬牟涣己蠊撨B帶責任。 7.報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴重者，給公司造成重大損失的，一律開除并追究法律責任。 8.審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。 9.因?qū)徍诉^失造成借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔流失款總額50%的經(jīng)濟責任。各級審批人平均承擔相應(yīng)損失金額，并在當期應(yīng)發(fā)工資中扣還。 10.財務(wù)人員在收到報銷單據(jù)后應(yīng)審核報銷單據(jù)是否