Excel數(shù)據有效性(數(shù)據驗證)應用詳解.doc

Excel數(shù)據有效性（數(shù)據驗證）應用詳解我們可以利用數(shù)據有效性制作表格模板，強制性要求其他人按規(guī)矩填寫表格?？凑n件：1、利用數(shù)據驗證為單元格的數(shù)據輸入設置條件限制在表格內輸入數(shù)據時，我們可以利用數(shù)據驗證來規(guī)范數(shù)據的類型，甚至限制輸入數(shù)值的大小范圍。我們先來利用有效性對基本工資這一列進行設置：規(guī)定只能填寫整數(shù)，并且不低于3500選中這一列，然后點擊數(shù)據有效性在【允許】下拉選項里選中整數(shù)（這里還有很多其他的項目，有興趣的朋友可以抽空自己琢磨琢磨）選中整數(shù)以后，下面會出現(xiàn)【數(shù)據】這個下拉選項，如果【允許】選擇的是其他項目，下面的選項菜單也會發(fā)生相應變化。最小值我們填入3500，點確定就好了這時候如果輸入的數(shù)據不符合我們的規(guī)定，就會彈出提示框。接下來我們對身份證號碼這一列進行設置，要求是長度必須等于18位，防止輸入錯誤：同樣的，選擇這一列，設置有效性：文本長度等于18.當輸入的號碼不是18位的時候，同樣會提示錯誤。對于日期的輸入，是不規(guī)范的情況最多的一類數(shù)據，我們同樣可以使用數(shù)據有效性進行限制：只能輸入2010年1月1日到2018年1月31日之間的日期，并且只能是標準的日期格式：如圖進行設置。特別說明一點，如果在開始日期或者結束日期輸入格式不對的日期時，是會報錯的：2018.1.31這種是最常見的錯誤格式。日期超過范圍會提示日期格式不對也會提示接下來對性別進行設置，只能輸入男或者女：注意，來源里的項目之間用英文的逗號分隔。這樣設置以后，就可以使用下拉菜單進行填表了。再來對姓名進行設置，要求是不能出現(xiàn)重名，如果有重名的話，需要加數(shù)字進行區(qū)分。使用自定義，然后輸入公式=countif($A$2:$A$19,A2)=1，這個公式對于我們來說應該沒什么問題的。因為我們限制不能重復，也就是countif的結果只能為1。出現(xiàn)重復的時候會提示錯誤?，F(xiàn)在這個表里只剩個錄入時間了，要求是填入錄入信息的年月日時分秒，如果靠手工輸入會很麻煩，看看怎樣通過有效性來快速輸入時間。在表格外邊任意的空白單元格里輸入公式=now（）選擇填表時間這一列，設置有效性，序列，來源的地方點一下h1這個單元格。然后點確定看看效果顯示格式不對，我們可以進行單元格格式設置，自定義格式：e/m/d h:mm:ss每次錄入一行數(shù)據后，直接點下拉菜單就可以完成填表時間的錄入了。通過以上各項的設置，我們對數(shù)據有效性有了較為全面的了解但是也發(fā)現(xiàn)一些不足當未按要求輸入時，所有的提示都一樣的，這有時候會讓填表人不知所措。如果這個提示可以更加人性化就好了。最后我們來看看如何設置提示信息，數(shù)據有效性的提示信息其實是非常實用的。我們以入職日期這一列來舉例選中日期這列，打開數(shù)據有效性，選中輸入信息，標題和信息根據實際情況填寫，確定后看看效果。當我們選中這個單元格準備輸入日期的時候，就會出現(xiàn)一個填寫說明。就不怕輸錯了。萬一還是手誤輸錯，就會出現(xiàn)錯誤提示。同樣的，錯誤提示