員工信息管理流程.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632員工信息管理1 范圍月度采購(gòu)計(jì)劃包含公司內(nèi)部員工自被聘用之日起到離開(kāi)公司止的各項(xiàng)信息（包括崗位描述與人員編制信息、員工招聘信息、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)聘任信息、員工績(jī)效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、出國(guó)管理信息、人員待崗、辭職、解聘信息、社會(huì)保險(xiǎn)信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類(lèi)、更新、維護(hù)、處理、調(diào)用、統(tǒng)計(jì)分析等方面的管理2 控制目標(biāo)2.1 確保員工信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整與安全2.2 為歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù)2.3 確保對(duì)信息調(diào)用的有效控制和提高處理的效率3 主要控制點(diǎn)3.1 對(duì)于保密信息，人力資源部經(jīng)理審批是否同意借閱員工信息3.2 對(duì)于重要的保密信息，總經(jīng)理審批保密信息的調(diào)用申請(qǐng)4 特定政策4.1 每月5日前統(tǒng)計(jì)打印人員結(jié)構(gòu)表及上月變動(dòng)匯總表，并上報(bào)人力資源部經(jīng)理、公司總經(jīng)理和董事長(zhǎng)4.2 每季度向部門(mén)經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)提供人力資源信息分析報(bào)告4.3 使員工信息管理形成制度- 形成員工信息材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)錄入信息庫(kù)的材料送交人力資源部- 人力資源部綜合管理員要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表文件，不定期或定期地向形成信息的部門(mén)收集應(yīng)收集錄入的材料- 人力資源部人事信息檔案管理員對(duì)送交的需錄入信息庫(kù)的材料，核對(duì)信息，剔除無(wú)用信息和重復(fù)信息，并對(duì)不符合錄入信息庫(kù)要求的材料，要及時(shí)通知形成信息材料的部門(mén)，補(bǔ)送材料。形成信息材料的部門(mén)，要按規(guī)定認(rèn)真、及時(shí)辦理- 人力資源部人事信息檔案管理員，對(duì)各崗位管理員錄入信息庫(kù)的員工基本信息、崗位變動(dòng)信息、績(jī)效考核信息、獎(jiǎng)懲和晉升信息、薪資及其變動(dòng)信息、福利費(fèi)用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓(xùn)信息、考勤和合同信息、辭職和離退休變動(dòng)信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并定期出臺(tái)人力資源統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告- 人力資源部人事信息檔案管理員在收到外部信息材料后，一星期內(nèi)須將材料錄入信息庫(kù)4.4 員工信息的鑒別及錄入制度- 對(duì)收集的信息源，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于錄入員工信息庫(kù)的材料應(yīng)真實(shí)、完整、對(duì)象明確，方能錄入信息庫(kù)- 不屬于錄入信息庫(kù)范圍的材料不得擅自錄入，應(yīng)經(jīng)過(guò)鑒別，分類(lèi)予以處理- 員工信息材料，須統(tǒng)一用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，或軟盤(pán)提供，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)4.5 信息的保管保密制度- 建立各類(lèi)員工信息庫(kù)- 員工信息應(yīng)建立登記、統(tǒng)計(jì)制度并定期出臺(tái)分析報(bào)告- 不斷地改進(jìn)人力資源信息管理系統(tǒng)平臺(tái)技術(shù)，做好信息的保管和維護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)信息管理的資源共享化、科學(xué)化、規(guī)范化- 依據(jù)人力資源信息管理規(guī)范和人事工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定制定公司信息保密制度并嚴(yán)格執(zhí)行（重要保密信息： ；保密信息 ；共享信息： ）4.6 人力資源信息分析報(bào)告應(yīng)包括：月度工資總額匯總表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、年度工資總額匯總表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、人員結(jié)構(gòu)表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、人員調(diào)動(dòng)表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、員工信息采集表、人工成本信息報(bào)表（薪資管理員負(fù)責(zé)）、年度員工名冊(cè)、勞動(dòng)合同訂立情況臺(tái)帳、勞動(dòng)合同訂立情況報(bào)表、歷年增加職工登記表、歷年減少職工登記表等5 員工信息管理流程說(shuō)明C-11-08-001步驟涉及部門(mén)步驟說(shuō)明1人力資源部人事信息檔案管理員根據(jù)崗位描述與人員編制信息、員工招聘信息、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)聘任信息、員工績(jī)效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、出國(guó)管理信息、人員待崗、辭職、解聘信息、社會(huì)保險(xiǎn)信息及其他有關(guān)信息建立員工各類(lèi)信息庫(kù)2各部門(mén)及時(shí)記錄員工工作情況，將涉及員工的基本信息、其它相關(guān)管理信息、各類(lèi)相應(yīng)的報(bào)表上交至人力資源部3人力資源部各管理員各管理員匯總各類(lèi)信息4人力資源部人事信息檔案管理員將各管理員匯總的信息錄入員工信息庫(kù)5人力資源部人事信息檔案管理員收集統(tǒng)計(jì)分析所需其他數(shù)據(jù)，對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，并定期出臺(tái)內(nèi)部統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人力資源信息分析報(bào)告6人力資源部績(jī)效薪酬主管人力資源部經(jīng)理績(jī)效薪酬主管審核人事信息檔案管理員提供的報(bào)表及報(bào)告；人力資源部經(jīng)理審閱7各部門(mén)員工需要借閱人員信息時(shí)，借閱部門(mén)提出借閱申請(qǐng)，填寫(xiě)信息調(diào)用申請(qǐng)表8人力資源部人事信息檔案管理員審核借閱申請(qǐng)并根據(jù)信息類(lèi)別進(jìn)行處理9人力資源部人事信息檔案管理員如果借閱信息是共享信息，辦理借閱手續(xù)，開(kāi)具信息調(diào)用登記表；如果是保密信息，提交經(jīng)理審批，不屬保密信息，提交借閱者的分管負(fù)責(zé)人審批10人力資源部人事信息檔案管理員如果借閱信息不是共享信息，則判定是否屬于保密信息11借閱者的分管負(fù)責(zé)人、人力資源部人事信息檔案管理員如果員工信息介于共享信息和保密信息之間，則由借閱人的分管負(fù)責(zé)人審批，如果不同意，則結(jié)束，如果同意，則辦理借閱手續(xù)，開(kāi)具信息調(diào)用登記表12人力資源部經(jīng)理如果是保密信息，人力資源部經(jīng)理審批13人力資源部經(jīng)理不同意借閱，則結(jié)束流程14人力資源部經(jīng)理同意借閱，則根據(jù)借閱部門(mén)或員工信息的級(jí)別，判斷是否需要總經(jīng)理審批15總經(jīng)理如果需要總經(jīng)