XX物管部管理制度.doc

物管部管理制度1. 職責范圍：1.各部門所有無形和有形資產；資產包括：辦公設備、戶外廣告、無形資產、其它物品；01-01. 戶外廣告：各部門投資超過伍佰元的戶外廣告；01-02. 無形資產：手機卡號；小靈通卡號；電話號碼；商標；域名；專利；01-03. 其他物品：總部禮品；頂替物品管理；贈送禮品；01-04. 資產中不包括：辦公消耗品；福利品；生產資料；建設材料；資金。01-05. 購進：資產購買后各部門由庫管員驗收；每月匯總報總部物管部造冊；由庫管員負責。物管部每月與財務部核對；01-06. 發(fā)放：物管部或庫管員根據批復發(fā)放給部門具體使用者；并對其保管、養(yǎng)護、保修等進行告知或通知。01-07. 保管：對暫不使用設備、用品進行保管、維護。確定保管室或倉庫，由庫管員負責。對大型設備確定存放地點、保管人員，并定期檢查維護，保障其正常使用。01-08. 使用：物管部并對操作人進行使用培訓、或交予使用說明書、或安排到生產廠家學習；以保證操作人員能安全、高效、正確使用設備用品。01-09. 查驗：定期檢查資產數量、保管、使用情況，上報檢查結果，對出現問題進行糾正、處理。01-10. 資產管理：保證公司資產完整，不丟失損害，安全高效利用，不積壓浪費、重復購置。2.設備管理：02-01.辦公設備管理：01-01. 物管部主負責。在各部門根據申請購買流程批準后，由物管部咨詢各供應商，采購供應部查詢網購、其它供應商進行比對，報經理審批。超過千元物品報總經理審批。01-02. 設備買進后，根據規(guī)定登記造冊。檢查完成后，在驗收單簽字，一聯交供應商結賬。01-03. 根據清單檢查物品數量、質量并測試。需要安裝的，協(xié)助安裝完成，并檢查安裝質量。01-04. 讓部室使用人員跟供應商學習操作使用，并檢查是否能熟練操作，然后完成交接簽字。01-05. 多購物品及配件暫不使用的，入庫保管。物品購買前，先查詢物管部是否有備存設備。02-02.職員設備管理02-01. 為每位職員建立物品領用清單，職員和物管部各執(zhí)一份。增加物品時，各在另一方清單上簽字確認。02-02. 部室共同使用物品、設備，由部室主管負責制定管理負責人。02-03. 員工不需使用的設備用品，或崗位調整時，應將設備用品交還物管部，不得擅自將物品轉送其他人員。否則，按物品丟失處理。02-04.員工離職或崗位調整，應把保管使用物品交還物管部，物管部驗收核對后，出具物品交還已清證明書，供員工交接。3.登記查詢03-01. .公司所有資產都由物管部統(tǒng)一登記造冊，錄入分類登記簿和資產管理軟件。03-02. 錄入結果可隨時查詢出每個資產的各類信息，包括：資產名稱、規(guī)格型號、使用單位、責任人、資產價格、供應商信息、購買日期，保修期、質?？?、所在地維修部、使用說明書、維修記錄、資產編碼、資產照片、發(fā)票信息等。03-03. 資產信息可供使用經理、庫管員查詢。其他人員查詢須經經理批準。03-04.對當時不能整理的外地資產，應在當月內集中登記、核對、責任到人。03-05.重要設備的使用書、光盤資料等，應進行備份、下載保存。必要時進行掃描存檔。03-06.資產編碼設置：對所有資產進行分類、編號、貼標、拍照、登記造冊，錄入軟件。獨立核算公司按公司分類編碼，總部和項目部資產按類別編碼。編碼簽貼在隱蔽位置。4.倉庫管理04-01. 倉庫由物管部負責管理；各部門設置倉庫的由指定管理員進行管理。物管部是所有倉庫的管理的主管部門，并對各倉庫管理負總責。物管部對部門只檢查管理方式、流程、制度等，不過問資產之外的物品保管、交接。04-02. 入庫管理：每宗物品入庫時都需填寫完整的入庫明細單；包括：名稱、規(guī)格、數量、價格、型號、供應商、交貨職員、入庫時間等；04-03. 保管管理：定期檢查倉儲情況，做好防潮、防霉、防盜工作。對過期、損壞、閑置物品及時上報處理。04-04. 領用管理：嚴格執(zhí)行物品領用管理流程，辦公消耗品、衛(wèi)生用品、福利品領用須經辦公室簽字，辦公設備領用需經理簽字，總辦領用須經經理簽字的物品領用單方可出庫并填寫完整的物品出庫明細，領用人簽字確認。04-05. 倉庫每月盤點一次，由辦公室督查，并共同簽字確認。5.折舊管理05-01. 達到折舊期限的設備，物管部核定設備實際狀況，提出繼續(xù)使用、維修后使用、報廢、處理方式等建議，上報總經理。購買價格在500元以下的設備，由總經理審批，報總辦備案。500元以上的設備，報總經理審批。6.費用管理06-01.原則：01-01.通用物品設備費用，計入公司資產費用；使用單位提取折舊、維護保養(yǎng)和及時費用。01-02. 專用物品設備費用，計入使用單位成本。物管部是物品的管理單位，不負責支付費用。01-03. 物品折舊由財務室負責核算、提取辦法和執(zhí)行。06-02.設備費用管理：02-01. 購買費用：01.部門申請購買辦公、生產、工作設備時，費用從部門支付。計入公司資產類。02-02. 維修費用：01.保修期內的設備維修，由物管部與保修部門聯系維修事宜，使用單位直接去維修。不了解是設備否在保修期的，可向物管部查詢。不查詢卻在保修期內支付費用的，公司不予報銷，由批準人承擔損失。公司進行等額處罰。02.保修期外超過100元以上的維修項目，必須報物管部。由物管部咨詢根據保修條款咨詢維修條件及指定維修點。并咨詢對比非指定維修單位的報價和維修后保修條件，同時上報使用單位主管同意，和財務室備案。由使用單位到物管部指定地點維修。財務室根據物管部備案金額核定報銷發(fā)票金額，若有異常，不予報銷。物管部同時把新的部件保修條件計入該設備名下。03.維修費用超過500元的項目時同時必須報總經理審核批準后才能執(zhí)行。04.公司不報銷在保修期內設備維修費用。02-03. 折舊費用：01.設備折舊處理后所得資金，存入處理單位，計收入類。02.以上工作由物管部負責，資金由財務室收付。7.其它物品管理：07-01.根據安排，節(jié)假日給大客戶、合作單位贈送禮品。消防；安保；物品借用管理；財務對接：物品處理：造成資產損失處理規(guī)定：鑰匙管理；辦公室、大門、倉庫、車輛、辦公櫥柜；07-02.公司各種證件申請、年檢。07-03.公司大宗物料的購買；（復印機：合同；質保書；使用說明書；）07-04.公司證件的辦理和變更；審核（公司證件；崗位證件；資格證件）8.管理責任：08-01公司資產損失、丟失查不到責任人，或管理不到位，物管部主管與庫管員、公司經理一起負連帶賠償責任；08-02.管理及流程完善，屬責任人行為不當造成的損失，與管理人員一起承擔領導責任。08-03. 否則，查驗不嚴或不盡職查驗或查驗問題不報，造成損失，由物管部主管承擔。08-04.物管部根據本工作職責制定各項管理細則，報經理審批后執(zhí)行。9. 車輛管理：09-01.物管物管部負責所有車輛管理工作，包括車輛調派，維修保養(yǎng)，費用預算、核準、車輛年檢及證照管理，投保、續(xù)保與出險索賠及司機管理。09-02. 公司根據實際工作需要及其它特定原因對認定人員根據協(xié)議配備工作用專車，實行月費用包干，額度內憑票據報銷，超過部分個人自理。公司認定特配部門使用的專車費用由公司稽核報銷。09-03.其他部門及人員原則上均不配置專用車輛，確需配置，須由其部門主管或個人以書面報告形式報公司行政部，由公司總經理審批，經批準同意后方可配置，并嚴格執(zhí)行費用預算，超出預算的費用需經總經理審批后方可報銷。09-04.公司所有車輛原則上必須由公司專職司機（含專車使用人）駕駛，公司其它持有駕照人員駕駛公司車輛公出或私用必須按規(guī)定填寫車輛使用申請單，經批準后方可使用。無駕照人員嚴禁駕駛公司車輛。專職司機應每周定期對公司車輛進行檢查和保養(yǎng)，確保行車安全。09-05.車輛行駛證，屬專車的日常由專車使用人負責保管，如專車使用人出差或休假，需將專車車輛行駛證及車輛鑰匙交由行政部保管；保險單由行政部統(tǒng)一保管，按車建立資料、費用檔案。09-06.每車設置車輛行駛記錄表，當班司機使用前應核對車輛里程表與記錄表是否相符，與前一次用車記錄是否相符，使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途、費用明細等，對發(fā)生的票據編號整理，以備報銷時核對。09-07.車輛每日使用完畢和節(jié)假日應停放在公司指定場所，并將車門鎖好，將鑰匙交回給行政部保管。每車設置車輛加油記錄表，經手駕駛員在發(fā)現車輛油量不夠需加油時，憑公司統(tǒng)一發(fā)放的針對每輛車配置的加油卡加油，同時