設(shè)備儀器材料采購規(guī)程.doc

設(shè) 備 管 理 程 序(SMP)EQUIMENT MANAGING PROCEDURE文 件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編 號S/SMP/E版 本01頁碼1/5編 制日 期替 代審 定日 期頒 發(fā)批 準(zhǔn)日 期生 效發(fā) 放生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、公用工程部、安環(huán)部、菌種室、總經(jīng)辦、研發(fā)部1、適用適用于公司所有設(shè)備。2、目的規(guī)范設(shè)備、儀器、材料采購及合同管理。3、相關(guān)定義無4、職責(zé)4.1、采購部負責(zé)商務(wù)上的談判、負責(zé)合同簽定。4.2工程部/使用部門負責(zé)提供需采購設(shè)備、儀器的清單及要求、負責(zé)前期供方的選擇、負責(zé)技術(shù)參數(shù)的談判，參與招投標(biāo)工作。4.3財務(wù)部參與招投標(biāo)工作。5、程序5.1采購包括的內(nèi)容5.1.1 大件采購：指設(shè)備及儀器、配件、模具、維護維修消耗性材料，且單價或總價值在10000元及其以上的采購；5.1.2 小件采購：指設(shè)備及儀器、配件、模具、維護維修消耗性材料，且單價或總價值在10000元以下的采購；5.1.3 零星采購：單價在20元以下且總價值在2000元以下的，不屬于五金庫常備目錄的備件或材料品種采購；5.1.4 外包工程：本公司不具備條件或技術(shù)能力的、需要請外單位承擔(dān)的、總造價在10000元及其以上的項目；5.1.5 外包小項目：本公司不便承擔(dān)的維修類項目，總造價在50000元以下并需要請外單位承擔(dān)的項目；5.1.6 在外加工與設(shè)備配套零部件：因生產(chǎn)需要增加、改造、修理與設(shè)備配套零部件，且總造價在3000元以上的。文件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編號S/SMP/E版本01頁碼2/55.2 采購計劃（零星采購除外）5.2.1 根據(jù)下列情形，相關(guān)部門經(jīng)理需提出設(shè)備、儀器、工程用材料采購計劃或外包工程（項目）的具體計劃：5.2.1.1 公司下達的任務(wù)；5.2.1.2 需要定期更換的消耗性材料；5.2.1.3 生產(chǎn)經(jīng)營過程中急需的；5.2.1.4 適應(yīng)新工藝需要的；5.2.1.5 總經(jīng)理室臨時批準(zhǔn)或安排的。5.2.1.6少于公司批準(zhǔn)的安全庫存量的。5.2.2 采購計劃的變更5.2.2.1 如已批準(zhǔn)的采購計劃需要做出調(diào)整時，應(yīng)及時填寫設(shè)備設(shè)施購置變更申請表，提出變更事項、理由、目的并提出詳細的變更方案，由變更提出部門管理人員審核確認簽字，并填寫變更申請日期。原采購計劃表復(fù)印后，附在設(shè)備設(shè)施購置變更申請表后。5.3 采購審批（“5.1”項下除“零星采購”外的其他項目）：所需設(shè)備、儀器、材料、模具、配件或外包項目的部門，應(yīng)填寫設(shè)施設(shè)備購置申請單并注明部門的預(yù)算編號，除零星采購?fù)獾南嚓P(guān)采購需跟工程部商討確認方案可行時，由部門經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交給采購部門采購，只有經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)的設(shè)施設(shè)備購置申請單，采購部才能購買。5.4 采購調(diào)研：5.4.1 采購物品：5.4.1.1 大件采購：前期供方的選擇以及選型盡可能對3家（或3家以上）主要供應(yīng)商及其經(jīng)銷產(chǎn)品進行調(diào)查，調(diào)查需兩人以上同時參加，由使用部門或工程部負責(zé)，寫出性價比的評價報告。5.4.1.1.1使用部門/工程部對于需要采購的設(shè)備、儀器等給出詳細的要求并整理成清單，交給采購部門，經(jīng)與供方溝通一致后，可以作為合同的附件。5.4.1.1.2供應(yīng)商根據(jù)我方使用部門/工程部的要求給出第一輪的報價，即對需采購的設(shè)施、設(shè)備等進行摸底。5.4.1.1.3采購部負責(zé)商務(wù)上的談判，使用部門/工程部負責(zé)技術(shù)參數(shù)的談判。由采購部，使用部門/工程部共同商定最后的價格、付款、交易條件等。5.4.1.1.4如需招標(biāo)、則采購部，財務(wù)部，使用部門/工程部共同組織，采購側(cè)重于商務(wù)，使用部門/工程部側(cè)重于技術(shù)指標(biāo)，財務(wù)進行核算與監(jiān)督。5.4.1.2 小件及零星采購：5.4.1.2.1使用部門無需填寫設(shè)施設(shè)備購置申請單，填寫請購單即可 5.4.1.2.2固定供應(yīng)商零星采購：應(yīng)對供應(yīng)商及其經(jīng)銷產(chǎn)品進行調(diào)查，篩選出最佳固文件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編號S/SMP/E版本01頁碼3/5定供應(yīng)商，采購做好采購明細記錄5.4.1.2.3不固定供應(yīng)商零星采購：在采購前應(yīng)盡可能對3家（或3家以上）供應(yīng)商進行詢價，篩選出性價比高的進行采購。5.4.2 對外發(fā)包的：對主要承擔(dān)商及其資質(zhì)進行調(diào)查，調(diào)查需兩人以上同時參加，寫出評價報告。對于類似外包項目的長期合作伙伴且先前已有評價報告的，可以免除評價報告。5.4.3 在外加工與設(shè)備配套模具的：在加工前應(yīng)盡可能對3家（或3家以上）供應(yīng)商進行詢價，篩選出性價比高的進行加工。5.5 訂立采購合同：采購部負責(zé)合同簽訂“5.1”項下“大件采購”、“外包工程”、“在外加工與設(shè)備配套模具”等幾項，在選定供應(yīng)商（承擔(dān)商）后應(yīng)簽訂合同。5.5.1 合同必須詳細、準(zhǔn)確、完整地填寫，字跡工整、清晰，不得隨意涂改。我司提出的技術(shù)要求和技術(shù)參數(shù)要做為合同附件。5.5.2 合同主要的約定事項包括：5.5.2.1 品名或項目名稱、計量單位及規(guī)格或項目內(nèi)容、單價（必須注明是否含稅）、總額。5.5.2.2 驗收時采用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.5.2.3 交貨時間、數(shù)量、包裝、運輸方式（包括運輸費用）和到貨地點5.5.2.4 合同中必須明確付款方式和期限。5.5.3 供應(yīng)商或項目承擔(dān)方資料填寫：5.5.3.1 需填對方單位全稱、詳細地址、電話、郵編。5.5.3.2 準(zhǔn)確、清晰地填寫開戶銀行帳號、稅號。5.5.3.3 對方委托代理人要親筆簽名。5.5.3.4 對方單位要加蓋單位合同章。5.5.3.5 注明合同簽訂地點、時間。5.6 驗收：除外包工程及小項目外均應(yīng)填寫設(shè)備、儀器、材料、模具、配件采購或加工記錄。5.6.1設(shè)備驗收： 5.6.1.1 關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備、檢驗儀器驗收：按驗證方案要求進行確認。5.6.1.2 一般生產(chǎn)設(shè)備、檢驗儀器驗收：由工程部和使用部門共同完成驗收，并填寫驗收記錄。5.6.3 材料驗收：由使用部門、工程部或質(zhì)量部驗收。5.6.4 模具驗收：由工程部和使用部門驗收，并填寫驗收記錄。5.6.5 配件驗收：一般由采購部門驗收，特殊配件由使用部門和采購部門共同完成驗收，并填寫驗收記錄。文件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編號S/SMP/E版本01頁碼4/55.6.6 外包工程驗收：可由多部門聯(lián)合（如工程部、財務(wù)部、總經(jīng)理室指定的其他人員）驗收，并由工程部出具峻工驗收報告。5.7設(shè)備、儀器、材料入庫、出庫：5.7.1 驗收合格的設(shè)備,倉庫管理員記入設(shè)備進貨臺帳辦理繳庫手續(xù)，使用部門根據(jù)需要辦理移交或領(lǐng)用手續(xù)。5.7.2 驗收不合格的設(shè)備,及時通知供應(yīng)商退貨、換貨。5.7 采購檔案：5.7.1資質(zhì)管理 5.7.1采購部負責(zé)供方資質(zhì)的索取并存檔，經(jīng)過篩選和已經(jīng)合作的供應(yīng)商編制供應(yīng)商名錄5.7.2 合同的管理：5.7.2.1 合同簽訂的責(zé)任人是采購部經(jīng)理。采購部門經(jīng)理委托采購員簽訂合同時，采購部門經(jīng)理或相關(guān)部門經(jīng)理負責(zé)對合同進行審核。5.7.2.2 財務(wù)部負責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。5.7.2.3 合同的留存：合同自留至少二份，一份留經(jīng)辦部門，一份留財務(wù)部存檔。5.7.3 無合同采購管理：小件及零星采購、外包小項目可以不單獨簽訂書面合同，但必需與對方有口頭約定或當(dāng)場監(jiān)督，以保證雙方利益。經(jīng)辦部門應(yīng)將采購或外包內(nèi)容及結(jié)算情況一一記錄并登記，雙人簽名后歸入采購檔案，備查。5.7.4 采購人員盡可能要求供應(yīng)商提供質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告或合格證、說明書、及其他文件。并將采購設(shè)備、儀器等的說明書、合格證書、保修卡等交由工程部歸檔。5.8 結(jié)算：5.8.1 大件采購結(jié)算：憑設(shè)施設(shè)備購置申請單按合同約定支付設(shè)備等進廠前的先期付款，憑發(fā)票、合同、固定資產(chǎn)登記表（可選）、入庫單或驗收證明等辦理余款結(jié)算。5.8.2 小件采購結(jié)算：憑發(fā)票、請購單、繳庫單或驗收證明等辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.3 零星采購結(jié)算：5.8.3.1 固定供應(yīng)商：定期憑發(fā)票、入庫單結(jié)算。5.8.3.2 不固定供應(yīng)商：憑發(fā)票、繳庫單或驗收證明去辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.3.3 對外發(fā)包的工程：憑發(fā)票、發(fā)包計劃的批復(fù)、合同、峻工驗收報告，由工程部辦理結(jié)算手續(xù)。5.8.3.4 對外發(fā)包的小項目：憑發(fā)票、采購計劃批復(fù)、項目驗收報告，由工程部辦理結(jié)算手續(xù)。5.8.4 外加工模具結(jié)算：憑發(fā)票、加工計劃批復(fù)、繳庫單或驗收證明等辦理貨款結(jié)算手續(xù)。5.8.5 采購人員對物資采購的簽約、運輸、入庫、退貨及購物款結(jié)算的整個過程負責(zé)。文件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編號S/SMP/E版本01頁碼5/55.9單據(jù)流轉(zhuǎn)5.9.1使用部門需要采購5.1項除“零星采購“外的項目，填寫設(shè)施設(shè)備購置申請單，按要求填寫表格上的內(nèi)容，注明預(yù)算編號，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽字才能交給采購部購買。5.9.2零星采購以及小件采購，使用部門只需填寫請購單即可。由部門經(jīng)理簽字即可，但必須寫上預(yù)算編號。5.9.3采購部的采購交易必須簽訂合同。合同簽訂后，采購需要付款時填寫請款單按合同要求付款。同時采購開具進倉通知單給倉庫通知倉庫收貨。等設(shè)備到廠后，倉庫通知工程部和使用部門， 工程部對送到的設(shè)備進行開箱檢查驗收，并填寫設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。如果驗收合格，可辦理移交手續(xù)，由相關(guān)部門人員簽字，簽字人員的部門各留一份設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。同時倉庫進進倉通知單上簽字代表貨物已收。一聯(lián)給工程部;一聯(lián)倉庫；一聯(lián)財務(wù)；一聯(lián)使用部門；一聯(lián)采購部門5.10總體采購流程：5.10.1使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，做出相關(guān)采購計劃，并通知工程部商討相關(guān)配套設(shè)施（水電汽等輔助設(shè)施情況）。5.10.2待使用部門與工程部討論，確認本車間具備該設(shè)備使用條件時，雙方根據(jù)生產(chǎn)要求等共同選型（特殊情況除外：如供電公司指定廠家，環(huán)保局指定設(shè)備等）。5.10.3選擇合適的型號之后，使用部門填寫設(shè)施購置申請單并由工程部確認，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由采購部采購。5.10.4設(shè)備到廠之后，工程部與倉庫人員負責(zé)設(shè)備驗收（使用部門若有必要也需參加），并填寫設(shè)備開箱檢查、移交記錄表。若為項目改造施工工程，使用部門與工程部一并驗收，驗收合格后需填寫工程驗收單。采購部接受到工程驗收單后按合同要求付款。5.10.5 工程部負責(zé)設(shè)備安裝，本公司不具備條件或技術(shù)能力的、可請請外單位協(xié)助。外協(xié)單位施工完成后，參照5.10.4進行付款。文件設(shè)備儀器材料采購流程及合同管理規(guī)程編號S/SMP/E版本01頁碼5/55.10.2流程示意圖：使用部門（預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外）工程部共同商定共同選型使用部門請購采購部采購驗收具備使用條件安裝發(fā)起部門工程部共同參與采購部工程部尋找供應(yīng)商2-3家供應(yīng)商比價力量不夠可請外協(xié)單位設(shè)施購置申請單QM4-RSXZ-0