行政接待管理制度.doc

行政接待管理制度 V1.0無錫物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)研究院管理體系改進(jìn)工作小組最后更新2010.04.09目錄1概述31.1目的31.2適用范圍31.3引用流程32職責(zé)分工32.1總經(jīng)理辦公會(huì)32.2總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理32.3綜合辦公室32.4相關(guān)部門負(fù)責(zé)人43一般接待管理43.1一般接待范圍43.2一般接待程序44來賓接待管理54.1接待來賓的范圍54.2來賓接待程序54.3接待職責(zé)分工54.4接待管理的其他規(guī)定64.5接待勤務(wù)管理65招待費(fèi)管理?xiàng)l例75.1招待費(fèi)使用原則75.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用范圍75.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序85.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序86來賓參觀管理97本制度的效力9附錄（一）訪客登記單10附錄（二）公務(wù)接待審批表11附錄（三）參觀登記表12II無錫物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)研究院管理體系文檔之綜合事務(wù)管理制度1 概述1.1 目的為規(guī)范行政接待管理事務(wù)，使內(nèi)部管理有據(jù)可依，使來訪和參觀有章可循，塑造企業(yè)良好外部形象，特制訂本制度。1.2 適用范圍本制度適用于無錫物聯(lián)院產(chǎn)業(yè)研究院各部門行政接待管理工作。1.3 引用流程來賓接待流程訪客接待流程2 職責(zé)分工2.1 總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)公司接待與參觀管理制度。2.2 總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊接待情況和特殊接待費(fèi)用的事前和事后審核。2.3 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司規(guī)定的行政接待管理；負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)參觀工作；負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理和其他部門費(fèi)用報(bào)銷審核工作。2.4 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的接待管理；負(fù)責(zé)部門的參觀管理；負(fù)責(zé)本部門接待費(fèi)用報(bào)銷管理。3 一般接待管理3.1 一般接待范圍適用于辦公區(qū)域前臺(tái)對一般性來訪人員的登記與接待管理。3.2 一般接待程序來訪人員進(jìn)入工作場所前臺(tái)要求來訪時(shí)，由前臺(tái)服務(wù)人員進(jìn)行常規(guī)的臨時(shí)性接待，同時(shí)按來訪人要求與公司內(nèi)被訪者聯(lián)系。被訪者接受來訪要求后，前臺(tái)服務(wù)人員或被訪者安排具體接待時(shí)間與地點(diǎn)。前臺(tái)服務(wù)人員要求來訪人員填寫訪客登記單見附錄（一），前臺(tái)服務(wù)人員登記訪客身份證；前臺(tái)服務(wù)人員向訪客發(fā)放訪客證，并收取押金10元；來訪人員按要求填寫完畢后，攜帶訪客登記單并佩戴訪客證進(jìn)入公司辦公區(qū)；來訪結(jié)束后，來訪人員將經(jīng)過被訪人員簽字后的訪客登記單返還至前臺(tái)，并歸還訪客證；前臺(tái)服務(wù)人員將事先收取的押金歸還訪客，收回并妥善保管訪客證；前臺(tái)服務(wù)人員將訪客登記單按時(shí)間妥善存檔，并提供事后單據(jù)的查找和內(nèi)容查證。4 來賓接待管理4.1 接待來賓的范圍l 國家機(jī)關(guān)、地方政府到公司視察、檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)及其他人員；l 兄弟單位、合作單位到公司商洽業(yè)務(wù)或協(xié)同辦公的人員；l 參加上級(jí)單位在公司召開的有關(guān)會(huì)議的會(huì)議代表；l 來公司進(jìn)行技術(shù)合作、交流的外國客人；l 來公司參加學(xué)術(shù)交流的各類專家和參觀考察學(xué)習(xí)的重要團(tuán)體；l 領(lǐng)導(dǎo)安排的其他來賓和需要接待的人員。4.2 來賓接待程序公務(wù)接待工作實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對口負(fù)責(zé)，分級(jí)接待，除公司領(lǐng)導(dǎo)指定由綜合辦公室負(fù)責(zé)的公務(wù)接待任務(wù)外，其他公務(wù)接待以對口業(yè)務(wù)部門為主，綜合辦公室給予配合；公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)接待，由綜合辦公室統(tǒng)一安排。公司業(yè)務(wù)部門需要綜合辦公室安排接待時(shí)，必須事先填寫公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）和公務(wù)接待審批表（報(bào)銷聯(lián)）（見附錄二），經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)綜合辦公室安排接待（包括食宿、會(huì)議地點(diǎn)、新聞報(bào)道、車輛、參觀地點(diǎn)等）。公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）在業(yè)務(wù)接待最終獲批后交綜合辦公室存檔，公務(wù)接待審批表（報(bào)銷聯(lián)）申請部門自行保存，用于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷；由綜合辦公室負(fù)責(zé)接待的費(fèi)用歸綜合辦公室負(fù)責(zé)，由業(yè)務(wù)部門招待發(fā)生的費(fèi)用業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)，具體招待費(fèi)報(bào)銷流程參見“8.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序”；4.3 接待職責(zé)分工l 接待副總級(jí)別以上客人，由主要相關(guān)部門或綜合辦公室提出接待方案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室具體組織實(shí)施；l 承辦上級(jí)會(huì)議代表的接待，由會(huì)議承辦單位或部門提出接待方案，經(jīng)物聯(lián)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室和會(huì)議承辦部門共同組織實(shí)施；l 其他人員的接待，由部門提出接待方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，與綜合辦公室聯(lián)系后，由部門組織實(shí)施，綜合辦公室配合；具體招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)參照下文“8.招待費(fèi)管理?xiàng)l例”。4.4 接待管理的其他規(guī)定不準(zhǔn)組織參加用公款支付的營業(yè)性歌廳、舞廳、夜總會(huì)等高消費(fèi)娛樂和健身活動(dòng)。不饋贈(zèng)禮品和紀(jì)念品。特殊情況需安排娛樂活動(dòng)和饋贈(zèng)禮品、紀(jì)念品時(shí)，需經(jīng)部門主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排；接待會(huì)議一般不安排往返超過兩天路程的外出游覽，特殊情況需經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)；特殊情況確有必要在外接待的業(yè)務(wù)，要嚴(yán)格控制陪餐人員，降低接待費(fèi)用支出。在工作時(shí)間進(jìn)行的各類交流、談判、洽談、匯報(bào)等活動(dòng)原則上不安排陪餐；因工作和禮節(jié)需要的可適當(dāng)安排陪餐人員，但陪餐人員須按客三主一的比例控制；來物聯(lián)院進(jìn)行技術(shù)交流、洽談、拜訪等活動(dòng)的來賓，接待單位或公司主管領(lǐng)導(dǎo)原則上只宴請1次，嚴(yán)格控制有客必宴和多頭宴請；嚴(yán)格控制住宿費(fèi)用補(bǔ)貼，物聯(lián)院和各部門在安排接待、會(huì)議活動(dòng)時(shí)，原則上不得給予來賓或代表住宿補(bǔ)貼；特殊情況需補(bǔ)貼住宿費(fèi)時(shí)，必須向綜合辦公室提出申請，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可補(bǔ)貼；部門指標(biāo)費(fèi)用必須用于對外業(yè)務(wù)交往接待，不得變相用于福利和獎(jiǎng)勵(lì)支出，不得用于公司內(nèi)部各種會(huì)議和公司內(nèi)部相互交往活動(dòng)，嚴(yán)禁各部門用接待費(fèi)和會(huì)議費(fèi)互相請吃請玩；原則上，不允許除媒體記者外任何來訪人員拍照和攝影。因工作需要對公司有關(guān)部門及先進(jìn)實(shí)驗(yàn)室、設(shè)備、產(chǎn)品等進(jìn)行攝影攝像的媒體人員（包括外請記者）由接待單位向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批通過后，在公司綜合辦公室辦理有關(guān)手續(xù)后方可拍照、攝影。4.5 接待勤務(wù)管理接待中的協(xié)調(diào)服務(wù)工作：重要客人的接待工作，主辦部門和綜合辦公室須派專人陪同，并隨時(shí)掌握接待計(jì)劃變動(dòng)情況，做好相應(yīng)服務(wù)工作。重要客人的接待工作具體如下：迎接來賓：按要求通知領(lǐng)導(dǎo)、迎賓小組及有關(guān)人員提前15分鐘到達(dá)迎候地點(diǎn)，需懸掛歡迎標(biāo)和宣傳標(biāo)的要提前懸掛，必要時(shí)還要由主辦部門或綜合辦公室派人到指定地點(diǎn)迎接；安排住宿：客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)及時(shí)將客戶安排至賓館并介紹相關(guān)情況；活動(dòng)安排：按照日程安排，周密組織協(xié)調(diào)好各項(xiàng)活動(dòng)，提前沒有日程安排的，及時(shí)與來賓商定活動(dòng)內(nèi)容，并由接待人員將活動(dòng)安排表報(bào)送給相關(guān)人員；落實(shí)就餐和會(huì)議：凡有重要來賓或重要活動(dòng)，接待人員要提前通知賓館做好就餐服務(wù)、會(huì)議服務(wù)（除會(huì)議期間必要的服務(wù)外，重要會(huì)議還需根據(jù)需要提前懸掛會(huì)標(biāo)，擺放會(huì)議座簽，印制雙方人員情況簡表，準(zhǔn)備多媒體、音響設(shè)施、休息室等）。接待后期工作安排如下：誠懇地向來賓征求對接待工作的意見，并征詢需要接待人員辦理的事宜。確定來賓離開物聯(lián)院的具體時(shí)間，必要時(shí)，為客人提前代訂返程車（船、機(jī)）票，并及時(shí)送到客人手中。安排送客車輛，如有必要，安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。按照來賓的要求，與來賓所在或前往單位聯(lián)系，告知客人何時(shí)、乘何次車（船、飛機(jī)）到達(dá)，以便接站。5 招待費(fèi)管理?xiàng)l例5.1 招待費(fèi)使用原則各部門自行處理的業(yè)務(wù)招待只能使用本部門預(yù)算內(nèi)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，超出部分由部門自理；業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用要符合廉政建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，業(yè)務(wù)招待費(fèi)不得用于禮品、旅游、營業(yè)性的高檔消費(fèi)；業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用必須符合財(cái)政法規(guī)和紀(jì)律規(guī)定。業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用必須對促進(jìn)企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合作、企業(yè)管理起到積極的作用。5.2 業(yè)務(wù)招待費(fèi)的使用范圍業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于上級(jí)部門、政府部門到本公司檢查、指導(dǎo)工作及兄弟單位來人聯(lián)系工作的接待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于上級(jí)部門、政府部門委托本公司承辦的各種會(huì)議所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于業(yè)務(wù)部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于本企業(yè)發(fā)生突發(fā)性事件后的搶險(xiǎn)搶修以及救災(zāi)所發(fā)生的就餐、茶水飲料等必要性開支。業(yè)務(wù)招待費(fèi)可用于因?qū)嵤┲卮蠊こ添?xiàng)目、臨時(shí)突擊項(xiàng)目而需要連夜工作發(fā)生的夜間就餐，茶水飲料等必要性支出。5.3 業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序宴請重要賓客的標(biāo)準(zhǔn)：l 無錫地區(qū)控制在XX元/人次以內(nèi)；l 其他地區(qū)控制在XX元/人次以內(nèi)；l 一般事務(wù)性宴請標(biāo)準(zhǔn)控制在XX元/人次以內(nèi)。注：上述標(biāo)準(zhǔn)含煙、酒費(fèi)用。特殊原因需要提高標(biāo)準(zhǔn)的，必須事先報(bào)請主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。上級(jí)委托我公司承辦的各種會(huì)議需使用招待物品，統(tǒng)一由綜合辦公室根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、級(jí)別核定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由籌辦部門具體經(jīng)辦。提倡勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)，各有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按就餐標(biāo)準(zhǔn)申請。凡超過標(biāo)準(zhǔn)的，其超出部分自理。招待來客時(shí)，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)。5.4 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷程序各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)由各部門領(lǐng)取財(cái)務(wù)部報(bào)銷申請單（具體單據(jù)參見財(cái)務(wù)部報(bào)銷管理制度附錄中相應(yīng)表單）并按要求填寫，同時(shí)將公務(wù)接待審批表（報(bào)銷聯(lián)）（見附錄二）附于報(bào)銷申請單后，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后提交綜合辦公室；綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)招待費(fèi)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合規(guī)性審核并由綜合辦公室主任簽字后返還給申請部門，如審核不合格則將審核結(jié)果告知申請部門；申請部門將申請單提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)申請部門的部門預(yù)算內(nèi)容，審核費(fèi)用是否在預(yù)算框架中，如在預(yù)算中則由財(cái)務(wù)出納直接付款，如在預(yù)算外則拒絕支付并將結(jié)果返回申請部門；綜合辦公室的業(yè)務(wù)招待費(fèi)由綜合辦公室經(jīng)理對報(bào)銷申請單審核簽字后，上交綜合辦公室主管總經(jīng)理審核簽字后，方可提交財(cái)務(wù)部。6 來賓參觀管理凡欲進(jìn)入公司辦公區(qū)參觀者，由客戶接待承辦部門事先和公司綜合辦公室取得聯(lián)系，并填寫參觀登記表（見附錄三）。申請表內(nèi)容包括：l 來訪者的姓名或公司名稱；l 預(yù)約客人的聯(lián)系電話；l 參觀的起始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間；l 參觀人數(shù)的相關(guān)要求；l 要求參觀的路線及部門。綜合辦公室或承辦部門安排專人負(fù)責(zé)參觀接待工作，并聯(lián)系用車及講解等事宜。綜合辦公室提前通知被參觀部門，被參觀部門進(jìn)行準(zhǔn)備，需要安排講解的，被參觀部門提前指定負(fù)責(zé)人員。參觀者必須按照既定時(shí)間、路線，不得隨意在工作或展覽區(qū)域逗留，不得單獨(dú)離隊(duì)參觀。進(jìn)入研發(fā)區(qū)域參觀時(shí)，可由指定的講解人員（或由生產(chǎn)部門安排專人）講解技術(shù)研發(fā)情況。在參觀過程中應(yīng)遵守研發(fā)區(qū)域的所有內(nèi)部規(guī)章制度。如有不宜參觀區(qū)域，應(yīng)在不宜參觀區(qū)域懸掛“謝絕參觀”標(biāo)示牌。接待人員應(yīng)提醒參觀者注意保持環(huán)境衛(wèi)生，將隨身攜帶的飲料瓶、食品袋、紙屑等物品丟棄在指定位置。7 本制度的效力本制度解釋權(quán)歸公司綜合辦公室。本制度經(jīng)物聯(lián)院總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，并經(jīng)總經(jīng)理簽署之日其實(shí)施。附錄（一）訪客登記單訪客登記單來訪單位訪客姓名證件號(hào)碼來訪時(shí)間年月日時(shí)分受訪部門受訪人員來訪事由離開時(shí)間年月日時(shí)分受訪人員確認(rèn)簽字注：請?jiān)L客務(wù)必如實(shí)填寫姓名、證件號(hào)等個(gè)人信息請?jiān)L客遵循簡明、準(zhǔn)確、真實(shí)的原則填寫“來訪事由”請?jiān)L客妥善保管“登記單”并在訪問結(jié)束后請受訪人員確認(rèn)簽字附錄（二）公務(wù)接待審批表公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）賓客情況被接待單位領(lǐng)隊(duì)職務(wù)隨行人員事 由停留時(shí)間接待情況接待時(shí)間經(jīng)辦人陪同人員接待餐數(shù)預(yù)算金額準(zhǔn)備事項(xiàng)攝影 禮品 音響 宣傳材料 導(dǎo)游 題詞歡迎標(biāo)語 鮮花 用餐 禮儀 水果 其他綜合辦公室審核意見部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見合計(jì)金額（大寫）公務(wù)接待審批表（報(bào)銷聯(lián)）賓客情況被接待單位領(lǐng)隊(duì)