企業(yè)培訓_公文寫作格式及排版要求培訓課件

公文寫作格式及排版要求培訓 培訓前 什么是公文 公文 公 公務 公事 文 文書 即公務文書 公文 是公務活動中所形成和使用的文字材料 是方針 政策 法規(guī) 政令和信息 情況的表現(xiàn)者 運載者 是機關實施管理的基本手段和重要工具 發(fā)揮著上令下達 下情上報和信息溝通的重要作用 培訓前 公文的分類 1 規(guī)范性公文 有命令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要等種類 2 非規(guī)范性通用公文 有調查報告 工作計劃 工作總結類 講話稿 簡報信息 書信 啟事 大事記等等 3 常見學生干部公文包括策劃書 工作計劃 工作總結 工作方案 新聞稿 通知 講話稿 會議記錄 會議議程等 4 其他類 借條 公務短信通知和公務微博博文 培訓前 公文的行文關系 下行文 上級向下級行文 如命令 批復 指示等行文方式 逐級行文 多級行文 上行文 下級向上級行文 如請示 報告等 行文方式 逐級行文 不得越級行文 平行文 不相隸屬的同級機關或部門之間的行文 如函等 基本軟件 Word2003 Word2007Word2010 Word2013WPS2013Excel Powerpoint字體管家基本字體 方正小標宋簡體 仿宋GB2312楷體GB2312 黑體 宋體 培訓前 公文寫作的基本要求 1 主題明確2 內容真實3 結構清晰4 寫作規(guī)范5 語言精煉美觀 規(guī)范 簡潔 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書 工作計劃 定義和結構 1 定義 是反映學生組織一定時期 一定工作安排的公文 2 結構 1 標題 2 前言 3 目標 經(jīng)常和前言并在一起 4 措施 5 效果 6 落款 標題 單位 時間段 計劃內容 文種例 江西師范大學2014 2015年度團學工作計劃 工作計劃 標題 正文 前言 三要素1 前言 為什么 做計劃 2 三要素 1 做什么 目標 2 怎么做 措施 3 要做得如何 要達到的具體效果 工作計劃 正文 看一下 江西師范大學2013年教學工作計劃為加強我校素質隊伍建設 圓滿完成 教學 科研 管理一體化 的教學任務 做好學生培訓工作 根據(jù)學校在新形勢下深化改革方案的精神 借鑒有關兄弟學校的成功經(jīng)驗 結合我校的實際情況 經(jīng)與市人事局錄用培訓處多次協(xié)商 對2013年的教學 工作提出如下計劃 一 工作目標為更好做好我校 1 公務員專業(yè)知識課 行政決策 培訓班 一段話 略 2 公務員任職資格培訓班 一段話 略 二 工作措施為保證公務員培訓工作能順利進行 特提出如下措施 1 略 2 略 三 工作效果 要求 江西師范大學2013年11月8日 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書 活動策劃 定義和結構 1 定義 是在活動開展前 為了明確任務 提高質量 對將要舉行的活動總體安排的書面材料 2 結構 1 標題標題要清晰明顯 避免過于籠統(tǒng) 點清文種 2 正文基本工整排列 需詳細展開 3 落款與日期左進4個字 用2012版國標 4 附件先落款 后附件 活動策劃 關于標題 1 寫出活動的具體名稱 置于頁面中央 2 有時候正標題后 可以有副標題緊附 3 方正小標宋簡體二號字 校級 居中不加粗 4 合理斷標題 5 下標題斷后一行 美觀 活動策劃 關于正文 1 活動背景 為什么要舉辦這個活動 2 活動目的 能學到什么 要達到什么目的 有什么意義 3 活動名稱 突出品牌 便于匯報工作和進一步推廣 4 活動主題 能代表活動精髓 5 時間地點 具體到年份 看實例 6 活動對象 為誰服務 可以是人 集體單位 7 組織單位 主辦 承辦 協(xié)辦 媒體 捐贈等 要負責任 8 活動內容 簡單排列 一目了然 詳細附后 9 活動流程 活動的大致方向和流線概況 按時間順序依次安排 10 宣傳方式 是否要做宣傳 怎樣做宣傳 線上線下分開布置 11 經(jīng)費預算 列表展開 越具體越好 活動大的時候 經(jīng)費預算可另附 12 注意事項 會出那些意外 對應措施是什么 注 有些時候 也會看到可行性分析 任務分配 活動策劃 實例重溫 見word文檔 活動策劃 關于落款 附件及其他 附件說明在落款前 附件正文在落款后 附件標題排列 怎么放 怎么斷 附件內容 黑體三號左上角 標題方正居中小二號 落款和時間方式 左進4個字 阿拉伯數(shù)字標注 times字體 用章注意 墊 正 中 頁碼布置 頁腳外側 置于版心外 當場演示 附件中的word表格注意事項全角和半角點和頓號 分號 冒號和句號四級標題怎么用 其他 關于四級公文標題 公文的標題的四個層級一級標題一 二 三 四 二級標題 一 二 三 四 三級標題1 2 3 4 四級標題 1 2 3 4 附件 公文包含附件的 在正文下空1行左空2字位置編排 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 附件順序號用阿拉伯數(shù)字 后標一個全角點 附件名稱后不加標點符號 如名稱較長需回行時 應與上一行附件名稱的首字對齊 附件應與公文正文一起裝訂 附件標題居中編排在版心第3行 頁碼 一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空1字 雙頁碼居左空1字 如 30 31 特別注意 關于頁碼 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書六 紅頭文件 活動總結 定義和結構 1 定義 是對前一段的實踐活動進行回顧 檢查 分析和研究 從中找出經(jīng)驗教訓和規(guī)律性的認識 以指導今后活動而寫的應用文書 2 內容框架 1 已經(jīng)做了什么 2 如何做的 3 做到了什么程度 4 有什么經(jīng)驗和不足 5 今后要怎么做 注 文末寫明總結的單位和日期 活動總結 標題 類別 1 綜合總結2 部門總結3 活動總結例如 江西師范大學2014度團學工作總結江西師范大學學生會文藝部2014年工作總結江西師范大學2014年迎新晚會工作總結 活動總結 正文 正文 前言 主體1 前言 指導思想 取得的成績 概括性的 2 主體 1 基本情況 完成的任務和取得的成績 2 經(jīng)驗體會 3 存在的問題 教訓和失誤 4 今后工作打算 簡單 與總結密切相關的一些材料 如照片 圖表等作為附件在最后 注 要掌握全面情況和進程 如實反映情況 對成績不夸大 對缺點不掩飾 文字簡明扼要 材料剪裁得體 分清主次側重 條理要清楚 活動總結 如何寫好總結 活動各種各樣 但總結萬變不離其宗 要寫一篇總結 主要有以下一些步驟 大同小異 基本通用 首先 介紹活動的基本情況是怎樣的 將活動的準備過程及具體的實施過程描述清楚 其次 本次活動主要針對目標或結果實行了怎樣的措施 第三 說成效 組辦了本次活動取得了怎樣的成效 是否達到預期效果 效果如何 第四 活動的特別之處 與其他活動 或者往次活動的不同之處 有何特點 第五 總結活動中存在的問題和不足 籌備中 或組織上 或舉辦的過程中有任何的不足之處 不完善之處 第六 下一步如何打算 或者在以后的活動中 打算怎樣更好的組織 按這樣的步驟 基本上一個全面的活動總結就出來了 根據(jù)活動的主題或者內容不同 也可以有相應的變化 增減 辨析 計劃與總結1 時間上來看計劃是在工作之前制定的 總結則是在工作到一定階段或計劃完成后進行的 2 內容上來看計劃是為完成某設想的步驟 方法和措施 重在敘述說明 總結則是對工作做出的總分析 總評價 重在抽出有規(guī)律性的東西 做出理論概括 3 從意義上來看計劃所要回答的問題是做什么 怎樣做 做到什么程度 總結要回答的問題則是做了什么 做得怎樣 有何工作規(guī)律 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書 紅頭文件 結構 1 結構 版頭 主體 版記2 版頭 發(fā)文機關標識 紅頭 和發(fā)文字號3 主體 標題 正文 附件 時間印章4 主送機關 主送機關應當使用機關全稱 規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱 編排于標題下空1行位置 居左頂格 回行時仍頂格 最后一個機關名稱后標全角冒號 5 四級標題 引用 附件 落款 時間 用章 抄報抄送 頁碼等 紅頭文件 印章 用印原則 1 印章用紅色 2 上行文 一定要加蓋印章 3 有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可不加蓋印章 4 紀要不加蓋印章 5 聯(lián)合上行文 發(fā)文機關署名只有主辦機關時 可以只加蓋主辦機關印章 聯(lián)合下行文 所有聯(lián)署機關均須加蓋印章 印章位置 1 單一機關行文時 印章端正 居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期 使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應上距正文 或附件說明 1行之內 紅頭文件 常見常用 1 公文用紙采用GB T148中規(guī)定的A4型紙 豎向 2 公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 3 如無特殊說明 公文格式各要素一般用三號仿宋GB2312體字 特定情況可以作適當調整 一般每面排22行 每行排28個字 并撐滿版心 行間距一般是28 95磅 特定情況可以作適當調整 發(fā)文機關標志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線 紅頭文件 常見常用 1 標題 一般用二號方正小標宋簡體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時 要做到詞意完整 排列對稱 間距恰當 標題排列應當使用梯形或菱形 2 主送機關 編排于標題下空一行位置 居左頂格 回行時仍頂格 最后一個機關名稱后標全角冒號 3 正文 公文首頁必須顯示正文 一般用3號仿宋GB2312體字 編排于主送機關名稱下一行 每個自然段左空二字 回行頂格 文中結構層次序數(shù)依次用一 一 1 1 標注 一般第一層用黑體字 第二層用楷體GB2312字 第三層和第四層用仿宋體字標注 可越級使用 紅頭文件 常見常用 如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 如有多個附件 使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號 如 附件 1 XXXXX 附件名稱后不加標點符號 附件名稱較長需回行時 應當與上一行附件名稱的首字對齊 成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 單一機關行文時 一般在成文日期之上 以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名 印章端正 居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期 使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應當上距正文 或附件說明 1行之內 紅頭文件 常見常用 附件應當另面編排 并在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標題居中編排在版心第三行 附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注 附件 二字及附件順序號 頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字 編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時 頁碼應當連續(xù)編排 公文中的橫排表格A4紙型的表格橫排時 頁碼位置與公文其他頁碼保持一致 單頁碼表頭在訂口一邊 雙頁碼表頭在切口一邊 發(fā)文機關署名 單一機關行文時 發(fā)文機關署名在成文日期之上 以成文日期為準居中編排 發(fā)文機關署名 聯(lián)合行文時 應將各發(fā)文機關署名按發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置 并使印章加蓋其上 抄送 抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關 可以是上級 平級 下級及不相隸屬機關 一般用四號仿宋GB2312 編排在公文最后一頁的下方 左右各空1字 抄送 2字后標全角冒號 轉行對齊上一行抄送機關 最后一個抄送機關名稱后標句號 培訓內容 一 工作計劃二 活動策劃三 活動總結四 紅頭文件五 其他文書 From 張昕昀 通知 全體學干 請于下周日 10月11日 下午2 30來第二教學樓2303參加學干公文格式及排版要求培訓 另 例會后會有一個簡單測試 請大家不要急切離場 學生會辦公室 10月8日 其他文書 1 公務短信 其他文書 2 會議議程 見實例 見實例 其他文書 3 會議記錄 其他文書 4 會議紀要 1 定義 用于記載和傳達會議情況和議定事項的法定公文 2 特點 1 內容的紀實性 會議后期或會后根據(jù)會議記錄及各種會議材料整理而成 2 表述的紀要性 只是對會議結果的摘要歸納 3 作用的受限性 只對與會單位 與會人員有一定的約束力 有些重要會議 可以用決議 決定等公文發(fā)布 或以 通知 的附件下